44 blanka kommersiella fakturamallar [PDF, Word]

En kommersiell faktura är helt enkelt ett dokument som fungerar som bevis på en transaktion mellan en köpare och en säljare. Den kan också användas av tullen för att fastställa värdet av importerade varor för utvärdering av tullar och skatter.

Detta dokument upprättas av säljaren och måste innehålla rätt information. En handelsfaktura ger i sig själv inte rätt till äganderätt till varan eller varorna – om den inte åtföljs av en bilaga som innehåller det totala betalningsbeloppet för den person som importerar varan. Oftast ger säljaren en originalkopia av fakturan till köparen och behåller en kopia för sig själv. Om varan ska importeras kan dock fler kopior ges vid behov.

Handelsfakturor måste innehålla all väsentlig information som behövs så att det inte blir några onödiga förseningar med tullen när den används och inspekteras. I den här artikeln får du veta allt om det här dokumentet samt hur du gör din egen mall och hur du skapar din egen officiella mall.

Mallar för handelsfakturor

När används handelsfakturor?

Handelsfakturor är viktiga dokument som kan användas för olika ändamål. Säljare och exportörer måste veta hur och när de ska ge ut dem samt hur de ska fyllas i på rätt sätt. Köpare och importörer måste också ha gott om information om dessa dokument så att de är förberedda närhelst dessa dokument efterfrågas.

Här är några av de viktigaste anledningarna till varför kommersiella fakturor görs och används:

Som exportör kommer du att kunna använda detta för att stödja dina försäkringsanspråk, lån och bidragsprogram. Att ha detta till hands kommer att möjliggöra snabbare och smidigare transaktioner när du presenterar krav.
Både köparen och säljaren kan använda det som ett register eller som bevis för objekt som har köpts/sålts. Att ha register över sålda och köpta artiklar är fördelaktigt för finansiell registrering och bokföring.
Köparen eller importören kan använda den för att utfärda medel för betalning via banken till säljaren eller exportören. Utan en handelsfaktura kan banken vägra att utfärda medel, beroende på deras policy.
Detta skulle kunna fungera som det viktigaste styrkande dokumentet när det finns ett försäkringsanspråk för en viss försändelse. För att försäkringsanspråket ska kunna ges måste en officiell faktura uppvisas.
När varorna skickas till ett annat land måste importören kunna överlämna detta innan varorna kan tullklareras. Utan den kan varorna hållas kvar på flygplatsen tills andra krav uppvisas, vilket skulle vara mycket besvärligt.
Bankerna skulle behöva inspektera handelsfakturan innan de ger ut pengar i enlighet med ett rembursbrev eller en dokumentär inkassokrav.
Detta dokument kan också användas tillsammans med andra dokument (t.ex. ett inspektionsintyg), som skulle fungera som bevis för att det som levereras är av bästa kvalitet och att det är exakt det som kunden har beställt.
Det kan också användas av regeringen för att fastställa värdet av varor eller varor vid bedömning av tullar.
För tullmyndigheterna kan detta också användas för samma ändamål samt för registrering av statistik och för inspektion.
Det kan fungera som ett bindande kontrakt när en transaktion görs och det kan användas som ett nyckelkrav i importlicensförfarandet av vissa länder.

Som du kan se är handelsfakturor viktiga dokument, av flera skäl. Så det skulle vara till stor hjälp att lära sig allt du kan om dem.

Den viktiga informationen som behövs i handelsfakturor

Om du är säljare eller exportör och planerar att göra en egen mall för handelsfaktura för ditt företag, måste du känna till den nödvändiga viktiga informationen som måste placeras i den. All denna information måste finnas med för att göra ditt dokument officiellt och korrekt:

Säljarens fullständiga namn, fullständiga postadress och kontaktuppgifter.
Köparens fullständiga namn, fullständiga postadress och kontaktuppgifter.
Om det rör sig om varor som ska skickas, fullständigt namn, fullständig postadress och kontaktuppgifter för den person som varorna ska skickas till.
Referensnummer, datum för utfärdande av fakturan och ordernummer för varorna.
En fullständig beskrivning av varorna, inklusive eventuella märken, nummer, kvantiteter, slag och vikt.
Detaljerad handelsbeskrivning av varorna i klartext.
Kvantitet av varorna tillsammans med deras netto- och bruttovikt.
Pris och valuta för varorna.
Eventuella rabatter och tilläggsavgifter för att verifiera de priser som anges i fakturan.
Tid och sätt för betalning och leverans.
Land där varorna har sitt ursprung. Om tillverkarens namn finns med är det till hjälp men inte nödvändigt.
Sändningssätt och fraktväg.
Datum och hänvisning till försäljningsavtalets nummer.
Tid, datum och plats där varorna har sålts.
En underskrift och datum för undertecknandet (undertecknarens titel kan också placeras).

Alla dessa punkter behövs för att göra en mall. Ytterligare information om hur man gör och fyller i en handelsfaktura finns i andra delar av artikeln. Tänk också på att när du gör fakturan, se till att ha ett original signerat exemplar samt hur många andra kopior som behövs av både köpare och säljare.

Blank kommersiell faktura

Hur man gör en egen kommersiell fakturamall

Att göra en egen mall för ditt företag eller din verksamhet är ganska enkelt så länge du har tillräckligt med information för att hjälpa dig. Här är några enkla steg som hjälper dig att skapa din egen skräddarsydda mall:

För att få en bra, solid referens kan du gå ut på nätet, söka efter och hitta utskrivbara kommersiella fakturor som redan är färdiggjorda. Massor av webbplatser erbjuder dessa och allt du behöver göra är att titta igenom dem och välja den som du vill att din faktura ska likna.
För att få en bättre förståelse för dokumentet kan du försöka fylla i fakturan online. På så sätt får du en bättre förståelse för hur du behöver formatera din egen faktura.
Med hjälp av Microsoft Excel (eller något annat kalkylprogram som du känner dig bekväm med) kan du formatera och utforma din egen mall för en kommersiell faktura. Du kan använda de kostnadsfria, färdiga formulär som du hittar på nätet som en vägledning för hur du gör din egen version. Skapa din faktura så att den är anpassad till din egen verksamhet och dina produkter för effektiva kommersiella transaktioner i framtiden. Tillsammans med de färdiga fakturorna ska du se till att du inkluderar all nödvändig information för att göra din faktura officiell.
Tyvärr finns det obligatorisk information, men det finns inget specifikt eller obligatoriskt format för den. För att spara mycket tid och ansträngning är det bättre för dig att arbeta med färdiga formulär än att göra dina egna från grunden.

Några termer som du måste förstå innan du fyller i handelsfakturan

Handelsfakturor har mycket information på sig och för att kunna fylla i dem på rätt sätt måste du kunna förstå alla de termer som står på dem. Läs vidare för att lära dig de vanligaste termerna som finns på en handelsfaktura, till förmån för köpare, importörer, säljare eller exportörer.

Med avsändare eller exportör avses du – den person eller det företag som säljer, skickar eller exporterar varor kommersiellt.
Med mottagare avses den person eller det företag dit den köpta varan skickas eller fraktas.
Med mellanliggande mottagare avses den person eller det företag som agerar som kontaktperson för mottagarens räkning i ett annat land, i förekommande fall, för att kunna slutföra leveransen.
Datum avser det exakta datum då varorna avsänds och exporteras.
Fakturanummer avser det kommersiella fakturanummer som säljaren eller exportören anger.
Kundens PO-nummer avser referensnumret för beställningen som köparen eller kunden anger.
Valuta avser den faktiska valutan som används vid beräkningen av de totala beloppen i fakturan.
Ursprungsland avser det land som varorna kommer ifrån.
Med destinationsland avses det land dit varan exporteras eller skickas.
Med transportör avses det företag eller den rutt som används för att exportera varan.
Med betalningsvillkor avses de villkor som både köparen och säljaren kommit överens om.
Fraktvillkor avser alla villkor som gäller för hela frakt- och leveransprocessen.
Anteckningar avser eventuella frakt- och leveransinstruktioner från köparen.
Enhetsvärde avser kostnaden för var och en av artiklarna, individuellt.
Vikt avser den totala vikten för alla artiklar tillsammans.
Frakt avser eventuella transportavgifter.
Försäkring avser eventuella försäkringsavgifter.
Signatur avser avsändarens titel och signatur tillsammans med det datum då varan skickades.

Om du känner till definitionen av dessa termer som ofta förekommer på kommersiella fakturor kan du fylla i och förstå dem bättre. Saker och ting blir mycket tydligare och du blir mycket effektivare när du fyller i och ger ut fakturor.

Commercial Invoice Form

Hur man fyller i kommersiella fakturor

Nu när du vet hur du kan göra en egen mall för kommersiella fakturor och du har gått igenom definitioner av de vanligaste termerna som finns i dem, är det dags att förstå hur man fyller i en faktura på ett effektivt sätt. Det är viktigt att veta hur man korrekt fyller i dessa för att sätta rätt information på detta viktiga dokument.

Läs vidare och studera stegen för att fylla i kommersiella fakturor på rätt sätt:

Ange korrekt och fullständig information för köparen, säljaren och eventuella mellanhänder. För att komplettera dessa uppgifter behöver du namn, fullständig postadress (med landskod), kontaktnummer (också med landskod) och skatte-ID eller socialförsäkringsnummer eller något jämförbart statligt identifikationsnummer. När det gäller försändelser kan mottagarna kallas mottagare medan köparen eller avsändaren kan kallas avsändare.
Fyll fullständigt i alla uppgifter om försändelsen. Dessa uppgifter innehåller exportörens fakturanummer, orsaken/orsakerna till exporten av varorna, försäljningsvillkoren, fraktsedelns nummer eller försändelse-ID – som transportören kommer att använda för att identifiera eller spåra försändelsen, transportörens namn och det datum då försändelsen har exporterats. Det vore bra att notera att vissa av de punkter som anges ovan inte kommer att gälla din försäljning eller försändelse, så du behöver inte fylla i dessa delar. Försäljningsvillkoren är förmodligen den viktigaste punkten där eftersom den innehåller mycket information om försändelsen och leveransprocessen.
Notera beskrivningarna av alla punkter som ingår. Ta med alla artiklar som ingår i försändelsen, deras kvantitet (med den enhet som används för att mäta artikeln/artiklarna), en kort beskrivning av artikeln samt vad artikeln/artiklarna skulle användas till eller om de kommer att säljas. Ange även det land varifrån varorna kommer (inte nödvändigtvis varifrån varorna sänds), vad de är tillverkade av och artikelnummer, om sådana finns.
Fyll i enhetsvärdet samt det totala värdet av din försändelse. Detta skulle innefatta värdet av varje enskild vara, det totala värdet av alla varor och den valuta som användes för att beräkna beloppen. För varor som importeras måste det belopp som du har betalat för varan inkluderas, utan fraktkostnader eller eventuella försäkringsavgifter. För varor som exporteras behövs det belopp som varorna köptes för samt den valuta som användes för att köpa dem.
Slutför all information om försändelsen. Antal och totalvikt för paket, försäkringsavgifter, eventuella tillämpade rabatter eller avdrag, fraktavgifter och andra kostnader i samband med försändelsen. Fyll i det som gäller för din transaktion och din försändelse.
Underteckna din faktura. Utan underskrift kan det hända att din faktura inte anses vara giltig.
Gör kopior av din faktura. Eftersom du kommer att ge originalet till din köpare måste du göra så många kopior som du behöver, för register eller för andra ändamål.
Kontrollera om alla uppgifter är korrekta och om du behöver tillhandahålla andra styrkande dokument. Ett exempel på ett kompletterande dokument är ett ursprungsintyg. Dessa tilläggshandlingar behövs vanligtvis för internationella försändelser, men det är klokt att alltid kontrollera om tilläggshandlingar behövs, oavsett vart din försändelse ska skickas.

Där har du det! En enkel steg-för-steg-guide för att fylla i kommersiella fakturor på ett korrekt och effektivt sätt. Den här guiden gör det lättare för dig att göra snabbare transaktioner i ditt företag.

Prover på kommersiella fakturor

Skillnaden mellan kommersiell faktura och fraktfaktura

Det finns många olika typer av fakturor där ute och det skulle vara bra om du visste vilka de är och hur de skiljer sig från varandra. Detta skulle hjälpa dig att avgöra vilken faktura som ska användas vid vilka transaktioner och vilken du behöver visa upp när du blir ombedd om dokument som krav.

Här är några skillnader mellan de båda typerna av fakturor:

Commercial Invoice

Används vid internationell sjöfart, innehåller därför mer detaljerad information. Detta inkluderar detaljerad information om artikelbeskrivning tillsammans med kvantiteter och vikt, det individuella och totala priset för artiklarna och eventuella andra fraktkostnader och avgifter.

Termer, tariffer och internationella standarder beaktas när kommersiella fakturor upprättas. Den innehåller också detaljerad information om avsändaren och mottagaren.

Sändningsfaktura

En allmän förteckning över varor som skickas från en person eller ett företag till en annan person eller ett annat företag, som används inom landet.

Dessa fakturor ger en redovisningsmetod för inventering av varor som skickats, utan mycket detaljer. Den kan endast innehålla en förteckning över varorna tillsammans med deras individuella pris och kvantitet.

Detta är de grundläggande skillnaderna mellan de två fakturorna. Enkelt uttryckt är den ena fakturan mer komplicerad än den andra eftersom den ena (handelsfaktura) används för internationella transporter medan den andra (fraktfaktura) används för inhemska transporter. Båda fakturorna fungerar dock som ett juridiskt dokument som bevisar att en transaktion har gjorts och överenskommits mellan två parter.