I større institutionelle anvendelser vil en tickler file være kronologisk med et afsnit for hvert år eller hver dag, nogle gange omfattende mere end et århundrede med så mange detaljer som nødvendigt (især for datoer langt ude i fremtiden). En mere almindelig teknik er at have kartotekskort med treogfyrre inddelere eller et system med treogfyrre mapper eller to harmonikamapper. De treogfyrre treogfyrre inddelinger stammer fra summen af to tal, enogtredive og tolv, der svarer til de maksimalt enogtredive dage i en gregoriansk eller juliansk måned og de tolv måneder i et år.
Hvis man bruger mapper, placeres emner, der er planlagt for den aktuelle måned, i den relevante daglige mappe. Elementer, der skal udføres i en fremtidig måned, placeres i den tilsvarende månedsmappe. Hver dag tømmes den aktuelle daglige mappe og placeres bagerst i sættet. Ved begyndelsen af en ny måned fjernes punkterne for den pågældende måned fra månedsmappen og placeres i de tilsvarende daglige mapper.
Enkle systemer, der omfatter mange gentagne opgaver over tid, har tendens til at bruge og genbruge kartotekskort af en passende størrelse, mens mere komplekse systemer anvender udvidelige “harmonikamapper”, arkivmapper eller endog hele rum fulde af arkivskabe. Moderne systemer vedligeholdes normalt i edb-databaser eller med enkle værktøjer som f.eks. en Unix-“kalender”-fil, en Microsoft Outlook-kalender osv.