Het hotel ontvangstbewijs wordt uitgegeven nadat de rekening is betaald door de gast. Het ontvangstbewijs moet de kamerprijs van de gast vermelden naast eventuele extra voorzieningen, minibar, food service, ontbijtkosten, parkeerkosten, belastingen en eventuele andere kosten van het hotel. Het ontvangstbewijs kan worden gebruikt door elke franchise of prive-hotel, motel, herberg, bed and breakfast, of een andere huisvesting die aan het publiek tegen een vergoeding.
Hotel Credit Card Authorization Form – Wordt gebruikt voor het accepteren van een creditcard van een gast of door iemand anders namens de gast.
Download: Adobe PDF, Microsoft Word (.docx) of Open Document Text (.odt)
1 – Sla het hotelontvangstbewijs op als herbruikbaar sjabloon
Het op deze pagina afgebeelde ontvangstbewijs-sjabloon kan worden gebruikt om te controleren of de betaling voor hotelkosten is voldaan. Sla het op met de knop “PDF”, “Word” of “ODT” die bij het voorbeeld te zien is.
2 – Maak identificaties voor dit ontvangstbewijs en de afzender
Nadat u het verkregen sjabloon hebt geopend, klikt u op de lege regel rechtsboven op deze pagina met het label “Ontvangstbewijsnummer”. 
Vervolg deze kolom door op de tweede regel in deze kolom de kalender “Datum” in te vullen wanneer dit papierwerk werd aangemaakt. 
Nu is de wettelijke naam nodig die wordt gebruikt door het hotel dat de betaling heeft ontvangen waarover wordt gesproken. Vul de regel met de titel “Hotelnaam” in. 
De contactgegevens van het hotel moeten worden vermeld om te controleren of het om een rechtspersoon gaat die de betaling heeft ontvangen. Vul hiertoe de regel “Telefoonnummer hotel” in met het telefoonnummer dat het hotel wenst te gebruiken indien dit papierwerk moet worden besproken. 
Volgt u vervolgens het volledige adres in waar het hotel post ontvangt met behulp van de regels “Straatadres van het hotel” en “Stad/Staat/StIP”. 
3 – De naam van de hotelklant in deze transactie
De entiteit die de diensten en producten van het hotel in rekening heeft gebracht, moet in dit rapport worden opgenomen. Deze identificatie moet als verplicht worden beschouwd en kan worden gedocumenteerd door te voldoen aan de “Bill To”-sectie aan de linkerkant van de pagina. Dit proces begint met de wettelijke “Naam” van de persoon die de betreffende betaling heeft ingediend. 
Indien de betaler een entiteit vertegenwoordigt, voert u de “Bedrijfsnaam” van deze betalende entiteit in op de tweede lege ruimte. 
De drie resterende ruimten in dit veld zijn bestemd voor een vermelding van het adres van de betaler. Op de twee regels na de naam van de entiteit (indien van toepassing) moeten het “Straatadres” en de “Stad/State/ZIP” worden vermeld, terwijl het “Land” op de laatste regel moet worden ingevuld. 
Tot slot dient u op de regel met het opschrift “Telefoonnummer” het (de) telefoonnummer(s) van de gast op te nemen 
4 – De hoteltransactie dient gedetailleerd te zijn
Veel hotelklanten hebben behoefte aan een overzicht van de elementen die hebben bijgedragen aan het uiteindelijke bedrag dat zij hebben betaald. Voldoen aan dit doel zal vereisen het invullen van een basistabel ingesteld op het midden van dit ontvangstbewijs. U kunt elke rij gebruiken om de informatie op te nemen die door de kolomkoppen wordt gevraagd. Deze tabel wordt ingedeeld volgens “kamernummer” in de eerste kolom. Vul het “kamernummer” in voor elke kamer waarvoor de hotelklant heeft betaald, waarbij u elke kamer op een eigen rij houdt. 
De nachtprijs voor elke kamer is nodig en moet worden ingevuld in de tweede kolom onder de kop “Prijs/Nacht”. 
Het aantal nachten dat de betaalde kamer bezet was, is eveneens noodzakelijk. Raadpleeg de administratie en vermeld vervolgens voor hoeveel nachten is betaald. 
Alle “bijkomende kosten” waarvoor is betaald, moeten in de op een na laatste kolom worden vermeld. 
Het “Totaal per regel” moet gelijk zijn aan het nachttarief vermenigvuldigd met het aantal nachten en vervolgens opgeteld bij de “Bijkomende kosten”. 
5 – Het betaalde bedrag moet gedetailleerd worden
Nadat u het totaal hebt opgegeven dat voor elke kamer werd betaald, moet u alle resultaten optellen die u in de kolom “Line Total” hebt ingevoerd. Dit is het “Subtotaal” en moet op de eerste lege ruimte na de tabel worden ingevuld. 
De volgende beschikbare ruimte, “Omzetbelasting,” vereist het totale bedrag aan belastingen dat aan de Hotel Klant in rekening werd gebracht. 
De regel met het label “Totaal” vereist nog een kleine berekening. Bereken op deze regel de som van het “Subtotaal” en de “Omzetbelasting” van uw hotelklant. 
Tot slot zullen we de wijze van betaling van de hotelklant documenteren. Vermeld dit op de regel “Betaalwijze” aan de linkerkant. Als de hotelklant met een creditcard of cheque heeft betaald, vermeldt u bovendien het nummer van dat item op de regel “Kaart/cheque nr. 