Vad är nedåtgående kommunikation?
Downward Communication flödet från en toppnivå till en låg nivå i en organisation kallas för nedåtgående kommunikation.
Med andra ord är kommunikation som sker från överordnade till underordnade i en befälskedja en nedåtgående kommunikation.
Detta kommunikationsflöde används av cheferna för att förmedla arbetsrelaterad information till de anställda på lägre nivåer. Medarbetarna behöver denna information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och för att uppfylla chefens förväntningar.
Det kan inkludera att på ett effektivt sätt hantera tonen i meddelandet och även visa skicklighet i en delegering för att se till att jobbet utförs effektivt av rätt person.
Betydelsen av nedåtriktad kommunikation
Betydelsen av nedåtriktad kommunikation är:
- För att ge en idé
- För att uppmuntra
- För att upprätthålla disciplin
- För att informera om arbetets grund
- För att förklara om förändring
- För att ge. riktning
- Ansättning för arbetet
- För att kontrollera
- För att utvärdera
För att ge en idé
Med hjälp av mål för nedåtgående kommunikation, förklaras för de underordnade av den överordnade för att ge dem fullständig förståelse.
Att uppmuntra
Medarbetarna måste motiveras att arbeta mer för att uppnå organisationens mål. Ledningen måste tillgripa kommunikation nedåt för att uppmuntra anställda på lägre nivå.
För att upprätthålla disciplin
En sådan kommunikation följer den organisatoriska hierarkin, så varje sektionsenhet eller avdelning måste följa de fastställda reglerna eller förfarandet. Som ett resultat av detta säkerställs disciplinen.
För att informera om arbetets logik
Ett viktigt mål med denna typ av kommunikation är att ge information om logiken bakom den tilldelade uppgiften och dess förhållande till andra organisatoriska uppgifter.
För att förklara om förändringar
Förändringar är beroende av omständigheterna. När det sker någon förändring när det gäller planer, policys, förfaranden eller regler etc. är sådan kommunikation med förklaring genom nedåtgående kommunikation.
För att ge direktiv
För att ge direktiv om uppdrag, jobb eller uppgifter till de underordnade gör den överordnade en kommunikation nedåt.
Tilldelning av jobb
För att tilldela ett jobb i enlighet med arbetarnas effektivitet gör den överordnade en motivering genom kommunikation nedåt.
För att kontrollera
Då nödvändiga instruktioner skickas genom kommunikation nedåt är de anställda mycket medvetna om sina uppgifter och aktiviteter. Därför kan sådan kommunikation fungera som ett kontrollverktyg.
För att utvärdera
Den nedåtgående kommunikationen hjälper cheferna att utvärdera det arbete som de anställda utför. Kommunikation nedåt används för att informera de anställda om deras utvärderingar.
Fördelar med nedåtriktad kommunikation
Fördelarna med nedåtriktad kommunikation är följande:
- Effektivitet
- Lätt att delegera
- Organisationsdisciplin
- Effektiv kommunikation av mål
.
Effektivitet
Downward communication offers efficiencies because instructions and information come from the sources in power that are able to coordinate activities from the top of the organization.
Lätt att delegera
Delegering är mycket lättare om delegeringen kommer direkt från den vertikala kommunikationsstruktur som representerar befälskedjan.
Organisationsdisciplin
Den nedåtriktade kommunikationen följer organisationens hierarki, vilket innebär att organisationsdisciplin och medlemmarnas efterlevnad är mycket lättare att upprätthålla.
Effektiv kommunikation av mål
Översta ledningen kan enkelt kommunicera mål och fördela ansvarsområden när det gäller att uppnå dessa mål.
Nackdelar med nedåtriktad kommunikation
Nackdelarna med nedåtriktad kommunikation är följande:
- Intolkningsproblem
- Förvrängning
- Inte motiverande
- Långsam återkoppling
- Sänker moralen
Tolkningsproblem
Den nedåtgående kommunikationen medför tolkningsproblem på grund av förvrängningseffekten och den långsamma återkopplingen för att förtydliga budskapet.
Distorsion
Har du någonsin spelat grapevine game? Kommunikationen nedåt kan förvrängas när den går genom flera nivåer i organisationen.
Inte motiverande
Med tanke på den långsamma återkopplingen och beroendet av formella kommunikationskanaler bidrar den här kommunikationsmetoden inte riktigt till motivationen.
Långsam återkoppling
Det tar tid för meddelanden att gå ner i organisationen och sedan upp i organisationen och sedan tillbaka ner igen. Detta innebär att återkopplingen kan vara långsam, vilket kan leda till problem, särskilt i en dynamisk miljö.
Sänker moralen
Med tanke på den tid som kommunikationen tar och problemet med förvrängda budskap kan nedåtgående kommunikation ha en negativ inverkan på organisationsmoralen.
Syfte med nedåtgående kommunikation
Canary (2011) har identifierat fem allmänna syften med nedåtgående kommunikation:
- Uppförande av mål, strategier, och mål
- Arbetsinstruktioner och motiveringar
- Procedurer och praxis
- Förbättringsfeedback
- Socialisering
Införandet av mål, strategier och mål
Kommunikation av nya strategier och mål ger information om specifika mål och förväntade beteenden. Det ger vägledning för lägre nivåer i skolan/skoledistriktet, community college eller universitetet.
Till exempel: ”Det nya reformmandatet är på riktigt. Vi måste förbättra kvaliteten på elevernas lärande om vi ska lyckas”.
Arbetsinstruktioner och motivering
Dessa är direktiv om hur en specifik uppgift ska utföras och hur uppgiften förhåller sig till annan verksamhet inom skolorganisationen. Skolor, community colleges eller universitet måste samordna individuella och avdelningsvisa mål med organisationsövergripande mål.
Vi misslyckas ofta med att ge tillräckligt mycket av den här typen av information och överlåter det åt den enskilda medarbetaren att få en helhetsbild.
Procedurer och praxis
Detta är meddelanden som definierar skolorganisationens policy, regler, bestämmelser, förmåner och strukturella arrangemang för att få en viss grad av enhetlighet i organisationens praxis.
I skolorganisationer förmedlas denna information till personalen genom styrelsens och organisationens policymanualer, handböcker och skolorganisationens dagliga verksamhet.
Prestationsåterkoppling
Avdelningsvisa lägesrapporter, individuella prestationsbedömningar och andra metoder används för att tala om för avdelningar eller enskilda personer hur väl de klarar sig i förhållande till prestationsstandarder och mål.
Till exempel: ”
Socialisering
Varje skolorganisation försöker motivera personalen att anamma institutionens uppdrag och kulturella värderingar och att delta i speciella ceremonier, till exempel picknickar och United Way-kampanjer. Det är ett försök att få ett engagemang, en känsla av tillhörighet och en enhetlig inriktning bland personalen (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Till exempel: ”Skolan ser sina anställda som en familj och vill bjuda in alla att delta i den årliga picknicken och mässan den 30 maj.”
Anteckningar om affärskommunikation
(Klicka på ämnet för att läsa)
Referens
- Affärskommunikation: ”K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Företagskommunikation: ”M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Formella kommunikationskanaler: Uppåt, nedåt, horisontellt och externt Hämtad 3 feb, 2021
Gå vidare, dela med dig & Hjälp din vän