Här är dock de dagar då produktionen av ett väglopp handlar mer om försäkringar, ansvar, medicinsk täckning, media, säkerhet, teknik, live-race-resultat, datorer, prestandaskjortor (Tec), välgörenhet, mat och underhållning och mindre om vägkäglor, band och avrivningsstubbar än på den gamla goda tiden. Och naturligtvis kostar alla dessa ”nya saker” bara mer och mer och mer pengar. Dessutom bidrar även var och när loppet hålls till de ständigt ökande kostnaderna för ett evenemang. Dagarna då ”alla” inblandade erbjöd sina tjänster gratis är också förbi.
Hur många vägtävlingar har du varit med om under de senaste åren är just det… vägtävlingar? De flesta, om inte alla, är insamlingar för en eller annan sak. Detta är inte nödvändigtvis något dåligt, det är bara ett faktum. Det finns därför en stor press på tävlingsledarna att antingen öka intäkterna eller minska utgifterna (eller båda) för att tävlingen ska anses vara framgångsrik. Intressant nog mäts numera många lopp inte efter hur välskött de var eller om deltagarna hade en positiv upplevelse, utan snarare efter hur mycket pengar de samlade in till sin mottagare. Det är en helt ny värld med mycket andra mål och mycket andra prioriteringar.
När vi blir kontaktade av en potentiell kund för att producera ett lopp åt dem är min första fråga…. varför vill ni göra detta? Det vanligaste svaret nuförtiden är ”för att samla in pengar till xyz sak”. Vårt typiska svar brukar vara att det är mycket mindre smärtsamt och mindre riskabelt att hålla en biltvätt eller en tårtförsäljning och att du kanske till och med kan samla in mer pengar genom att göra det än att ge dig in i den komplicerade hanteringen av ett väglopp.
Och utan företagssponsorer, oavsett om det rör sig om kontanter, produkter eller tjänster, är det i praktiken omöjligt att ”tjäna pengar” på att genomföra ett väglopp. Varje lopp är naturligtvis annorlunda och medför därför olika kostnader. Varje lopp måste dock hantera standardkostnader för att kunna producera en någorlunda anständig produkt.
Typiskt sett omfattar några av dessa utgifter, men är definitivt inte begränsade till:
- Reklam
- Administrativa utgifter
- Belöningar
- Bibs, säkerhetsnålar och märkning
- Kurscertifiering / ruttmätning
- Karitativa donationer (när du använder vårt system för donationer tillkommer administrations- och transaktionsavgifter)
- Hyra av utrustning (bord, tält, generatorer)
- Finisher Medals
- Dj’s / Underhållning
- Dörrpriser
- Goodie Bags
- Försäkring
- Administrationsavgifter
- Handlarkonto Avgifter för kreditkortsbehandling
- Medicinsk
- Avgifter för online-registrering
- P/A-system
- Betald hjälp
- Fotografering
- Polis/Säkerhet
- Port-a-Toaletter och nödvändigheter
- Permissioner
- Postage
- Dryckning
- Förfriskningar (vatten, Bananer, proteinbars)
- Hyrbil för transport av utrustning för målgång, stängsel, vatten etc.
- Vägavstängning av vägar/barrikader/trafikkoner
- Kartläggning och markering av rutter
- Skyltar och banderoller
- Sponsring av sponsorer
- Tävlingsmaterial
- Hantering av sociala medier
- Personal
- Timingtjänster
- T-…Skjortor (chip eller traditionella)
- Frivilliga (neontröjor, Kaffe, munkar)
- Hyra av lokaler
- Webbplats för online-registrering
.
Vi har funnit att anmälningsavgifterna i allmänhet kan täcka rimliga utgifter för evenemanget. Det är sponsringen som i slutändan gör skillnaden om ett evenemang genererar intäkter eller inte och ger evenemanget möjlighet att eventuellt betala administrationsavgifter. Utan sponsring är chansen att evenemanget ska generera några pengar ganska liten i de flesta fall. 5Kevents erbjuder en unik sponsringsplattform som kan hjälpa evenemanget att generera ytterligare 2 500 till 25 000 dollar eller mer per evenemang. Fråga efter detaljer!
Om du gör en analys av hur en anmälningsavgift på 35,00 dollar kostnadsförs per person i ett lopp med 300 löpare kan det se ut så här:
.
Det som anges i rött ingår i vårt program för insamling av medel för evenemang med tema.
| Evenemangets förväntade kostnader per löpare: (ytterligare information finns tillgänglig genom att klicka på specifika objekt) |
LIVE
Baserat på 300 |
REMOTE
Ingen minimikostnad |
| Reklam: Vi kommer att marknadsföra via webbplatsen 5Kevents.org och vår e-postdatabas | $1.00 | Inc |
| T-shirt (50/50 Tee): (Beroende på färger och kvantitet kan priset på tröjorna variera från $4.50 till $20.00 eller mer) | $7.50 | Inc |
| Timing Services: Baserat på RFID (chip) Timing services, | $5.00 | NA |
| Bibs, Pins and Labels: | $1.65 | NA |
| Institutioner: | $0.75 | NA |
| Mat: | 1.00$ | NA |
| Finishers Medals: | 5.50 | Inc |
| Handlarkortsavgift: | 1.15 | Inc |
| Avgift för registrering online: | 2,00$ | Inc |
| Misk: | 1$.00 | Inc |
| Polis: | $0.00 | NA |
| Sjukvård: | $0.00 | NA |
| Goodie Bags: | $0.45 | Inc |
| Permittering: | 1.00$ | NA |
| Prisutdelning (övergripande & ålderskategorier) | 0$.50 | NA |
| Paketmontering Inkluderar paketmontering av väska, t-shirts, tävlingsmedalj och upp till 2 flygblad, märkning, förbereda för utskick* | NA | Inc |
| Frakt till alla deltagare *USA Porto via USPS ingår, men om paketen överskrider 13 oz tillkommer ytterligare avgifter | NA | Inc |
| TOTALT: | $28.50 | $25.00 |
.
Vinstpotential från ett live-evenemang – Vinsten med hjälp av ovanstående siffror = 1 950 dollar. (Utan att inkludera sponsring och donationer)
Så, som du kan se, blir dessa 34,00 dollar uppslukade väldigt snabbt. Utan sponsorer skulle ett vanligt lopp inte generera så mycket pengar. Detta är bara ett exempel, inte ett verkligt exempel. Varje lopp är annorlunda, men detta borde ge lite klarhet om ”vart alla pengar tar vägen!”.
Det något svåra beslut som tävlingsledare ofta ställs inför från år till år är vad de faktiskt ska ta ut för anmälningsavgift. Man måste täcka sina kostnader, men man vill inte ta ut så mycket att man faktiskt skrämmer bort folk. Denna känsliga balans är ibland skillnaden mellan om tävlingen överlever eller om den går i graven. Det gör ingen nytta om ett lopp ”förlorar” pengar eftersom slutresultatet är att loppet helt enkelt kommer att försvinna och aldrig återkomma. Det är mycket sällsynt att ett evenemang går med vinst på deltagaravgifter och därför behövs företagssponsring.
Genom att samarbeta med 5Kevents.org kan vi avsevärt minska era kostnader för att se till att varje lopp blir en succé. Dessutom har vi inrättat ett unikt program för sponsring som kan ge en välgörenhetsorganisation en betydande vinst, beroende på hur mycket den välgörenhetsorganisationen satsar på programmet.
.
VINSTMÖJLIGHET FÖR ETT FRAMTIDSEVENEMANG- Vinsten med hjälp av ovanstående siffror = 3 000,00 dollar. (Utan sponsring och donationer)
5Kevents Remote Runners Program är utformat för att säkerställa att våra välgörenhetsorganisationer inte förlorar några pengar på sina virtuella evenemang. Vi tar hand om alla logistiska detaljer med tryckning, förpackning och leverans till dina deltagare för en fast avgift på 25,00 USD per deltagare (det finns inget minimum). Låt oss bara veta vad du vill ha i paketen. Medan ditt team fokuserar på marknadsföring, sponsring och donationer tar vi hand om alla administrativa uppgifter för att göra ditt virtuella evenemang till en succé.
.
Klicka här för att begära mer information
.