Det krävs olika åtgärder från kortinnehavarens sida för att bestrida en felaktig avgift och för att rapportera en bedräglig avgift.
Här skiljer sig de två typerna av avgifter från varandra:
Felaktig avgift: PCard-avgift från en leverantör som inte är ett resultat av bedrägeri men som måste bestridas; Exempel på detta är
- en avgift för en vara som aldrig mottagits
- en avgift för en returnerad vara
- en avgift som inkluderar moms
- en avgift som felaktigt satts upp på kontot av säljaren
Om kortinnehavare märker skillnader mellan kontoutdraget och sina kvitton, eller om det finns några poster på kontoutdraget som verkar vara felaktiga, bör de först försöka lösa dessa direkt med handlaren/leverantören.
Om posten inte kan lösas direkt med leverantören bör kortinnehavarna kontakta Citis kundtjänst på 1-800-248-4553 (ring collect 1-904-954-7314 när du ringer utanför USA), som kommer att skicka ett ifyllt tvistformulär per fax eller post för att driva tvisten formellt, inklusive skälet till tvisten och en kopia av kontoutdraget där felet framgår. Formuläret ska undertecknas och skickas tillbaka via fax eller post tillsammans med ytterligare dokumentation (t.ex. kopia av kreditkvitto) till Citibanks kundtjänst.
Citibank kan inte acceptera tvistformulär utan kortinnehavarens underskrift eftersom de kan användas som juridiska dokument och Citibank måste jämföra underskriften på tvistformuläret med den underskrift som handlaren kan uppvisa.
För en tvist som väckts från USA är tidsfristen för att meddela Citi om tvisten 60 dagar från det datum på kontoutdraget där debiteringen först visas.
Fraudulös debitering: En PCard-avgift som inte har gjorts av kortinnehavaren, ibland från en okänd köpman, vanligtvis ett resultat av
- stöld av det fysiska PC-kortet
- förlust av det fysiska PC-kortet
- stöld av PC-kortets kontonummer
Kortinnehavare som identifierar potentiella bedrägliga transaktioner på sitt kontoutdrag bör omedelbart meddela Citibanks kundtjänst på 1-800-248-4553 (ring collect 1-904-954-7314 om du ringer från ett annat land än USA).USA) som kommer att samarbeta med kortinnehavaren för att antingen spärra eller spärra kortet omedelbart. Kontot kommer sedan att överföras till en medlem av Citibanks bedrägeriavdelning som tillsammans med kortinnehavaren kommer att granska transaktionerna och slutföra en utredning av den misstänkta aktiviteten. Kortinnehavare kan bli ombedda att fylla i en försäkran om eventuella bedrägliga transaktioner.
Kortinnehavare bör uppmanas att anmäla ett kort som förlorat eller stulet eller att anmäla misstänkt bedräglig verksamhet på sitt konto så snart de får kännedom om situationen. Denna omedelbara åtgärd från kortinnehavarens sida kan bidra till att påskynda bedrägeriutredningen, begränsa obehörig verksamhet och minska det ansvar som ditt företag kan ha.
Kortet används felaktigt av kortinnehavaren
Om en kortinnehavare använder inköpskortet felaktigt – t.ex. gör ett personligt inköp i tron att han eller hon har använt ett personligt kreditkort – måste kortinnehavaren omedelbart kontakta sin lokala administratör för inköpskortet. I vissa fall kan säljaren kreditera inköpskortet för det felaktigt debiterade beloppet och acceptera ett personligt kreditkort i stället. Om detta inte är möjligt måste kortinnehavaren skriva en check till Harvard University för hela debiteringsbeloppet. En kortinnehavare i denna situation måste kontakta sin lokala administratör för att få information om checkprocessen. Alla debiteringar som gjorts av misstag måste innehålla en detaljerad förklaring i avräkningssystemet, och kopior av styrkande dokumentation som visar att universitetet fått full återbetalning måste sparas lokalt i händelse av en revision.