Introdução aos Sistemas de Informação Contabilística (AIS)

Um sistema de informação contabilística (AIS) é uma estrutura que uma empresa utiliza para recolher, armazenar, gerir, processar, recuperar e reportar os seus dados financeiros para que possam ser utilizados por contabilistas, consultores, analistas de negócio, gestores, directores financeiros (CFOs), auditores, reguladores e agências fiscais.

Contabilistas especialmente treinados trabalham em profundidade com AIS para assegurar o mais alto nível de precisão nas transações financeiras e manutenção de registros de uma empresa, bem como tornar os dados financeiros facilmente disponíveis para aqueles que precisam legitimamente de acesso a eles – tudo isso mantendo os dados intactos e seguros.

Introdução aos Sistemas de Informação Contabilística

Entendimento dos Sistemas de Informação Contabilística (AIS)

Um sistema de informação contabilística é uma forma de rastrear toda a actividade contabilística e empresarial de uma empresa. Os sistemas de informação contábil geralmente consistem em seis componentes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, infra-estrutura de tecnologia da informação e controles internos. Abaixo, há uma discriminação de cada componente em detalhes.

1. Pessoas do AIS

As pessoas de um AIS são os usuários do sistema. Um AIS ajuda os diferentes departamentos dentro de uma empresa a trabalhar em conjunto. Os profissionais que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem:

• Contadores
• Consultores
• Analizadores de negócios
• Gerentes
• Chefes financeiros
• Auditores

Por exemplo, a gerência pode estabelecer metas de vendas para as quais o pessoal pode então encomendar a quantidade apropriada de estoque. O pedido de inventário notifica o departamento de contabilidade de uma nova conta a pagar. Quando as vendas são feitas em um negócio, as pessoas e departamentos envolvidos no processo de vendas podem incluir o seguinte:

1. Vendedores entram os pedidos dos clientes no AIS.
2. Contabilidade das contas ou enviam uma fatura para o cliente.
3. O armazém monta a encomenda.
4. O departamento de expedição envia a encomenda ao cliente.
5. O departamento de contabilidade é notificado de uma nova conta a receber, que é um IOU do cliente que é normalmente pago dentro de 30, 60, ou 90 dias.
6. O departamento de atendimento ao cliente acompanha o pedido e os embarques do cliente.
7. A gerência usa o AIS para criar relatórios de vendas e realizar análises de custos, que podem incluir estoque, expedição e custos de fabricação.

Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização podem acessar o mesmo sistema e recuperar as mesmas informações. Um AIS também simplifica o processo de relatar informações para pessoas fora da organização, quando necessário.

Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, analisando os dados de custos, vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos da empresa, a condição financeira e a conformidade com regulamentos como a Lei Sarbanes-Oxley (SOX).

O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que irão usá-lo. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar a eficiência.

2. Procedimentos e instruções

O procedimento e instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Estes métodos são tanto manuais como automatizados. Os dados podem vir tanto de fontes internas (por exemplo, empregados) como de fontes externas (por exemplo, pedidos on-line de clientes). Os procedimentos e instruções serão codificados no software AIS. Entretanto, os procedimentos e instruções também devem ser “codificados” nos funcionários através de documentação e treinamento. Os procedimentos e instruções devem ser seguidos consistentemente para serem eficazes.

3. Dados AIS

Um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações, como a linguagem de consulta estruturada (SQL), que é uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. SQL permite que os dados que estão no AIS sejam manipulados e recuperados para fins de relatórios. O AIS também precisará de várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades dos diferentes usuários e vários tipos de informação.

Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas de negócios da organização. Qualquer dado de negócios que tenha impacto nas finanças da empresa deve entrar em um AIS.

O tipo de dados incluídos em um AIS depende da natureza do negócio, mas pode consistir no seguinte:

• Pedidos de venda
• Dados de faturamento do cliente
• Relatórios de análise de vendas
• Requisições de compra
• Faturas do fornecedor
• Checar registros
• Geral ledger
• Dados do inventário
• Informação do livro-razão
• Cumprimento do tempo
• Informação fiscal

Os dados podem ser usados para preparar demonstrações contábeis e relatórios financeiros, incluindo contas a receber com vencimento, planos de depreciação ou amortização, um balancete e uma demonstração de lucros e perdas. Ter todos esses dados em um só lugar – no AIS – facilita a manutenção de registros, relatórios, análises, auditorias e atividades de tomada de decisão de uma empresa. Para que os dados sejam úteis, eles devem ser completos, precisos e relevantes.

Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam num AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas, excluindo as notas de rodapé padrão, eles não fazem realmente parte dos registros financeiros da empresa.

4. AIS Software

O componente de software de um AIS são os programas de computador usados para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes havia computadores, um AIS era um sistema manual, baseado em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando software de computador como base do AIS. Pequenas e médias empresas podem usar os Quickbooks da Intuit ou o Sage Sage 50 Accounting, mas existem outros. Pequenas e médias empresas podem usar o SAP Business One. Médias e grandes empresas podem usar o Microsoft Dynamics GP, o Sage Group MAS 90, ou MAS 200, o PeopleSoft da Oracle, ou o Epicor Financial Management.

Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes-chave do software AIS eficaz. Os gerentes confiam nas informações que ele produz para tomar decisões para a empresa, e eles precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões sólidas.

Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atender às necessidades de uma empresa, o software também pode ser desenvolvido internamente, com entrada substancial de usuários finais, ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema pode até mesmo ser terceirizado para uma empresa especializada.

Para empresas de capital aberto, não importa qual programa de software e opções de customização o negócio escolha, os regulamentos Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isto porque os regulamentos SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria com os quais as empresas de capital aberto devem cumprir.

5. Infra-estrutura de TI

Information technology infrastructure is just a fancy name for the hardware used to operate the accounting information system. A maioria desses itens de hardware que uma empresa precisaria ter de qualquer forma e pode incluir o seguinte:

• Computadores
• Dispositivos móveis
• Servidores
• Printores
• Protectores de emergência
• Roteadores
• Meios de armazenamento
• A fonte de alimentação de reserva

Adicional ao custo, fatores a considerar na seleção do hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento, e se ele pode ser expandido e atualizado.

Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas ótimo – um sistema desajeitado será muito menos útil do que um sistema rápido. Uma forma de as empresas poderem facilmente satisfazer os requisitos de compatibilidade de hardware e software é comprando um sistema chave na mão que inclua tanto o hardware como o software que a empresa necessita. Comprar um sistema chave na mão significa, teoricamente, que a empresa obterá uma combinação ótima de hardware e software para seu AIS.

Um bom AIS também deve incluir um plano de manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano para a eliminação de hardware quebrado e desatualizado, de modo que os dados sensíveis sejam completamente destruídos.

6. Controles internos

Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que ele contém para proteger os dados sensíveis. Estes podem ser tão simples como senhas ou tão complexos como a identificação biométrica. Os protocolos de segurança biométrica podem incluir o armazenamento de características humanas que não mudam com o tempo, tais como impressões digitais, voz e reconhecimento facial.

Um AIS deve ter controles internos para proteger contra acesso não autorizado ao computador e limitar o acesso a usuários autorizados, o que inclui alguns usuários dentro da empresa. Também deve impedir o acesso não autorizado a arquivos por indivíduos que podem acessar apenas partes do sistema.

Um AIS contém informações confidenciais pertencentes não apenas à empresa, mas também a seus funcionários e clientes. Estes dados podem incluir:

• Números de Segurança Social
• Informações de pessoal e de salários
• Números de cartões de crédito
• Informações do cliente
• Dados financeiros da empresa
• Informações financeiras de fornecedores e vendedores

Todos os dados de um AIS devem ser criptografados, e o acesso ao sistema deve ser logado e vigiado. A atividade do sistema também deve ser rastreável.

Um AIS também precisa de controles internos que o protejam de vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas à segurança da rede. Ele também deve ser protegido contra desastres naturais e picos de energia que podem causar perda de dados.

Exemplos do Mundo Real de Sistemas de Informação Contábil

Um AIS bem projetado permite que uma empresa funcione sem problemas no dia-a-dia, enquanto um AIS mal projetado pode dificultar seu funcionamento. O terceiro uso para um AIS é que, quando uma empresa está com problemas, os dados no seu AIS podem ser usados para desvendar a história do que deu errado. Os casos do WorldCom e do Lehman Brothers fornecem dois exemplos.

WorldCom

Em 2002, os auditores internos do WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, usaram o AIS da empresa para descobrir quase US$4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outros lançamentos contábeis.Sua investigação levou ao encerramento do CFO Scott Sullivan, bem como à nova legislação – seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regula os controles e procedimentos financeiros internos das empresas.

Lehman Brothers

Ao investigar as causas do colapso do Lehman, uma revisão do seu AIS e de outros sistemas de dados foi um componente chave, juntamente com a coleta e revisão de documentos, além de entrevistas com testemunhas. A pesquisa das causas do fracasso da empresa “exigiu uma extensa investigação e revisão dos sistemas de operação, negociação, avaliação, financeiros, contábeis e outros sistemas de dados do Lehman”, de acordo com o relatório do examinador de 2.200 páginas e nove volumes.

Os sistemas do Lehman fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser estruturado. O relatório do examinador Anton R. Valukas afirma: “No momento do seu pedido de falência, o Lehman mantinha uma manta de retalhos de mais de 2.600 sistemas e aplicações de software… Muitos dos sistemas do Lehman eram arcanos, desactualizados ou não-padronizados”

O examinador decidiu concentrar os seus esforços nos 96 sistemas que pareciam mais relevantes. Este exame exigiu treino, estudo, tentativa e erro apenas para aprender a usar os sistemas.

O relatório de Valukas também observou, “Os sistemas do Lehman eram altamente interdependentes, mas as suas relações eram difíceis de decifrar e não estavam bem documentadas. Foi necessário um esforço extraordinário para desembaraçar esses sistemas para obter as informações necessárias”.

The Bottom Line

Os seis componentes de um AIS trabalham todos juntos para ajudar os funcionários-chave a recolher, armazenar, gerir, processar, recuperar e reportar os seus dados financeiros. Ter um sistema de informação contabilística bem desenvolvido e mantido que seja eficiente e preciso é um componente indispensável para um negócio de sucesso.