Vi forstår, at du bruger mange kræfter på at organisere dine arrangementer. Mens rekruttering af frivillige kan føles tidskrævende, er de et vigtigt aktiv for enhver fundraiser. Derfor deler vi vores indsigt i, hvordan du får frivillige til et arrangement med succes og effektivt. Men før vi gør det, er det vigtigt at forstå, hvad der motiverer dine frivillige til at deltage:
Hvorfor er dine støtter frivillige til arrangementer?
Når du ved, hvorfor frivillige deltager i dine arrangementer, kan du bedre målrette dine rekrutteringsbestræbelser. Lad os se på de fire vigtigste grunde til, at frivillige deltager:
De bekymrer sig om din sag
Passionerede frivillige er pålidelige og engagerede og ønsker at gøre en reel forskel på eventdagen. Disse frivillige kan finde frem til din organisation via onlinesøgning, en bulletin i lokalsamfundet eller mund-til-mund-på-modstand, så vi har inkluderet måder at gøre det nemt for disse ivrige frivillige at finde dine muligheder og tilmelde sig dem.
De er frivillige sammen
Events er en fantastisk måde for grupper, som f.eks. virksomhedsansatte og familier, at mødes en dag for at hjælpe samfundet. Selv om frivillige grupper har en tendens til at være mere episodiske, giver de mulighed for at rekruttere og engagere medlemmer i din sag. Derfor er det vigtigt at forenkle holdtilmeldingen og skabe kontakt med dine frivillige på eventdagen med det formål at invitere de frivillige til at engagere sig i din organisation igen.
De drager fordel af dit arrangement
Mens de fleste frivillige deltager, fordi de ønsker at hjælpe med at forbedre deres lokalsamfund, søger nogle også at drage fordel af det, og det er helt i orden! Måske tilbyder du gratis billetter til en begivenhed, eller dine frivillige har måske personlige mål i forbindelse med karriere eller interesser. Dit arrangement kan f.eks. tilbyde netværksmuligheder eller give de frivillige mulighed for at øve sig i en bestemt færdighed. Når du har identificeret, hvad dine frivillige ønsker at få ud af dine muligheder, kan du kommunikere disse fordele i dine markedsføringsaktiviteter, når du rekrutterer frivillige til dine arrangementer.
De blev spurgt
Du vil måske blive overrasket over, hvor villige medlemmer af lokalsamfundet er til at hjælpe, hvis du bare spørger. Dine arrangementer giver en spændende mulighed for at gøre noget anderledes og samtidig forbedre vores samfund. Frivillige, der er med for første gang, kan blive din organisations mest dedikerede frivillige. Nedenfor udforsker vi 8 måder at nå potentielle frivillige til arrangementer på, og få dem til at komme tilbage.
Sådan rekrutterer du frivillige til et arrangement
Mag frivillige muligheder let at finde
Spørger du dig selv, hvor du kan finde frivillige til arrangementer? Lad dem finde dig! Et flertal af de frivillige søger efter muligheder for at deltage online. Frivillige vil komme til dit websted på udkig efter muligheder for at deltage, så de skal ikke skulle skulle grave igennem dit websted for at finde dem. Heldigvis er der enkle løsninger, du kan foretage for at forbedre synligheden af dine arrangementer. Her er et par afprøvede og sande metoder til at få dine arrangementer til at skille sig ud:
- Indarbejd en overskrift “Frivillige” i navigationsmenuen på dit websted, så de besøgende hurtigt kan navigere rundt på dit websted. Hvis du linker til din software til forvaltning af frivillige, skal du inkludere en klar opfordring til handling som f.eks. “Vil du være frivillig? Klik her for at blive involveret!”
- Angiv alle dine arrangementer og muligheder ét sted på dit websted. Du kan oprette en kalenderside, så dine støtter kan blive begejstrede for den kommende sæson.
- Sæt fokus på en særlig spændende begivenhed på din hjemmeside.
- Link til din begivenhedsside direkte (i stedet for din hjemmeside), når du fremhæver frivillige muligheder på sociale medier og i markedsføringsmateriale. På denne måde er frivillige kun få klik væk fra at tilmelde sig med få klik!
Anvend sociale medier
80 % af nonprofitorganisationerne er enige i, at sociale medier er effektive til at rekruttere frivillige, og 78 % er enige i, at sociale medier er effektive til at rekruttere deltagere i arrangementer. Så hvorfor ikke lade de sociale medier gøre det grove arbejde? Spred budskabet ved hjælp af en række forskellige opsøgende platforme; annoncer kommende begivenheder på din organisations sociale mediekanaler, samtidig med at du opfordrer medlemmer af lokalsamfundet til at tilmelde sig spændende muligheder for frivilligt arbejde. Peer-to-peer-markedsføring er også en fantastisk metode, som inddrager dine nuværende støtter til at sprede budskabet for dig på de sociale medier.
Og hvorfor ikke regelmæssigt indarbejde en kalender med begivenheder i dit nyhedsbrev om nonprofitorganisationer? Med hver omtale af en mulighed skal du sørge for at inkludere en opfordring til handling, som f.eks. “Der er brug for frivillige til arrangementer! Tilmeld dig her.” Angiv derefter et link eller en knap, der fører direkte til begivenhedssiden eller til din hjemmesides side for tilmelding af frivillige.
Husk, at dine konti på de sociale medier også handler om at skabe brand recognition, så du bliver den foretrukne organisation, når frivillige ønsker at støtte en bestemt sag. Ved at holde dine sociale medier regelmæssigt opdateret, spændende og “on brand” vil du tiltrække frivillige, der forstår din organisation. Se denne artikel for at få mere at vide om, hvordan du udarbejder en vellykket strategi for sociale medier.
TilføIge virksomheder i dit lokalsamfund
Flere virksomheder indarbejder frivillighedsprogrammer i deres forretningsmodel. Så hvorfor ikke nå ud til lokale arbejdsgivere, især dem med krav om frivilligt arbejde for medarbejderne, til din næste begivenhed? Hvis du vil nå ud til potentielle partnere, kan du overveje at skrive et brev for at anmode om frivillige til dine kommende arrangementer. Dit budskab bør kommunikere mere end den simple kendsgerning, at du har brug for frivillige til arrangementer, der støtter din sag. I dit brev bør du lade virksomhederne vide, hvordan de kan drage fordel af et partnerskab, hvad din sag betyder for det samfund, I deler, og hvordan jeres organisationer kan opnå mere sammen. Du kan bruge denne oversigt til at udarbejde et brev, der anmoder om frivillige til dit næste arrangement.
Skabelon til brev med anmodning om frivillige til et arrangement
- Opmærksomhedsvækkende indledende sætning: Skriv en indledende sætning, der trækker læserne ind.
- Formål eller behov: Hvad er formålet med arrangementet? Hvad vil din indsats opnå?
- Løsning: Hvordan vil deres fælles indsats hjælpe?
- Fordele: Hvad får de frivillige og virksomheden ud af det? Vil du f.eks. vise virksomhedens logo?
- Forventninger til de frivillige: Hvad kan de frivillige forvente at gøre? Hvilken slags arbejde skal de forberede sig på?
- Næste skridt og kontaktoplysninger: Hvordan skal virksomheden reagere på dit brev? Hvordan skal medarbejderne tilmelde sig mulighederne?
Glem ikke at følge op med et telefonopkald. Det vil føles mere personligt, og det vil vise virksomheden, at du ved, at du stoler specifikt på dem for at hjælpe med at gøre din begivenhed til en succes.
Kig i denne artikel for at få mere at vide om fordelene ved virksomhedspartnerskaber.
Forenkling af holdregistrering
Når potentielle frivillige til en begivenhed finder muligheder, som de er interesserede i, bør de nemt kunne registrere sig. Det samme gælder for hold og grupper af familier og virksomhedspartnere. Enkel teamregistrering betyder, at frivillige kan tilmelde sig sammen til arrangementet direkte via dit websted, hvilket sparer tid og reducerer unødvendig frem- og tilbageløb. Efter at have indtastet nogle få vigtige oplysninger skal holdene straks være registreret og deres pladser reserveret. Anmod om kontaktoplysninger på en holdleder, så du nemt kan identificere og kontakte en kontaktperson for hurtigt at kommunikere oplysninger, der er nødvendige for at få kendskab til dem.
Forud tildeler job
Forberedelse er nøglen til en gnidningsløs sejlads på event-dagen. Desuden er dine frivillige til eventen mere tilbøjelige til at deltage igen, hvis de har haft en positiv oplevelse første gang, de er frivillige i din organisation. Når du oplister dine muligheder, skal du inkludere det job, du ønsker, at de skal udføre, og en kort beskrivelse. Det giver de frivillige mulighed for at matche sig selv med de rigtige muligheder. Når dine frivillige ankommer til arrangementet, er de klar til at komme i gang og ved præcis, hvad deres ansvarsområder er.
Send påmindelser
Når frivillige har tilmeldt sig dit arrangement, skal du følge op med en e-mail for at bekræfte tilmeldingen og takke de frivillige for deres interesse. Fordi vi er mennesker, glemmer vi nogle gange ting. Send en påmindelse flere dage før med dato og klokkeslæt for arrangementet. Angiv logistiske oplysninger, så de frivillige føler sig forberedt. Vi anbefaler at inkludere følgende oplysninger:
- Lokaloplysninger
- Kontaktnumre på dagen
- Hvad skal medbringes
- En tidsplan for dagen
Du kan også vedhæfte kort, men indsigtsfuld litteratur om din sag, så de frivillige er engagerede, før de overhovedet ankommer. Din organisations forberedelse viser, at du er engageret i sagen, hvilket inspirerer de frivillige til at engagere sig.
Etabler et check-in-system for frivillige
Et check-in-system ved hvert arrangement vil hjælpe dig med at holde styr på de frivilliges fremmøde. Så snart de frivillige ankommer til stedet for arrangementet, skal du få dem til at gå direkte til et check-in-punkt (og sæt tydelig skiltning ind, så det er let at finde det). En automatiseret check-in-proces vil også give de frivillige mulighed for at logge ind og ud, så din nonprofitorganisation kan registrere værdifulde data om antal deltagere og timer. Hvis du ikke har teknologien til rådighed, kan du opgradere fra pen og papir og oprette et regneark til at registrere fremmøde og deltagertimer. Et velorganiseret arrangement vil minimere stress for de frivillige ved arrangementer og sikre, at de har en positiv oplevelse.
Tak dine frivillige
Styrk din rekrutteringsindsats med et bedre engagement af frivillige. Nu hvor du ved, hvordan du får frivillige til en begivenhed, kan du sætte dig op til succes til næste begivenhed. Afslut hvert arrangement ved at samle dine frivillige for at takke dem for deres hårde arbejde. Tal om alt det, I var i stand til at opnå som et team, og hvor værdifuld deres frivillige indsats var. Følg op med en oprigtig takke-e-mail. Det føles godt at blive værdsat – måske vil de frivillige bare gerne hjælpe igen!
Din organisation er afhængig af den velvillige indsats fra de frivillige til dit arrangement. Vi håber, at disse 8 strategier vil hjælpe dig med at få alle de hjælpende hænder, du har brug for, til at gøre dit næste arrangement til en succes. Vær ikke bange for at bruge disse tips til at engagere og fastholde frivillige til enhver af din organisations fremtidige muligheder!