Som mennesker har vi en tendens til at fokusere mere på de ting, vi har brug for at gøre, end på de ting, vi allerede har gjort. Denne såkaldte “Zeigarnik-effekt”, der er opkaldt efter den russiske psykolog Bluma Zeigarnik, betyder, at vores hjerner ofte svømmer rundt med alle de opgaver, ansvarsområder og mentale noter, som vi mener, at vi burde fokusere på.
Alle disse opgaver og projekter, der skal udføres, denne mentale to-do-liste, uden et klart hierarki af vigtighed kan gøre det svært for os at holde fokus og faktisk få tingene gjort.
En måde at bekæmpe al denne Zeigarnik-støj på er at notere alt ned. Lav en egentlig to-do liste. Der er lavet undersøgelser, og det er blevet vist, at selve det at notere opgaver kan ganske enkelt “gøre dig mere effektiv”.
Men selv med en to-do-liste er det nødvendigt, før du rent faktisk får gjort noget, at du har en klar idé om dine prioriteter.
Det lyder simpelt nok, ikke? Desværre kan det være svært at finde ud af, hvad man skal prioritere. Det er en kompliceret proces, der indebærer en afvejning af omkostninger i forhold til værdi, indsats i forhold til tid, og for mange virksomheder vil det sandsynligvis involvere mange forskellige interessenter.
Løsningen er at udarbejde en proces til at bestemme, hvad der skal prioriteres.
Hvis du har en klar proces til at opstille dine opgaver eller projekter og beslutte, hvilke af dem du skal prioritere lige nu, kan du undgå at spilde tid på at overveje mindre vigtige ting.
I denne artikel vil vi se på en af de mange teknikker til at sortere dine prioriteter – prioriteringsmatrixen. Jeg vil nedbryde den grundlæggende idé og gennemgå et par forskellige tilgange til at opbygge din egen prioriteringsmatrix. Der er endda en gratis, færdiglavet tjeklisteskabelon, som du kan bruge til at guide dig gennem hele processen.
Konceptet med en prioriteringsmatrix blev populariseret af forfatterne Michael Brassard (The Memory Jogger 2) og David Allen (Getting Things Done).
Jeg er sikker på, at du gerne vil se selve skabelonen, så her er et hurtigt link:
Du kan klikke her for at få skabelonen til prioriteringsmatrixen.
Nu skal vi begynde med det grundlæggende.
Hvad er en prioriteringsmatrix?
En prioriteringsmatrix er et værktøj til analyse af forretningsprocesser, der ofte bruges sammen med anden bpm-software eller Six Sigma-teknikker til at sammenligne valgmuligheder ved hjælp af specifikke kriterier og finde ud af, hvad der skal prioriteres.
Det kan anvendes på alt, fra enkle opgaver til komplekse projekter, af alle, fra enkeltpersoner til store organisationer.
En prioriteringsmatrix giver interessenterne en pålidelig proces til at løse uenigheder og beslutte, hvilke forslag der skal fokuseres på. De hjælper også med at fjerne uoprigtige incitamenter og skjulte dagsordener, i tilfælde af projektprioritering, ved at fremme konsensus.
Der er flere former en prioriteringsmatrix kan tage, baseret på kompleksiteten af kriterierne for vurdering af prioriteter, samt hvad disse specifikke kriterier er defineret som.
For eksempel er nogle matricer simple 2×2 gitre med “omkostninger” plottet mod “værdi”, som her:
Andre, som dem, der anvendes i Six Sigma-metodologien, er mere komplicerede og kræver en mere grundig tilgang til design og anvendelse.
Prioriteringsmatrix for Six Sigma
En prioriteringsmatrix kan også henvise til en specifik Six Sigma-teknik til løbende forbedringer. Det er et af de syv ledelsesværktøjer, der anvendes i Six Sigma-metodologien.
I denne sammenhæng er en prioriteringsmatrix et visuelt diagram, der bruges til at sammenligne flere (mindst to) datasæt ved hjælp af vægtede kriterier.
Projektprioritering er afgørende for den overordnede kvalitetsforbedringsproces i Six Sigma. Her er prioriteringsmatricer praktiske værktøjer, der anvendes i planlægnings- og analysefaserne i forskellige metoder til løbende forbedringer som DMAIC og PDSA.
Disse matricer er ofte mere komplekse, som denne årsag-virkningsmatrix til beregning af Six Sigma input (X) og output (Y) prioriteter:
3 typer af prioriteringsmatricer
Inden for Six Sigma findes der mindst tre forskellige typer af prioriteringsmatricer, som defineret af Lynne Hambleton i Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Full analytical criteria
- Consensus criteria
- Combination matrix
Full analytical criteria
Denne metode er langt den mest komplekse type prioriteringsmatrix, da den indebærer brug af flere matricer til at sammenligne forskellige par af muligheder, før en endelig matrix er produceret.
Det er bedst forbeholdt dine vigtigste beslutninger og fungerer bedst med mindre teams (tre til otte personer) på grund af karakteren af et bredere anvendelsesområde, der gør det sværere at opnå konsensus med flere involverede personer.
Konsensuskriterier
Når alle dine muligheder synes at være nogenlunde lige store, er denne metode en forenklet version af de fuldstændige analytiske kriterier.
Den anvender også vægtet afstemning, hvor der gives en talværdi til hver mulighed for at rangordne prioriteringen.
Fungerer bedst med færre (mindre end 10) punkter og kriterier for at holde tingene enkle.
Kombinationsmatrix
For at prioritere muligheder baseret på en årsag-virkningsrelation skal du bruge en kombinationsmatrix.
I modsætning til de andre metoder, som er baseret på kriterier, er kombinationsmatrixen kausalbaseret, hvilket betyder, at du har brug for et erfarent team med indgående kendskab til den proces, du skal optimere dine prioriteter for.
Denne metode bruger L-formede diagrammer til at vise kritiske relationer mellem to eller flere grupper, i kombination med et trædiagram til at skildre hierarkiet af opgaver.
Jeg vil se nærmere på konsensusmatricen senere i indlægget, efter at jeg har gennemgået en mere forenklet metode.
Enkle eller komplekse matricer er formet af de kriterier, de bruger til at definere prioriteter, og hvordan din matrix vil se ud, afhænger i høj grad af, hvad du forsøger at prioritere.
Pointen er, at en prioriteringsmatrix har ét mål: at sortere dine muligheder i rækkefølge efter vigtighed. Uanset hvilken type matrix du bruger, er den anvendte proces stort set den samme.
Fordelene ved at bruge en prioriteringsmatrix
I princippet er fordelene ved en prioriteringsmatrix ret ligetil. Til støtte for struktureret beslutningstagning gør de det nemt at:
- Afbryde og prioritere komplekse spørgsmål, når der er flere faktorer, der påvirker beslutningen
- Objektivt og entydigt rangordne dine prioriteter
- Determinere de mest afgørende fokusområder
- Etablere et grundlag for diskussion om, hvad der er vigtigt
- Garne teamets/interessenternes støtte til vigtige køb-ins
I det følgende afsnit, vil jeg gennemgå trinene for en simpel 2×2 gittermatrix og derefter gå videre til at undersøge, hvordan man kan bruge en mere kompliceret matrix med vægtede kriterier.
Enkle prioriteringsmatrix (5 trin)
I sin enkleste form er det et 2×2 gitter, der plotter simple, direkte begreber som “hastende nødvendighed” og “vigtighed”.
Denne slags matrix er fantastisk til prioritering af små forretningsopgaver og er en grundlæggende, men pålidelig proces til at sikre, at du håndterer din to-do-liste på den mest effektive måde.
Stræk 0: List dine opgaver
Du har måske eller måske ikke allerede gjort det, men det første skridt for enhver prioriteringsmatrix er at lave en liste over alle dine opgaver, eller hvad det nu er, du forsøger at prioritere.
Strin 1: Hvad er konsekvenserne?
Spørg dig selv, hvad der kan være konsekvenserne af ikke at udføre hver af dine opgaver eller mere generelt ikke at prioritere en bestemt mulighed.
Strin 2: Hvad er vigtigt?
Opdel din liste i to kategorier: høj og lav vigtighed. Når du så overvejer alle de konsekvenser, du opregnede i det foregående trin, placerer du hver af dine muligheder i den kategori, du finder mest hensigtsmæssig.
Strin 3: Hvad haster?
For alle muligheder af “høj betydning” og “lav betydning” opdeler du nu hver af dem i yderligere en underkategori af “høj hastende karakter” og “lav hastende karakter”. Du bør nu have fire grupper i alt.
Strin 4: Tildel talværdier
Tildel nu talværdierne 1 til 4 til hver af dine valgmuligheder, hvor et lavere tal betyder en højere prioritet.
Sådan:
- Høj vigtighed og høj hastesituation: 1
- Høj vigtighed og lav hastesituation: 2
- Lav vigtighed og høj hastesituation: 3
- Lav vigtighed og lav hastesituation: 4
Denne hurtige, enkle metode kan hjælpe dig med at skære igennem mental støj og begynde at få tingene gjort med stort set ingen opsætningstid.
Hvis du vil vide, hvordan du anvender en mere avanceret prioriteringsmatrix, så læs videre.
Sådan bruger du en prioriteringsmatrix
Hvad end matrixen er, starter proceduren med at lave en liste over alle dine (usorterede) prioriteter og slutter med, at den samme liste ordnes efter en eller anden kvantificerbar målestok.
Her vil vi se på processen for anvendelse af en konsensuskriteriermatrix, en af de tre vigtigste matricer, der anvendes i Six Sigma.
Denne proces udføres bedst med en lille gruppe (mindre end 10 personer).
Denne proces kan opdeles i fem enkle trin.
Orientér dit team
Hvor du gør noget andet, skal du klart forklare formålet med at konstruere prioriteringsmatrixen.
Dette indebærer, at du skal gennemgå konteksten for virksomhedens mål samt de nuværende styrker og svagheder, som virksomheden står over for i øjeblikket.
Det er også nu, du skal sikre dig, at alle, der er involveret i processen, er enige om de muligheder (løsninger, projekter eller andet), der skal prioriteres.
For at lette denne form for kommunikation af konteksten i organisationen kan du overveje at udføre en SWOT- eller FMEA-analyse og præsentere resultaterne for dit team.
Festlæg dine kriterier
Når dit team er forberedt, og du har en klar idé om, hvilke muligheder du vil prioritere, er det tid til at opstille kriterierne for vurdering af vigtigheden.
Dette kan opdeles i to dele:
- De egentlige kriterier
- En vurderingsskala, hvormed vigtigheden skal vurderes
Du og dit team bør fokusere på kriterier, der klart adskiller vigtige fra uvæsentlige muligheder. Sigt efter omkring fem til ti forskellige kriterier.
Du ønsker at have nok kriterier til at kunne skelne dine prioriteter på en fornuftig måde, men ikke for mange, så det bliver svært at opnå enighed.
Du kan f.eks. medtage kriterier som:
- Hvor stor værdi en bestemt mulighed giver kunden
- Hvis det er af lovgivningsmæssig betydning eller ej
- Langsigtet kontra kortsigtet virkning
Når du beslutter dig for vurderingsskalaen, er det vigtigt at basere skalaen på et konkret referencepunkt, som alle har en klar forståelse for. Tabellen nedenfor illustrerer dette fint i højre kolonne:
Giv hvert af dine kriterier en vægtet værdi
Næst skal du placere dine kriterier i faldende rækkefølge efter vigtighed, med den vigtigste mulighed øverst, og give hvert af dine kriterier en vægtet værdi.
Sørg for, at alle involverede er enige om denne vægtning.
For at udvide det ovenfor anvendte eksempel kan du vælge at give følgende vægtede værdier:
Nødvendig tjeneste eller produkt: Vægt = 5
Strategisk tilpasning: Vægt = 4
Værdi for kunden: Vægt = 4
Denne vægtede værdi repræsenterer den relative betydning af hvert kriterium og vil blive brugt til at beregne den endelige score.
Forbered matrixen
Opret en liste over dine kriterier til venstre med vægt, scoringsværdier og muligheder på tværs af toppen, sådan her:
Udfyld alle de resterende detaljer, og du er klar til at score din tabel.
Score hver mulighed
Gennemgå hver mulighed i forhold til alle kriterier, og beslutte, hvilken score du mener er passende. Du skal ikke registrere denne værdi i den højre kolonne endnu, for du skal stadig beregne vægtene.
Hvis det er muligt, er det nyttigt at bestemme pointene sammen i hold i stedet for alene. Dette vil lette konsensus og bidrage til at mindske skævheder. Ideelt set ønsker du at evaluere hver mulighed af to forskellige hold og beregne gennemsnittet af resultaterne.
Du kan drage fordel af at arbejde i teams:
- Mere objektive, pålidelige resultater
- Hvis du har et stort antal muligheder, der skal gennemgås, kan en opdeling af arbejdsbyrden på et hold af personer forbedre effektiviteten og fremskynde tingene
- Multipelte hold, der scorer den samme mulighed, betyder, at du kan få indsigt i, hvor godt dine kriterier er blevet defineret, og om alle i din organisation virkelig forstår formålet med øvelsen på samme niveau
- Konsistensen og effektiviteten af vurderingsskalaen kan bestemmes mere præcist
Under scoringsprocessen (men ideelt set før, i orienteringsfasen) vil det at give dit team ressourcer som strategiske planer og virksomhedspolitikker være med til at sikre, at dine teammedlemmer er i stand til at foretage en korrekt informeret vurdering.
Beregn vægtede scorer for hver mulighed
Når du har besluttet dig for scoringen, skal du gange den tilsvarende score med vægtværdien for hvert kriterium og registrere værdien i den højre kolonne.
Til sidst skal du lægge alle værdierne for hver mulighed sammen og registrere den kumulative score i den nederste række.
Optioner rangeres derefter i prioriteret rækkefølge på baggrund af deres samlede score.
Sammenlign dine resultater med dit team
Alle bør have scoret deres muligheder og have en foreløbig liste over ordnede prioriteter.
Nu er det tid til at have en åben diskussion med dit team, hvor du kan sammenligne og konsolidere noter for at skabe en masterliste, som alle er enige om.
Hvis der er uenighed i din gruppe, giver numerisk værdisatte vurderinger mulighed for hurtige og nemme justeringer. Justeringer bør forventes, og finjustering af ratingsystemet eller de vægtede værdier bør ses som faser i cyklussen for løbende forbedringer.
Trods de bedste intentioner skal du huske, at prioriteringsmatrixen er et værktøj til at etablere et handlingsorienteret hierarki af vigtighed. Det er ikke alfa og omega, og prioriteringen af de enkelte muligheder kan (og bør) anfægtes, uanset hvilken score de har fået.
Som en sidste bemærkning er det en god idé at lade resultaterne af analysen passere så mange relevante interesserede øjne som muligt. Interessenter, kunder og andre medarbejdere vil kunne give dig værdifuld feedback på resultaterne af din analyse af prioriteringsmatrixen.
Gratis skabelon til prioriteringsmatrix
Denne enkle (og gratis!) prioriteringsmatrix-skabelon vil hjælpe med at forenkle hele processen med at forberede og bruge en prioriteringsmatrix for dig selv eller din virksomhed:
Klik her for at få prioriteringsmatrix-skabelonen
Du kan bruge den til at strømline alle trin, fra at beslutte, hvilke muligheder der skal prioriteres, til at dele dine resultater med relevante interesserede parter, og den opretter endda en simpel matrix for dig, automatisk! Process Street-funktioner som betinget logik og dynamiske forfaldsdatoer letter din arbejdsbyrde af kedelige, gentagne opgaver.
Hvis du ikke allerede har gjort det, så tilmeld dig en gratis Process Street-konto i dag, og få denne + tonsvis af flere færdiglavede skabeloner til at hjælpe dig med prioritering og styring af forretningsprocesser.
Hvad er det næste?
Du har fået styr på dine prioriteter, nu er det tid til at handle på dem. Karakteren af dine prioriteter vil afgøre, hvor du går hen herfra.
Hvordan ser din førsteprioritet ud? Måske er det et problem med en specifik proces, der skal løses, og i så fald kan følgende tabel være nyttig:
Her er nogle metoder til løbende forbedringer, som du kan bruge til at løse din førsteprioritet:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around