Som människor tenderar vi att fokusera mer på de saker vi behöver göra än de saker vi redan har gjort. Denna så kallade ”Zeigarnik-effekt”, uppkallad efter den ryske psykologen Bluma Zeigarnik, innebär att våra sinnen ofta svämmar över av alla uppgifter, ansvarsområden och mentala anteckningar som vi tycker att vi borde fokusera på.
Alla dessa uppgifter och projekt som behöver göras, denna mentala att-göra-lista, utan en tydlig hierarki i fråga om betydelse, kan göra det svårt för oss att hålla oss fokuserade och faktiskt få saker gjorda.
Ett sätt att motverka allt detta Zeigarnik-brus är att anteckna allt. Gör en riktig att-göra-lista. Studier har gjorts, och det har visat sig att själva det att anteckna uppgifter helt enkelt kan ”göra dig mer effektiv”.
Men även med en att-göra-lista är det nödvändigt att ha en klar uppfattning om dina prioriteringar innan du faktiskt får något gjort.
Låter enkelt nog, eller hur? Tyvärr kan det vara svårt att komma fram till vad man ska prioritera. Det är en komplicerad process som innebär att man måste väga kostnad mot värde, ansträngning mot tid, och för många företag kommer det sannolikt att involvera många olika intressenter.
Lösningen är att utarbeta en process för att avgöra vad man ska prioritera.
Att ha en tydlig process för att rada upp dina uppgifter eller projekt och bestämma vilka av dem du ska prioritera just nu kan hindra dig från att slösa tid på att fundera över mindre viktiga saker.
I den här artikeln tittar vi på en av de många teknikerna för att sortera ut dina prioriteringar – prioriteringsmatrisen. Jag kommer att bryta ner den grundläggande idén och gå igenom några olika tillvägagångssätt för att bygga upp din egen prioriteringsmatris. Det finns till och med en gratis förtillverkad checklistemall som du kan använda för att guida dig genom hela processen.
Konceptet med en prioriteringsmatris populariserades av författarna Michael Brassard (The Memory Jogger 2) och David Allen (Getting Things Done).
Jag är säker på att du gärna vill se själva mallen, så här är en snabb länk:
Du kan klicka här för att få mallen för prioriteringsmatrisen.
Nu börjar vi med grunderna.
Vad är en prioriteringsmatris?
En prioriteringsmatris är ett verktyg för affärsprocessanalys, som ofta används tillsammans med annan bpm-programvara eller Six Sigma-tekniker för att jämföra val med hjälp av specifika kriterier och ta reda på vad som ska prioriteras.
Den kan tillämpas på allt, från enkla uppgifter till komplexa projekt, av vem som helst, från enstaka individer till stora organisationer.
En prioriteringsmatris förser intressenterna med en tillförlitlig process för att lösa meningsskiljaktigheter och bestämma vilka förslag som ska fokuseras på. De hjälper också till att rensa ut oseriösa incitament och dolda agendor, när det gäller projektprioritering, genom att främja samförstånd.
Det finns flera olika former som en prioriteringsmatris kan ta, baserat på komplexiteten hos kriterierna för att bedöma prioriteringar, samt vad dessa specifika kriterier definieras som.
En del matriser är till exempel enkla 2×2 rutor där ”kostnad” ställs mot ”värde”, som här:
Andra matriser, som de som används i Six Sigma-metodiken, är mer komplicerade och kräver ett mer grundligt tillvägagångssätt för utformning och tillämpning.
Prioriteringsmatris för Six Sigma
En prioriteringsmatris kan också hänvisa till en specifik Six Sigma-teknik för kontinuerlig förbättring. Det är ett av de sju ledningsverktyg som används i Six Sigma-metodiken.
I det här sammanhanget är en prioriteringsmatris ett visuellt diagram som används för att jämföra flera (minst två) uppsättningar data med hjälp av viktade kriterier.
Projektprioritering är avgörande för den övergripande kvalitetsförbättringsprocessen inom Six Sigma. Här är prioriteringsmatriser praktiska verktyg som används i planerings- och analysfaserna av olika metoder för kontinuerlig förbättring som DMAIC och PDSA.
Dessa matriser är ofta mer komplexa, som denna orsaks- och verkningsmatris för beräkning av Six Sigma-prioriteringar av input (X) och output (Y):
3 typer av prioriteringsmatriser
Inom Six Sigma finns det minst tre olika typer av prioriteringsmatriser, enligt Lynne Hambletons definition i Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Full analytical criteria
- Consensus criteria
- Combination matrix
Full analytical criteria
Denna metod är den överlägset mest komplexa typen av prioriteringsmatris, eftersom den innebär att man använder sig av flera matriser för att jämföra olika alternativpar innan en slutlig matris tas fram.
Den är bäst reserverad för dina viktigaste beslut och fungerar bäst med mindre team (tre till åtta personer) på grund av att karaktären av ett större tillämpningsområde gör det svårare att nå konsensus med fler inblandade personer.
Kriterier för samförstånd
När alla alternativ verkar vara ungefär lika stora är denna metod en förenklad version av de fullständiga analytiska kriterierna.
Den använder också viktad röstning, där ett siffervärde ges till varje alternativ för att rangordna prioriteringen.
Fungerar bäst med färre (färre än 10) punkter och kriterier, för att hålla det enkelt.
Kombinationsmatris
För att prioritera alternativ baserade på ett orsakssamband använder du en kombinationsmatris.
Till skillnad från de andra metoderna, som är baserade på kriterier, är kombinationsmatrisen kausalbaserad, vilket innebär att du behöver ett erfaret team med djupgående kunskap om den process som du optimerar dina prioriteringar för.
Denna metod använder L-formade diagram för att visa kritiska relationer mellan två eller flera grupper, i kombination med ett träddiagram för att skildra hierarkin av uppgifter.
Jag kommer att titta närmare på konsensusmatrisen senare i inlägget, efter att ha gått igenom en mer förenklad metod.
Enkla eller komplexa matriser formas av de kriterier de använder för att definiera prioriteringar, och hur din matris kommer att se ut beror till stor del på vad du försöker prioritera.
Punkten är att en prioriteringsmatris har ett enda mål: att sortera dina alternativ i en ordning av betydelse. Oavsett vilken typ av matris du använder är den process som används i stort sett densamma.
Fördelar med att använda en prioriteringsmatris
I princip är fördelarna med en prioriteringsmatris ganska okomplicerade. Som stöd för strukturerat beslutsfattande gör de det enkelt att:
- Avveckla och prioritera komplexa frågor när det finns flera faktorer som påverkar beslutet
- Objektivt och entydigt rangordna dina prioriteringar
- Detektera de mest avgörande fokusområdena
- Skapa en grund för diskussion om vad som är viktigt
- Garnera stöd från teamet/intressenterna för viktiga köp.ins
I följande avsnitt, kommer jag att gå igenom stegen för en enkel matris med 2×2 rutnät och därefter gå vidare till att utforska hur man använder en mer komplicerad matris med viktade kriterier.
Enklare prioriteringsmatris (5 steg)
I sin enklaste form är det ett 2×2 rutnät som plottar enkla, direkta begrepp som ”brådska” och ”betydelse”.
Den här typen av matris är utmärkt för att prioritera uppgifter i småföretag och är en grundläggande men pålitlig process för att se till att du hanterar din att-göra-lista på ett så effektivt sätt som möjligt.
Steg 0: Lista dina uppgifter
Du kanske eller kanske inte redan har gjort det här, men det första steget för alla prioriteringsmatriser är att göra en lista över alla dina uppgifter, eller vad det nu är du försöker prioritera.
Steg 1: Vilka är konsekvenserna?
Fråga dig själv vilka konsekvenserna kan bli om du inte gör var och en av dina uppgifter, eller mer allmänt, om du inte prioriterar ett visst alternativ.
Steg 2: Vad är viktigt?
Splita upp din lista i två kategorier: hög och låg betydelse. Med tanke på alla konsekvenser som du räknade upp i föregående steg placerar du sedan varje alternativ i den kategori som du anser lämpligast.
Steg 3: Vad är brådskande?
För alla alternativ med ”hög betydelse” och ”låg betydelse” delar du upp varje alternativ i ytterligare en underkategori med ”hög brådska” och ”låg brådska”. Du bör nu ha fyra grupper totalt.
Steg 4: Tilldela nummervärden
Tilldela nu nummervärdena 1 till 4 till vart och ett av dina alternativ, där en lägre siffra innebär en högre prioritet.
Så här:
- Hög betydelse och hög brådska: 1
- Hög betydelse och låg brådska: 2
- Låg betydelse och hög brådska: 3
- Låg betydelse och låg brådska: 4
Den här snabba och enkla metoden kan hjälpa dig att skära igenom det mentala bruset och börja få saker gjorda med i princip ingen inställningstid.
Om du vill veta hur man tillämpar en mer avancerad prioriteringsmatris, läs vidare.
Hur man använder en prioriteringsmatris
Oavsett vilken matris det rör sig om börjar förfarandet med att göra en lista över alla dina (osorterade) prioriteringar och slutar med att samma lista ordnas efter något kvantifierbart mått.
Här ska vi titta på processen för att använda en konsensuskriteriermatris, en av de tre huvudmatriser som används inom Six Sigma.
Denna process utförs bäst med en liten grupp (mindre än 10 personer).
Denna process kan delas in i fem enkla steg.
Orientera ditt team
För att göra något annat måste du tydligt förklara syftet med att konstruera prioriteringsmatrisen.
Detta kommer att innebära att du går igenom sammanhanget av företagets mål, samt nuvarande styrkor och svagheter som företaget för närvarande står inför.
Nu är det också dags att se till att alla som är involverade i processen är överens om de alternativ (lösningar, projekt eller vad som helst) som måste prioriteras.
För att underlätta den här typen av kommunikation av organisationens kontext kan du överväga att utföra en SWOT- eller FMEA-analys, och presentera resultaten för ditt team.
Fastställ dina kriterier
När ditt team är förberett och du har en klar uppfattning om vilka alternativ du ska prioritera är det dags att fastställa kriterierna för att bedöma vikten.
Detta kan delas in i två delar:
- De faktiska kriterierna
- En betygsskala med vilken man bedömer vikten
Du och ditt team bör fokusera på kriterier som tydligt skiljer viktiga från oviktiga alternativ. Sikta på cirka fem till tio olika kriterier.
Du vill ha tillräckligt med kriterier för att på ett rimligt sätt kunna urskilja dina prioriteringar, men inte för mycket så att det blir svårt att nå samförstånd.
Du kan till exempel inkludera kriterier som:
- Hur mycket värde ett visst alternativ erbjuder kunden
- Om det är viktigt för regleringen eller inte
- Långsiktig kontra kortsiktig påverkan
När du beslutar om betygsskalan är det viktigt att basera skalan på någon konkret referenspunkt som alla har en tydlig uppfattning om. Tabellen nedan illustrerar detta på ett bra sätt, i den högra kolumnen:
Giv varje kriterium ett viktat värde
Nästan, placera kriterierna i fallande ordning med det viktigaste alternativet överst, och ge varje kriterium ett viktat värde.
Se till att alla inblandade är överens om denna viktning.
För att utvidga exemplet ovan kan du välja att ge följande viktade värden:
Krävande tjänst eller produkt: Vikt = 5
Strategisk anpassning: Vikt = 5
Vikt = 5
Vikt = 5
Vikt = 4
Värde för kunden: Vikt = 4
Detta viktade värde representerar den relativa betydelsen av varje kriterium och kommer att användas för att beräkna den slutliga poängen.
Förbered matrisen
Förbered en lista över dina kriterier till vänster, med vikt, poängsättningsvärden och alternativ överst, så här:
Fyller du in alla resterande uppgifter är du redo att poängsätta din tabell.
Gör poäng för varje alternativ
Granska varje alternativ mot alla kriterier, och bestäm dig för vilken poäng du tycker är lämplig. Anteckna inte detta värde i den högra kolumnen ännu, eftersom du fortfarande måste beräkna vikterna.
Om det är möjligt är det bra att bestämma poäng tillsammans i lag, snarare än ensam. Detta underlättar samförstånd och bidrar till att lindra fördomar. Helst vill du utvärdera varje alternativ av två olika team och göra ett genomsnitt av resultaten.
Om du arbetar i team drar du nytta av följande:
- Mer objektiva och tillförlitliga resultat
- Om du har ett stort antal alternativ att granska kan en uppdelning av arbetsbördan på ett team av personer förbättra effektiviteten och påskynda saker och ting
- Flera team som poängsätter samma alternativ innebär att du kan få en inblick i hur väl dina kriterier har definierats, och om alla i din organisation verkligen förstår syftet med övningen på samma nivå
- Konsistensen och effektiviteten i betygsskalan kan bestämmas mer exakt
Under poängsättningsprocessen (men helst innan, i orienteringsfasen) kan du förse ditt team med resurser som strategiska planer och företagspolicyer för att se till att dina teammedlemmar kan göra en korrekt informerad utvärdering.
Beräkna viktade poäng för varje alternativ
När du har bestämt dig för poängsättningen multiplicerar du motsvarande poäng med viktvärdet för varje kriterium och registrerar värdet i den högra kolumnen.
Sluttligen adderar du alla värden för varje alternativ och registrerar den kumulativa poängen på den nedre raden.
Oalternativen rangordnas sedan i prioritetsordning baserat på deras totala poäng.
Genomför dina resultat med ditt team
Alla bör ha poängsatt sina alternativ och ha en preliminär lista med ordnade prioriteringar.
Nu är det dags för en öppen diskussion med ditt team, där du kan jämföra och konsolidera anteckningar för att skapa en huvudlista som alla är överens om.
Om det finns meningsskiljaktigheter inom din grupp, gör numeriskt värderade betyg det möjligt att snabbt och enkelt justera. Justeringar bör förväntas, och finjustering av betygssystemet eller de viktade värdena bör ses som steg i cykeln för kontinuerlig förbättring.
Trots de bästa avsikterna måste du komma ihåg att prioriteringsmatrisen är ett verktyg för att upprätta en handlingsbar hierarki av betydelse. Det är inte allt, och prioriteringen av varje alternativ kan (och bör) ifrågasättas, oavsett vilken poäng det fick.
Som en sista anmärkning är det en bra idé att låta resultaten av analysen gå igenom så många relevanta och intresserade ögon som möjligt. Intressenter, kunder och andra anställda kommer att kunna ge dig värdefull feedback om resultaten av din analys av prioriteringsmatrisen.
Gratis mall för prioriteringsmatris
Denna enkla (och gratis!) prioriteringsmatrismall hjälper till att förenkla hela processen med att förbereda och använda en prioriteringsmatris för dig själv eller ditt företag:
Klicka här för att få prioriteringsmatrismallen
Du kan använda den för att effektivisera varje steg, från att bestämma vilka alternativ som ska prioriteras till att dela dina resultat med relevanta intressenter, och den skapar till och med en enkel matris åt dig, automatiskt! Process Street-funktioner som villkorslogik och dynamiska förfallodatum underlättar din arbetsbörda av tråkiga repetitiva uppgifter.
Om du inte redan har gjort det, registrera dig för ett kostnadsfritt Process Street-konto idag, och få den här + tonvis med fler färdiga mallar för att hjälpa dig med prioritering och hantering av affärsprocesser.
Vad händer härnäst?
Du har fått ordning på dina prioriteringar, nu är det dags att agera på dem. Karaktären på dina prioriteringar avgör hur du går vidare.
Hur ser din främsta prioritering ut? Kanske är det ett problem med en specifik process som behöver åtgärdas, i så fall kan följande tabell vara användbar:
Här är några metoder för kontinuerlig förbättring som du kan använda för att ta itu med din högsta prioritet:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around