Ændringsordrer er en nødvendig del af et byggeri.
Det er et følsomt emne, når der efter opstart af et byggeprojekt dukker ting op, som kræver, at du opkræver ekstra omkostninger.
Mange entreprenører er bange for at opkræve gebyrer for ændringsordrer af frygt for, at det vil påvirke deres forretningsforbindelse. Eller endnu værre, de arbejder på timebasis og bliver aldrig betalt for deres arbejde.
Det kan være en udfordring at få ændringsordrer godkendt og bevare et solidt forhold.
Vi er en virksomhed, der estimerer og rådgiver inden for byggeri, og vi har udviklet en meget specifik strategi for at få ændringsordrer godkendt.
Jeg vil vise dig, hvordan du fakturerer ændringsordrer professionelt, får dem godkendt og bliver et aktiv for din kunde, hvor de fortsat ønsker at bruge dig til projekter.
Ved hjælp af disse strategier har vi set kunder tjene yderligere 10-20% mere på deres kontrakt gennem ændringsordrer.
Hvad er en ændringsordre?
En ændringsordre er en formel minikontrakt, der ændrer din oprindelige kontrakt. Ændringsordrer kan være tilføjelser eller fradrag til beløbet i din kontrakt.
Når du har en kontrakt, har du et arbejdsområde for, hvad der er inkluderet i din liste over ansvarsområder.
Hvert projekt har ændringer, og de kommer i form af ejerændringer, inspektørkrav og konflikter i tegningerne og flere andre.
Da disse ændringer ligger uden for din kontrakt, bør du tage noget i regning for arbejdet.
Udfordringen med ændringsordrer er, at mange entreprenører og underleverandører tror, at det at opkræve penge for visse ting eller at opkræve for meget vil få din kunde til ikke at ønske at bruge dig igen i fremtiden.
Forebyg ændringsordrer (og etabler dig selv som et værdifuldt aktiv)
Hvis du er en meget god entreprenør, vil du gøre din due diligence for at identificere eventuelle problemer, før du overhovedet påbegynder arbejdet, for at forhindre ændringsordrer. De fleste ændringsordrer skyldes allerede eksisterende problemer på byggepladsen eller koordinationsproblemer, som kan forhindres ved en detaljeret gennemgang af omfang og planer, et møde med underleverandører eller et møde mellem ejer og arkitekt.
Hvis du virkelig ønsker at bevise dit værd over for en totalentreprenør (eller ejeren, hvis du er hovedentreprenør), skal du identificere problemerne, før de opstår. Spar GC (eller ejeren) for et par hovedpiner og budgetoverraskelser, og jeg kan garantere, at de vil komme tilbage til dig i fremtiden.
Fælles problemer, som jeg ofte ser, er:
- Mekanisk kanalarbejde forstyrrer loftshøjder
- Strukturelle dimensioner stemmer ikke overens med arkitektoniske dimensioner
- ADA dimensioner er ikke i overensstemmelse med kode, men klarer alligevel plangennemgangen
- Overhead Access Panels er ikke i overensstemmelse med til mekanisk kode (nogle koder kræver mulighed for helt at fjerne overheadkomponenter)
- Arbejdsomfanget mangler dele af projekterne (dette sker ofte på grund af hastværk for at overholde tidsfrister)
Men du kan ikke kontrollere, om ejeren redesigner vægge, eller hvis en inspektør kommer og tilføjer yderligere krav, som ikke blev fanget i plangennemgangen, eller hvad med, hvis en anden faggruppe beskadiger dit arbejde, og du er nødt til at lave noget arbejde om?
Og… Hvad nu, hvis et sprinklerrør brister og beskadiger gipsvægge?
På grund af de udfordringer, vi har set i vores erfaring, har vi udviklet denne strategi, hvor du kan identificere typen af ændringsordre, så du kan gribe det lidt anderledes an.
Sådan udsteder du strategisk en ændringsordre
Standardproceduren for ændringsordrer er typisk, at du udarbejder et dokument med et lille omfang af det ekstra arbejde, der skal udføres, et samlet beløb og understøttende back up-oplysninger, der beviser, hvorfor du opkræver dette beløb.
Det er lidt ligesom et miniskøn for det arbejde, der skal udføres. Og når den er underskrevet, bliver den til en minikontrakt, der ændrer den oprindelige kontrakt.
Dette er et eksempel på, hvordan en ændringsordre ser ud.
Og backup til den:
Du vil måske tilføje yderligere backup for at bevise din sag. Din backup er dit bevis for, hvad det arbejde, der skal udføres, er, og hvorfor det koster det, som du opkræver.
Du bør inkludere fotos, indkøbsordrer, fakturaer, e-mails, RFI’er, tillæg, revisioner, skitser, uddrag af planen, fremhævet billede af planen og ethvert andet bevis, som du måtte have brug for for at bevise din sag.
Det er en god idé at bruge projektstyringssoftware til at holde styr på ændringsordrer, anmodninger om oplysninger (RFI’er), tillæg og revisioner og skitser. Du kan bruge Procore eller Corecon til at administrere dette.
Jeg anbefaler også Dropbox til at administrere al din dokumentation. Du kan integrere disse mapper med dit team.
Jeg anbefaler, at du fakturerer ændringsordrer på en aggressiv måde. Det er der et par gode grunde til.
Grunde til at fakturere aggressivt for ændringsordrer
Ændringsordrer forhandles ofte – Ved at indsende en aggressiv pris, når du skal give kunden rabat, tjener du stadig på ændringsordren.
Ændringsordrer udfordres ofte – De kan blive udfordret, fordi de tror, at arbejdet er en del af din kontrakt. Ved at fakturere aggressivt for dine andre ændringsordrer, når der kommer en, som du ikke kan vinde, afbøder du dine tab ved at opkræve mere end normalt på de andre.
Der er ingen konkurrence – Når du afgiver tilbud, forsøger du at være den lavestbydende, fordi du har konkurrenter. Når du først er på opgaven, er det usandsynligt, at en entreprenør vil hyre et andet firma til at udføre en ændringsordre.
Ændringsordrer indebærer altid risiko for manglende betaling – Selv om der findes lovlige metoder til at sikre betaling, ønsker du næppe at gå i retning af at sagsøge eller hæfte, medmindre det er absolut nødvendigt. Der er ændringsordrer, der i første omgang bliver godkendt, og senere står ejeren uden penge, eller GC indser, at han aldrig fik det godkendt, og at det gled ud af sprækkerne. Det er almindeligt, at GC’er senere kommer tilbage og beder om rabatter eller ligefrem nægter at betale noget. Eller endda “belejligt” glemmer, hvad det er til.
Gør op for “tjenester” – Totalentreprenører er berygtede for at bede om gratis arbejde i form af tjenester. I fuld afsløring – da jeg var en superintendent, plejede jeg at bede om små ting hele tiden. GC’er tager det som en fornærmelse, når du skal reparere et lille hul og opkræve dem 100 dollars for det arbejde. Men hvad sker der, når de beder om 20 små tjenester? De kan løbe op i tusindvis af dollars. Hvis du ikke kan fakturere for dem direkte, kan du indhente disse omkostninger indirekte gennem andre aggressivt fakturerede ændringsordrer.
Måtte T&M (Time and Materials) mod din virksomhedspolitik
Vi anbefaler at gøre Time and Materials mod din virksomhedspolitik. Det er virkelig ikke en god og sikker måde at fakturere for dit arbejde på.
I stedet anbefaler vi, at du ALTID bruger formelle ændringsordrer.
Det, der sker på jobbet, er på grund af travlheden på byggepladserne, at hovedentreprenører vil have underleverandører til at fortsætte med arbejdet på timebasis, og de vil betale for rimelig arbejdskraft og materialer med et lille tillæg.
Problemet med dette er, at det efterlader dig åben for, at din klient senere forsøger at forhandle din pris ned. De kan lide at sige “Jeg kunne ikke få dette godkendt, så vi vil ikke være i stand til at dække dette”. Eller de kan sige “Jeg bliver nødt til at bringe disse omkostninger ned, hvis vi vil have ejeren til at godkende det”.
Og da du ikke har en godkendt ændringsordre, har du ikke nogen juridisk bindende dokumentation, som du kan få betaling for.
I stedet, hvis din klient insisterer på T&M, skal du tilbyde en “Not-to-Exceed”-ændringsordre.
Dette er som en hybrid T&M og en formel ændringsordre. Først godkender GC din ændringsordre på baggrund af en garanteret maksimalpris. Du kan bruge feltbilletter til at holde styr på timerne, så de i bund og grund forhåndsgodkender din ændringsordre.
Fakturering i henhold til årsagen til ændringen
Ændringer foretages af forskellige årsager. Nogle skyldes, at ejeren og arkitekten ønsker en ændring, mens byggeriet er i gang, og andre er uden for ejernes eller GC’s kontrol.
Her er årsagerne til ændringer, og hvordan man håndterer dem.
Ejerbestemte ændringer
Ofte gange, når arbejdet er i gang, og ejerne begynder at se vægge blive sat op, bliver de ofte inspireret til at foretage ændringer, fordi de rent faktisk kan visualisere rummet.
Disse ændringer er valgfrie. På grund af dette kan du tage en præmie for disse. Logikken her er, at der ikke er nogen konkurrence, da du allerede er på byggepladsen.
Jeg er fan af at opkræve ændringsordrer aggressivt og lade ejeren eller GC forsøge at forhandle din pris ned.
Arkitektbestemte ændringer
Arkitekter foretager også ændringer, når de opdager uoverensstemmelser i deres design eller inspirationer i sidste øjeblik, de måtte have. Dette gælder også for indretningsarkitekter.
Vi behandler disse på samme måde som ændringer fra ejeren. Vi prissætter også premium for disse. Nogle gange udsender arkitekten et addendum eller en skitse for at præcisere eller forbedre noget på opgaven. Hvis det er en valgfri ændring, prissætter vi premium. Hvis det er en nødvendig ændring, prissætter vi lidt lavere.
Konflikter i tegningerne
Ingen tegning er nogensinde perfekt. Arkitektbranchen har udviklet ret sofistikeret software, der kan hjælpe med at opdage konflikter, før de bliver til problemer, men der er altid problemer i tegningerne.
Når det sker, forsøger man at holde priserne rimelige, så man ikke virker som om, man presser prisen.
Inspektør kræver yderligere elementer
Inspektører er berygtede for at komme på byggepladsen og tilføje yderligere krav og foretage ændringer baseret på deres bygningsreglement.
Sommetider bliver der overset ting i plangennemgangen, eller under renoveringer af eksisterende bygninger er der skjulte overraskelser bag vægge, som inspektører bemærker.
For disse, skal du forsøge at være rimelig. Dette er en uforudset ændring.
Skader fra andre underleverandører
Skader fra andre underleverandører på byggepladsen er meget almindelige. De resulterer ofte i en efterregning for omkostningerne ved at udbedre skaderne på arbejdet.
Disse resulterer altid i en efterregning. Hvis du har et godt forhold til den pågældende underleverandør, forsøger du at løse problemet direkte med dem, eller du opkræver lavt eller til kostpris. Dette er blot for at dække dine omkostninger.
Jeg havde engang en mekanisk entreprenør, der flåede alle mine akustiklofter af, fordi han havde problemer med at installere sit mekaniske arbejde. De flåede alt vores arbejde af, så vi opkrævede det dobbelte af omkostningerne.
Nødstilfælde på jobbet
Og nogle gange sker der bare ting. Et VVS-rør kan gå i stykker, der kan være en lækage i taget og beskadige gipsvægge, eller der kan opstå en brand.
Disse ting skal afhjælpes og repareres, inden man overdrager rummet til ejeren.
Disse opkræver man rimeligt. Du forsøger endda at være en holdspiller og gøre disse til prisen. Det er ikke ejerens skyld.
Sommetider dækker den generelle ansvarsforsikring denne slags problemer. Hvis det er tilfældet, kan du opkræve præmiesatser.
Favoritter
Sidst, GC’er og ejere beder om tjenester.
Hvis du opkræver for hvert eneste lille beløb, vil du se ud som om, at du nikkelsvindler.
Hvad du gør her, er, at du holder styr på arbejdet i en ændringsordre, der er sat som et udkast i din software. Når det rammer en tærskel, meddeler du din kunde, at du begynder at opkræve penge.
Forhandling af dine ændringsordrer
Du vil støde på mange scenarier, hvor dine ændringsordrer ikke bliver godkendt. Hvis du fakturerer i henhold til den årsag til ændringen, som vi anbefaler ovenfor, vil du sandsynligvis have færre udfordringer med at få ændringsordrer godkendt. Det er kampafprøvede strategier, hvor vi observerer den bagvedliggende årsag til ændringerne.
Væsentligt er, at når det er uden for nogens kontrol, forsøger du at være en holdspiller og opkræve mindre for dit arbejde. Når det er valgfrie ændringer, kan du fakturere for premiumpriser, og du vil ofte blive bedt om at forhandle dine priser. Dette sikrer, at du dækker dine omkostninger og får en anstændig fortjeneste for din tid og indsats.
Der vil være tidspunkter, hvor du ikke kan få noget godkendt, så du kan bruge tidsplanens løftestang til at “presse” din GC til at godkende det hurtigt. Du kan lade dem vide, at de skal have en underskrevet godkendelse, før de går videre. Dette er en væsentlig grund til, at vi ikke opfordrer til T&M-arbejde eller til at udføre arbejdet, før du har fået en underskrevet godkendelse. Når arbejdet er færdigt, er der en god chance for, at de vil komme tilbage og sige “ejeren har kun godkendt 50% af dine omkostninger, så det er alt, hvad vi kan betale dig”. Det sker hele tiden.
Glækkeligt nok ændrer en underskrevet ændringsordre kontrakten juridisk set, og det giver dig mulighed for at få tilbageholdelsesret for manglende betaling.
Slutning
Nu ved du, hvordan du korrekt og effektivt fakturerer for ændringsordrer.
Det behøver ikke at være en udfordring eller et problem at få dem godkendt. Ændringsordrer kan give dig mellem 10-20% af den ekstra kontraktværdi. Jeg har vist dig, hvordan du strategisk udsteder ændringsordrer, hvor meget du skal fakturere for, og hvordan du forhandler om deres godkendelse. Jeg har også vist dig, hvordan du kan medtage dem i din AIA-fakturering.