Impiegati che lavorano troppo: segni e possibili conseguenze

Hai dipendenti che lavorano troppo?

È naturale volere che i tuoi dipendenti siano il più produttivi possibile, e ogni azienda avrà momenti occasionali che sono più impegnativi di altri. Ma non fate l’errore comune di logorare i vostri migliori talenti.

Per evitare il burnout dei dipendenti, bilanciate le vostre alte aspettative con solide strategie per evitare che i dipendenti vengano sopraffatti.

I dipendenti che lavorano troppo possono influenzare ogni area della vostra azienda. Ecco come:

• La produttività precipita quando i dipendenti non sono in grado di fare tutto.
• La qualità si deteriora quando i dipendenti non possono prendersi il tempo per fare bene il loro lavoro.
• La crescita si blocca quando i dipendenti non possono staccarsi per seguire una nuova formazione o implementare un processo che potrebbe aiutare il business.
• Il servizio clienti diminuisce quando i dipendenti sono concentrati solo sul tirare avanti e non possono concentrarsi sulla costruzione e sul mantenimento delle relazioni con i clienti.
• La reputazione soffre quando un’azienda è conosciuta per aver mandato i suoi dipendenti in rovina.
• Il morale va in picchiata quando i dipendenti perdono la passione. Si bruciano o lasciano l’azienda.

Più della metà dei dipendenti americani si sente sovraccarico di lavoro o bruciato, secondo lo Staples Business Advantage Workplace Index 2016. È importante riconoscere precocemente i segnali di dipendenti sovraccarichi di lavoro per prevenire il burnout e, si spera, aiutare a ridurre l’attrito.

Prestare attenzione a questi sei segnali di avvertimento di dipendenti sovraccarichi di lavoro:

Povero rendimento lavorativo

Tenete d’occhio i dipendenti che non rispettano le scadenze, consegnano i progetti in ritardo o incompleti, o fanno il minimo indispensabile per tirare avanti.

2. Assenteismo

Rileva quando i membri del team sono spesso in ritardo o mancano al lavoro.

Emozioni elevate dei dipendenti

Hai osservato che i dipendenti hanno una miccia più corta quando sono stressati; sono spesso distratti, infelici o disimpegnati?

Povero feedback dei clienti

I clienti comunicano di aver notato un cambiamento nel servizio? Avete sentito commenti come “Accidenti, cerco di programmare le cose con Shannon, ma lei programma quattro mesi prima. Deve essere molto occupata”

5. Lavorare molte ore

Stare attenti ai dipendenti che lavorano dopo l’orario di lavoro, nei fine settimana e nelle vacanze e che non prendono le ferie.

Dichiarazioni rivelatrici

Attenzione a commenti come: “Praticamente vivo qui” o “Vorrei poter prendere una vacanza, ma dovrei lavorare 40 ore in più solo per prenderne una” o “Non riesco a ricordare l’ultimo libro che ho letto per divertimento”. I dipendenti possono dire queste cose in modo scherzoso, ma in realtà sono un segnale di pericolo.

Per arrivare al fondo del burnout

Se vedete questi segnali, è il momento di agire prima che il burnout si manifesti. Parlate con ogni dipendente uno a uno per scoprire la portata del problema.

Vorrete anche raccogliere qualche informazione in più sul carico di lavoro del dipendente o considerare l’assunzione di un’organizzazione professionale del datore di lavoro, o PEO, per scavare più a fondo nei processi della vostra organizzazione per la gestione del flusso di lavoro.

Anche un’analisi del lavoro può fornire informazioni utili.

Qual è la descrizione del lavoro del dipendente? È ragionevole? O è responsabile di cinque lavori in uno? Seguire con uno studio del tempo. L’impiegato in questione passa 10 ore alla settimana in lavori amministrativi, quando dovrebbe concentrarsi sulla vendita del vostro prodotto o su altri compiti più importanti?

Se vedete questi segni in più di un impiegato, date un’occhiata più da vicino alla cultura della vostra organizzazione.

Il lavoro per molte ore è la norma? Va bene, e anche considerato un punto di orgoglio, per i dipendenti dire che stanno lavorando troppo?

Se questo è il caso, i dipendenti che lavorano troppo probabilmente non ti diranno quando sono stressati e vicini al burnout. Semplicemente lasceranno la vostra azienda e troveranno un lavoro da qualche altra parte.

Siate proattivi per prevenire i dipendenti che lavorano troppo

Lo scenario ideale sarebbe quello di prevenire il superlavoro dei vostri dipendenti in primo luogo. Anche se questo non è sempre possibile, i leader aziendali spesso sanno in anticipo quando potrebbero aver bisogno di un dipendente per lavorare di più – per esempio, quando l’azienda ottiene un nuovo cliente o un dipendente indispensabile se ne va.

Siate onesti e trasparenti quando è necessario che i dipendenti mettano del tempo in più, poi mettete insieme un piano per aiutarli a farcela. Se qualcuno sta lasciando la vostra organizzazione, forse potreste spostare il carico di lavoro o portare un aiuto temporaneo o part-time.

Assicuratevi di dire ai dipendenti, passo dopo passo, cosa avete intenzione di fare per aiutarli fino all’assunzione di un sostituto, e la vostra linea temporale per effettuare i cambiamenti.

Utilizzate queste buone pratiche per evitare di sopraffare i vostri dipendenti

Gestire il carico di lavoro della vostra forza lavoro, e fare in modo che non stressi i vostri dipendenti, è un processo continuo. Ecco alcune pratiche che potresti voler provare:

• Controlla regolarmente i dipendenti, in incontri individuali, per vedere come stanno facendo con i loro carichi di lavoro e per fornire aiuto e guida. Assicuratevi che nessuno di voi manchi alle riunioni.
• Conducete sondaggi aziendali, interviste di uscita e anche interviste di soggiorno per vedere se la cultura della vostra azienda normalizza il superlavoro. Come si sentono su quanto lavorano? Di quale supporto hanno bisogno?
• Consenti ai dipendenti di lavorare a casa o di avere orari flessibili. Non fare il pendolare in ufficio può fare un’enorme differenza quando le persone si sentono sopraffatte.
• Eliminare le riunioni che sono inefficaci e senza obiettivi chiari.
• Mettere l’accento sull’efficienza come parte critica della cultura della vostra azienda, formare il vostro staff su cosa significa efficienza nella vostra organizzazione, e aiutarli ad eliminare le inefficienze.
• Potenziate i vostri dipendenti a dire di no – che si tratti di un progetto extra o di una visita a un cliente che potrebbe essere gestita altrettanto facilmente con una telefonata.
• Fornite il pranzo o gli spuntini ai dipendenti che fanno gli straordinari. (Per i dipendenti che hanno diritto al pagamento degli straordinari, assicuratevi di registrare, e pagare, tutto il tempo lavorato, compresi i pranzi se lavorati. Segui tutti i regolamenti del Fair Labor Standards Act.)
• Invia regolarmente dei sondaggi salariali per vedere come si colloca la tua organizzazione. Se state sottopagando i vostri dipendenti, questo li porterà al burnout più velocemente, ed è più probabile che se ne vadano se sono sovraccarichi di lavoro.
• Assicuratevi che il vostro staff utilizzi il loro PTO e si prenda del tempo libero dopo le stagioni di lavoro intenso (come la stagione delle tasse per gli studi di contabilità).

Con queste strategie in mano, sarete ben attrezzati per aiutare i vostri dipendenti a gestire il loro carico di lavoro. Come risultato, saranno più felici e più sani nel contribuire alla vostra organizzazione.

Per sapere come un PEO può aiutare la vostra organizzazione a costruire strategie solide per operare in modo più efficiente e aiutare a prevenire il burnout dei dipendenti, scaricate il nostro e-book gratuito: HR outsourcing: A step-to-step guide to professional employer organizations (PEOs).