Ingen människa är en ö.
Vi är alla beroende av varandra och samhället som kollektiv för att tillgodose våra behov och generera dynamik som ras.
Samma scenario och logik återspeglas inom projektledningens område.
Ingen aktivitet eller uppgift existerar isolerat.
Varje objekt är på något sätt beroende av resultatet av en annan aktivitet och bidrar till projektets slutresultat.
Relationen mellan de två uppgifterna definieras som beroendet mellan dem.
I den här artikeln kommer vi att utveckla innebörden av beroende, ta reda på hur det är relaterat till begränsningar, prata om de olika typerna av beroenden och sedan titta på en snabb trestegsprocess för att effektivt hantera beroenden i ett projekt.
Om du är projektledare ska du betrakta den här informationen som en uppfräschning. Om du samlar kunskap är bloggen allt du behöver för att behärska beroenden i en operativ miljö.
Vad är ett beroende?
I din omvärld är ett beroende ett tillstånd av existens för en enhet eller ett objekt som gör att dess stabilitet dikteras av en annan enhet eller resurs.
Till exempel är barn beroende av sina föräldrar för vård och försörjning. De äldre är ofta beroende av sina avkommor för samma sak. Och arbetstagare är till stor del beroende av företag för pengar och inkomster.
I ett projekt skiftar definitionen av beroende något.
Ett projektberoende är ett logiskt, tvångsbaserat eller preferentiellt förhållande mellan två aktiviteter eller uppgifter, så att slutförandet eller påbörjandet av den ena är beroende av slutförandet eller påbörjandet av den andra.
Om du målar en duk är appliceringen av oljefärgen en aktivitet. Och att förbereda duken är en annan. Du kan inte använda färgen om inte ytan har penslats med grundfärgen.
Därmed är den ena aktiviteten beroende av den andra.
Om grundfärgen inte finns tillgänglig på tre dagar på grund av en leverantörsstrejk kommer målerifärdiggörandet att fördröjas med tre dagar, eftersom du inte kommer att kunna påbörja arbetet.
Somliga beroende-relaterade termer:
Nedan följer några vanliga termer som alltid förknippas med projektberoenden.
Begränsning
Beroenden och begränsningar har ett orsakssamband. I sin enklaste form är en begränsning en begränsning inom vars gränser uppgiften måste slutföras eller utföras. En begränsning kan bero på brist på resurser, t.ex. pengar och arbetskraft, brist på tillgänglig tid och till och med brist på expertis. Ibland kan begränsningar ge upphov till beroenden.
Om det finns fyra kakor som ska gräddas och bara en bagare som är tillräckligt skicklig för att göra det, är gräddningen av en kaka automatiskt beroende av att gräddningen av en annan är klar. Här har en begränsning gett upphov till ett beroende.
I andra sammanhang kan ett beroende vara orsaken till en begränsning. I en skrädderi kan själva sömnaden inte fortsätta om inte måtten tas först. Detta är ett bona fide logiskt beroende. Om mätningen tar 20 minuter och sömmerskan bara har två timmar på sig att färdigställa klänningen, får hon under omständigheterna bara 100 minuter på sig för att hålla tidsfristen. Detta beror på att de 20 minuterna i mätrummet inte är förhandlingsbara och att det inte finns något sätt att kringgå beroendet.
Klassisk projektledning definierar tre begränsningar i form av kostnad, tid och omfattning som kan betraktas som de tre sidorna av en triangel. Triangelns yta är kvaliteten på de levererade produkterna. Alla förändringar som införs i begränsningarna ändrar triangelns area och därmed projektets totala kvalitet.
En bra projektledare är en person som kan hålla reda på alla begränsningar och beroenden och omfördela resurserna på ett sätt som säkerställer projektets slutliga kvalitet.
Lead och Lag
Lead och Lag är båda relaterade till beroenden.
Lead definieras som den tidsperiod med vilken en efterföljande aktivitet kan avancera eller påskyndas i förhållande till den föregående uppgiften. Låt oss anta att en aktivitet B är planerad att starta när aktivitet A är avslutad, vilket är om 10 dagar. Men om B startas bara 5 dagar efter A har B under omständigheterna ett försprång på 5 hela dagar.
Detta kan endast göras när beroendet mellan A och B är godtyckligt – det vill säga att starta B när A är klar är en bästa praxis eller bekvämlighet och inte dikterat av logik och begränsningar.
Lag, å andra sidan, är den tidsperiod med vilken en efterföljande aktivitet måste fördröjas i förhållande till den föregående aktiviteten. Det är i allmänhet inte önskvärt inom projektledningsområdet.
Critical Path
Vi har redan behandlat Critical Path i stor detalj. Men för att sammanfatta är en kritisk väg den längsta obrutna kedjan av sekventiella aktiviteter eller beroende uppgifter som gör att en ändring av varaktigheten för slutförandet av punkterna på något sätt direkt påverkar tidsfristen för projektet, vilket leder till eventuella överträdelser.
Vid tillverkning av en tårta är bakning av smeten och dekoration av svampen en del av kedjan för den kritiska vägen. Eventuella förseningar i dessa uppgifter kommer att försena presentationen av tårtan vid gästbordet.
Differenta typer av beroenden som du bör känna till:
Avhängigheter kan kategoriseras på ett antal olika sätt baserat på förhållanden som slutförandet och initieringen av uppgifter, uppgifternas förhållande till projektet och företaget och orsaken till att beroendet existerar.
Kausala, resurs &Företrädesmässiga beroenden
Kausala eller logiska beroenden är de beroenden som inte kan undvikas. De är inneboende i projektets natur och i de inblandade uppgifternas natur.
Din mage kan inte smälta mat om du inte äter den först. Detta är ett kausalt eller logiskt beroende. Utan att ett steg är slutfört kan nästa steg inte inledas på något sätt.
Resursbaserade beroenden styrs av begränsningar. Som vi redan har diskuterat, om det bara finns ett begränsat antal kvalificerade yrkesutövare tillgängliga för att arbeta med ett projekt, finns det ofta ett behov av att gå vidare sekventiellt, helt enkelt för att det inte finns tillräckligt med händer (eller arbetskraft) för att slutföra allting samtidigt.
Om resursbaserade begränsningar och därmed beroenden finns, finns det i allmänhet inget kausalt beroende – det vill säga alla aktiviteter kan hanteras tillsammans om de nödvändiga facilitatorerna finns närvarande.
Preferentiella beroenden är beroenden som styrs av bästa praxis eller bekvämlighet. De införs i allmänhet i projekt för att fokusera på kvaliteten på leveranser. Byggare gillar att blötlägga grunden för taket i minst 5-7 dagar innan de lägger takpannorna.
De kan gå vidare och göra det omedelbart utan att bry sig om ”sättningen och blötläggningen”. Men det är meningen att detta ska äventyra konstruktionens integritet. Och så uppstår ett förmånsberoende.
FS, SF, FF & SS Beroenden
Ett FS eller Finish to Start-beroende är det vanligaste och mest logiska beroendet både inom projektledning och i den verkliga världen. En viss uppgift B kan inte påbörjas om inte uppgift A har slutförts på ett tillfredsställande sätt. I detta fall måste uppgift B i allmänhet använda eller bygga på resultatet av uppgift A på något sätt.
En SF- eller start-till-avslut-beroendet är knepigt. Det säger att den efterföljande uppgiften (låt oss kalla den för uppgift B) inte kan avslutas om inte den föregående uppgiften (låt oss kalla den för uppgift A) har börjat. Men när A väl har påbörjats kan B avslutas när som helst.
Det bästa exemplet är att fakturera en kund (uppgift B). Det signalerar i allmänhet att ett projekt är avslutat. Tänk dig att du måste leverera fem buketter till en fest. Du ”kör klockan” på kunden så snart du får beställningen eftersom du börjar arbeta med monteringen och i praktiken har köparen börjat betala för din tid. Men du kan faktiskt inte fakturera kunden om inte leveransen av buketterna (uppgift A) är klar.
Start-till-avslut-beroenden är vanliga i Just in Time-anställningsscheman där arbetstagarna inte får fasta tider. De ombeds komma till kontoret när projekt dyker upp.
En SS- eller Start to Start-beroende aktivitet säger att den efterföljande aktiviteten inte kan starta om inte den föregående aktiviteten har påbörjats. Men efter denna inledande begränsning kan de två aktiviteterna fortsätta parallellt. Att baka kakan och göra glasyren är exempel på ett start-till-start-beroende. Så snart du sätter in smeten i ugnen (uppgift A) kan du börja göra glasyren (uppgift B).
SS-beroenden finns i allmänhet på grund av resursbaserade begränsningar. Låt oss föreställa oss att en medhjälpare materialiserar sig och hjälper dig att baka efterrätten. Glasyren är då inte längre beroende av när du sätter in smeten i ugnen. SS-beroendet gäller bara om du förbereder tårtan helt själv.
Ett FF- eller Finish to Finish-beroende säger att den efterföljande uppgiften inte kan avslutas om inte den föregående uppgiften också är avslutad. De behöver inte slutföras tillsammans.
Hår- och sminkkvinnan som följer med en filmstjärna till en avtäckning på röda mattan kan inte lägga sista handen vid det sista om inte skådespelerskan kommer fram till platsen. Annars håller inte utseendets fräschhet.
Detta är hur ett Finish to Finish-beroende fungerar.
Det yttre – inre beroendenätet
Ofta är vissa uppgiftsberoenden interna i ett projekt och externa i företaget eller interna i företaget men utanför projektledarens direkta påverkanskrets. De olika kombinationerna diskuteras nedan.
Company In – Project In Dependencies: Dessa gäller för sekventiella uppgifter – de som måste hanteras enligt ett fördefinierat logiskt flöde.
Company In – Project Out Dependencies: Dessa gäller uppgifter som tas om hand av andra avdelningar. Vissa projektrelaterade aktiviteter inom avdelningen kan vara beroende av deras resultat, men de står inte under projektledarens direkta kontroll.
Company Out – Project In Dependencies: Verksamhet som utförs på uppdrag av tredjepartsleverantörer är ett idealiskt exempel på denna kategori. Resultatet har en direkt betydelse för projektet men leverantörerna är inte anställda av företaget.
Company Out – Project Out Dependencies: För att ett projekt ska kunna slutföras måste företagsbyggnaden vara robust och tillgänglig. Om det av någon anledning visar sig att konstruktionen är felaktig beror återupptagandet av arbetet på kommunens dom. Detta är en faktor som ligger utanför företaget och projektet, men som kan påverka leveranserna negativt.
Hur man effektivt hanterar beroenden inom projektledning:
Om du använder en robust programvarulösning för projekthantering är uppgiftsberoenden och tillhörande vyer alltid en viktig del av instrumentpanelen.
- Brainstorma alla möjliga projektberoenden och tillhörande begränsningar med tanke på den trippla begränsningsmodellen. Om det finns många beroenden och begränsningar kan du gå vidare och identifiera den kritiska vägen också. Detta säkerställer att ditt fokus och din uppmärksamhet ligger på de uppgifter som kan påverka slutresultatet.
- Samarbeta med intressenterna och se till att de förstår vilka de viktigaste beroendena och begränsningarna är. Om komponenterna i den kritiska vägen finns med i projektstadgan informeras intressenterna automatiskt om dem.
- Brainstorma risker och utmaningar som är förknippade med dessa beroenden och begränsningar. Du kanske vill ha ett tvärfunktionellt möte för att få med flera perspektiv ombord. När du känner att du har täckt de flesta av de förutsebara störande omständigheterna, gå sedan vidare och hitta lösningar eller förebyggande åtgärder för att hantera störningarnas inverkan på beroendena och begränsningarna.
Resultatet av det tredje steget läggs till dokumenten för förändrings- och riskhantering.
Beroenden är oundvikliga i ett projekt. Du kommer sällan att stöta på ett där alla uppgifter och aktiviteter är oberoende av varandra.
Men frukta inte, beroenden kan utnyttjas till din fördel om du kan hitta legitima sätt att påskynda utförandet av aktiviteter på den kritiska vägen.
Tänk på det.