Rollen for offentlige registre er afgørende i en åben regering. Mens Freedom of Information Act giver føderal adgang til dokumenter, har hver stat også sine egne love.
Offentlige optegnelser i Utah er underlagt loven om adgang til og forvaltning af offentlige optegnelser (Government Records Access and Management Act (GRAMA)). Som du måske kan forvente, kan loven være en smule forvirrende. Som i mange stater opbevares optegnelser ofte af forskellige myndigheder, hvilket gør det vanskeligt at finde optegnelser. Når man først har fundet dem, varierer processen for at anmode om registre.
For at hjælpe rekvirenterne med at få adgang til offentlige registre i Utah vil denne vejledning give værdifulde oplysninger om, hvordan man kan få adgang til kriminal-, indsatte-, rets- og vitale registre.
Hvad siger loven om offentlige registre i Utah?
Hver stat har forskellige politikker og love. I Utah er alle regeringsgrene underlagt loven, og alle medlemmer af offentligheden kan se optegnelser.
Der er dog nogle undtagelser. Optegnelser, der indeholder private oplysninger som f.eks. lægejournaler, adresser på folkevalgte embedsmænd eller oplysninger om offentligt ansatte, er undtaget fra lovene om åbne optegnelser.
Sædvanligvis besvarer en offentlig myndighed anmodninger inden for ti dage. Hvis et medie fremsætter en anmodning, bliver den normalt besvaret lidt hurtigere; inden for 5 arbejdsdage.
Hvis en anmodning bliver afvist, er der en appelprocedure. En rekvirent kan indgive en klage til lederen af agenturet og til State Records Committee. Hvis sagen går videre, ender den i distriktsdomstolen.
Du kan få mere at vide om at foretage en søgning efter offentlige registre på Utah.gov.
Hvordan kan en person få adgang til offentlige registre i Utah?
For adgang til offentlige registre i Utah kan du muligvis få adgang til nogle af dem online. Andre opbevares af specifikke agenturer. I nogle tilfælde skal du muligvis udfylde en anmodningsformular. I så fald kan den indsendes pr. post, e-mail eller telefon til den afdeling, der opbevarer dokumenterne.
Alle afdelinger er forskellige, så forvent en vis variation i reglerne, hvis du får adgang til registre fra flere steder.
Generelt skal en anmodning om offentlige dokumenter indeholde følgende:
- Dit navn og dine kontaktoplysninger, herunder e-mail, telefonnummer og postadresse
- Navnet på det dokument, du ønsker adgang til, med så mange detaljer som muligt
- En specifik tidsperiode, som du gerne vil modtage materialet inden
- Hvordan dokumenterne skal leveres, enten via e-mail eller post
På grund af COVID-19 kan nogle offentlige kontorer have begrænsede åbningstider. Som følge heraf er det bedst at anmode online, men hvis du ønsker at møde personligt op, bør du ringe i forvejen.
Utah straffeattester
Sammenfatningen af en persons kriminelle fortid er kendt som en straffeattest. Den omtales også som et rap sheet, som består af domme og anholdelser. Disse registre vedligeholdes af lokale retshåndhævende myndigheder.
Hvad står der på en straffeattest?
En straffeattest er en persons historie, der giver fuldstændige detaljer vedrørende personens interaktion med retshåndhævende myndigheder. Der anvendes forskellige ressourcer til at trække disse optegnelser og sikre, at personens tidligere anholdelsesoptegnelser, domme og fængslinger registreres med henblik på fremtiden.
Informationer, der er registreret i strafferegisteret, omfatter mere specifikt:
- En persons personlige oplysninger, f.eks. navn, fødselsdato, nationalitet osv.
- Biometriske oplysninger om en person, herunder fingeraftryk og forbryderfoto.
- Højdepunkter for en persons særlige kendetegn som f.eks. fysiske attributter eller andre tatoveringer.
- Detaljer vedrørende typen af forbrydelse.
Hvor kan en person finde straffeattester fra Utah?
- Kilde: Utah Department of Public Safety
Den amerikanske delstat Utah har visse regler, når det drejer sig om at anmode om strafferegistre. Kun visse virksomheder kan få adgang. Virksomheder, der arbejder med børn, som f.eks. et børnepasningscenter, eller enhver statslig eller lokal myndighed kan foretage et baggrundstjek. Andre private virksomheder har ikke lov til at anmode om registre. En virksomhed kan dog bede en medarbejder om at anmode om sin egen straffeattest, som skal ledsages af et sæt fingeraftryk.
Linket ovenfor indeholder flere oplysninger og forklarer, hvem der kan og ikke kan få adgang til straffeattester.
Utah inmate records
Utah inmate records indeholder oplysninger om en persons nuværende og tidligere fængselsstatus. Disse dokumenter kan også indeholde oplysninger om strafudmåling.
Vedligeholdelse af disse dokumenter foretages generelt af Utah Department of the Corrections (Utah Department of the Corrections).
Hvad står der på en fangedatabase?
Indfangedatabaser indeholder en persons navn, forbryderbillede og fysiske attributter. Desuden indeholder den også detaljerede oplysninger om en indsattes dom, fængselsophold og de forventede løsladelsesdatoer.
Hvor kan en person finde Utahs indsatteoptegnelser?
- Ressource: Utah Department of Corrections
Utahs straffeattester for indsatte vedligeholdes af Department of Corrections. Du kan få adgang til oplysninger ved at besøge ovenstående websted og udfylde onlineformularen. Du skal bruge den indsattes for- og efternavn eller den indsattes ID-nummer. Du får et øjeblikkeligt svar, hvis der findes en optegnelse om den indsatte, du har søgt efter.
Utah retsoptegnelser
Retsoptegnelser er registreret af domstolene selv. Oplysninger, der gives i retsoptegnelser, omfatter påstandsdokumenter, procedure og affidavits, der er afgivet under ed.
Hvad står der på en retsoptegnelse?
En retsoptegnelse indeholder normalt specifikke oplysninger, der blev fremlagt under en retssag. Du finder kopier af bevismateriale, vidneforklaringer og ekspertrapporter i retsakter. Tænk på retsprotokoller som et fuldstændigt resumé af en sag.
Hvor kan en person finde retsprotokoller fra Utah?
- Ressource: Utah Courts
Utah har i modsætning til andre stater en online database med retsoptegnelser, som er nem at søge i. Du kan foretage en søgning i appelretten, kigge i appeldomstolens registre eller gennemse distriktsdomstolens registre. Hvis du leder efter en sag, der er mere end 50 år gammel, skal du kigge i arkiverede optegnelser.
Selv om mange optegnelser er tilgængelige online, kan du blive henvist til en retskriver eller en amtskriver, hvis en optegnelse mangler eller ikke er elektronisk logget ind i Utah State Courts system.
For at få adgang til højesteretsoptegnelser skal du besøge Utah Supreme Court-webstedet.
Utah vital records
Fødselsoptegnelser, dødsoptegnelser, ægteskabsoptegnelser og skilsmisseoptegnelser er inkluderet i vital records. Disse optegnelser føres tilbage til 1905 og kan tilgås, når de bestilles personligt, via e-mail eller bestilles online.
For ægteskaber, der fandt sted efter 2011, kan der også fås attester fra det amt, hvor begivenheden fandt sted. Mange myndigheder anmoder dog om, at folk bestiller online på grund af COVID-19.
Kun den person, der er opført på en vital record, eller et familiemedlem kan få disse optegnelser i Utah.
Hvilke oplysninger er nødvendige for at anmode om en vital record?
Når du anmoder om andre optegnelser, er det ikke nødvendigt at give dine personlige oplysninger. Når du anmoder om en vital record, er det dog nødvendigt. Du skal være opført i journalen eller være i blodsforbindelse med den person, der er opført i journalen.
Hvor kan en person finde Utah vital records?
- Ressource: Utah Office of Vital Records and Statistics
Vitalstatistikker og optegnelser kan rekvireres online. Mange offentlige myndigheder, herunder Utah Department of Health, opfordrer beboerne til at bruge onlinebestillingsfunktionen for at begrænse antallet af personer inde i bygninger på grund af coronaviruset.
For at anmode om en vital record skal du oprette en onlinekonto, bevise din identitet og betale et gebyr. Attesterede kopier af fødsels- eller dødsattester sendes med posten til dit hjem, men det tager normalt 2-8 uger, før du modtager dem.
Hyppigt stillede spørgsmål om Utah-register
Der er mange spørgsmål om at benytte statens registerservice. For at give yderligere hjælp er her en liste over ofte stillede spørgsmål, der bør forklare Utah-kodeksen yderligere.
Kan en anmodning indsendes af personer, der ikke er bosiddende i staten?
Utah har ikke et krav om bopæl i sin forfatning. Med andre ord kan du bo hvor som helst i USA og anmode om offentlige dokumenter.
Er der en dokumentforvalter i Utah?
Ja. Statens lov udpeger en dokumentforvalter eller en ombudsmand, som kan behandle alle anmodninger.
Hvilke undtagelser findes der?
Utah’s lov om offentlige dokumenter er ret åben. Det eneste tidspunkt, hvor optegnelser er begrænset eller undtaget fra loven, er, hvis de indeholder personlige oplysninger eller kan påvirke den offentlige sikkerhed.
Hvor lang tid har staten til at svare?
I Utah har et statsligt organ ti arbejdsdage til at svare på en offentlig anmodning og fem arbejdsdage til at svare på en anmodning fra medierne.
Er der en appelprocedure?
Ja. Utah har flere administrative klagemuligheder. En rekvirent kan indgive en klage til lederen af det offentlige organ, der opbevarer dokumenterne, eller indgive en klage til State Records Committee i Salt Lake City. Hvis disse muligheder ikke virker, kan der indbringes en sag for distriktsdomstolen.
Er ejendomsoptegnelser anset for at være offentlige?
Ja. Ejendomstransaktioner og uopgjorte ejendomme betragtes begge som offentlige oplysninger. De fleste amter i staten, som f.eks. Utah County, har en onlinedatabase, som kan søges online. Hvis optegnelserne er ældre, kan du overveje at besøge Utah State Archives for at få flere oplysninger.
Hvilke gebyrer er forbundet med at anmode om offentlige optegnelser?
Utah’s lov siger, at et statsligt organ kan opkræve et “rimeligt gebyr til dækning af de faktiske omkostninger ved at indhente optegnelsen”. Dette sprog er beregnet til at holde gebyrerne lave.