Varje dollar räknas för företagare, så om du inte vet var du står varje månad kanske du inte finns kvar i slutet av året. Och även om användning av bokföringsprogram för gör-det-själv-arbete kan hjälpa till att övervaka kostnaderna, sträcker sig fördelarna med att anlita bra revisorer långt bortom att krossa siffror. De kan potentiellt bli ditt företags ekonomiska partner för livet, med ingående kunskap om inte bara hur du ska finansiera nästa gaffeltruck, utan också hur du ska finansiera din dotters universitetsutbildning.
För att anlita en bokförare bör du dock se till att du förstår de fyra grundläggande expertisområdena i en allmän bokföringsbyrå:
- Rådgivningstjänster för företag. Eftersom en revisor bör ha kunskap om din affärsmiljö, din skattesituation och dina finansiella rapporter är det vettigt att be dem samla ihop alla delar och hjälpa dig att ta fram en affärsplan och en personlig finansiell plan. Revisorer kan ge råd om allt från försäkringar (behöver du verkligen en försäkring mot företagsavbrott eller är det billigare att hyra en andra anläggning?) till expansion (hur kommer ytterligare kapacitet att påverka driftskostnaderna?). Revisorer kan bidra med en ny nivå av insikt, helt enkelt genom sitt perspektiv.
- Redovisning och bokföring. Detta är kanske den mest grundläggande av redovisningsdisciplinerna. Även om det är vettigt för många företagare att sköta sin dagliga bokföring, kan en revisor hjälpa till att inrätta bokförings- och redovisningssystem och visa hur man använder dem. Med ett bra system kan du utvärdera lönsamheten och ändra priserna. Det gör också att du kan övervaka utgifter, följa en budget, upptäcka trender och minska de bokföringsavgifter som krävs för att ta fram bokslut och skattedeklarationer.
- Skatterådgivning. Revisorer som ger hjälp med skatterelaterade frågor kan vanligtvis göra det inom två områden: efterlevnad av skattelagstiftningen och skatteplanering. Med planering avses att minska din totala skattebörda. Efterlevnad avser att följa skattelagstiftningen.
- Revision. Dessa tjänster krävs oftast av banker som ett villkor för ett lån. Det finns många nivåer av revision, från att helt enkelt förbereda bokslut till en faktisk revision, där revisorn eller en annan tredje part ger en försäkran om att ett företags finansiella information är korrekt.
Välja en revisor
Det bästa sättet att hitta en bra revisor är att få en rekommendation från din advokat, din bankman eller en affärskollega. Du kan också höra av dig till Society of Certified Public Accountants i din delstat, som kan ge en hänvisning.
Men medan revisorer vanligtvis arbetar för stora företag arbetar CPA:s (certified public accountants) för en mängd olika stora och små företag. Underskatta inte betydelsen av en auktoriserad revisor. Denna titel tilldelas endast personer som har klarat ett rigoröst ett tvådagars, nationellt standardiserat test. De flesta stater kräver att CPA:s har minst en högskoleexamen eller motsvarande. Flera delstater kräver också efterarbete.
När du har kommit fram till några bra kandidater är det viktigt att bestämma hur mycket av arbetet som ditt företag kommer att göra och hur mycket som kommer att göras av revisorn.
Redovisningstjänsterna kan delas in i tre breda kategorier: Registrering av transaktioner, sammansättning av dem och generering av deklarationer och bokslut. Även om de två första kategorierna kräver en lägre kompetensnivå än de senare, tar många företag ut samma timpris för alla tre. Därför är det viktigt att bestämma exakt vilket arbete du vill att en revisor ska sköta.
Nästa steg är att intervjua dina referenspersoner. För var och en ska du planera in två möten innan du fattar ditt beslut. Ett möte bör ske på din plats. Det andra bör vara hos dem. Under intervjuerna är ditt främsta mål att ta reda på tre saker: tjänster, personlighet och avgifter. Här är vad du ska fråga inom varje område.
- Tjänster: De flesta revisionsbyråer erbjuder skatte- och revisionstjänster. Men hur är det med bokföring? Managementkonsultationer? Planering av dödsbon? Kommer revisorn att hjälpa dig att utforma och införa ekonomiska informationssystem? En revisor kan erbjuda tjänster som omfattar analys av transaktioner för lån och finansiering, utarbetande, revision, granskning och sammanställning av bokslut, förvaltning av investeringar och representation inför skattemyndigheter.
Men även om mindre bokföringsbyråer i allmänhet är ett bättre alternativ för företagare, kanske de inte erbjuder alla dessa tjänster. Se till att företaget har det du behöver. Om den inte kan erbjuda specialiserade tjänster kan den ha förbindelser med andra företag som den kan hänvisa dig till för att hantera dessa frågor. Förutom tjänsterna bör du se till att byrån har erfarenhet av småföretag och din specifika bransch. - Personlighet: Är revisorns stil förenlig med din? Se till att de personer du träffar är samma personer som kommer att hantera ditt företag. På många bokföringsbyråer är det vissa delägare som sköter försäljning och nya affärer och sedan överlämnar det egentliga kontorsarbetet till andra.
När du utvärderar kompetens och kompatibilitet bör du fråga kandidaterna hur de skulle hantera situationer som är relevanta för dig. Till exempel: Hur skulle du hantera en revision av ett skattekontor som vill ha verifiering av bilkostnader? Lyssna på svaren och bestäm dig för om det är så du vill att dina ärenden ska hanteras.
Att ha en revisor som har ett annorlunda tillvägagångssätt kan också vara bra. Se bara till att revisorn inte pressar dig att göra saker som du inte är bekväm med. - Avgifter: Fråga om detta i förväg. De flesta redovisningsbyråer tar betalt per timme med avgifter på mellan 100 och 275 dollar. Andra arbetar dock med en månatlig förskottsbetalning. Få en rad offerter från olika revisorer. Försök också att få en uppskattning av de totala årliga avgifterna baserat på de tjänster som ni har diskuterat.
Baserar dock inte ditt beslut enbart på kostnaden, eftersom en revisor som tar ut en högre timavgift sannolikt är mer erfaren och kan arbeta snabbare än en nybörjare som tar ut en lägre avgift.
Se också till att be om referenser – särskilt från kunder i din bransch. Ring dem för att ta reda på hur nöjda de var med revisorns tjänster, avgifter och tillgänglighet.
Få ut det mesta av relationen
När du har gjort ett val ska du ange avtalsvillkoren i ett uppdragsbrev. Dokumentet bör innehålla detaljerade uppgifter om vilka deklarationer och redogörelser som ska utarbetas och vilka avgifter som ska tas ut. Detta säkerställer att du och din revisor har samma förväntningar.
Också, håll din del av avtalet. Ge inte din revisor en skokartong full med kvitton. Skriv ner uppgifter om alla checkar i ditt checkregister, oavsett om de gäller för allmännyttiga tjänster, förnödenheter och så vidare. Identifiera också inkomstkällorna på dina bankdepositioner. Ju bättre du sköter din bokföring, desto mindre tid behöver din revisor lägga ner och desto lägre blir dina avgifter.
Det är en bra idé att träffa eller åtminstone prata med din revisor varje månad. Gå igenom bokslut och gå igenom problem så att du vet vart dina pengar tar vägen. Din revisor bör gå längre än att bara räkna och föreslå alternativa sätt att minska kostnaderna och fungera som ett bollplank för alla idéer eller frågor du har.
Utdrag ur Start Your Own Business, Fifth Edition av Entrepreneur.Ställ de rätta frågorna
Här är tio kritiska frågor som du bör ställa när du intervjuar en revisor:
1. Är du auktoriserad revisor? (Tro inte att alla revisorer är det.)
2. Är du licensierad i din delstat?
3. När och var fick du licens att utöva yrket?
4. Var gick du i skolan och vilka examina fick du?
5. Vilka är några av dina klienter? (Kalla dem.)
6. Inom vilket område är du specialiserad?
7. Hur stora eller små är dina klienter, och hur stora var de när du inledde din relation med dem?
8. Hur tillgänglig är du? (Vissa revisorer är endast tillgängliga under kontorstid, andra ger dig sitt hem- eller personsökarnummer.)
9. Vilka yrkesorganisationer tillhör du? Hur aktiv är du i dessa grupper?
10. Vilka är dina arvoden? (Be att få se några aktuella fakturor.)
Utdrag ur Start Your Own Business, Fifth Edition av Entrepreneurs personal.