De fem elementen i effektiv organisationskommunikation

Foto:

Getty

Nicole, en C-suite leader som jag coachade i New York City, ringde upp mig en sen eftermiddag i frustration och förtvivlan. Hon sa: ”Andriana, jag har haft en tuff dag och mitt team lyssnar inte på mig. Jag har sagt åt dem att avsluta en rapport senast i dag eftersom jag måste skicka den till vår verkställande partner i London, men det verkar som om de inte förstår. Det verkar som om de arbetar för en annan chef! Kan de inte se hur hårt jag arbetar? Det känns som om jag är ensam om allt detta! Vad ska jag göra?”

Nicoles frustration är representativ för många ledare på mellannivå och högre nivå som behöver stöd från sitt team för att fungera, utvecklas och blomstra. De behöver att deras team samarbetar för att kunna gå vidare, göra framsteg och förnya sig. Särskilt under perioder av hög stress kan kommunikationen vara svår och ledarna känner att de varken får stöd eller blir förstådda. Chefer antar att deras medarbetare redan borde veta vad de behöver och hur de ska kommunicera med dem. Vad kan en ledare göra för att förbättra sitt teams kommunikationsschema?

Det finns fem viktiga element i effektiv organisationskommunikation:

– Empati: Ett empatiskt ledarskap visar dina anställda att du bryr dig om dem. Det skapar starka mänskliga band när man försöker sätta sig in i den andres situation, förstå dennes känslor, tankar och perspektiv och sedan använda den förståelsen för att vägleda framtida åtgärder. Gör ett medvetet försök att sätta sig in i andras situation.

– Positiv kommunikation: Att vara en positiv ledare är också viktigt för den organisatoriska kommunikationen. De ord och det språk som ledare använder är avgörande för att främja en effektiv kommunikationskanal. Formulera dina budskap på ett positivt sätt.

Enligt min erfarenhet kommer de anställda att lyssna snarare än att göra motstånd om du har en positiv inställning. Dessutom är den mänskliga hjärnan mer benägen att vara öppen och mer engagerad i att ta emot feedback när det finns positiv förstärkning. I stället för att till exempel säga: ”Du ska inte multitaska när du pratar med en kund!” kan du ändra det till: ”Se till att när en kund närmar sig dig ler du och ger honom din fulla uppmärksamhet.”

– Tydlighet: När en ledare skickar ett budskap till sitt folk måste budskapet vara tydligt och specifikt. Ledaren måste ha ett tydligt mål, tydliga steg och en transparent metodik som är möjlig att uppnå. När ledaren ger medarbetaren befogenhet att skapa en process för ett specifikt mål eller resultat måste ledaren underlätta strategin tillsammans med medarbetaren och vara ett stöd på vägen. Tydlighet är nyckeln här.

– Självförtroende: Assertivitet är ett effektivt sätt att vinna förtroende och förbättra din kommunikation med dina medarbetare. När du är självsäker uttrycker du dina tankar och känslor tydligt och direkt utan att döma andra. Assertivt beteende är direkt, tydligt och respektfullt. Det är viktigt att din medarbetare känner sig hörd och beaktat. Koncentrera dig alltid på uppgifterna och inte på människors personligheter. Visa inte direkt aggression, som ilska och försvarsvilja, och överreagera inte och försök att formulera en väg framåt. Lägg aldrig skulden på någon.

– Självreflektion: Ägna tre till fem minuter varannan dag åt självreflektion. Detta hjälper dig att lugna ditt sinne och din kropp, det minskar distraktioner, rensar ditt mentala utrymme och hjälper dig att få kontakt med ditt djupare, positiva sinne.

Tänk på något som någon gjorde eller sa nyligen som hjälpte eller gjorde dig glad och något som störde eller gjorde dig upprörd. Hitta ett tillfälle att helt enkelt tacka den personen. Om något störde dig, tänk: ”Vem ska jag prata med och om vad?”

Ledare som är empatiska, positiva, självsäkra, kommunicerar tydligt och ägnar tid åt sin självreflektion har större chans att utveckla ett effektivt kommunikationsschema och en effektiv kommunikationsmiljö inom sin organisation.

Nicole kunde så småningom få grepp om helheten i sitt teams dynamik. Hon uppnådde effektiv kommunikation inom sitt team när hon kunde vidga sitt perspektiv och ändra det vid behov. När hon slutade göra antaganden och satte sig in i andras situation fick hon en bättre ”balkongvy” av sitt team och sig själv och skapade en mer produktiv och mänsklig kommunikationskultur.