Offentliga handlingar spelar en viktig roll för en öppen regering. Freedom of Information Act ger federal tillgång till handlingar, men varje delstat har också sina egna lagar.
Offentliga handlingar i Utah regleras av Government Records Access and Management Act (GRAMA). Som du kanske kan förvänta dig kan lagen vara lite förvirrande. Liksom i många andra delstater innehas handlingar ofta av olika myndigheter, vilket gör det svårt att hitta handlingar. När de väl är lokaliserade varierar processen för att begära register.
För att hjälpa sökande att få tillgång till offentliga register i Utah ger den här guiden värdefull information om hur man kan få tillgång till kriminalregister, register över fångar, domstolsregister och register över livsviktiga händelser.
Vad säger lagen om offentliga handlingar i Utah?
Alla stater har olika policyer och lagar. I Utah omfattas alla regeringsgrenar av lagen och alla medborgare kan ta del av handlingar.
Det finns dock vissa undantag. Uppgifter som innehåller någon privat information, t.ex. medicinska uppgifter, adresser till förtroendevalda eller uppgifter om statsanställda, är undantagna från lagarna om öppna handlingar.
I regel svarar en myndighet på förfrågningar inom tio dagar. Om ett medieföretag gör en förfrågan brukar den besvaras lite snabbare; inom fem arbetsdagar.
Om en begäran avslås finns det en överklagandeprocess. En begärare kan lämna in ett klagomål till chefen för myndigheten och den statliga arkivkommittén. Om ärendet går vidare hamnar det i distriktsdomstolen.
Du kan läsa mer om hur man genomför en sökning efter offentliga handlingar på Utah.gov.
Hur kan en person få tillgång till offentliga handlingar i Utah?
För att få tillgång till offentliga handlingar i Utah kan du kanske få tillgång till vissa online. Andra innehas av specifika myndigheter. I vissa fall kan du behöva lämna in ett förfrågningsformulär. I så fall kan du lämna in det per post, e-post eller telefon till den avdelning som innehar registren.
Alla avdelningar är olika, så räkna med en viss variation i reglerna om du får tillgång till handlingar från flera olika ställen.
I allmänhet ska en begäran om offentliga handlingar innehålla följande:
- Ditt namn och dina kontaktuppgifter, inklusive e-post, telefonnummer och postadress
- Namnet på den handling du vill ha tillgång till med så många detaljer som möjligt
- En specifik tidsperiod som du vill ha materialet senast
- Hur du ska leverera handlingarna, oavsett om det sker via e-post eller post
På grund av COVID-19 kan vissa offentliga kontor ha begränsade öppettider. Därför är det bäst att göra förfrågningar online, men om du vill komma personligen bör du ringa i förväg.
Utah kriminalregister
Sammanfattningen av en persons kriminella historia kallas kriminalregister. Det kallas också rap sheet och består av fällande domar och arresteringar. Dessa register förs av lokala brottsbekämpande myndigheter.
Vad finns i ett kriminalregister?
Ett kriminalregister är en persons historia som ger fullständiga uppgifter om personens interaktion med brottsbekämpande myndigheter. Olika resurser används för att ta fram dessa register och se till att personens tidigare arresteringsregister, fällande domar och fängelsedomar registreras för framtiden.
Information som registreras i kriminalregistret omfattar mer specifikt:
- Personens personuppgifter, till exempel namn, födelsedatum, nationalitet osv.
- Biometriska uppgifter om personen, inklusive fingeravtryck och ansiktsbild.
- Högre framhävande av en persons utmärkande drag som fysiska attribut eller andra tatueringar.
- Detaljer om typen av brott.
Var kan en person hitta brottsregister från Utah?
- Källa: Utah Department of Public Safety
Staten Utah har vissa regler när det gäller att begära straffregister. Endast vissa företag kan få tillgång till dem. Företag som arbetar med barn, till exempel ett barnomsorgscenter, eller alla statliga eller lokala myndigheter kan göra en bakgrundskontroll. Andra privata företag får inte begära registerutdrag. Ett företag kan dock begära att en anställd begär sitt eget register, vilket måste åtföljas av en uppsättning fingeravtryck.
Länken ovan har mer information och förklarar vem som kan och inte kan få tillgång till register.
Utah inmate records
Utah inmate records innehåller information om en persons nuvarande och tidigare fängelsestatus. Dessa handlingar kan också innehålla information om domen.
Underhållet av dessa handlingar görs i allmänhet av Utah Department of the Corrections.
Vad finns i ett register över fångar?
Fångaregister innehåller en persons namn, mugshot och fysiska attribut. Dessutom innehåller den också detaljerad information om en fånges fällande dom, fängelsevistelse och framtida frigivningsdatum.
Var kan en person hitta Utah inmate records?
- Resurs: Utah Department of Corrections
Utahs register över fångar upprätthålls av Department of Corrections. Du kan få tillgång till informationen genom att besöka webbplatsen ovan och fylla i onlineformuläret. Du behöver den intagnes för- och efternamn eller den intagnes ID-nummer. Du får ett omedelbart svar om det finns ett register över den fånge som du sökte.
Utah domstolsposter
Domstolsposter registreras av domstolarna själva. Den information som tillhandahålls i domstolsprotokoll omfattar påståendedokument, förfaranden och affidavits som tas under ed.
Vad finns i ett domstolsprotokoll?
Ett domstolsprotokoll innehåller vanligtvis specifik information som presenterades under en rättegång. Du hittar kopior av bevismaterial, vittnesmål och expertrapporter i domstolsprotokoll. Tänk på domstolsprotokollet som en fullständig sammanfattning av ett mål.
Var kan en person hitta domstolsprotokoll från Utah?
- Resurs: Utah Courts
Utah har, till skillnad från andra stater, en databas med domstolsprotokoll som är lätt att söka på nätet. Du kan göra en sökning i appellationsdomstolar, titta i appellationsdomstolarnas register eller bläddra i distriktsdomstolarnas register. Om du letar efter ett fall som är mer än 50 år gammalt måste du titta i arkiverade register.
Men även om många register finns tillgängliga online kan du bli hänvisad till en domstolssekreterare eller en länssekreterare om ett register saknas eller inte är elektroniskt loggat i Utahs statliga domstolssystem.
För att få tillgång till högsta domstolens register, besök Utahs högsta domstols webbplats.
Utah vital records
Födelse-, dödsfalls-, äktenskaps- och skilsmässoregister ingår i vital records. Dessa register finns bevarade tillbaka till 1905 och kan nås när de beställs personligen, via e-post eller begärs online.
För äktenskap som ägde rum efter 2011 kan intyg också erhållas från det län där händelsen ägde rum. Många myndigheter begär dock att folk gör beställningar online på grund av COVID-19.
Endast den person som finns med i ett register eller en familjemedlem kan få tillgång till dessa register i Utah.
Vilken information behövs för att begära ett register?
När du begär andra register är det inte nödvändigt att ge din personliga information. När du begär ett livräddningsregister är det dock nödvändigt. Du måste finnas med i registret eller vara släkt i blodsband med den person som finns med i registret.
Var kan en person hitta livräkningsjournaler från Utah?
- Källa: Utah Office of Vital Records and Statistics
Vitalstatistik och register kan begäras online. Många myndigheter, däribland Utah Department of Health, uppmanar invånarna att använda beställningsfunktionen online för att begränsa antalet personer inne i byggnader på grund av coronaviruset.
För att begära en journal måste du skapa ett onlinekonto, bevisa din identitet och betala en avgift. Certifierade kopior av födelse- eller dödsattester postas till ditt hem, men det tar vanligtvis 2-8 veckor att få dem.
För vanliga frågor om Utah records
Det finns många frågor om hur man utnyttjar delstatens registertjänst. För att ge ytterligare hjälp finns här en lista över vanliga frågor som bör förklara Utah-koden ytterligare.
Kan en begäran lämnas in av personer som inte är bosatta i delstaten?
Utah har inget krav på bosättning i sin konstitution. Med andra ord kan du bo var som helst i USA och begära offentliga handlingar.
Innsisterar en registerhållare i Utah?
Ja, enligt delstatens lag utses en registerhållare eller en ombudsman som kan hantera alla förfrågningar.
Vilka undantag finns?
Utahs lag om offentliga handlingar är ganska öppen. De enda tillfällen då handlingar är begränsade eller undantagna från lagen är om de innehåller personlig information eller kan påverka den allmänna säkerheten.
Hur lång tid har staten på sig att svara?
I Utah har en statlig myndighet tio arbetsdagar på sig att svara på en offentlig begäran och fem arbetsdagar på sig att svara på en begäran från media.
Innsisterar det en överklagandeprocess?
Ja. Utah har flera möjligheter till administrativa överklaganden. En sökande kan lämna in ett klagomål till chefen för det offentliga organ som innehar handlingarna eller lämna in ett klagomål till State Records Committee i Salt Lake City. Om dessa alternativ inte fungerar kan ett ärende lämnas in i distriktsdomstolen.
Är fastighetsregister offentliga?
Ja. Både fastighetstransaktioner och oskattad egendom betraktas som offentlig information. De flesta län i delstaten, som Utah County, har en onlinedatabas som kan sökas online. Om registren är äldre kan du överväga att besöka Utah State Archives för mer information.
Vilka avgifter är förknippade med att begära offentliga register?
Utahs lag säger att en statlig myndighet kan ta ut en ”rimlig avgift för att täcka den faktiska kostnaden för att erhålla registret”. Detta språkbruk är avsett att hålla avgifterna låga.