The Colorado Department of Labor and Employment’s New Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order – Effective March 16, 2020
March 12, 2020
By: Michael J. Dommermuth
Betydelsefulla nya bestämmelser som antagits av Colorado Department of Labor and Employment (”CDLE”) kommer att träda i kraft den 16 mars 2020. Den nya Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order (”Minimum Wage Order”) är länkad här för din granskning. Observera att CDLE har gjort betydande ändringar i den förordning om minimilöner som ursprungligen utfärdades i början av 2020. Som diskuteras nedan har CDLE utökat omfattningen av minimilöneförordningen, antagit språk från den federala Fair Labor Standard Act (”FLSA”) och dess förordningar, och ändrat de obligatoriska rasttiderna för anställda som har rätt till övertidsersättning (”non-exempt from overtime” eller ”non-exempt”).
Det är mycket viktigt att VD:n och generaldirektören för ditt företag, personalen på personalavdelningen samt andra chefer granskar den bifogade minimilöneförordningen, och ser till att varje avdelning följer förordningen. Som alltid kan du kontakta oss om du har några frågor. De viktigaste punkterna i den bifogade förordningen om minimilöner beskrivs nedan.
Regel 1 Behörighet och definitioner
1.9.2 ”Restid” – Avsnitt 1.9.2 innehåller en detaljerad beskrivning av när en arbetstagares ”restid” är ersättningsbar. En anställd har inte rätt till ersättning när han eller hon reser till eller från arbetet. En arbetstagare har inte rätt till ersättning när han eller hon reser i början eller slutet av arbetsdagen eller när han eller hon åker i ett av arbetsgivaren tillhandahållet transportmedel till arbetsplatsen.
Regel 2 Täckning och undantag
2.1 Täckningsområde – Minilöneförordningen har utvidgats till att omfatta alla arbetsgivare inom den privata sektorn, såvida den inte är särskilt undantagen, och reglerar löner, arbetstider, arbetsvillkor och förfaranden för alla arbetsgivare och arbetstagare. Reglerna 2.2.1 – 2.2.10 innehåller en förteckning över branscher och anställningar som är undantagna från förordningen. Observera att anställda som är undantagna från övertidsersättning i de flesta fall ändå måste få minimilön enligt Colorados minimilönesats på tolv dollar (12,00 dollar) i timmen. Om ditt företag är beläget i Denver gäller Denvers minimilönesats, som är tolv dollar och åttiofem cent (12,85 dollar) i timmen.
2.4 Undantag från övertidskrav – I detta avsnitt förtecknas de befattningar som är undantagna från att få övertidsersättning. Du bör granska noggrant för att se om detta påverkar ditt företag.
2.5 Lönetröskel för vissa undantag – I detta avsnitt förtecknas i detalj den minimilön som en person måste få varje vecka för att vara undantagen från övertidsarbete. Läs noga igenom detta avsnitt och se sedan över minimilönen per vecka för var och en av dina chefer. Om du hittar någon chef som inte uppfyller minimilönen enligt regel 2.5 måste chefen antingen omklassificeras som icke undantagen från övertidsarbete och börja få övertidsersättning eller så måste chefen få en löneförhöjning för att uppfylla kraven på minimilön per vecka. Observera att kraven på minimilön per vecka i denna regel är högre än de federala kraven. Därför gäller Coloradolagen.
Regel 3 Minimilöner – Colorados minimilön är för närvarande tolv dollar (12,00 USD) i timmen. Om ditt företag är beläget i en stad som kräver en högre minimilön (t.ex. Denver) är du dock skyldig att betala den högre minimilönen.
Regel 4 Övertid – I detta avsnitt återfinns en gammal Coloradolag som kräver att en anställd, som inte är undantagen från övertidsersättning, måste få övertidsersättning för alla arbetstimmar som överskrider fyrtio (40) timmar per arbetsvecka, eller om en anställd arbetar tolv (12) timmar per arbetsdag. En ny bestämmelse har dock lagts till som kräver övertidsersättning för arbetstagare som inte är undantagna och som har arbetat ” 12 timmar i följd utan hänsyn till arbetsdagens start- och sluttid”. Kom ihåg att måltidsperioderna måste vara minst trettio (30) minuter och är obetalda. Måltidsperioderna kan dras av när man beräknar hur många timmar en anställd har arbetat under en dag.
Regel 5 Måltids- och viloperioder – Som tidigare krävdes av CDLE måste en anställd ges en tjänstgöringsfri trettio (30) minuters obetald lunchrast när den anställde är schemalagd för att arbeta fem (5) timmar i följd eller mer. Om arbetsgivaren tillåter en anställd att arbeta under lunchrasten måste den anställde kompenseras för den arbetade tiden.
Regel 5.2 Viloperioder – I regeln anges nu att varje arbetsgivare ska ”… tillåta och tillåta en kompenserad viloperiod på tio minuter per fyra timmars arbete, eller större delar därav, för alla anställda….”. Enligt den nya bestämmelsen ska bland annat en arbetstagare som schemaläggs att arbeta två (2) timmar till sex (6) timmar ges en (1) betald vilopaus på tio (10) minuter. En anställd som ska arbeta sex (6) timmar till tio (10) timmar ska ges två (2) betalda raster på tio (10) minuter. Kom ihåg att eftersom rasterna är betalda räknas rasten på tio (10) minuter som arbetad tid vid beräkning av minimilön och övertidsskyldighet.
Regel 5.2.4 Ersättning krävs om rast inte tillhandahålls – Observera att enligt denna regel om en arbetsgivare underlåter att tillhandahålla en tio (10) minuters rast till en anställd, måste arbetsgivaren betala den anställde för ytterligare tio (10) minuters arbete.
6.2 Uniformer – Enligt den sedan länge gällande regeln i Colorado får en arbetsgivare inte dra av lön från en anställds lönecheck för ”vanligt slitage av en uniform”. Dessutom tillåter den nya förordningen inte längre insättningar för uniformer.
Regel 7 Krav på arbetsgivarens registrering och utläggning – I denna regel beskrivs i detalj alla register som måste föras över varje anställd, bland annat: den anställdes namn och kontaktuppgifter, daglig registrering av alla arbetade timmar, ordinarie lönesatser, intjänade bruttolöner, innehållningar som görs på varje lönebesked och nettobelopp som betalas ut varje löneperiod. Arbetsgivarna måste bevara information som styrker varje lönebesked som utfärdas till en anställd. Sådana uppgifter måste bevaras i minst tre (3) år efter det att lönen eller ersättningen var förfallen och under hela den tid som ett pågående löneanspråk från arbetstagaren varar.
För att skydda ditt företag från ett löneanspråk som lämnas in av antingen en undantagen eller icke undantagen anställd är det viktigt att du kräver att varje anställd ska registrera alla arbetade timmar varje dag. Detta krav omfattar registrering av när en anställd tar sin lunchrast.
7.4 Krav på affischering och distribution – Arbetsgivare är skyldiga att affischera den bifogade förordningen om minimilöner ”… på ett ställe där de anställda ofta vistas och där den lätt kan läsas under arbetsdagen”. Dessutom kräver CDLE nu att arbetsgivaren ger varje anställd en kopia av det bifogade minimilönebeslutet.
Regel 8 Administration och tolkning – I denna regel beskrivs i detalj förfarandena för att lämna in ett löneanspråk mot en arbetsgivare. Tänk på att om någon av cheferna eller ägaren/ägarna till ett företag visar sig uppsåtligen ha vägrat att betala ut löner eller falskt förnekat det belopp som är skyldigt, kan dessa personer åtalas för grov stöld.
KONKLUSION
Se noga igenom förordningen om minimilöner och kontakta oss gärna om du har några frågor. Informera din ledningsgrupp om att det är obligatoriskt att följa minimilöneförordningen.