Vad är nedåtgående kommunikation?

Downward Communication flödet från en toppnivå till en låg nivå i en organisation kallas för nedåtgående kommunikation.

Med andra ord är kommunikation som sker från överordnade till underordnade i en befälskedja en nedåtgående kommunikation.

Downward Communication

Detta kommunikationsflöde används av cheferna för att förmedla arbetsrelaterad information till de anställda på lägre nivåer. Medarbetarna behöver denna information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och för att uppfylla chefens förväntningar.

Det kan inkludera att på ett effektivt sätt hantera tonen i meddelandet och även visa skicklighet i en delegering för att se till att jobbet utförs effektivt av rätt person.

Betydelsen av nedåtriktad kommunikation

Betydelsen av nedåtriktad kommunikation är:

  1. För att ge en idé
  2. För att uppmuntra
  3. För att upprätthålla disciplin
  4. För att informera om arbetets grund
  5. För att förklara om förändring
  6. För att ge. riktning
  7. Ansättning för arbetet
  8. För att kontrollera
  9. För att utvärdera

För att ge en idé

Med hjälp av mål för nedåtgående kommunikation, förklaras för de underordnade av den överordnade för att ge dem fullständig förståelse.

Att uppmuntra

Medarbetarna måste motiveras att arbeta mer för att uppnå organisationens mål. Ledningen måste tillgripa kommunikation nedåt för att uppmuntra anställda på lägre nivå.

För att upprätthålla disciplin

En sådan kommunikation följer den organisatoriska hierarkin, så varje sektionsenhet eller avdelning måste följa de fastställda reglerna eller förfarandet. Som ett resultat av detta säkerställs disciplinen.

För att informera om arbetets logik

Ett viktigt mål med denna typ av kommunikation är att ge information om logiken bakom den tilldelade uppgiften och dess förhållande till andra organisatoriska uppgifter.

För att förklara om förändringar

Förändringar är beroende av omständigheterna. När det sker någon förändring när det gäller planer, policys, förfaranden eller regler etc. är sådan kommunikation med förklaring genom nedåtgående kommunikation.

För att ge direktiv

För att ge direktiv om uppdrag, jobb eller uppgifter till de underordnade gör den överordnade en kommunikation nedåt.

Tilldelning av jobb

För att tilldela ett jobb i enlighet med arbetarnas effektivitet gör den överordnade en motivering genom kommunikation nedåt.

För att kontrollera

Då nödvändiga instruktioner skickas genom kommunikation nedåt är de anställda mycket medvetna om sina uppgifter och aktiviteter. Därför kan sådan kommunikation fungera som ett kontrollverktyg.

För att utvärdera

Den nedåtgående kommunikationen hjälper cheferna att utvärdera det arbete som de anställda utför. Kommunikation nedåt används för att informera de anställda om deras utvärderingar.

Fördelar med nedåtriktad kommunikation

Fördelarna med nedåtriktad kommunikation är följande:

  1. Effektivitet
  2. Lätt att delegera
  3. Organisationsdisciplin
  4. Effektiv kommunikation av mål
Fördelar med nedåtgående kommunikation

.

Effektivitet

Downward communication offers efficiencies because instructions and information come from the sources in power that are able to coordinate activities from the top of the organization.

Lätt att delegera

Delegering är mycket lättare om delegeringen kommer direkt från den vertikala kommunikationsstruktur som representerar befälskedjan.

Organisationsdisciplin

Den nedåtriktade kommunikationen följer organisationens hierarki, vilket innebär att organisationsdisciplin och medlemmarnas efterlevnad är mycket lättare att upprätthålla.

Effektiv kommunikation av mål

Översta ledningen kan enkelt kommunicera mål och fördela ansvarsområden när det gäller att uppnå dessa mål.

Nackdelar med nedåtriktad kommunikation

Nackdelarna med nedåtriktad kommunikation är följande:

  1. Intolkningsproblem
  2. Förvrängning
  3. Inte motiverande
  4. Långsam återkoppling
  5. Sänker moralen
Objektets nackdelar med nedåtgående kommunikation. Kommunikation

Tolkningsproblem

Den nedåtgående kommunikationen medför tolkningsproblem på grund av förvrängningseffekten och den långsamma återkopplingen för att förtydliga budskapet.

Distorsion

Har du någonsin spelat grapevine game? Kommunikationen nedåt kan förvrängas när den går genom flera nivåer i organisationen.

Inte motiverande

Med tanke på den långsamma återkopplingen och beroendet av formella kommunikationskanaler bidrar den här kommunikationsmetoden inte riktigt till motivationen.

Långsam återkoppling

Det tar tid för meddelanden att gå ner i organisationen och sedan upp i organisationen och sedan tillbaka ner igen. Detta innebär att återkopplingen kan vara långsam, vilket kan leda till problem, särskilt i en dynamisk miljö.

Sänker moralen

Med tanke på den tid som kommunikationen tar och problemet med förvrängda budskap kan nedåtgående kommunikation ha en negativ inverkan på organisationsmoralen.

Syfte med nedåtgående kommunikation

Canary (2011) har identifierat fem allmänna syften med nedåtgående kommunikation:

  1. Uppförande av mål, strategier, och mål
  2. Arbetsinstruktioner och motiveringar
  3. Procedurer och praxis
  4. Förbättringsfeedback
  5. Socialisering
Syfte med nedåtgående kommunikation

Införandet av mål, strategier och mål

Kommunikation av nya strategier och mål ger information om specifika mål och förväntade beteenden. Det ger vägledning för lägre nivåer i skolan/skoledistriktet, community college eller universitetet.

Till exempel: ”Det nya reformmandatet är på riktigt. Vi måste förbättra kvaliteten på elevernas lärande om vi ska lyckas”.

Arbetsinstruktioner och motivering

Dessa är direktiv om hur en specifik uppgift ska utföras och hur uppgiften förhåller sig till annan verksamhet inom skolorganisationen. Skolor, community colleges eller universitet måste samordna individuella och avdelningsvisa mål med organisationsövergripande mål.

Vi misslyckas ofta med att ge tillräckligt mycket av den här typen av information och överlåter det åt den enskilda medarbetaren att få en helhetsbild.

Procedurer och praxis

Detta är meddelanden som definierar skolorganisationens policy, regler, bestämmelser, förmåner och strukturella arrangemang för att få en viss grad av enhetlighet i organisationens praxis.

I skolorganisationer förmedlas denna information till personalen genom styrelsens och organisationens policymanualer, handböcker och skolorganisationens dagliga verksamhet.

Prestationsåterkoppling

Avdelningsvisa lägesrapporter, individuella prestationsbedömningar och andra metoder används för att tala om för avdelningar eller enskilda personer hur väl de klarar sig i förhållande till prestationsstandarder och mål.

Till exempel: ”

Socialisering

Varje skolorganisation försöker motivera personalen att anamma institutionens uppdrag och kulturella värderingar och att delta i speciella ceremonier, till exempel picknickar och United Way-kampanjer. Det är ett försök att få ett engagemang, en känsla av tillhörighet och en enhetlig inriktning bland personalen (Lunenburg & Ornstein, 2008).

Till exempel: ”Skolan ser sina anställda som en familj och vill bjuda in alla att delta i den årliga picknicken och mässan den 30 maj.”

Anteckningar om affärskommunikation

(Klicka på ämnet för att läsa)

Referens

  1. Affärskommunikation: ”K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
  2. Företagskommunikation: ”M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
  3. Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
  4. Fred C. Lunenburg (2010). Formella kommunikationskanaler: Uppåt, nedåt, horisontellt och externt Hämtad 3 feb, 2021

Gå vidare, dela med dig & Hjälp din vän

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.