Vi förstår att du lägger ner mycket arbete på att organisera dina evenemang. Även om det kan kännas tidskrävande att rekrytera volontärer är de en viktig tillgång för alla insamlingar. Därför delar vi med oss av våra insikter om hur du kan få volontärer till ett evenemang på ett framgångsrikt och effektivt sätt. Men innan vi gör det är det viktigt att förstå vad som motiverar dina volontärer att delta:
Varför ställer dina supportrar upp som volontärer vid evenemang?
När du vet varför volontärer deltar i dina evenemang kan du bättre styra dina rekryteringsinsatser. Låt oss titta på de fyra främsta anledningarna till att volontärer deltar:
De bryr sig om din sak
Passionerade volontärer är pålitliga och engagerade och vill göra en verklig skillnad på evenemangsdagen. Dessa volontärer kanske söker upp din organisation genom sökning på nätet, en bulletin i samhället eller muntligt, så vi har inkluderat sätt att göra det enkelt för dessa ivriga volontärer att hitta dina möjligheter och anmäla sig till dem.
De är frivilliga tillsammans
Evenemang är ett utmärkt sätt för grupper, t.ex. företagsanställda och familjer, att samlas under en dag för att hjälpa samhället. Även om volontärgrupper tenderar att vara mer episodiska ger de möjlighet att rekrytera och engagera medlemmar för din sak. Det är därför det är viktigt att förenkla gruppregistreringen och att kontakta dina volontärer på evenemangsdagen med målet att bjuda in volontärerna att engagera sig i din organisation igen.
De drar nytta av ditt evenemang
De flesta volontärer deltar för att de vill bidra till att förbättra sina samhällen, men vissa försöker också dra nytta av evenemanget, och det är okej! Du kanske erbjuder gratis biljetter till evenemanget, eller så har dina volontärer personliga mål som har med karriär eller intressen att göra. Evenemanget kan till exempel erbjuda möjligheter till nätverkande eller ge volontärerna möjlighet att öva upp en viss färdighet. När du har identifierat vad dina volontärer vill få ut av dina evenemang kan du kommunicera dessa fördelar i dina marknadsföringsinsatser när du rekryterar volontärer till evenemanget.
De blev tillfrågade
Du kan bli förvånad över hur villiga samhällsmedlemmar är att hjälpa till om du bara frågar. Era evenemang erbjuder en spännande möjlighet att göra något annorlunda och samtidigt förbättra våra samhällen. Förstahandsvolontärer kan bli din organisations mest hängivna volontärer. Nedan undersöker vi 8 sätt att nå potentiella volontärer för evenemang och få dem att komma tillbaka.
Hur man rekryterar volontärer till ett evenemang
Gör det lätt att hitta volontärmöjligheter
Funderar du på var du kan hitta volontärer till evenemang? Låt dem hitta dig! En majoritet av volontärerna söker efter möjligheter att delta på nätet. Volontärer kommer till din webbplats för att leta efter sätt att engagera sig, så de ska inte behöva gräva igenom din webbplats för att hitta dem. Lyckligtvis finns det enkla lösningar som du kan göra för att förbättra synligheten för dina evenemang. Här är några beprövade och pålitliga sätt att hjälpa dina evenemang att sticka ut:
- Införliva en rubrik ”Volontärer” i navigationsmenyn på din webbplats, så att besökarna snabbt kan navigera på din webbplats. Om du länkar till ditt program för hantering av volontärer kan du inkludera en tydlig uppmaning till handling, till exempel ”Vill du bli volontär? Klicka här för att engagera dig!”
- Lista alla dina evenemang och möjligheter på ett ställe på din webbplats. Du kan skapa en kalendersida så att dina supportrar kan bli förväntansfulla inför den kommande säsongen.
- Sätt fokus på ett särskilt spännande evenemang på din hemsida.
- Länk direkt till din evenemangssida (i stället för till din hemsida) när du presenterar volontärmöjligheter i sociala medier och marknadsföringsmaterial. På så sätt är volontärerna bara några få klick från att anmäla sig!
Använd sociala medier
80 % av de ideella organisationerna håller med om att sociala medier är effektiva när det gäller att rekrytera volontärer, och 78 % håller med om att sociala medier är effektiva när det gäller att rekrytera deltagare till evenemang. Så varför inte låta sociala medier göra det grova arbetet? Sprid budskapet med hjälp av en rad olika plattformar för uppsökande verksamhet, tillkännage kommande evenemang på organisationens sociala medier och uppmuntra samtidigt medlemmarna i samhället att anmäla sig till spännande möjligheter för volontärer. Marknadsföring mellan kollegor är också en bra metod som gör det möjligt för dina nuvarande anhängare att sprida budskapet för dig på sociala medier.
Och varför inte regelbundet införliva en evenemangskalender i ditt ideella nyhetsbrev? Se till att varje gång du nämner en möjlighet, se till att inkludera en uppmaning till handling, som till exempel ”Volontärer för evenemanget behövs! Anmäl dig här.” Ange sedan en länk eller knapp som leder direkt till evenemangssidan eller till din webbplats sida för registrering av volontärer.
Håll dig i minnet att dina konton i sociala medier också handlar om att skapa varumärkeskännedom, så att du blir den organisation du söker när volontärer vill stödja en viss sak. Genom att hålla dina sociala medier regelbundet uppdaterade, spännande och ”on brand” kommer du att locka volontärer som förstår din organisation. Läs den här artikeln om du vill veta mer om hur du utformar en framgångsrik strategi för sociala medier.
Sök upp företag i ditt samhälle
Flera företag införlivar volontärprogram i sin affärsmodell. Så varför inte nå ut till lokala arbetsgivare, särskilt de som har krav på volontärarbete, för ditt nästa evenemang? För att nå ut till potentiella partners kan du överväga att skriva ett brev för att be om volontärer för dina kommande evenemang. Ditt meddelande bör kommunicera mer än det enkla faktum att du behöver volontärer för evenemang som stöder din sak. I brevet bör du låta företagen veta hur de kan dra nytta av ett partnerskap, vad din sak betyder för det samhälle ni delar och hur era organisationer kan åstadkomma mer tillsammans. Du kan använda den här översikten för att skapa ett brev där du ber om frivilliga för ditt nästa evenemang.
Exempel på brev med begäran om volontärer för ett evenemang
- Uppmärksammande inledande mening: Skriv en inledande mening som lockar läsarna.
- Syfte eller behov: Vad är syftet med evenemanget? Vad kommer dina ansträngningar att åstadkomma?
- Lösning: Hur kommer deras gemensamma ansträngningar att hjälpa till?
- Fördelar: Vad är fördelarna för de frivilliga och företaget? Kommer ni till exempel att visa företagets logotyp?
- Frivilligas förväntningar: Vad kan volontärerna förvänta sig att göra? Vilka typer av arbete bör de förbereda sig på?
- Nästa steg och kontaktuppgifter: Hur ska företaget svara på ditt brev? Hur ska de anställda registrera sig för möjligheter?
Glöm inte att följa upp med ett telefonsamtal. Det kommer att kännas mer personligt och visa företaget att du vet att du litar på dem specifikt för att hjälpa till att göra ditt evenemang till en succé.
Kolla in den här artikeln för mer information om fördelarna med företagspartnerskap.
Förenkla lagregistreringen
När potentiella frivilliga till evenemanget hittar de möjligheter som de är intresserade av, bör de enkelt kunna registrera sig. Samma sak gäller för lag och grupper av familjer och företagspartners. Enkel lagregistrering innebär att volontärer kan anmäla sig tillsammans till evenemanget direkt via din webbplats, vilket sparar tid och minskar onödiga turer. Efter att ha angett några få viktiga uppgifter bör lagen registreras omedelbart och deras platser reserveras. Begär kontaktuppgifter till en gruppledare, så att du enkelt kan identifiera och nå ut till en kontaktperson för att snabbt förmedla information som du behöver veta.
Förhandstilldela jobb
Förberedelser är nyckeln till smidig segling på evenemangsdagen. Dessutom är det troligare att dina volontärer deltar igen om de har haft en positiv upplevelse första gången de arbetar som volontärer för din organisation. När du listar dina möjligheter, inkludera det jobb du vill att de ska göra och en kort beskrivning. På så sätt kan volontärerna matcha sig själva med rätt möjligheter. När dina volontärer anländer till evenemanget är de redo att sätta igång och vet exakt vad deras ansvarsområden är.
Sänd påminnelser
När volontärerna har registrerat sig för evenemanget kan du följa upp med ett e-postmeddelande för att bekräfta registreringen och tacka volontärerna för deras intresse. Eftersom vi är människor glömmer vi ibland saker. Skicka en påminnelse flera dagar innan med datum och tid för evenemanget. Specificera logistisk information så att volontärerna känner sig förberedda. Vi rekommenderar att du inkluderar följande information:
- Områdesinformation
- Kontaktnummer för dagen
- Vad du ska ta med
- Ett schema för dagen
Du kanske också vill bifoga kortfattad men ändå insiktsfull litteratur om din sak, så att volontärerna är engagerade redan innan de anländer. Din organisations beredskap visar att du är engagerad i din sak och inspirerar volontärerna till engagemang.
Etablera ett system för incheckning av volontärer
Ett incheckningssystem vid varje evenemang hjälper dig att hålla reda på hur många volontärer som är närvarande. Så snart volontärerna anländer till evenemangsplatsen, låt dem gå direkt till en incheckningsplats (och se till att det finns tydlig skyltning så att den är lätt att hitta). En automatiserad incheckningsprocess gör det också möjligt för volontärer att logga in och ut, så att din ideella organisation kan registrera värdefulla uppgifter om antalet deltagare och timmar. Om du inte har tekniken tillgänglig kan du uppgradera från penna och papper och skapa ett kalkylblad för att spåra närvaro och deltagartimmar. Ett välorganiserat evenemang minimerar stressen för volontärerna vid evenemangen och ser till att de får en positiv upplevelse.
Tackar dina volontärer
Bolsta dina rekryteringsansträngningar med bättre volontärengagemang. Nu när du vet hur du ska få volontärer till ett evenemang kan du förbereda dig för att lyckas med nästa evenemang. Avsluta varje evenemang med att samla dina volontärer för att tacka dem för deras hårda arbete. Tala om allt ni lyckades åstadkomma som ett team och hur värdefulla deras volontärinsatser var. Följ upp med ett uppriktigt tackmejl. Att bli uppskattad känns bra – volontärerna kanske vill hjälpa till igen!
Din organisation är beroende av de välvilliga insatserna från volontärerna vid dina evenemang. Vi hoppas att dessa 8 strategier kommer att hjälpa dig att få alla de hjälpande händer du behöver för att ditt nästa evenemang ska bli en succé. Var inte rädd för att använda dessa tips för att engagera och behålla volontärer för alla din organisations framtida tillfällen!