25 juli 2020
En personalakt innehåller all viktig information om en anställds historia i en organisation, t.ex. om deras bedömningar, kvalifikationer, höjningar, befordringar och eventuella disciplinära förhör som de kan ha deltagit i.
Det är viktigt, obligatoriskt i vissa stater, för ett företag att hålla och upprätthålla personalakter för alla anställda i händelse av att en stämning väcks mot dem av en missnöjd eller före detta anställd.
Specialerbjudande
Sänd jobb till 100+ jobbannonser med en enda inlämning
Posta jobb GRATIS Helt gratis provperiod, inget kort krävs. Nå över 150 miljoner kandidater.
Controllista för personalregister
Basisk information om den anställde:
- Namn, adress, telefonnummer.
- Kontaktuppgifter för nödsituationer.
Arbetshistorik:
- Arbetsansökan och/eller CV.
- Brev om jobberbjudande.
- Arbetsbeskrivning.
- Utbildningsverifiering (om tillämpligt).
- Utbildningsutskrifter (om tillämpligt).
- Referenser.
- Bakgrundskontroll.
- Alla andra dokument med anknytning till anställningen.
- Sjukledighet, semester och frånvaro/sabbatical records.
Anställdas prestationsutveckling:
- Anställdas bedömningar.
- Prestationsjournaler.
- Prestationsmål.
- Prestationsförbättringsplan (om tillämpligt).
- Förfrågningar om utbildning, förflyttning och interna jobbansökningar.
- Förteckningar om utbildning och yrkesmässig utveckling.
- Ansvar för anställda, inklusive utmärkelser och prestationsbrev.
- Skrivna varningar och/eller disciplinära förhör.
Rättslig dokumentation:
- IRS skatteformulär (W-4, I-9).
- Löne- och ersättningsinformation.
- Anställningsavtal.
- Arbetstagarförmåner.
Protokoll om anställdas uppsägning:
- Brev om uppsägning.
- Brev om uppsägning (om tillämpligt).
- Protokoll om uppsägningsintervju.
- Arbetslöshets- och försäkringshandlingar.
- Slutlöner (semester, pension etc.)
Kontrolllista för personalakter
Ladda ner en kostnadsfri checklista för personalakter i Word-format.
Ladda ner checklistaInstant nedladdning. Ingen e-post krävs.
FAQ:
Har anställda rätt att se sin personaljournal?
Bara anställda i vissa stater kan ha tillgång till sin personaljournal. I vissa stater får anställda göra kopior av vissa handlingar i sina personalakter utan att ha tillgång till andra handlingar. Anställda bör se sin personalhandbok för att få klarhet i policyn för tillgång till personalakten.
Lär dig mer om personalakter.
Vilka dokument bör finnas i en personalakt?
- Väsentlig information om en anställd.
- Prestationsbedömningar.
- Ledighetsprotokoll.
- Skatteprotokoll.
- Disciplinärt protokoll.
- Slutprotokoll.
Lär dig mer om personalakter.
Hur länge ska personalakter sparas?
Detta beror på i vilken delstat du är verksam och på innehållet i dina personalakter. I de federala anställningslagarna anges hur länge du ska förvara personalakter, men tidslinjen är vanligtvis från ett till fyra år, beroende på dokumentet. Det är viktigt att hålla sig till dessa tidsramar för att undvika böter.
För fler användbara nedladdningar kan du kolla in vår mall för platsannonsering, vår mall för anställningskontrakt och vårt brev om anställningsbekräftelse.
Visa mer detaljer om personalakter.
Är personalakter konfidentiella?
Ja, personalakter innehåller känslig information och måste hållas konfidentiella av HR.
Läs mer om personalakter.
Kan personalakter för anställda föras elektroniskt?
Ja. Det finns många bra programvaror för personalakter på marknaden. Många företag föredrar att lagra sina personalakter i molnet, vilket eliminerar behovet av arkivskåp och gör det möjligt att komma åt personalakter var som helst. Kolla in Gusto och BambooHR.
Få mer information om personalfiler.
Hur organiserar jag personalfiler?
- Organisera filerna efter den anställdes namn.
- Skapa undermappar för olika kategorier.
- Märk varje papperskopia eller elektronisk fil tydligt och korrekt.
- Säkra dina filer.
- Håll alla personalakter säkra.
- Giv endast behöriga personer tillgång.
Se vår checklista för personalakter.
Kan en uppsagd anställd begära en personalakt?
I många delstater är arbetsgivare skyldiga enligt lag att ge nuvarande och tidigare anställda tillgång till sina personalakter. I vissa delstater får anställda göra kopior av vissa dokument i sina personalakter, t.ex. prestationsbedömningar. I andra stater är vissa dokument undantagna från denna regel, till exempel dokument som rör en brottsutredning. Alla företag bör analysera delstatens lagar för att fastställa omfattningen av begränsningarna och rådgöra med en advokat om de får en begäran om granskning av personalakten från en uppsagd anställd. De flesta arbetsgivare har en policy för tillgång till personalakter som de anställda kan hänvisa till i sina personalhandböcker.
Lär dig mer om personalakter.
Hur ska jag förvara mappar för personalakter?
Personalakter kan antingen förvaras i pappersform eller elektroniskt, beroende på hur stort ditt företag är. Om du vanligtvis organiserar personalakter efter den anställdes namn, behåll samma lagringssystem för alla akter, inklusive medicinska akter och löneakter.
Läs mer om personalakter.
Är personalakter offentliga handlingar?
Personalakter är inte offentliga handlingar, men de är tillgängliga under vissa omständigheter.
Finn mer information om personalakter.