Vad är en automatisk telefonist?
Inte alla är bekanta med termen ”automatisk telefonist”, men alla vet vad det är. Vissa kallar det för en virtuell receptionist. Det är det automatiska hälsningsmeddelandet som ger en knappsatsmeny för uppringare som vill komma i kontakt med avdelningar eller personer. Den kan också ge grundläggande företagsinformation, t.ex. öppettider, lokala adresser eller aktuella erbjudanden.
Det första intrycket är viktigt. Till skillnad från en levande receptionist arbetar den automatiska telefonist dygnet runt/365 och har aldrig en dålig dag. Du kan till och med anpassa meddelandet för efter kontorstid eller helgdagar.
Varför använda en automatisk assistent? Vilka är fördelarna?
Att använda en automatisk telefonist är det enklaste och billigaste sättet att förbättra kundnöjdheten och öka de anställdas produktivitet.
Professionellt första intryck & varje gång efter
Det spelar ingen roll om du är ett etablerat litet företag med 20 anställda eller ett nystartat företag (som du och en kompis som jobbar från garaget) – med en automatisk telefonist kommer de som ringer inte att kunna avgöra. Det är ett av de mest prisvärda sätten att omedelbart ge ditt företag en fördel.
Skapa anpassade välkomstmeddelanden
Förbättra din uppringares upplevelse med hälsningsmeddelanden som är specifika för ditt företag, din plats och din situation. En receptionist behöver inte vara live för att behålla den personliga kontakten som dina kunder är vana vid.
Visa att ditt företag respekterar deras tid och behov genom att använda konsekventa hälsningar, genomtänkta menyalternativ och effektiv samtalsdirigering.
Missa aldrig ett samtal med enkel samtalsdirigering
Vi har alla varit med om det – du ringer till ett företag och får det fruktade ”Låt mig sätta dig i vänteläge medan jag kopplar dig vidare…”, bara för att samtalet tappas bort eller kopplas vidare till fel person.
Med en automatisk växelkassörska händer detta aldrig. De som ringer får välja vem de vill prata med, vilket gör att de får rätt person första gången. Och om du använder ett helt virtuellt telefonsystem, som NetLines, kan det anslutas till de anställdas mobiltelefoner, vilket ökar svarsfrekvensen.
Automatisk telefonist effektiviserar din interna kommunikation, vilket minskar frustrationen hos den som ringer och optimerar de anställdas tid.
Öka produktiviteten & medarbetarnas fokus
För alla småföretag är tid en värdefull resurs. Anställda har ofta flera hattar på sig och jonglerar med många prioriteringar. Administrativa uppgifter tar bara tid från arbetet med viktiga tillväxtinitiativ och verksamheter.
Med en automatiserad receptionist är samtalsdirigeringen förprogrammerad, vilket frigör tid för de anställda.
Varje anställd eller avdelning får rätt samtal, i tid. Ingen väntan på att bli kopplad eller att en annan teammedlem ska vidarebefordra ett meddelande. Kundernas frågor eller problem behandlas effektivt, vilket förbättrar medarbetarnas och avdelningarnas produktivitet.
Spara pengar jämfört med professionella alternativ
Vid jämförelse med andra professionella receptionistalternativ är en telefontjänst med en automatisk telefonist vanligtvis billigare. Oavsett om du överväger att anställa en receptionist på heltid eller om du förlitar dig på en kontorschef eller administratör, eliminerar en automatisk telefonist det behovet. Du sparar anställdas tid och pengar som kan spenderas bättre på annat håll.
Vissa företag överväger också en levande receptionist på distans. Även om dessa tjänster är billigare än en heltidsanställd kostar de fortfarande hundratals dollar varje månad. För de flesta företag är det en helt onödig kostnad som kan hanteras bättre med en automatisk receptionist.
Vem bör använda en automatisk receptionist?
- Kontor (t.ex. tandläkare, läkare, ekonomi, juridik, marknadsföring, med mera)
- Säljteam
- Mäklare och fastighetsmäklare
- Skolor och institutioner som använder sig av distansundervisning
- Kallcentraler
- Små företagsägare
- Konsulter
- Startupföretag
- Freelancers
- Små icke-vinstdrivande företag
- Virtuella företag eller team på distans
Exempel på när & Hur man använder en automatisk svarstjänst
- Efter arbetstid och helger – när kontoret är stängt
- Helgdagar, stängningar eller verksamhetsförändringar – nationella helgdagar, fabriksnedläggningar, skollov, tillfälliga stängningar eller verksamhetsförändringar (t.ex. under en pandemi)
- Katastrofåterställning – om dina uppringare behöver mer information om en översvämning, brand, naturkatastrof etc. som nyligen inträffat.
- Säsongshälsningar – känn igen religiösa, nationella eller säsongsbetonade tider när det är relevant för dina uppringare, t.ex. påsk, jul, Diwali, Ramadan
- Marknadsföringskampanjer – spara tid genom att i förväg spela in information om de senaste rabatterna som annonseras eller särskilda kampanjer
- Flera avdelningar – gör det enkelt att kontakta försäljningen, kundsupport, marknadsföring, IT eller vilka avdelningar ditt företag än har
- Språkalternativ – ge de som ringer ett automatiserat alternativ för att använda det språk de föredrar
Automatisk svarstjänst på två nivåer
Med NetLines automatiserade svarstjänst kan du till och med ställa in en automatisk telefonist på två nivåer med menyalternativ som t.ex:
”Tack för att du ringde till XYZ Company. För kundtjänst, tryck 1. För försäljning, tryck 2. För butiksadresser och öppettider, tryck 3…”
”Tack för att du ringer till försäljningsavdelningen. För Aaron, tryck 1. För Julie, tryck 2…”
Oavsett öppettider och antal anställda har systemet för automatisk växeluppringning ett system som täcker ditt lilla företag. Du kan skapa separata hälsningsmeddelanden för helgdagar, efter arbetstid och olika tider på dygnet och datum.
Hur du konfigurerar en automatisk telefonist
Vårt system för automatisk telefonist är tillgängligt från din befintliga iPhone eller Android-smartphone. Du behöver inte köpa extra utrustning eller anlita en IT-specialist. Det är bara att ladda ner NetLines-appen från din appbutik för att komma igång.
Innan du startar ett välkomstmeddelande vill du planera dina menyalternativ, förlängningar, hierarki av alternativ och allt som kommer att göra det enkelt för den som ringer.
Behövs det hjälp med att organisera dig och skapa dina anpassade hälsningsmeddelanden? Kolla in vår definitiva guide till skript för automatisk telefonist.
Förbättra ditt företag med en automatisk telefonist
Införandet av en automatisk telefonist är smart affärsmässigt: det är mer professionellt, sparar pengar, optimerar samtalshanteringen och ökar produktiviteten. För att inte tala om att det är billigt.
Med NetLines får du ett helt virtuellt telefonsystem på din befintliga smartphone. Dess avancerade funktion för automatisk telefonist kommer att lyfta ditt företag utan att det kostar dig stora pengar.