Introducción a los Sistemas de Información Contable (AIS)

Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que una empresa utiliza para recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar y reportar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por los contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros (CFO), auditores, reguladores y agencias de impuestos.

Contables especialmente formados trabajan en profundidad con AIS para garantizar el máximo nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa, así como para que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que legítimamente necesitan acceder a ellos, todo ello manteniendo los datos intactos y seguros.

Entendimiento de los sistemas de información contable (SIC)

Un sistema de información contable es una forma de rastrear toda la actividad contable y comercial de una empresa. Los sistemas de información contable generalmente constan de seis componentes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos. A continuación se presenta un desglose de cada componente en detalle.

1. AIS Personas

Las personas de un AIS son los usuarios del sistema. Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos. Los profesionales que pueden necesitar utilizar el AIS de una organización incluyen:

• Contables
• Consultores
• Analistas de negocio
• Directores
• Directores financieros
• Auditores

Por ejemplo, la dirección puede establecer objetivos de ventas para los que el personal puede pedir la cantidad adecuada de inventario. El pedido de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando se realizan ventas en una empresa, las personas y los departamentos que intervienen en el proceso de ventas podrían ser los siguientes:

1. Los vendedores introducen los pedidos de los clientes en el AIS.
2. La contabilidad factura o envía una factura al cliente.
3. El almacén monta el pedido.
4. El departamento de envíos envía el pedido al cliente.
5. El departamento de contabilidad recibe la notificación de una nueva cuenta por cobrar, que es un pagaré del cliente que normalmente se paga en 30, 60 o 90 días.
6. El departamento de servicio al cliente hace un seguimiento del pedido y de los envíos del cliente.
7. La dirección utiliza el AIS para crear informes de ventas y realizar análisis de costes, que pueden incluir el inventario, el envío y los costes de fabricación.

Con un AIS bien diseñado, todos los miembros de una organización pueden acceder al mismo sistema y recuperar la misma información. Un AIS también simplifica el proceso de presentación de información a personas ajenas a la organización, cuando sea necesario.

Por ejemplo, los consultores podrían utilizar la información de un AIS para analizar la eficacia de la estructura de precios de la empresa mediante el examen de los datos de costes, datos de ventas e ingresos. Asimismo, los auditores pueden utilizar los datos para evaluar los controles internos de una empresa, su situación financiera y el cumplimiento de normativas como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX).

El SIA debe estar diseñado para satisfacer las necesidades de las personas que lo van a utilizar. El sistema también debe ser fácil de usar y debe mejorar, no obstaculizar la eficiencia.

2. Procedimientos e instrucciones

El procedimiento y las instrucciones de un SIA son los métodos que utiliza para recoger, almacenar, recuperar y procesar los datos. Estos métodos son tanto manuales como automatizados. Los datos pueden provenir tanto de fuentes internas (por ejemplo, los empleados) como de fuentes externas (por ejemplo, los pedidos en línea de los clientes). Los procedimientos e instrucciones se codificarán en el software AIS. Sin embargo, los procedimientos e instrucciones también deben «codificarse» en los empleados a través de la documentación y la formación. Los procedimientos e instrucciones deben seguirse de forma coherente para que sean eficaces.

3. Datos del AIS

Un AIS debe tener una estructura de base de datos para almacenar la información, como el lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es un lenguaje informático comúnmente utilizado para las bases de datos. SQL permite que los datos que están en el AIS sean manipulados y recuperados para la elaboración de informes. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y la entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios y varios tipos de información.

Los datos contenidos en un AIS es toda la información financiera pertinente a las prácticas de negocio de la organización. Cualquier dato de negocio que tenga impacto en las finanzas de la empresa debe ir a un AIS.

El tipo de datos incluidos en un AIS depende de la naturaleza del negocio, pero puede consistir en lo siguiente:

• Pedidos de venta
• Estados de facturación a clientes
• Informes de análisis de ventas
• Solicitudes de compra
• Facturas de proveedores
• Registros de cheques
• Libro mayor Libro mayor
• Datos de inventario
• Información de nóminas
• Control de tiempos
• Información fiscal

Los datos pueden utilizarse para preparar estados contables e informes financieros, incluyendo la antigüedad de las cuentas por cobrar, los programas de depreciación o amortización, un balance de comprobación y un estado de pérdidas y ganancias. Tener todos estos datos en un solo lugar -en el AIS- facilita las actividades de registro, información, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, precisos y relevantes.

Por otro lado, los ejemplos de datos que no irían a un AIS incluyen memos, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la empresa, pero, excluyendo las notas a pie de página estándar, no forman realmente parte del registro financiero de la empresa.

4. Software AIS

El componente de software de un AIS son los programas informáticos utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran los ordenadores, un AIS era un sistema manual, basado en papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan programas informáticos como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden utilizar Quickbooks de Intuit o Sage 50 Accounting de Sage, pero hay otros. Las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar Business One de SAP. Las medianas y grandes empresas pueden utilizar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 o MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft de Oracle o Epicor Financial Management.

La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave de un software AIS eficaz. Los gerentes confían en la información que produce para tomar decisiones para la empresa, y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.

Los programas de software AIS pueden ser personalizados para satisfacer las necesidades únicas de los diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de una empresa, el software también puede desarrollarse internamente con aportaciones sustanciales de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.

Para las empresas que cotizan en bolsa, independientemente del programa de software y de las opciones de personalización que elija la empresa, la normativa Sarbanes-Oxley dictará en cierta medida la estructura del SIA. Esto se debe a que las regulaciones de la SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que las empresas que cotizan en bolsa deben cumplir.

5. Infraestructura de TI

La infraestructura de tecnología de la información es sólo un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware que una empresa tendría que tener de todos modos y puede incluir lo siguiente:

• Ordenadores
• Dispositivos móviles
• Servidores
• Impresoras
• Protectores contra sobretensiones
• Routers
• Medios de almacenamiento
• Una fuente de alimentación de respaldo

Además del costo, los factores que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar el hardware son la velocidad, la capacidad de almacenamiento y si se puede ampliar y actualizar.

Quizás lo más importante es que el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Lo ideal sería que no sólo fuera compatible, sino óptimo: un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una forma de que las empresas puedan cumplir fácilmente los requisitos de compatibilidad de hardware y software es adquirir un sistema llave en mano que incluya tanto el hardware como el software que la empresa necesita. La compra de un sistema llave en mano significa, en teoría, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.

Un buen AIS también debe incluir un plan para el mantenimiento, la revisión, la sustitución y la actualización de los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación del hardware roto y obsoleto, de modo que los datos sensibles sean completamente destruidos.

6. Controles internos Controles internos

Los controles internos de un SIA son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos sensibles. Pueden ser tan simples como las contraseñas o tan complejas como la identificación biométrica. Los protocolos de seguridad biométrica podrían incluir el almacenamiento de características humanas que no cambian con el tiempo, como las huellas dactilares, la voz y el reconocimiento facial.

Un AIS debe tener controles internos para proteger contra el acceso no autorizado a la computadora y para limitar el acceso a los usuarios autorizados, lo que incluye a algunos usuarios dentro de la empresa. También debe impedir el acceso no autorizado a los archivos por parte de personas que sólo pueden acceder a determinadas partes del sistema.

Un AIS contiene información confidencial que pertenece no sólo a la empresa, sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir:

• Números de la Seguridad Social
• Información salarial y de personal
• Números de tarjetas de crédito
• Información de clientes
• Datos financieros de la empresa
• Información financiera de proveedores y vendedores

Todos los datos de un AIS deben estar encriptados, y el acceso al sistema debe estar registrado y vigilado. La actividad del sistema también debe ser rastreable.

Un AIS también necesita controles internos que lo protejan de los virus informáticos, de los hackers y de otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. También debe estar protegido de los desastres naturales y las subidas de tensión que pueden causar la pérdida de datos.

Ejemplos del mundo real de los sistemas de información contable

Un AIS bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en el día a día, mientras que un AIS mal diseñado puede obstaculizar su funcionamiento. El tercer uso de un AIS es que, cuando una empresa tiene problemas, los datos de su AIS pueden utilizarse para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers ofrecen dos ejemplos.

WorldCom

En 2002, los auditores internos de WorldCom, Eugene Morse y Cynthia Cooper, utilizaron el AIS de la empresa para descubrir casi 4.000 millones de dólares en asignaciones de gastos fraudulentas y otros asientos contables.Su investigación condujo al cese del director financiero Scott Sullivan, así como a la promulgación de la nueva legislación -sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley- que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas.

Lehman Brothers

Cuando se investigaron las causas del colapso de Lehman, la revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recopilación y revisión de documentos, además de las entrevistas a los testigos. La búsqueda de las causas de la quiebra de la empresa «requirió una amplia investigación y revisión de los sistemas de datos operativos, comerciales, de valoración, financieros, contables y de otro tipo de Lehman», según el informe del examinador, de 2.200 páginas y nueve volúmenes.

Los sistemas de Lehman son un ejemplo de cómo no debe estructurarse un AIS. El informe del examinador Anton R. Valukas afirma: «En el momento de su declaración de quiebra, Lehman mantenía un mosaico de más de 2.600 sistemas y aplicaciones de software… Muchos de los sistemas de Lehman eran arcaicos, anticuados o no estándar»

El examinador decidió centrar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes. Este examen requirió formación, estudio y ensayo y error sólo para aprender a utilizar los sistemas.

El informe de Valukas también señaló que «los sistemas de Lehman eran muy interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas. Se necesitó un esfuerzo extraordinario para desenredar estos sistemas y obtener la información necesaria».

El resultado final

Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar y comunicar sus datos financieros. Tener un sistema de información contable bien desarrollado y mantenido, que sea eficiente y preciso, es un componente indispensable para el éxito de una empresa.