ERISA Compliance Regulations
Den Employee Retirement Income Security Act of 1974 (ERISA) omfattar de flesta frivilligt upprättade förmånsplaner för anställda inom den privata sektorn. Arbetsgivare inom den privata sektorn är ansvariga för att se till att deras pensionsplaner uppfyller ERISA-bestämmelserna. ERISA fastställer minimistandarder för dessa planer, som omfattar avgiftsbestämda planer, förmånsbestämda planer, 401(k)s, Employee Stock Ownership Plans (ESOPs), Simplified Employee Pension Plans (SEPs) och Profit Sharing Plans.
En grundläggande ERISA-efterlevnad kräver att arbetsgivarna informerar deltagarna om information om planen, deras rättigheter enligt planen och hur planen finansieras. Detta innefattar att se till att planerna uppfyller ERISA:s minimistandarder, registerhållning, årlig arkivering och rapportering samt efterlevnad av förvaltare. ERISA fastställer miniminormerna för deltagande, intjänande av förmåner och intjänande av förmåner enligt planen. Enligt ERISA har även de som administrerar, förvaltar eller kontrollerar planens tillgångar en förtroendeuppgift som innebär att de måste agera enbart i planens deltagares och förmånstagares intresse. Om kraven i ERISA för kvalificerade planer inte uppfylls kan ett företag utsättas för ERISA-tvister och påföljder från DOL eller IRS. Erfaren ERISA-rådgivare kan hjälpa ditt företag att upprätthålla ERISA-överensstämmelse och undvika kostsamma påföljder.
ERISA-meddelanden
ERISA kräver vissa minimikrav på meddelanden till planens deltagare. Detta inkluderar krav på att alla deltagare ska få en sammanfattning av planbeskrivningen (SPD) inom 90 dagar från hans eller hennes första täckningsdag. SPD måste tillhandahålla viss information, inklusive planens namn, arbetsgivarinformation, typ av plan, utsedda ombud, behörighetskrav, beskrivning av förmåner, information om planens finansiering, kravförfaranden och en redogörelse för ERISA-rättigheter. Dessutom måste de anställda underrättas om alla väsentliga ändringar av deras förmånsplaner genom ett meddelande om väsentliga ändringar (Summary of Material Modification, SMM).
ERISA-rapportering och registerhållning
Arbetsgivarna måste föra korrekta register över sina förmånsplaner för anställda. Enligt avsnitt 107 i ERISA ska alla register med anknytning till statliga anmälningar bevaras och hållas tillgängliga för granskning i minst sex år efter anmälningsdagen. Enligt avsnitt 209 måste dock en arbetsgivare bevara förmånshandlingar som rör anställda under en sådan tid som är tillräcklig för att fastställa de förmåner som tillkommer dessa anställda.
Företagen har också obligatoriska rapporteringskrav enligt ERISA. För planer med 100 deltagare eller fler måste planens sponsorer årligen lämna in formulär 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan. För planer med färre än 100 deltagare kan sponsorerna använda det korta formuläret 5500-SF.
En plansponsor lämnar in sitt formulär 5500 elektroniskt via arbetsministeriets EFAST-system. Den elektroniska inlämningen uppfyller kraven på rapportering enligt ERISA och Internal Revenue Code (IRC) genom att tillhandahålla en rapport om planens finansiella ställning, investeringar och verksamhet. Detta inkluderar information om planen, planens namn, planår, en förteckning över planens tillgångar och skulder, tjänsteleverantörer, försäkringskostnader och -leverantörer, deltagare och finansiella data.
Anspråk på ersättning för ERISA-överträdelser från anställda
Anställda och plandeltagare har ett minimiskydd för kravförfaranden för ersättningsplaner för anställda enligt ERISA. När en arbetstagares anspråk avslås måste planen ge adekvat information om orsaken till avslaget och ge dem möjlighet till en fullständig och rättvis prövning. Om planen fattar ett negativt beslut i samband med den sökandes överklagande måste den ange orsaken till beslutet och tillhandahålla ett uttalande om den sökandes rätt att väcka talan enligt ERISA.
ERISA:s förtroendeuppdrag
ERISA:s förtroendevalda är skyldiga att handla i planens deltagares och förmånstagares enda intresse. Detta innefattar att stå för rimliga kostnader för att administrera planen, diversifiera investeringarna för att minimera risken för stora förluster, följa villkoren i det skriftliga plandokumentet och undvika intressekonflikter. Förtroendemannen är också ansvarig för att övervaka investeringsresultatet och välja investeringsalternativ och leverantörer.
ERISA-revisioner
The Employee Benefits Security Administration (EBSA) genomför regelbundet revisioner av förmånsplaner för att utreda planerna och se till att de efterlevs. Revisioner kan utlösas av en granskning av formulär 5500 eller andra rapporter, granskning av sammanfattande planbeskrivningar, klagomål från anställda eller till och med slumpmässiga revisioner. Enligt en rapport från arbetsmarknadsdepartementet resulterar ungefär två tredjedelar av EBSA:s civilrättsliga utredningar i en återbetalning av pengar eller andra korrigerande åtgärder. Ungefär en fjärdedel av de straffrättsliga utredningarna resulterade i skuldförklaringar eller brottmålsdomar.
Sanktionsavgifter för ERISA-överträdelser
EBSA upprätthåller arbetsmarknadsdepartementets lagar, inklusive ERISA. Planansvariga kan straffas av EBSA för ERISA-överträdelser. Påföljder för ERISA-överträdelser kan bero på typen av överträdelse, omfattningen av överträdelsen och om överträdelsen var uppsåtlig. Påföljder för överträdelser kan omfatta böter, utbetalningar till plandeltagare och nödvändiga ändringar av företagets rutiner och förfaranden. Planadministratörer som inte uppfyller kraven på årlig rapportering kan också drabbas av ett straff på upp till 1 000 dollar per dag.
ERISA:s förtroendemannaöverträdelser kan också leda till att förtroendemannen blir personligt ansvarig för förluster för plandeltagarna. Plandeltagare och förmånstagare har rätt att vidta rättsliga åtgärder mot planförvaltaren, planadministratören eller andra som kontrollerar plantillgångarna för brott mot trohetsskyldigheten. Fiduciärer kan också vara ansvariga gentemot deltagarna för förlorade inkomster eller otillbörligt erhållna vinster.
Villiga ERISA-överträdelser kan till och med leda till straffrättsliga åtal. De maximala straffrättsliga påföljderna för ERISA-överträdelser omfattar upp till 10 års fängelse och böter på upp till 100 000 dollar. Företag som åtalas för ERISA-överträdelser kan drabbas av straffrättsliga böter på upp till 500 000 dollar, utöver eventuellt civilrättsligt ansvar.
Frivilliga korrigeringar av ERISA-överensstämmelse
Arbetsdepartementet har frivilliga program för efterlevnad av ERISA för planers sponsorer som upptäcker en möjlig överträdelse av ERISA-kraven. Detta inkluderar Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) och Voluntary Fiduciary Correction Program (VFCP).
Delinquent Filer Voluntary Compliance Program
När en planadministratör inte har uppfyllt kraven på årlig rapportering enligt ERISA ger DFVCP administratörer ett sätt att uppfylla kraven och undvika ytterligare civilrättsliga sanktionsavgifter. Genom att lämna in försenade årsrapporter via DFVCP kan planadministratörer frivilligt betala ett reducerat bötesbelopp.
Rätten till DFVCP är begränsad till planadministratörer med inlämningsskyldigheter enligt avdelning I i ERISA som inte redan har underrättats av DOL om att de har underlåtit att lämna in en årsrapport. Deltagandet omfattar inlämning av formulär 5500 eller 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan och inlämning av inlämningsinformation och betalning enligt den reducerade straffstrukturen.
Voluntary Fiduciary Correction Program
Om en förvaltare eller en plansponsor upptäcker ett eventuellt brott mot sina skyldigheter som förvaltare, kan han/hon korrigera sitt brott genom VFCP för att undvika ytterligare påföljder. VFCP gör det möjligt för förvaltare att följa ERISA-bestämmelserna genom att vidta korrigerande åtgärder.
För att söka lindring från verkställighetsåtgärder måste förvaltare:
- Identifiera eventuella överträdelser och avgöra om de faller inom de 19 kategorierna av transaktioner som omfattas av VFCP;
- Följ processen för att korrigera eventuella kvalificerade överträdelser;
- Beräkna eventuella förluster eller vinster som är relaterade till överträdelserna och återbetala beloppen med ränta; och
- Installera en ansökan till EBSA, inklusive dokumentation som visar att korrigerande åtgärder vidtogs.
San Diego ERISA Compliance Attorneys
På Butterfield Schechter LLP ger vi våra kunder rådgivning om ERISA compliance och annan rådgivning om anställningsförmåner. Våra advokater ser till att ditt företag och dina förvaltare håller sig i överensstämmelse med ERISA-regler och regeländringar. Kontakta vårt kontor idag med frågor om hur vi kan hjälpa dig och ditt företag att lyckas.
ERISA Compliance Resources
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2020
Hur kommer SECURE Act att påverka 401(k)s?
Department of Labor’s for Targeted EBSA Enforcement
2019 IRS Proposed Regulations on Hardship Distribution Changes
End of Year Checklist for Plan Providers
IRS Cost of Living Adjustments Announced: 401(k) contribution limit increases to $19,000 in 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish: Ett fall i Högsta domstolen om felaktig klassificering av anställda kan leda till anspråk på brott mot förtroendeman
IRS Ruling Allows Rollover From Deceased Spouse’s Failure to Designate a Beneficiary
IRS Umbrella Closing Agreement Program to Correct Missed Deadlines
Beware of These Common ERISA Compliance Errors
Förre planadministratör beordrad att betala 1 dollar.6 miljoner dollar i ersättning för vinstdelningsplan
Plansponsorer måste ge en särskild uppdatering av skattebesked för 401(k)s
Var försiktig med dessa vanliga ERISA-överensstämmelsefel
Förre planadministratör beordrad att betala 1 dollar i ersättning för vinstdelningsplan
.6 miljoner i ersättning för vinstdelningsplaner
Plansponsorer måste ge en särskild uppdatering av skattebesked för 401(k)s
Vad skulle en statlig utredning avslöja om din pensionsplan?
Gemensamma faror med IRS Voluntary Correction Program
ERISA Advisory Council Review of Mandated Disclosures
Fem vanliga misstag av plansponsorer
Fiduciary Best Practices for Protecting Your Company
Undervik kostsamma påföljder för sent formulär 5500
Hantering av frusna pensionsplaner
ERISA-pensionsplaner kan inte skydda bedrägliga överföringar
Förbjudna transaktioner för förvaltare efter DOL:s regeländring
Kyrka-Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is Being Audited! Vad händer nu?
Pensionsplanundersökningar och verkställighetsprogram ökar: Vägledning för plansponsorer
401(k) Safe-Harbor Hardship Distributions: 3546>
Täcker ERISA din kyrkliga plan?
Nyligen utfärdade listor över nödvändiga ändringar för kvalificerade pensionsplaner
Limiter för pensionsplaner för 2017
Glöm inte att ta ut din RMD för 2016!
Ny lag kräver ytterligare upplysningar från offentliga pensionsplaner i Kalifornien
DOL:s revisioner av förmånsplaner för anställda
Viktiga kommande tidsfrister för inlämning av formulär 5500
Nytt avgiftssystem för programmet för frivilliga korrigeringar
IRS uppdaterar EPCRS genom utfärdandet av Rev. Proc. 2016-51