Bedrijfseigenaren buiten de detailhandel doen verliespreventie soms af als een uitdaging die alleen voor detailhandelszaken geldt. Maar elk bedrijf kan zijn voordeel doen met verliespreventiestrategieën die hun inventaris en rekeningen beschermen.
Een sterke strategie voor verliespreventie helpt u:
- Bescherm uw bottom line.
- Verbeter de klanttevredenheid door het bijhouden van een nauwkeurige inventaris.
- Ontwikkel een cultuur van veiligheid en verantwoordelijkheid die leidt tot gelukkiger, meer betrokken werknemers.
- Shoplifting
- Supplier fraud or error, such as when you receive an understocked order
- Employee theft, which costs 2.9 biljoen per jaar kost
- Administratieve fouten, zoals een boekhoudkundige fout of een onjuist vermelde verkoopprijs
- Inventarisschade, zoals verspilling of bederf
Wat is verliespreventie?
Verliespreventie is een georganiseerde inspanning van een bedrijf om alle inkomstenverliezen te beperken. Verliezen ontstaan meestal door problemen met de boekhouding of de voorraadcontrole. Specifieke oorzaken zijn onder meer:
Waarom elk bedrijf een strategie voor verliespreventie zou moeten hebben
Over het algemeen moet de strategie die u besluit te volgen, passen in uw algemene plan voor het beheer van fysieke beveiliging. Maar zelfs een kleine investering in verliespreventie zal uw winstmarges verbeteren.
Verliespreventie heeft ook een aantal nuttige indirecte voordelen.
Werknemers merken het wanneer er overal om hen heen diefstal plaatsvindt en wanneer administratieve fouten van invloed zijn op hun werk. Deze zaken kunnen een ernstige invloed hebben op het moreel. Als u proactief probeert verliezen te voorkomen, laat u uw werknemers en klanten zien dat u veel belang hecht aan een goed presterend bedrijf. Zij zullen daar positief op reageren.
8 Bewezen strategieën voor verliespreventie
Hierna volgen enkele bewezen strategieën voor verliespreventie die uw bedrijf zullen beschermen en een cultuur van veiligheid op uw werkplek zullen helpen ontwikkelen:
Maak gebruik van uw werknemers en stimuleer buy-in
Deskundigen op het gebied van verliespreventie hebben ontdekt dat het aanmoedigen van werknemers om een nieuw verliespreventie-initiatief te kopen, meestal effectiever is dan het aanbieden van beloningsprogramma’s of straffen om hen tot naleving te bewegen. Ze moeten het initiatief zien als een goed doel waar ze achter kunnen staan. Als werknemers worden geïnvesteerd in het succes van het bedrijf, zullen ze veel eerder geneigd zijn het te beschermen tegen verliezen.
Leg werknemers uit dat u een betere werkomgeving voor hen wilt creëren en dat verliespreventie deel uitmaakt van dat plan. Om uw boodschap kracht bij te zetten, kunt u andere manieren vinden om werknemers te laten zien dat u hen waardeert en om hun persoonlijke succes geeft.
Verbind uw verliespreventiestrategie met andere inspanningen om uw werknemers te ondersteunen.
Overweeg ook het volgende:
- Frequentere waardering van werknemers
- Carrièrebegeleiding
- Prestatiegerichte loonsverhogingen, wanneer deze financieel haalbaar zijn
Heb duidelijk beleid
Verliespreventie moet regelmatig en consequent worden gehandhaafd, willen uw inspanningen echt effect sorteren. De snelste manier om de betrokkenheid van werknemers te verliezen, is te zien dat het bedrijf de procedures voor verliespreventie niet consequent toepast. Het beste middel om een nieuw verliespreventieprogramma af te dwingen is een goed gedocumenteerd beleid.
Iedere medewerker in uw bedrijf moet weten hoe hij of zij wordt geacht te helpen verliezen te voorkomen. Ze moeten begrijpen wat de verantwoordelijkheden van het bedrijf zijn. Bovendien moet uw beleid alle noodzakelijke procedures voor het voorkomen van en reageren op verliezen in detail beschrijven.
Als uw bedrijf in het verleden te maken heeft gehad met interne diefstal, kunt u overwegen om uw aannamebeleid aan te passen. Hoewel u werknemers in uw strategie voor verliespreventie als activa moet beschouwen, moet u ervoor zorgen dat u personeel aanneemt dat uw bedrijf zal beschermen.
Bedenk of extra referentiechecks of antecedentenonderzoek de moeite waard kunnen zijn voor bijvoorbeeld magazijnmedewerkers, en of kredietcontroles zinvol zijn als onderdeel van de screening van kandidaat-accountants.
Gebruik duidelijke communicatie & Training
Maak verliespreventie een onderdeel van de oriëntatie van uw nieuwe werknemers. Leg uit dat uw bedrijf om zijn werknemers geeft en wil dat ze in een veilige omgeving werken.
U hebt de hulp van uw werknemers nodig om mensen die diefstal plegen van de werkplek te verwijderen voordat ze een gevaar worden voor hun collega’s of het bedrijf. U hebt hen ook nodig om managers te waarschuwen zodra ze eventuele boekhoudkundige fouten opmerken.
Zorg er na de oriëntatie voor dat verliespreventie in de gedachten van uw werknemers blijft. Stuur statusrapporten naar managers, zodat ze regelmatig feedback krijgen over hoe hun afdeling, winkel of team verliezen voorkomt. Communiceer regelmatig, bijvoorbeeld in een bedrijfsbrede e-mail, om iedereen te herinneren aan het belang van verliespreventie.
Update Accounting
Bedenk dat verliespreventie over meer gaat dan het aanpakken van diefstal. Soms zijn verliezen alleen merkbaar op de balans. Overweeg of u misschien nieuwe boekhoudpraktijken nodig hebt.
Veel bedrijven voeren alleen een kostprijsadministratie, wat betekent dat ze hun inventaris bijhouden op basis van de kosten die ze hebben betaald voor volledige partijen artikelen. Het kost meer werk om een detailhandelboekhouding in te voeren, maar er worden meestal meer administratieve fouten ontdekt. Deze boekhoudmethode volgt de werkelijke detailhandelsprijzen in de loop van de tijd, inclusief mark-ups, markdowns en verkoopprijzen voor afzonderlijke artikelen.
U kunt krimp gemakkelijker identificeren met behulp van retail accounting dan met andere methoden. De ruil daarvoor is dat het bijhouden van de voorraad bij retail accounting veel rigoureuzer moet gebeuren. Zo zal een afprijsfout op krimp lijken als deze niet onmiddellijk met deze methode wordt geïdentificeerd.
Automeer voorraadcontroles
Bepaal welke maatregelen u kunt automatiseren. Het gebruik van automatisering zal helpen de extra arbeid te compenseren die nodig is voor een betere verliespreventie
U kunt intelligente activakluisjes inzetten om het verlies van uw eigen dure bedrijfsapparatuur te voorkomen. Lockers voor bedrijfsmiddelen registreren automatisch elke transactie, zodat u altijd weet wie welke items heeft afgemeld, zonder kans op menselijke fouten.
Contentbewakingssystemen in lockers kunnen controleren of de juiste items in compartimenten zijn geplaatst. Elk stuk apparatuur wordt getagd met een draadloze RFID-tag met kort bereik. Die tags worden in het lockersysteem gelezen wanneer apparatuur wordt meegenomen of teruggebracht.
Dit vermindert interne diefstal en eerlijke vergissingen. Een gebruiker kan niet ten onrechte beweren dat hij een laptop in een onbeheerde locker heeft teruggeplaatst, omdat het systeem kan controleren of de laptop daadwerkelijk in het compartiment is geplaatst. U kunt het lockersysteem zelfs zo configureren dat het een waarschuwing naar de supervisors stuurt als goederen niet worden teruggebracht of als wordt geprobeerd ze ten onrechte terug te brengen.
Gebruik sterke afschrikmiddelen
De schijn wekken van sterke beveiliging is net zo belangrijk als het daadwerkelijk hebben van sterke beveiliging. Laten zien dat u verliezen serieus neemt met opvallende beveiligingsmaatregelen kan zeer effectief zijn.
Heeft u op dit moment toegewijd personeel in dienst dat winkeldiefstal of derving op alle locaties persoonlijk moet voorkomen? Kunt u in plaats daarvan bewakingscamera’s inzetten? De aanwezigheid van bewakingscamera’s kan diefstal sterk afschrikken, zelfs als ze niet opnemen.
Zichtbare antidiefstallabels op inventarisitems zullen dieven ook afschrikken. Eenvoudige borden bij de ingang die waarschuwen dat u op diefstal let, kunnen winkeldieven naar een minder waakzaam doelwit sturen.
Verliestrends in de gaten houden
Sommige verliezen worden pas na verloop van tijd duidelijk. Boekhoudkundige fouten openbaren zich vaak op die manier, en kleine inventarisverliezen kunnen zich in de loop van de tijd opstapelen.
U moet een gestage stroom van gegevens over die voorraden en rekeningen verzamelen. Kijk of er trends ontstaan. Analyseer de gegevens op patronen of onverwachte verliezen.
Voer regelmatige, geplande audits van die rekeningen uit. Vraag managers om elk kwartaal een bepaald aantal onaangekondigde audits uit te voeren. Door de prestaties van uw verliespreventieprogramma regelmatig te evalueren, houdt u het kosteneffectief en voorkomt u dat u te veel uitgeeft aan nieuwe initiatieven of onnodige technologie.
Aanpassen
Houd van tijd tot tijd iedereen in uw bedrijf op de hoogte van de doelstellingen van uw verliespreventieprogramma. Wees open en transparant over hoe uw verliespreventiestrategieën werken. Geef feedback aan managers en werknemers over hoe hun afdelingen en het bedrijf als geheel presteren.
Zorg ervoor dat u die feedback op consistente basis blijft geven. Werknemers zullen de gewoonte ontwikkelen om hun werk te evalueren, wat op zijn beurt zal leiden tot meer verbeteringen. Uw verliespreventiestrategie wordt een zichzelf in stand houdende lus.
U kunt kiezen uit deze acht verschillende ideeën om te zien wat werkt. Maar, zoals aanbevolen door beveiligingsexperts, zorg ervoor dat u een geïntegreerde strategie hebt. Zorg ervoor dat elke verliespreventiemaatregel die u toepast, werkt als onderdeel van uw algehele beveiligingsprogramma.
Lees meer over strategieën voor verliespreventie
U hebt veel tijd, moeite en geld in uw bedrijf geïnvesteerd. Een effectieve strategie voor verliespreventie is een uitstekende manier om die investering te beschermen.
Verliespreventie is slechts één onderdeel van een sterk programma voor fysieke beveiliging. Begin met het toepassen van uw nieuwe verliespreventiestrategie, en bekijk vervolgens hoe u de prestaties van uw bedrijf nog meer kunt verbeteren.
Wilt u een beter beveiligingsbeheerprogramma opbouwen? Bekijk hoeveel tijd en geld u kunt besparen door over te schakelen op een intelligente oplossing voor beveiligde opslag, zoals een smart locker. Probeer onze Smart Locker ROI-calculator.