I större institutionella sammanhang är en tickler file kronologisk, med en sektion för varje år eller dag, och omfattar ibland mer än ett århundrade med så många detaljer som möjligt (särskilt när det gäller datum som ligger långt fram i tiden). En mer vanlig teknik är att ha registerkort med fyrtiotre avdelare eller ett system med fyrtiotre mappar eller två dragspelsmappar. De fyrtiotre indelningarna kommer från summan av två tal, trettioen och tolv, som motsvarar maximalt trettioen dagar i en gregoriansk eller juliansk månad och de tolv månaderna i ett år.
Med hjälp av mappar placeras de poster som är planerade för den aktuella månaden i den lämpliga dagliga mappen. Poster som måste göras under en kommande månad placeras i motsvarande månadsmapp. Varje dag töms den aktuella dagliga mappen och placeras längst bak i uppsättningen. I början av en ny månad avlägsnas punkterna för den månaden från månadsmappen och placeras i motsvarande dagliga mappar.
Enkla system som omfattar många upprepade uppgifter över tid tenderar att använda och återanvända registerkort av lämplig storlek, med mer komplexa system som använder expanderbara ”dragspelsmappar”, filmappar eller till och med hela rum fulla av arkivskåp. Moderna system underhålls vanligen i datoriserade databaser eller med enkla verktyg som en Unix-”kalender”-fil, en Microsoft Outlook-kalender osv.