Personalefil

25. juli 2020

Human Resources

Medarbejderforhold

Værktøjer og eksempler

Specialtilbud

Send job til 100+ jobportaler med én indsendelse

Post Jobs GRATIS Helt gratis prøveperiode, intet kort påkrævet. Nå ud til over 150 millioner kandidater.

Tjekliste for personalemappe

Basisoplysninger om medarbejderen:

• Navn, adresse, telefonnummer.
• Kontaktoplysninger i nødstilfælde.

Arbejdshistorik:

• Jobansøgning og/eller CV.
• Brev om jobtilbud.
• Arbejdsbeskrivelse.
• Vejledning af uddannelse (hvis relevant).
• Uddannelsesbeviser (hvis relevant).
• Uddannelsesudskrifter (hvis relevant).
• Referencer.
• Baggrundsundersøgelse.
• Alle andre dokumenter i forbindelse med ansættelsen.
• Sygdoms-, ferie- og fraværs-/sabbatoptegnelser.

Medarbejdernes præstationsudvikling:

• Medarbejdervurderinger.
• Tilstedeværelsesjournaler.
• Præstationsmål.
• Præstationsforbedringsplan (hvis relevant).
• Anmodninger om uddannelse, forflyttelse og interne stillingsansøgninger.
• Training og optegnelser over faglig udvikling.
• Anbeder om anerkendelse af medarbejderne, herunder priser og præstationsbreve.
• Skriftlige advarsler og/eller disciplinære høringer.

Retlig dokumentation:

• IRS-skatteblanketter (W-4, I-9).
• Løn- og vederlagsoplysninger.
• Arbejdskontrakt.
• Medarbejdernes fordele.

Dokumenter om ansattes opsigelse:

• Brev om afskedigelse.
• Brev om opsigelse (hvis relevant).
• Dokumenter om fratrædelsessamtale.
• Arbejdsløsheds- og forsikringsdokumenter.
• Slutlønoptegnelser (ferie, pension osv.)

FAQs:

Har medarbejdere ret til at se deres personalejournal?

Kun medarbejdere i visse stater kan have adgang til deres personalejournal. I nogle stater har medarbejderne ret til at lave kopier af visse dokumenter i deres personalemapper uden at have adgang til andre dokumenter. Medarbejdere bør henvise til deres medarbejderhåndbog for at få klarhed over politikken for adgang til personalemapper.

Lær mere om personalemapper.

Hvilke dokumenter skal der være i en personalemappe?

• Væsentlige oplysninger om en medarbejder.
• Performancevurderinger.
• Ledighedsoptegnelse.
• Skatteoptegnelse.
• Disciplinæroptegnelse.
• Bortfaldsoptegnelse.

Lær mere om Personalejournaler.

Hvor længe skal personalejournaler opbevares?

Det afhænger af den stat, du er baseret i, og indholdet af dine medarbejderjournaler. De føderale ansættelseslove angiver, hvor længe du skal opbevare personalemapper, men tidslinjen er normalt fra et til fire år, afhængigt af dokumentet. Det er vigtigt at overholde disse tidsrammer for at undgå bøder.

For flere nyttige downloads kan du tjekke vores skabelon til stillingsopslag, skabelon til ansættelseskontrakt og brev til bekræftelse af ansættelse.

Se flere detaljer om Personaleakter.

Er personaleakter fortrolige?

Ja, personalefiler indeholder følsomme oplysninger og skal holdes fortrolige af HR.

Læs mere om Personalefiler.

Kan medarbejdernes personalefiler føres elektronisk?

Ja. Der findes mange gode muligheder for software til personalefiler på markedet. Mange virksomheder foretrækker at opbevare deres personalefiler i skyen, hvilket eliminerer behovet for arkivskabe og giver dem mulighed for at få adgang til personalefiler hvor som helst. Tjek Gusto og BambooHR.

Få flere oplysninger om personalefiler.

Hvordan organiserer jeg personalefiler?

1. Organiser filer efter medarbejderens navn.
2. Opret undermapper til forskellige kategorier.
3. Mærk hver enkelt papirudgave eller elektronisk fil tydeligt og korrekt.
4. Gør backup af dine filer.
5. Hold alle personalefiler sikre.
6. Giv kun autoriserede personer adgang.

Se vores tjekliste for personalefiler.

Kan en opsagt medarbejder anmode om en personalefil?

I mange stater er arbejdsgivere ved lov forpligtet til at give nuværende og tidligere medarbejdere adgang til deres personalefiler. I nogle stater har medarbejderne ret til at lave kopier af visse dokumenter i deres personaleakter, f.eks. præstationsvurderinger. I andre stater er visse dokumenter undtaget fra denne regel, f.eks. dokumenter, der vedrører en strafferetlig efterforskning. Alle virksomheder bør analysere statens love for at fastslå omfanget af begrænsninger og rådføre sig med en advokat, hvis de modtager en anmodning om aktindsigt i personalemapper fra en opsagt medarbejder. De fleste arbejdsgivere har en politik for adgang til personalemapper, som medarbejderne kan henvise til i deres medarbejderhåndbøger.

Lær mere om personalemapper.

Hvordan skal jeg opbevare mapper med personalemapper?

Personalemapper kan enten opbevares som papirbaserede filer eller elektronisk, afhængigt af din virksomheds størrelse. Hvis du normalt organiserer personalemapper efter medarbejderens navn, skal du have det samme opbevaringssystem på tværs af alle filer, herunder læge- og lønsedler.

Læs mere om Personalemapper.

Er personalemapper offentlige dokumenter?

Personelmapper er ikke offentlige dokumenter, men kan under visse omstændigheder være tilgængelige.

Find flere oplysninger om Personalemapper.