Adja hozzá az esküvői weboldalát valahol a meghívón vagy egy saját kis kártyán. Még ha a save the date-en meg is említetted, akkor is írd meg valahol a meghívócsomagban.
Válaszkártya
A válaszkártyák létezése előtt a párok egyetlen levélpapírlapos meghívót küldtek, és a vendégeknek saját készleteikből kellett válaszolniuk. “A meghívók ma már jellemzően tartalmazzák a válaszadás módját, már senki sem várja el a vendégektől, hogy saját személyes írószerrel rendelkezzenek” – mondja Velez.
A válaszkártyák küldésekor ne felejtsen el előre megcímzett borítékot és bélyeget mellékelni a vendégek kényelmének érdekében. Zuelch azt tanácsolja, hogy “számozza meg a neveket a vendéglistán, majd ezt a számot írja a megfelelő válaszkártya hátoldalára. Így a válaszokat a számok alapján meg tudja keresni arra az esetre, ha nem tudná elolvasni a kézírást, vagy valaki elfelejtené a nevét.”
Ha ételválasztási lehetőség van, tegyen jelölőnégyzeteket a válaszkártyákra, hogy az emberek csirkét, halat, steaket, vegetáriánus változatot stb. választhassanak.
A válaszkártyákról természetesen teljesen lemondhat, és utasíthatja a vendégeket, hogy az esküvői weboldalon válaszoljanak, de Zuelch arra figyelmezteti a párokat, hogy legyenek tekintettel az idősebb generációkra. Ha előre látja, hogy bizonyos vendégek esetleg nem szívesen használnak számítógépet, fontolja meg, hogy válaszkártyát küldjön nekik, még akkor is, ha nem mellékeli az esküvői meghívócsomagok többségéhez.
Postai boríték
Egy másik nyilvánvaló említés – szüksége lesz egy borítékra az összes papíráru elküldéséhez. Szerencsére a címeket nem kell magadnak kézzel írnod – számos írószergyártó cég kínál címzési szolgáltatásokat. “A borítékok nedvesítői életmentők, amikor több száz esküvői meghívót állítunk össze!” – mondja Zuelch.”
Postaköltség
A sok levélpapírral együtt a boríték súlya több lehet, mint a normál postai borítékoké. Menjen el a postahivatalba a meghívócsomaggal, és méresse le, hogy megtudja, valójában mekkora postaköltségre lesz szüksége. Ez az az alkalom, amikor átnézheted a bélyegzési lehetőségeket is, hogy olyan bélyeget találj, amely alkalmas egy esküvőre. A szívektől a virágokig, meg fog lepődni, milyen sokféle bélyeget rejtegetnek a pult mögött.
Amikor ténylegesen feladja a meghívókat, kérje, hogy a bélyegeket kézzel, ne pedig géppel bélyegezzék. Minden bélyeget el kell törölni, amikor elküldik, hogy a bélyeget ne lehessen újra felhasználni, de a géppel törölt bélyegek ragadós, hullámos vonalakat hagyhatnak az egész gyönyörű borítékon.
Még ha nem is bánja a hullámos vonalakat, a kézi bélyegzésre szükség lehet: ha a feladó címét a boríték hátoldalára írja, nem pedig az elejére – ami az esküvői meghívók címzésénél bevett gyakorlat -, előfordulhat, hogy a gép nem tudja leolvasni, hogy a boríték melyik oldala az eleje, így kézi bélyegzésre van szükség.
Belső boríték (választható)
A külső postai borítéknál valamivel kisebb belső borítékban található a meghívó, és jelzi, hogy konkrétan ki van (és ki nincs) meghívva az esküvőre. Ez az a hely, ahová egyértelműen fel kell írni az egyes esküvői vendégek nevét. Ha a vendégnek lesz egy konkrét kísérője, írja meg mindkettőjük nevét. Ha bárkit hozhatnak, a borítékon szerepeljen az ő neve és egy általános vendég neve: “John Smith és vendége”. Ha nincs plusz egy fő, akkor egyszerű a dolog: csak a vendég nevét kell feltüntetni.”
Ezzel a módszerrel azt is jelezni kell, hogy vannak-e meghívott gyerekek vagy sem. Ha például egy családot hívsz meg, a borítékot a “Kovácséknak” kell címezni. Ha viszont csak felnőtteket várnak, akkor azt kell írni, hogy “John és Victoria Smith.”
Fogadás kártyája (nem kötelező)
Ha az esküvői fogadás nem az esküvői szertartás helyszínén lesz, akkor egy külön kártyát kell mellékelnie a fogadással kapcsolatos információkkal, olyan megfogalmazással, amely jelzi az esemény formalitását és jellegét. “Ha 13 óra előtt rendeznek fogadást, az első sorban azt kell írni: “Reggeli fogadás”. Bármi, ami 13 óra után következik, az csak ‘Fogadás'” – tanácsolja Zuelch. Ültetett étkezést szeretne jelezni? Az első sorban az álljon, hogy “Vacsorafogadás”. Ami a gyakran vitatott fiatalabb vendégeket illeti, ha csak felnőtteknek szóló ünnepséget szeretne rendezni, értesítse a vendégeket szájhagyomány útján és a meghívóban szereplő nevekkel. Ha muszáj a “Csak felnőtteknek szóló fogadás” sort feltüntetni, tegye ezt a fogadás kártyáján, és az utolsó sorban – mondja Zuelch.
Útbaigazítás (nem kötelező)
Ne hagyja a vendégeket magukra, ha arról van szó, hogy időben odaérjenek az esküvőre. Bár a Google Maps él és virul, a vendégek telefonja lemerülhet vagy elveszítheti a vételt, és ez a késés receptje. Ráadásul az idősebb vendégeidnek talán nincs is olyan okostelefonjuk, amely azonnal útbaigazítaná őket. Ezért a biztonság kedvéért mindig mellékeljen egy útbaigazító kártyát. Soha nem tudhatja, mikor lesz rá szüksége a vendégeinek.
A megbízhatóság kulcsfontosságú. “Gondosan fontolja meg, milyen betűtípust használ az útbaigazító kártyákon” – mondja Zuelch. “Fontos, hogy a betűtípus minden vendég számára könnyen olvasható legyen”. Abban az esetben pedig, ha nem mellékel útbaigazító kártyát az esküvői meghívócsomagjához, akkor is érdemes feltüntetni a helyszín útbaigazítását és címét az esküvői weboldalán, mint egy másik tartalékot. Egy kis plusz személyesség és intimitás érdekében Velez azt ajánlja, hogy mellékeljen egy egyedi hétvégi térképet. Ezek remek kiegészítő és emléktárgyat jelentenek Önnek és vendégeinek.
Hétvégi események kártyája (opcionális)
Ha az esküvője egy hétvégén át fog tartani, és több eseményt is tartalmazni fog, például üdvözlő italokat, afterpartit, másnapi villásreggelit stb. érdemes egy teljes útitervet mellékelni a vendégek számára, hogy tudják, mire számítsanak és mire csomagoljanak. “A weboldal és a meghívó között a vendégeknek a lehető legtöbb információt kell kapniuk, hogy jobban meg tudják tervezni a hétvégéjüket” – mondja Velez. “A vendégek értékelni fogják az extra információt, különösen azok esetében, akik nem a városból utaznak, és a tervező és/vagy a pár kevesebb kérdést fog kezelni.”
A sok weboldal tartalmaz részletes logisztikát, de Velez azt javasolja, hogy a párok mégis mellékeljenek egy betétlapot, amely felsorolja a hétvégi eseményeket. “Ez a betétlap hivatalosan is meghívja a vendégeket ezekre a tevékenységekre, és fizikailag a kezükbe adja a részleteket”. Tartalmazzon olyan dolgokat, mint a szállodai ajánlások szobablokkokkal, valamint a közlekedés helyei és időpontjai. Itt említi meg azt is, ha az esküvői hétvégi tevékenységek csak felnőtteknek szólnak.
Szálláskártya (opcionális)
Ha a vendégek a városon kívülről érkeznek, értékelni fogják a szállodai lehetőségeket részletező extra kártyát. “A szálláskártyán a foglalás határidejének feltüntetése opcionális, de hasznos” – javasolja Zuelch. “A szobák gyorsan beteltek, ezért jó, ha a vendégek kapnak egy dátumot, amire lőhetnek.” Ha Ön fedezi a vendégek szállását, a megfelelő etikett szerint ezt a szálláskártyán is jelezni kell – mondja Zuelch. Mindenképpen tüntessen fel minden információt a szállásra és az esküvőre történő szállásra vonatkozóan.
Meghívócsomagolás (opcionális)
Mihelyt megfelelően összeállította az esküvői meghívócsomagot, egy meghívócsomagolás, például egy pocakszalag vagy selyemszalag használható, hogy az összes darabot szépen összetartsa. Válasszon összehangolt színt, és a csomagolópapírt ékszerrel vagy botanikával emelje ki a további csillogás érdekében.
Célállomási esküvők
Aki célállomási esküvőt rendez, annak néhány extra dolgot kell figyelembe vennie. “Fontos, hogy az esküvői vendéglistát korán összeállítsuk, hogy tisztában legyünk azzal, hogy az összes vendég hol él és honnan fog utazni” – mondja Velez. Ha a teljes vendéglista utazik a célállomás-esküvőre, mindenképpen adjon bőven időt a tervezésre azzal, hogy jóval korábban elküldi a save the date kártyákat. Ezeknek tartalmazniuk kell ajánlott online utazási információkat, amelyekhez időben hozzá lehet férni. “A nyomtatott kiegészítő információk hasznosak a külföldi úti célokban való eligazodáshoz, ezért ne szégyenlősködjön a hétvégi információkkal” – mondja Velez.”
Ha csak néhány vendég utazik más országból, tartsa szem előtt, hogy a meghívóknak extra postázási időre lehet szükségük, és alternatív/online válaszadási mód ajánlott.