Ändringsorder är en nödvändig del av byggandet.
Det är ett känsligt ämne när det efter att ha startat ett byggprojekt dyker upp saker som kräver att du tar ut extra kostnader.
Många entreprenörer är rädda för att ta betalt för ändringsorder av rädsla för att det ska påverka deras affärsrelation. Eller ännu värre, de arbetar på timbasis och får aldrig betalt för sitt arbete.
Ändrade beställningar kan vara en utmaning att få godkända och behålla en solid relation.
Vi är ett konsultföretag för uppskattning och konsulttjänster inom byggbranschen, och vi har utvecklat en mycket specifik strategi för att få ändrade beställningar godkända.
Jag kommer att visa dig hur du fakturerar ändringsorder professionellt, får dem godkända och blir en tillgång för din kund där de fortsätter att vilja använda dig för projekt.
Med hjälp av dessa strategier har vi sett kunder göra ytterligare 10-20% mer på sitt kontrakt genom ändringsorder.
Vad är en ändringsorder?
En ändringsorder är ett formellt minikontrakt som ändrar ditt ursprungliga kontrakt. Ändringsorder kan vara tillägg eller avdrag till beloppet i ditt kontrakt.
När du har ett kontrakt har du ett arbetsområde för vad som ingår i din ansvarslista.
Varje projekt har förändringar, och dessa kommer i form av ägarförändringar, inspektörskrav och konflikter i ritningarna och flera andra.
Då dessa förändringar ligger utanför ditt kontrakt, bör du ta ut något för arbetet.
Utmaningen med ändringsbeställningar är att många entreprenörer och underentreprenörer tror att om de tar betalt för vissa saker, eller om de tar betalt för mycket, kommer det att leda till att din klient inte vill använda dig igen i framtiden.
Förhindra ändringsbeställningar (och etablera dig själv som en värdefull tillgång)
Om du är en mycket duktig entreprenör kommer du att göra din due diligence för att identifiera eventuella problem innan du ens påbörjar jobbet, så att du förhindrar ändringsbeställningar. De flesta ändringsbeställningar beror på redan existerande problem på arbetsplatsen eller samordningsproblem som kan förhindras genom en detaljerad granskning av omfattning och planer, ett möte med underleverantörer eller ett möte mellan ägare och arkitekt.
Om du verkligen vill bevisa ditt värde för en generalentreprenör (eller ägare om du är generalentreprenör) ska du identifiera problem innan de uppstår. Spara GC (eller ägaren) några huvudvärk och budgetöverraskningar, och jag kan garantera att de kommer att komma tillbaka till dig i framtiden.
De vanligaste problemen som jag ofta ser är följande:
- Mekaniska kanaler påverkar takhöjden
- Strukturella dimensioner stämmer inte överens med arkitektoniska dimensioner
- ADA-mått är inte i enlighet med koden men klarar ändå planeringen
- Overhead Access Panels är inte i enlighet med koden
- Overhead Access Panels är inte i enlighet med koden
- Overhead Access Panels är inte i enlighet med koden. till mekanisk kod (vissa koder kräver möjlighet att helt ta bort överliggande komponenter)
- Arbetsomfattningen missar delar av projekten (detta händer ofta på grund av att man har bråttom att hålla tidsfrister)
Men du kan inte styra om ägaren omformar väggar, eller om en inspektör kommer och lägger till ytterligare krav som inte fångades upp vid planeringen, eller om en annan yrkesgrupp skadar ditt arbete och du måste göra om en del av arbetet?
Och… Vad händer om ett sprinklerrör brister och skadar gipsväggar?
På grund av de utmaningar som vi har sett i vår erfarenhet har vi utvecklat den här strategin där du kan identifiera typen av ändringsbeställning så att du kan närma dig den på ett lite annorlunda sätt.
Hur man strategiskt utfärdar en ändringsorder
Standardförfarandet för ändringsorder är vanligtvis att du förbereder ett dokument med en liten omfattning av det extra arbete som ska utföras, ett totalbelopp och stödjande back up-information för att bevisa varför du tar ut det här beloppet.
Det är ungefär som en miniskattning av det arbete som ska utföras. Och när det väl är undertecknat blir det ett minikontrakt som ändrar det ursprungliga kontraktet.
Detta är ett exempel på hur en ändringsorder ser ut.
Och backup för den:
Du kanske vill lägga till ytterligare en backup för att bevisa ditt fall. Din säkerhetskopia är ditt bevis på vad det är för arbete som måste utföras och varför det kostar det du tar ut.
Du bör inkludera foton, inköpsorder, fakturor, e-post, RFI, tillägg, revideringar, skisser, utdrag ur planen, markerade bilder av planen och alla andra bevis som du kan behöva för att bevisa ditt fall.
Det är en bra idé att använda en programvara för projekthantering för att hålla reda på ändringsorder, begäran om information (RFI), tillägg och revideringar samt skisser. Du kan använda Procore eller Corecon för att hantera detta.
Jag rekommenderar också Dropbox för att hantera all din dokumentation. Du kan integrera dessa mappar med ditt team.
Jag rekommenderar att du fakturerar ändringsorder aggressivt. Det finns några goda skäl till detta.
Grunder för att fakturera aggressivt för ändringsorder
Ändringsorder förhandlas ofta – Genom att lämna in ett aggressivt pris, när du behöver rabattera din kund, tjänar du fortfarande på ändringsordern.
Ändringsorder ifrågasätts ofta – De kan ifrågasättas eftersom de tror att arbetet är en del av ditt kontrakt. Genom att fakturera aggressivt för dina andra ändringsbeställningar, när det dyker upp en som du inte kan vinna, kan du mildra dina förluster genom att ta mer betalt än vanligt för andra.
Det finns ingen konkurrens – När du lägger anbud försöker du vara den lägsta anbudsgivaren eftersom du har konkurrenter. När du väl är på jobbet är det osannolikt att en entreprenör kommer att anlita ett annat företag för att utföra en ändringsbeställning.
Ändringsbeställningar innebär alltid en risk för utebliven betalning – Även om det finns lagliga metoder för att säkra betalningen vill du knappast gå i riktning mot stämning eller panträtt om det inte är absolut nödvändigt. Det finns ändringsbeställningar som till en början godkänns, men senare är ägaren utan pengar, eller så inser den verkställande direktören att han aldrig fick det godkänt och att det gick i stöpet. Det är vanligt att byggherrar kommer tillbaka senare och ber om rabatter eller helt enkelt vägrar att betala något. Eller till och med ”bekvämt” glömmer bort vad det är till för.
Tar upp för ”tjänster” – Generalentreprenörer är ökända för att be om gratis arbete i form av tjänster. För att avslöja allt – när jag var arbetsledare brukade jag be om små saker hela tiden. Generalentreprenörer tar det som en förolämpning när man behöver laga ett litet hål och tar ut 100 dollar för det arbetet. Men vad händer när de ber om 20 små tjänster? De kan uppgå till tusentals dollar. Om du inte kan fakturera för dem direkt kan du kompensera dessa kostnader indirekt genom andra aggressivt fakturerade ändringsbeställningar.
Ma T&M (Time and Materials) mot din företagspolicy
Vi rekommenderar att göra Time and Materials mot din företagspolicy. Det är verkligen inte ett bra och säkert sätt att fakturera för ditt arbete.
Istället rekommenderar vi att du ALLTID använder formella ändringsorder.
Vad som händer på jobbet är att på grund av bråttom på arbetsplatserna vill generalentreprenörerna att underleverantörerna ska fortsätta med arbetet på en timbaserad grund och att de ska betala för rimligt arbete och material med ett litet påslag.
Problemet med detta är att du lämnar dig öppen för att din klient senare försöker förhandla ner ditt pris. De gillar att säga ”Jag kunde inte få detta godkänt så vi kommer inte att kunna täcka detta”. Eller så säger de: ”Jag måste sänka kostnaderna om vi vill att ägaren ska godkänna det”.
Och eftersom du inte har en godkänd ändringsorder har du ingen juridiskt bindande dokumentation som du kan få betalt för.
Istället, om din klient insisterar på T&M, kan du erbjuda en ändringsorder som inte får överskridas.
Det här är som en hybrid mellan T&M och en formell ändringsorder. För det första godkänner den allmänna förvaltaren din ändringsbeställning baserat på ett garanterat maximipris. Du kan använda fältbiljetter för att hålla reda på timmarna så att de i huvudsak förhandsgodkänner din ändringsorder.
Faktura enligt orsaken till ändringen
Förändringar görs av olika skäl. Vissa beror på att ägaren och arkitekten vill ha en ändring under byggtiden, och andra ligger utanför ägarens eller GC:s kontroll.
Här är orsakerna till ändringar och hur man hanterar dem.
Ägarstyrda ändringar
Ofta händer det att när jobbet väl har påbörjats och ägaren börjar se hur väggar sätts upp, blir han eller hon ofta inspirerad till att göra ändringar eftersom han eller hon faktiskt kan visualisera utrymmet.
Dessa ändringar är frivilliga. På grund av detta kan du ta ut en premie för dessa. Logiken här är att det inte finns någon konkurrens eftersom du redan är på arbetsplatsen.
Jag är ett fan av att debitera ändringsbeställningar aggressivt och låta ägaren eller GC försöka förhandla ner ditt pris.
Arkitektstyrda ändringar
Arkitekter gör också ändringar när de märker inkonsekvenser i sin design eller inspirationer i sista minuten som de kan ha. Detta gäller även för inredningsarkitekter.
Vi behandlar dessa på samma sätt som ägarändringar. Vi prissätter premium för dessa också. Ibland utfärdar arkitekten ett tillägg eller en skiss för att förtydliga eller förbättra något i arbetet. Om det är en valfri ändring prissätter vi premium. Om det är en nödvändig ändring, prissätter vi lite lägre.
Konflikter i ritningarna
Ingen ritning är någonsin perfekt. Arkitektbranschen har utvecklat en ganska sofistikerad programvara som hjälper till att upptäcka konflikter innan de blir problem, men det finns alltid problem i ritningarna.
Oavsett vad som händer försöker man hålla prissättningen rimlig så att det inte verkar som om man prissätter för mycket.
Inspektören kräver ytterligare saker
Inspektörer är ökända för att komma in på arbetsplatsen och lägga till ytterligare krav och göra ändringar utifrån sin byggkod.
Ibland missas saker i plangranskningen, eller vid renoveringar av befintliga byggnader finns det dolda överraskningar bakom väggar som inspektörerna lägger märke till.
För dessa försöker man vara rimlig. Detta är en oförutsedd ändring.
Skador av andra underentreprenörer
Skador av andra underentreprenörer på byggarbetsplatsen är mycket vanliga. De resulterar ofta i en efterdebitering för kostnaden för att reparera skadorna på arbetet.
Dessa resulterar alltid i en efterdebitering. Om du har goda relationer med underentreprenören försöker du lösa det direkt med dem, eller så tar du ut en låg avgift eller en avgift till självkostnadspris. Detta är bara för att täcka dina kostnader.
En gång hade jag en mekanisk entreprenör som slet av alla mina akustiktak eftersom han hade problem med att installera sitt mekaniska arbete. De slet av allt vårt arbete, så vi tog ut dubbla kostnaden.
Nödsituationer på jobbet
Och ibland händer det saker och ting. Ett rör kan gå sönder, det kan bli en läcka i taket och skada gipsväggar, eller så kan det brinna.
Dessa saker måste åtgärdas och repareras innan utrymmet överlåts till ägaren.
Dessa debiterar du på ett rimligt sätt. Ni försöker till och med vara en lagspelare och göra dessa till självkostnadspris. Det är inte ägarens fel.
Ibland täcker den allmänna ansvarsförsäkringen den här typen av frågor. Om så är fallet kan du ta ut premieavgifter.
Förmåner
Sist och slutligen ber GC och ägare om förmåner.
Om du tar ut en avgift för varje enskild liten summa kommer det att se ut som om du är nickel och diming.
Vad du gör här är att du håller reda på arbetet i en ändringsorder som är inställd som ett utkast i din mjukvara. När det når ett tröskelvärde låter du kunden veta att du börjar ta betalt.
Förhandling av ändringsorder
Du kommer att stöta på många scenarier där dina ändringsorder inte godkänns. Om du fakturerar enligt orsaken till ändringen som vi rekommenderar ovan kommer du troligen att ha mindre problem med att få ändringsorderna godkända. Detta är stridsbeprövade strategier där vi observerar den bakomliggande orsaken till ändringarna.
I huvudsak försöker man vara en lagspelare och ta mindre betalt för sitt arbete när det ligger utanför någons kontroll. När det är frivilliga förändringar kan du fakturera för premiumpriser och du blir ofta ombedd att förhandla om dina priser. Detta säkerställer att du täcker dina kostnader och gör en anständig vinst för din tid och ansträngning.
Det kommer att finnas tillfällen då du inte kan få något godkänt, så du kan använda tidsplanens hävstång för att ”trycka” på din GC så att han/hon godkänner det snabbt. Du kan låta dem veta att de behöver ett undertecknat godkännande innan de går vidare. Detta är en viktig anledning till att vi inte uppmuntrar T&M-arbete eller att utföra arbetet innan du har fått ett undertecknat godkännande. När arbetet är slutfört finns det en god chans att de kommer tillbaka och säger ”ägaren godkände bara 50 % av dina kostnader så det är allt vi kan betala dig”. Det händer hela tiden.
Tillfälligt nog ändrar en undertecknad ändringsorder juridiskt sett kontraktet och ger dig möjlighet till panträtt vid utebliven betalning.
Slutsats
Nu vet du hur du på ett korrekt och effektivt sätt fakturerar för ändringsorder.
Det behöver inte vara en utmaning eller ett problem att få dessa godkända. Ändringsbeställningar kan ge dig mellan 10-20 % på ytterligare kontraktsvärde. Jag har visat dig hur du strategiskt utfärdar ändringsorder, belopp att fakturera för och hur du förhandlar om deras godkännande. Jag har också visat hur du kan inkludera dem i din AIA-fakturering.