Dobre szacowanie kosztów jest niezbędne do utrzymania projektu w ramach budżetu. Wiele kosztów może pojawić się w trakcie cyklu życia projektu, a dokładna metoda szacowania może stanowić różnicę między udanym planem a nieudanym. Szacowanie jest jednak łatwiejsze niż wykonanie. Projekty niosą ze sobą ryzyko, a ryzyko niesie ze sobą nieoczekiwane koszty.
Oszacowanie kosztów jest procesem, który bierze pod uwagę te czynniki i oblicza budżet, który spełnia zobowiązania finansowe niezbędne do udanego projektu. Szacowanie kosztów projektu ma zastosowanie do wszystkiego, od budowy mostu do opracowania nowej aplikacji zabójcy. Wszystko to kosztuje, więc im jaśniejsza jest wymagana kwota, tym większe prawdopodobieństwo, że osiągniesz swój cel.
Przegląd szacowania kosztów
Ujmując to inaczej, United States Government Accountability Office definiuje szacowanie kosztów jako „sumowanie poszczególnych elementów kosztów, przy użyciu ustalonych metod i ważnych danych, w celu oszacowania przyszłych kosztów programu, w oparciu o to, co jest znane dzisiaj.”
Dalej definiuje podstawowe cechy wiarygodnego szacowania kosztów jako obejmujące:
- Jasna identyfikacja zadań
- Szeroki udział w przygotowaniu szacunków
- Dostępność ważnych danych
- Standaryzowane struktury szacunków
- Przepisy dot. niepewności programu
- Uznanie inflacji
- Koszty wyłączone
- Niezależne przeglądy oszacowań
- Rewizja oszacowań dla istotnych zmian programu
12-Proces 12 kroków do szacowania kosztów
Rząd Stanów Zjednoczonych zidentyfikował 12-stopniowy proces szacowania kosztów.Rząd Stanów Zjednoczonych zidentyfikował dwunastostopniowy proces, który prowadzi do wiarygodnych i ważnych szacunków kosztów. Te dwanaście kroków przedstawiono poniżej.
- Zdefiniuj cel kosztorysu: Określ cel kosztorysu, poziom szczegółowości, który jest wymagany, kto otrzymuje kosztorys i ogólny zakres kosztorysu.
- Opracuj plan szacowania: Zbierz zespół kosztorysantów i nakreśl ich podejście. Opracuj oś czasu i ustal, kto wykona niezależny kosztorys. Wreszcie, utwórz harmonogram zespołu.
- Zdefiniuj charakterystykę: Utwórz podstawowy opis celu, systemu i charakterystyki działania. Obejmuje to wszelkie implikacje technologiczne, konfiguracje systemu, harmonogramy, strategie i relacje z istniejącymi systemami. Nie zapomnij o wsparciu, bezpieczeństwie, elementach ryzyka, testach i produkcji, rozmieszczeniu i utrzymaniu oraz wszelkich podobnych systemach dziedzictwa.
- Określ podejście do szacowania: Zdefiniuj strukturę podziału pracy (WBS) i wybierz metodę szacowania, która jest najlepiej dostosowana do każdego elementu w WBS. Sprawdź krzyżowo czynniki wpływające na koszty i harmonogram; następnie utwórz listę kontrolną.
- Określ zasady i założenia: Wyraźnie określ, co jest włączone i wyłączone z oszacowania, oraz zidentyfikuj konkretne założenia.
- Uzyskaj dane: Utwórz plan zbierania danych i przeanalizuj dane, aby znaleźć czynniki kosztotwórcze.
- Opracuj estymację punktową: Opracuj model kosztów poprzez oszacowanie każdego elementu WBS.
- Przeprowadź analizę wrażliwości: Przetestuj wrażliwość kosztów na zmiany w wartościach wejściowych szacowania i kluczowych założeniach oraz określ kluczowe czynniki kosztotwórcze.
- Przeprowadź Analizę Ryzyka i Niepewności: Określ ryzyko kosztowe, harmonogramowe i techniczne związane z każdą pozycją na WBS oraz sposób zarządzania nim.
- Dokumentuj Szacunek: Opracuj dokumentację dla każdego kroku w procesie, aby wszyscy byli na tej samej stronie z szacunkiem kosztów.
- Przedstaw szacunek kierownictwu: Zapoznaj decydentów z kosztorysem, aby uzyskać zatwierdzenie.
- Aktualizacja kosztorysu: Wszelkie zmiany muszą być aktualizowane i raportowane. Należy również przeprowadzić postmortem, w którym można udokumentować wyciągnięte wnioski.
Wyzwania związane z szacowaniem kosztów
Przy szacowaniu kosztów istnieje wiele czynników, które są niepewne. Na przykład, jeśli projekt nie jest podobny do poprzednich, to doświadczenie nie pomoże Ci w jego prowadzeniu. Jeśli horyzont planowania jest bardziej odległy, tym większa niepewność. That said, the longer the project’s duration, the less in focus cost estimations will be.
Then there is the team: the level of skill and experience available are going to have a big factor on overall costs of the project.
Project Cost Estimation Techniques
All of these factors impact project cost estimation, making it difficult to come up with precise estimates. Na szczęście istnieją techniki, które mogą pomóc w opracowaniu dokładniejszych szacunków kosztów.
Analogiczne szacowanie
Szukaj pomocy ekspertów, którzy mają doświadczenie w podobnych projektach, lub wykorzystaj własne dane historyczne. Jeśli masz dostęp do odpowiednich danych historycznych, wypróbuj szacowanie analogiczne, które może pokazać precedensy pomagające określić przyszłe koszty na wczesnych etapach projektu.
Modelowanie statystyczne
Istnieje modelowanie statystyczne lub szacowanie parametryczne, które również wykorzystuje dane historyczne dotyczące kluczowych czynników kosztotwórczych, a następnie oblicza, jakie będą te koszty, jeśli czas trwania lub inny aspekt projektu ulegnie zmianie.
Oszacowanie od dołu do góry
Bardziej szczegółowe podejście to szacowanie od dołu do góry, które wykorzystuje szacunki dotyczące poszczególnych zadań, a następnie dodaje je w celu określenia całkowitego kosztu projektu.
Oszacowanie trzypunktowe
Innym podejściem jest szacowanie trzypunktowe, które obejmuje trzy scenariusze: najbardziej prawdopodobny, optymistyczny i pesymistyczny zakres. Są one następnie wprowadzane do równania w celu opracowania oszacowania.
Analiza rezerwy
Analiza rezerwy określa, ile rezerwy interwencyjnej należy przydzielić. To podejście próbuje poradzić sobie z niepewnością.
Koszt jakości
Koszt jakości wykorzystuje pieniądze wydane w trakcie projektu w celu uniknięcia niepowodzeń oraz pieniądze zastosowane po zakończeniu projektu w celu usunięcia niepowodzeń. Może to pomóc w dopracowaniu ogólnego oszacowania kosztów projektu. A porównywanie ofert od dostawców może również pomóc w określeniu kosztów.
Narzędzia dynamiczne
Wszędzie, gdzie szacujesz koszty, pomocne jest użycie oprogramowania online do zbierania wszystkich informacji o projekcie. Oprogramowanie do zarządzania projektami, które może być używane w kongresie z wieloma z tych technik, aby pomóc ułatwić proces. Użyj oprogramowania online, aby zdefiniować swoje zespoły projektowe, zadania i cele. Nawet zarządzać swoimi dostawcami i śledzić koszty w miarę rozwoju projektu. Pokażemy ci jak.
How ProjectManager.com Can Help with Cost Estimation
ProjectManager.com jest oprogramowaniem do zarządzania projektami, które posiada funkcje pomagające stworzyć dokładniejszy kosztorys projektu. Nasz wykres Gantta online może być użyty do pomocy w śledzeniu kosztów i wydatków na projekty i zadania.
Oszacuj koszty konkretnych zadań
Przy szacowaniu poszczególnych zadań, koszty mogą być również zbierane i śledzone na naszym wykresie Gantta online. Tutaj możesz dodać kolumnę dla szacowanych kosztów, kosztów bazowych i kosztów rzeczywistych, aby pomóc Ci utrzymać projekt w budżecie po jego wykonaniu.
Nasz wykres Gantta online może nie tylko śledzić zadania, ale możesz go skonfigurować do śledzenia materiałów i kosztów stałych związanych z każdym zadaniem projektowym i monitorować różnicę między budżetem a kosztami rzeczywistymi, tak jak w przypadku każdego zadania. Wszystkie te dane są zebrane na jednej stronie.
Zacznij od stworzenia projektu, a następnie przejdź do widoku Gantta w ProjectManager.com. Jeśli masz już dane, możesz je zaimportować klikając na przycisk importu w prawym górnym rogu strony. Możesz też użyć tego wykresu Gantta online do zebrania danych. Można go łatwo udostępnić członkom zespołu i zainteresowanym stronom, gdy chcesz uzyskać informacje lub zgodę.
Estimate Cost of Resources
Funkcja zarządzania zasobami w ProjectManager.com jest kolejnym narzędziem, które może pomóc ci w osiągnięciu dokładniejszego oszacowania kosztów projektu. Oferuje ona sposób na spojrzenie na koszty poprzez obciążenie zadaniami i projektami.
Planując projekt z naszym narzędziem do zarządzania zasobami, możesz wziąć pod uwagę harmonogramy pracowników, wynajem sprzętu, urlopy i przestrzeń biurową, wśród innych czynników, które będą miały wpływ na twój budżet. Dystrybucja zasobów projektu jest jednym ze sposobów na zrównoważenie budżetu.
Stwórz plan zasobów, planując daty dla planowanych zasobów, jak długo będziesz ich potrzebować i osoby, które będą zaangażowane. Obejmuje to wszelkie wypożyczenia sprzętu lub miejsca. Również rozbić, że w ilości zasobów potrzebnych do każdej działalności na co dzień. Następnie stwórz harmonogram ze szczegółowymi zasobami, w tym czasem trwania i szacunkowymi kosztami.
Gdy szacujesz koszty projektu, chcesz mieć najlepsze narzędzia, które pomogą ci obliczyć dokładniejszy budżet. ProjectManager.com jest opartym na chmurze oprogramowaniem do zarządzania projektami z wykresami Gantta online i funkcjami zarządzania zasobami, które dają ci kontrolę nad kosztami projektu. Zobacz jak ProjectManager.com może pomóc w oszacowaniu kosztów projektu i wypróbuj go już dziś.