Teknologi i utveckling, fortsatt globalisering och förändrade sociala normer är bara några av de utmaningar som moderna organisationer står inför. Företagen måste antingen snabbt anpassa sig till förändringarna eller bli omsprungna av sina mer flexibla konkurrenter. Och för att vara uppriktig måste anpassningen ofta kräva en fullständig organisationsomläggning.
Men som du antingen har gissat eller själv har upplevt är en lyckad organisationsomläggning ett ganska tungt åtagande. Och enligt forskning från McKinsey & Company lyckas mindre än 25 % av de organisatoriska omformningarna.
Om ditt företag står på tröskeln till en sådan satsning kommer den här artikeln att behandla allt du behöver veta innan du börjar. Vi tar upp exakt vad organisationsdesign är och varför det är viktigt, de vanligaste modellerna och ramarna samt de största utmaningarna du kommer att möta i organisationsdesign.
- Vad är organisationsdesign?
- Varför är det viktigt?
- Gemensamma modeller för organisationsdesign
- Exempel på organisationsomstrukturering i verkliga ordalag
- Utmaningar för organisationsdesign
- Verktyg för att hjälpa till med organisationsdesign
Vad är organisationsdesign?
På den mest grundläggande nivån är organisationsdesign en systematisk process för att fastställa de principer och strukturer som vägleder ett företag eller en organisation mot att uppnå sina mål.
Källa
En framgångsrik organisationsdesign bör innehålla dessa element:
- Strategi – Varför ett företag existerar och vilken fördel det har gentemot konkurrenter
- Struktur – Hur människor är organiserade hierarkiskt
- System – Processerna för att lämna in avdelningsrapporter, belöna anställda eller fördela resurser, till exempel
- Processer – De metoder och tekniker som människor använder för att få sitt arbete gjort
- Människor – Vilken typ av talang som bör anställas på olika avdelningar för att uppnå företagets övergripande mål
- Kultur – Kommunikations-, samarbets- eller ledarstilar
Håll i åtanke att detta inte är en uttömmande lista och att du kommer att ta upp olika ämnen beroende på vilken metodik eller modell din organisation väljer att följa.
Och oftast anlitar du en designfirma eller konsult för att hjälpa till att fastställa rätt processer och organisationsstruktur. Företagen är bra på att ta principer och modeller som utvecklats genom årtionden av forskning och skräddarsy dem för din verksamhet.
Varför är organisationsdesign viktigt?
Ineffektiva, obefintliga eller föråldrade org-strukturer leder ofta till:
- Stela silos som orsakas av för mycket struktur och inte tillräckligt med system eller kulturella rutiner för att motverka dem.
- En kultur där människor inte känner sig bemyndigade att ta ansvar, motstår att utföra uppgifter utanför sina arbetsbeskrivningar eller skjuter upp beslutsfattandet av rädsla för att trampa någon annan på tårna.
- Ineffektiv produktion och redundans som orsakas av dåligt utformade system.
- Förminskad kundtillfredsställelse, vilket sker när en orgstruktur inte inkluderar kundåterkoppling som en av de viktigaste beståndsdelarna, vilket leder till produkter eller tjänster som ingen egentligen vill ha.
- En mindre lönsam verksamhet, vilket är den naturliga följden av anställda som inte har befogenhet att göra något, redundanta insatser och produkter som inte gör kunderna nöjda.
Men här är de goda nyheterna. Företag som omprövar och omformar sin organisationsstruktur kan se dessa fördelar på hög nivå:
- Ökad innovation som stöds av en holistiskt utformad organisationsstruktur, effektiv resursallokering och en samarbetskultur.
- Ökad lönsamhet tack vare kundcentrerade innovationer i kombination med snabbare produktionscykler.
- Glada och engagerade medarbetare som trivs i en samarbetskultur och som känner att deras ansträngningar inte går till spillo på ineffektiva processer.
- En tydlig vision och färdplan för företagets framtid, som förstås av alla på alla nivåer i organisationen.
Troligtvis har ledande forskare och experter utvecklat flera modeller för organisationsomstrukturering som gör det möjligt för företag att åtnjuta dessa fördelar.
Gemensamma Org Design Modeller
Det finns en uppsjö av tillvägagångssätt för organisationsdesign, men det finns några som sticker ut och som antas oftare än andra.
McKinsey’s 7S Design Model
Den 7S-modellen är en av de mest refererade för organisationsdesign. Den utvecklades av Robert H. Waterman, Jr. och Tom Peters för McKinsey & Company på 1980-talet, och den fokuserar på de sju ”S” som är inneboende i de flesta organisationer:
Källa
Denna utformning beskrivs som att den har både hårda och mjuka element – det vill säga de som är påtagliga och de som är mer immateriella.
De hårda elementen är strategi (affärsplanen), struktur (hur människor är organiserade) och system (rapportering, belöningar och resursfördelning). De mjuka elementen är gemensamma värderingar (företagskultur), färdigheter (grundläggande förmågor), personal (talangerna) och stil (hur chefer leder).
Den 7S-modellen försöker också illustrera hur dessa element anpassar sig till och bygger på varandra. Att förstå hur de olika S:en interagerar är nyckeln till att förutse vad som kommer att hända i hela organisationen när förändringar genomförs.
Begränsningen med den här modellen är att den inte har någon tydlig synpunkt på hur föreslagna förändringar ska genomföras. Den försummar också externa insatser, som kundtillfredsställelse, och hur de kan spela en roll för hur företaget organiserar sig.
Jay Galbraiths stjärnmodell
Av de vanligaste modellerna är Jay Galbraiths den äldsta. Den framlidne organisationsteoretikern utvecklade stjärnmodellen på 1960-talet och finslipade den under hela sin karriär.
Källa
De fem komponenterna i stjärnmodellen omfattar många av de hårda och mjuka element som beskrivs i 7S-modellen, men med mindre fokus på företagskultur och mer uppmärksamhet på de anställdas incitament, belöningar eller kompensation.
Liksom 7S-modellen tar stjärnmodellen inte hänsyn till externa influenser och insatser. Den tar inte heller hänsyn till outputs roll och hur kundernas respons på en produkt bör påverka organisationens utformning.
The Center for Organizational Design’s Transformation Model
Transformationsmodellen är ett ramverk som skapats och används av Center for Organizational Design. Den fokuserar på åtta huvudvariabler och försöker ta itu med begränsningarna i 7S- och stjärnmodellerna. Så här ser den ut:
Källa
Inom några av de hårda och mjuka element som ses i 7S- och stjärnmodellerna (strategi, system, struktur etc.), uppmärksammar den här modellen miljöinsatser. Dessa insatser är saker som förändrad smak hos kunderna, ny teknik, konkurrens eller lagar.
Modellen omfattar också produktionsresultat, t.ex. försäljningssiffror och kundåterkoppling. Att ha ett fast grepp om ett företags nuvarande resultat visar vad som behöver ändras eller förbättras vid varje givet tillfälle. Detta gör omvandlingsmodellen teoretiskt sett bättre lämpad för organisatorisk anpassningsförmåga.
Då företaget dekonstruerar silos och inkluderar kundåterkoppling i org-designen, är det bättre förberett för att anpassa sig till kundernas förändrade smak med varje produktionscykel.
Observera före och efter av org-strukturen nedan. Med omvandlingsmodellen tillämpad arbetar avdelningarna för försäljning, teknik och produktionskontroll tillsammans för att svara på kundernas önskemål. Genom att dekonstruera silos och inkludera kundfeedback i org-designen är företaget bättre förberett för att anpassa sig till kundernas förändrade smak med varje produktionscykel.
Källa
Exemplet ovan är en riktig design som implementerats av ett företag inom aluminiumindustrin. Med hjälp av dessa förändringar på hög nivå ökade företaget försäljningen av en produktlinje med 50 % och ökade marginalerna med 25 %.
Egna exempel på organisationsomstruktureringar
Strategy&s DNA-ansats
Strategy&, ett globalt strategikonsultteam, vägleder organisationsutformning med sin egenutvecklade ”DNA”-ansats.
Källa
Många av komponenterna i den här modellen liknar element som finns i de tre första modellerna, men med olika namn. Till exempel har ”Belöningar” blivit ”Motivatorer” och ”Kultur” har blivit ”Tankesätt”.
En annan viktig skillnad är att Strategi& erkänner att varje beståndsdel är en del av ett kompletterande par. Istället för att elementen är ”hårda” eller ”mjuka” ses de istället som två sidor av samma mynt.
Till exempel beskriver paret högst upp i diagrammet hur beslut fattas. På den formella sidan påverkar etablerade processer hur besluten fattas och på den informella sidan spelar mänskliga värderingar och förväntningar en roll.
Punkten med paren i DNA-metoden är att för att en organisation ska kunna förändra beslutsprocesserna måste den överväga metoder för att förändra de skrivna reglerna såväl som beteendenormerna. Detta skapar en mer holistisk bild av hur en organisation fungerar.
BCG:s Smart Design Approach
7S-, stjärn- och omvandlingsmodellerna utgår alla från att hårda och mjuka komponenter i en organisation driver resultat. BCG, ett managementkonsultföretag, hävdar att affärsresultaten inte alls påverkas direkt av hårda och mjuka komponenter. Se om du kan upptäcka skillnaden i deras modell för organisationsdesign:
Källa
Enligt BCG är beteenden den viktigaste kraften i alla företag. Hårda och mjuka komponenter påverkar endast indirekt resultaten. BCG:s modell fokuserar på hur hårda och mjuka komponenter påverkar det mänskliga beteendet, vilket i sin tur leder till resultat.
När man leder en organisationsomstrukturering tar Smart Design-metoden tre huvudsteg:
- Fastställa orsaken till omorganiseringen, dvs. vad företaget vill att dess prestationer ska vara jämfört med vad de är nu
- Skapa en bild av de beteenden hos de anställda som kommer att minska klyftan mellan nuvarande och önskade prestationer
- Detektera vad som måste hända för att uppmuntra dessa beteenden
BCG:s tillvägagångssätt innehåller många alternativ för hur man ska uppmuntra vissa beteenden. Dessa sträcker sig från organisationsstrukturer som är skräddarsydda för att återspegla ett företags prioriteringar (till exempel färre ledningsnivåer för att underlätta snabbare beslutsfattande) till processer för medarbetarbedömning som fokuserar mindre på att ge skulden för brister och mer på att belöna samarbetsbeteenden.
Utmaningar i samband med organisationsutformning
Även när man tillämpar någon av modellerna ovan, kommer det fortfarande att finnas vissa utmaningar. Här är bara några av de vanligaste utmaningarna som gör att modeller och ramverk för organisationsomstrukturering inte är perfekta:
Alla modeller behöver en viss grad av anpassning
Organisationer är komplexa enheter, var och en med sina egna mål, resurser, begränsningar och miljöinsatser. Företagen måste inte bara vara selektiva när det gäller vilken modell de baserar sin omkonstruktion på, utan de måste också tänka noga på hur de kan anpassa modellen så att den bättre passar organisationens behov.
Det är här som ett externt företag kommer in i bilden. En expert på omdesign hjälper företagsledare att förstå de bästa sätten att anpassa en modell till deras situation, eftersom han eller hon sannolikt har sett vilka förändringar som fungerar och vilka som inte fungerar för liknande organisationer.
Modeller från det tjugonde århundradet försöker lösa utmaningar från det tjugoförsta århundradet
Många av de mest accepterade modellerna för organisationsdesign uppstod genom forskning som utfördes på 1960-, 70- och 80-talen. Även om de har förfinats under årens lopp av forskare och konsulter har de fortfarande sina rötter i arbete som utfördes under en annan epok. Det är inte svårt att föreställa sig varför de utmaningar som företagen står inför idag på många sätt skiljer sig mycket från utmaningarna för 50 år sedan.
Organisationer fokuserar för mycket på hierarki under designprocessen
Tofta hör människor ordet ”organisationsdesign” och antar att det innebär att man ska blanda runt rutor på ett företags organisationsschema. Även om strukturen i en organisations hierarki för de anställda är viktig är den bara en del av organisationsdesignen.
En artikel från McKinsey Quarterly från 2015 sammanfattade detta med en slående metafor: ”Många ledare tenderar att ignorera de andra struktur-, process- och personalelementen som är en del av en fullständig omdesign, vilket innebär att de möblerar om däckstolarna men inte ser att det goda skeppet Titanic fortfarande kan vara på väg att sjunka.”
Hur, var och när människor arbetar utvecklas
Fjärranställda, konsulter och ny kommunikationsteknik påverkar utan tvekan en organisationsdesign. Designmodellerna bör utnyttja nya samarbetsmetoder och lämna lite utrymme för att införliva framtida innovationer.
Är du redo att lansera en organisationsomstrukturering?
Organisationsomstrukturering är komplex, men ingen känner till din verksamhet så väl som ditt ledarskapsteam. För att få stöd bör du börja med att hitta en extern expert som värdesätter din kunskap om organisationen och visar en vilja att skräddarsy ramar för att ta hänsyn till extern och intern utveckling.
Framsynta företag som The Center for Organizational Design, Strategy& och BCG omprövar designmodeller och prioriterar personalisering för sina kunder. Även om ditt företag inte kan arbeta med dessa specifika företag kan du överväga konsulter med en liknande filosofi om innovation och anpassning.
Inhemska Org Redesign-verktyg
Pingboards programvara för organisationsschema hjälper dig att enkelt visualisera din organisatoriska omdesign. Använd den för att utarbeta flera versioner av din organisationsstruktur och bjud sedan in andra att samarbeta eller se de föreslagna utformningarna. Pingboard hjälper dig också att identifiera rätt medarbetare som ska leda nya avdelningar eller fylla nya roller. Med Pingboards inbyggda personalkatalog kan du hitta kandidater genom att söka efter de färdigheter och erfarenheter du behöver.
Här är ett exempel på Pingboards interaktiva organisationsschema som hjälper människor att utforma sin organisation:
Bygg ditt organisationsschema idag! Vi finns alltid här om du behöver hjälp.
Använd vår programvara för organisationsschema för att göra om din organisation idag, och dela sedan Pingboard med dina anställda för att öka engagemanget, öppenheten och kamratskapet i hela din personalstyrka. Pingboard kopplar ihop din organisation med de här verktygen:
- En medarbetarkatalog med roliga och insiktsfulla uppgifter
- Ett erkännandeprogram för att hylla medarbetarna
- Ett enkelt verktyg för att öka insynen i vem som arbetar när och var
- En frågesport för att hjälpa medarbetare att lära sig namn och roller
Oavsett hur ni omarbetar organisationen kan Pingboard hjälpa till att kommunicera förändringen och koppla samman er personal. Kom igång idag!