Fax via internet: hur man skickar och tar emot fax online

Du kanske har trott (vilket är helt förståeligt) att faxning hörde till det förflutna. När allt kommer omkring har affärskommunikationen förändrats en hel del sedan faxmaskinerna var det huvudsakliga sättet att skicka dokument till kunder och kollegor. Du skulle faktiskt ha helt fel. Faxning via Internet är fortfarande ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att skicka viktiga dokument snabbt, säkert och tryggt.

Du behöver inte längre en otymplig faxmaskin för att dra nytta av faxning. Faktum är att RingCentrals appar för mobil och dator gör det möjligt för dig att faxa dokument med minsta möjliga krångel.

Kanske vill du avsluta en viktig affär med en ny kund och behöver skicka relevanta dokument utan dröjsmål. Med RingCentrals internetfaxtjänst är allt du behöver en fungerande internetanslutning – en fast telefonlinje behövs inte längre.

I den här korta guiden ger vi dig en snabb och kortfattad introduktion till internetfax och hur det fungerar jämfört med traditionella faxapparater. Här är de frågor och ämnen som vi kommer att ta upp:

Kan jag skicka ett fax via internet?
Vad exakt är internetfax?
Hur fungerar en traditionell faxmaskin
Hur fungerar onlinefax
Hur kan jag skicka ett gratis fax via internet?
Fördelarna med att skicka fax via internet

Vi sätter igång.

Varför faxa?

Det finns många anledningar till varför du vill skicka ett fax via internet i stället för att skicka e-post. Det kanske viktigaste skälet är dock säkerheten. Till skillnad från e-post är faxen mycket mer skyddad. Detta gör dem mycket säkrare och håller dina uppgifter privata, särskilt jämfört med e-post, som kan användas för bedrägerier som nätfiske och utpressningstrojaner.

En annan sak att tänka på här är att fax kan vara juridiskt bindande dokument i en domstol. Det är inte bara själva dokumentet som är säkert, utan även faxservrarna på nätet. Allt fler domstolar godkänner digitala bevis som PDF-filer, medan e-post är mer sårbart för bedräglig verksamhet – de är svårare att autentisera och kan därför endast sällan godkännas som bevis i domstol.

Med det ökande antalet distansarbeten har vi alla vant oss vid tanken på att kunna arbeta var som helst, och att kunna arbeta tillsammans, var som helst, är av yttersta vikt.

Vad händer om du arbetar i en bransch som fortfarande använder fax, t.ex. försäkringar eller hälsovård, men du har ingen fysisk faxmaskin hemma eller på kontoret? Du skickar faxmeddelanden via internet, naturligtvis – ingen utskrift behövs.

💡 Pro-tips:

Se hur True Blue Insurance gjorde det möjligt för sitt team på nästan 100 personer att arbeta på distans varifrån som helst – samtidigt som de ger sina kunder blixtsnabb service med hjälp av fax på nätet.

Kan jag verkligen skicka ett fax via internet?

Det går verkligen att skicka fax via internet! Faxning på nätet är enkelt och bekvämt. Det är den obesjungna hjälten inom onlinekommunikation. Medan andra metoder som e-post och snabbmeddelanden får mer uppmärksamhet, visar sig fax över internet vara bestående populärt bland kunderna.

Det är enkelt att skicka och ta emot fax på nätet. RingCentral gör det särskilt enkelt. Det erbjuder funktioner som:

Sända fax till en vald mottagares faxnummer
Tilldela ditt eget faxnummer som andra kan använda för att faxa dokument till dig
Använda ditt befintliga telefonnummer eller ett lokalt eller avgiftsfritt nummer för att ta emot fax

Vi kommer att utveckla allt detta i ett senare avsnitt.

Vad är internetfax?

Internetfax är, som namnet antyder, processen att skicka och ta emot fax online. De dagar då man var tvungen att böja sig över en enorm faxmaskin är tack och lov över. Numera kan du skicka fax från en mängd olika enheter, bland annat:

Din dator (stationär eller bärbar)
Smartphone (iPhone eller android)
Tablett

Onlinefaxtjänster använder sig av internet-gateways för att koppla upp sig mot faxmaskiner. Tidigare kunde man bara nå faxapparater och skicka dokument via telefonlinjer, men nu är de tillgängliga via nätet.

Internet gateways är kort sagt noder i ett nätverk. De är viktiga hållpunkter för data och gör det möjligt för användare att skicka information via e-post eller genom programvara från tredje part och att den tas emot av en faxmaskin, eller vice versa.

Dessa gateways både tar emot dokument via Internet och överför dem sedan direkt till lämplig faxmaskin. Detta gör att du kan skicka ett fax online var du än befinner dig – ingen klumpig gammal faxmaskin behövs – i fullt förtroende.

Planerna och prissättningen beror på vilken tjänst du väljer (något som vi snart kommer att diskutera). För tillfället kan du se här hur du kan gå tillväga för att välja en faxtjänst som passar dina behov och din ekonomi:

Sätt upp en budget. Vilken typ av avgifter har du råd med?
Utforska de faxtjänster som finns på marknaden och jämför funktioner och kostnader.
Leta efter extra fördelar. Erbjuder din valda tjänst fax via e-post? Kan du bifoga dokument från tjänster som Dropbox och Microsoft Office?
Kontrollera kundernas omdömen. Vad har tidigare kunder sagt om enskilda faxtjänster? Hur står det i jämförelse med traditionell faxning?

🕹️ Få en praktisk titt på hur RingCentral är utformat för att du enkelt ska kunna skicka fax via internet. Boka en produktvisning för att kolla in det:

Välj en tid

💰 Du kan också använda den här kalkylatorn för att se ungefär hur mycket ditt företag skulle kunna spara genom att använda RingCentral för att stödja teamets kommunikation med varandra – och med kunderna.

Hur en traditionell faxmaskin fungerar

Traditionella faxapparater fungerar genom att sända faksimiler (även kallade kopior eller kort och gott fax, därav namnet) av dokument via telefonlinjer. De skannar dokument med hjälp av en laddningskopplad anordning, som i praktiken tittar på varje rad i ett visst dokument, upptäcker svarta och vita områden och sedan skickar en reproduktion av vad den hittar ner på telefonlinjen via en elektrisk puls. Den fysiska faxmaskinen i andra änden tar emot dessa pulser och skickar dem sedan vidare till en skrivare.

Det är först när man tittar på processen för att skicka ett traditionellt fax som man inser hur besvärlig den är. Här är en snabb steg-för-steg-översikt:

En person skriver in ett dokument.
Den skriver sedan ut en fysisk kopia.
Därefter skannar den in i faxmaskinen och trycker på sändningsknappen.
Dokumentet skickas med en traditionell faxmaskin.
Ett inkommande fax tas emot och skrivs ut i andra änden.
Mottagaren kan sedan skanna denna kopia för att skapa en digital fil (antingen som ett Word-dokument, en PDF-fil eller en bild som en PNG-fil). Denna är sannolikt av betydligt sämre kvalitet än originaldokumentet.

Det är därför inte svårt att förstå varför så många människor söker sig till andra metoder för att skicka dokument – inklusive onlinefax – som ett enklare och bekvämare alternativ.

Hur onlinefax fungerar

Med RingCentral är det lika enkelt att skicka ett fax online som att skicka ett e-postmeddelande. Så här går det till:

Välj alternativet ”Nytt fax” i RingCentral-datorn eller mobilappen.
Inför mottagarens faxnummer och lägg till relevant meddelandetext.
Bifoga lämpliga dokument från Box, Dropbox, Google Drive (inklusive Google Docs) eller Microsoft Office.
Alternativt kan du skicka fax via e-post genom att adressera dem till lämpligt faxnummer @rcfax.com.

Här följer en genomgång av hur du skickar och tar emot fax med RingCentral:

Hur kan jag skicka ett gratis fax via internet?

Vi har redan diskuterat fax-tjänster online, som erbjuder en rad olika funktioner mot månadsavgifter. Det finns dock gratis faxalternativ. Du kan till exempel använda Microsofts program Fax and Scan, som ingår gratis i Windows (upp till och med Windows 10), vilket är gratis. Du behöver följande hårdvara och tillbehör för att använda den:

En dator som är utrustad med Fax and Scan
En fast telefonlinje (fungerar inte med VoIP)
Ett internt eller externt faxmodem
En sladd som ansluter modellen till en telefonlinje

Det finns dock en nackdel här. Eftersom Fax and Scan måste anslutas till en telefonlinje via ett faxmodem innebär detta att din fasta telefonlinje skulle vara uppkopplad medan du skickar och tar emot fax, vilket naturligtvis är en olägenhet. Du kan inte heller använda en mobil enhet. Som vi har diskuterat använder faxtjänster gateways för att undvika detta problem. Dessutom måste din dator vara påslagen hela tiden medan faxen skickas eller tas emot.

🔍 Funderar du på att skaffa ett nytt kommunikationsverktyg och är osäker på hur du ska komma igång? Här är en checklista som hjälper dig att välja rätt verktyg för ditt företag.

✅ Få checklistan

👀 Få den här kostnadsfria checklistan för att välja rätt kommunikationsverktyg för ditt företag.

Njut!

Fördelarna med fax via internet

Det finns alltså många fördelar med fax på nätet. Dessa inkluderar följande:

Skicka och ta emot fax från var som helst och när som helst. Detta är särskilt användbart för företag som arbetar från flera olika platser och för dem som gör övergången till distansarbete.
Lägre kostnader. När du prenumererar på RingCentral kan du skicka fax utan att behöva oroa dig för kostnaderna för att köpa toner och faxapparater. Du behöver inte heller oroa dig för att underhålla dem (det är trots allt mycket som kan gå fel).
Pålitlig säkerhet. Att skicka fax via telefonlinjen är inte så säkert som du kanske tror: dokumenten kan lätt avlyssnas av nyfikna ögon. Med RingCentral överförs dina fax säkert via en krypterad internetanslutning.
Skicka och ta emot fax utan att behöva binda upp din telefonlinje. Som vi har noterat kan användning av vanliga telefonlinjer för faxning blockera inkommande samtal samt göra att du inte kan ringa utgående samtal. Med RingCentral sker allt via din internetanslutning, vilket gör att din telefonlinje blir ledig.

Redo att skicka onlinefax på några sekunder?

Som vi har försökt förklara här finns det många fördelar med att använda onlinefax framför e-post. Särskilt företag kan dra nytta av detta. Onlinefax garanterar inte bara ökad säkerhet, utan ger också en rad andra fördelar.

Dessa inkluderar att du sparar tid och pengar, att du kan signera dokument elektroniskt, att du kan hålla dina dokument organiserade och att du kan skicka fax från mobila enheter.

RingCentral’s always-on internetfaxtjänst är enkel att använda och kommer inte att spränga din budget. Den låter dig hantera dina utgående och inkommande fax online, vilket gör att du slipper onödiga utgifter och generellt sett gör ditt arbetsliv lite enklare. Ditt företag, och dess kunder, kan få stora fördelar av detta på lång sikt.