Ekspirerende teknologier, fortsat globalisering og skiftende sociale normer er blot nogle af de udfordringer, som moderne organisationer står over for. Virksomhederne skal enten hurtigt tilpasse sig til forandringerne eller blive overhalet af deres mere agile konkurrenter. Og for at være ærlig, kræver tilpasning ofte en komplet organisatorisk redesign.
Men som du enten har gættet eller selv har oplevet, er et vellykket org redesign et ret heftigt foretagende. Og ifølge forskning fra McKinsey & Company lykkes mindre end 25 % af de organisatoriske redesigns.
Hvis din virksomhed står på tærsklen til et sådant forehavende, vil denne artikel dække alt det, du skal vide, før du går i gang. Vi behandler præcis, hvad org-design er, og hvorfor det er vigtigt, de mest almindelige modeller og rammer og de største udfordringer, du vil møde i forbindelse med organisationsdesign.
- Hvad er organisationsdesign?
- Hvorfor er det vigtigt?
- Fælles Org Design-modeller
- Egte eksempler på organisatoriske omlægninger
- Organisatoriske designudfordringer
- Værktøjer til hjælp for organisatorisk design
Hvad er organisatorisk design?
På det mest grundlæggende niveau er organisatorisk design en systematisk proces til at etablere de principper og strukturer, der styrer en virksomhed eller organisation mod at nå sine mål.
Kilde
Succesfulde organisatoriske designs bør indarbejde disse elementer:
- Strategi – Hvorfor en virksomhed eksisterer, og hvilken fordel den har i forhold til konkurrenterne
- Struktur – Hvordan folk er organiseret hierarkisk
- Systemer – Processerne for indsendelse af afdelingsrapporter, belønning af medarbejdere eller fordeling af ressourcer, for eksempel
- Processer – De metoder og teknologier, som folk bruger til at få deres arbejde udført
- Mennesker – Den type talent, der skal ansættes på tværs af afdelinger for at opfylde virksomhedens mål
- Kultur – Kommunikation, samarbejde eller ledelsesstile
Husk, at dette ikke er en udtømmende liste, og at du vil behandle forskellige emner afhængigt af den metode eller model, som din organisation vælger at følge.
Og oftest vil du hyre et designfirma eller en konsulent til at hjælpe med at etablere de rigtige processer og den rigtige organisationsstruktur. Firmaer er gode til at tage de principper og modeller, der er udviklet gennem årtiers forskning, og skræddersy dem til din virksomhed.
Hvorfor er organisationsdesign vigtigt?
Ineffektive, ikke-eksisterende eller forældede org-strukturer fører ofte til:
- Stive siloer forårsaget af for meget struktur og ikke nok systemer eller kulturelle praksisser til at skabe modvægt til dem.
- En kultur, hvor folk ikke føler sig bemyndiget til at tage ansvar, modsætter sig at udføre opgaver uden for deres jobbeskrivelse eller udskyder beslutningstagning af frygt for at træde andre over tæerne.
- Ineffektiv produktion og redundans forårsaget af dårligt designede systemer.
- Mindre kundetilfredshed, hvilket sker, når en organisationsstruktur ikke omfatter kundefeedback som et af de vigtigste elementer, hvilket fører til produkter eller tjenester, som ingen virkelig ønsker.
- En mindre rentabel virksomhed, det naturlige resultat af arbejdsløse medarbejdere, redundante indsatser og produkter, der ikke glæder kunderne.
Men her er de gode nyheder. Virksomheder, der gentænker og redesigner deres organisationsstruktur, kan se disse fordele på højt niveau:
- Øget innovation understøttet af en holistisk designet organisationsstruktur, effektiv ressourceallokering og en samarbejdskultur.
- Øget rentabilitet takket være kundeorienterede innovationer kombineret med hurtigere produktionscyklusser.
- Flykkeligere og mere engagerede medarbejdere, der trives i en samarbejdskultur og føler, at deres indsats ikke er spildt på ineffektive processer.
- En klar vision og køreplan for virksomhedens fremtid, som forstås af alle på alle niveauer i organisationen.
Gluksomt nok har førende forskere og eksperter udviklet flere modeller for organisatorisk redesign, der giver virksomheder mulighed for at nyde godt af disse fordele.
Fælles Org Design Modeller
Der findes et væld af tilgange til organisatorisk design, men der er nogle få, der skiller sig ud og bliver vedtaget oftere end andre.
McKinseys 7S Design Model
Den 7S-model er en af de mest refererede til organisatorisk design. Den blev udviklet af Robert H. Waterman, Jr. og Tom Peters for McKinsey & Company i 1980’erne, og den fokuserer på de syv “S “er, der er indbygget i de fleste organisationer:
Kilde
Dette design beskrives som havende både hårde og bløde elementer – det vil sige dem, der er håndgribelige, og dem, der er mere uhåndgribelige.
De hårde elementer er strategi (forretningsplanen), struktur (hvordan folk er organiseret) og systemer (rapportering, belønning og ressourceallokering). De bløde elementer er fælles værdier (virksomhedskultur), færdigheder (kernefærdigheder), personale (talentet) og stil (hvordan ledere lederne leder).
Den 7S-model forsøger også at illustrere, hvordan disse elementer er på linje med og bygger på hinanden. Forståelse af, hvordan de forskellige S’er interagerer, er nøglen til at forudse, hvad der vil ske på tværs af organisationen, når der foretages ændringer.
Begrænsningen ved denne model er, at den ikke har et klart synspunkt om, hvordan de foreslåede ændringer skal gennemføres. Den negligerer også eksterne input, som f.eks. kundetilfredshed, og hvordan de kan spille en rolle for, hvordan virksomheden organiserer sig.
Jay Galbraiths stjernemodel
Af de mest almindelige modeller er Jay Galbraiths den ældste. Den afdøde organisationsteoretiker udviklede stjernemodellen i 1960’erne og finpudsede den gennem hele sin karriere.
Kilde
De fem komponenter i Stjernemodellen omfatter mange af de hårde og bløde elementer, der er beskrevet i 7S-modellen, men med mindre fokus på virksomhedskultur og mere opmærksomhed på medarbejdernes incitamenter, belønning eller kompensation.
Lige 7S-modellen tager Stjernemodellen ikke højde for eksterne påvirkninger og input. Den tager heller ikke hensyn til outputs rolle, og hvordan kundernes reaktion på et produkt bør påvirke organisationens design.
The Center for Organizational Design’s Transformation Model
The Transformation Model er en ramme, der er skabt og anvendes af Center for Organizational Design. Den fokuserer på otte hovedvariabler og søger at afhjælpe begrænsningerne i 7S- og stjernemodellerne. Sådan ser den ud:
Kilde
Ud over nogle af de hårde og bløde elementer, der ses i 7S- og stjernemodellerne (strategi, systemer, struktur osv.), lægger denne model vægt på miljømæssige input. Disse input er ting som f.eks. ændret kundesmag, nye teknologier, konkurrence eller love.
Modellen inddrager også produktionsresultater som f.eks. salgsmålinger og kundefeedback. Ved at have et solidt overblik over en virksomheds nuværende præstationer kan man se, hvad der skal ændres eller forbedres på et givet tidspunkt. Dette gør transformationsmodellen teoretisk set bedre egnet til organisatorisk tilpasningsevne.
Gennem at dekonstruere siloer og inddrage kundefeedback i org-designet er virksomheden bedre forberedt på at tilpasse sig til skiftende kunders smag med hver produktionscyklus.
Oplev før og efter-organstrukturen nedenfor. Med den anvendte transformationsmodel arbejder afdelingerne for salg, teknik og produktionskontrol sammen for at imødekomme kundernes ønsker. Ved at dekonstruere siloer og inddrage kundefeedback i org-designet er virksomheden bedre forberedt på at tilpasse sig til kundernes skiftende smag med hver produktionscyklus.
Kilde
Eksemplet ovenfor er et reelt design, der er implementeret af en virksomhed i aluminiumsindustrien. Ved hjælp af disse ændringer på højt niveau øgede virksomheden salget af en produktlinje med 50 % og øgede marginerne med 25 %.
Egte eksempler på reelle eksempler på organisatoriske redesigns
Strategy&s DNA-tilgang
Strategy&, et globalt strategikonsulentteam, vejleder org-design med deres proprietære “DNA”-tilgang.
Kilde
Mange af komponenterne i denne model ligner elementer, der findes i de tre første modeller, men med forskellige navne. F.eks. er “Belønninger” blevet til “Motivatorer”, og “Kultur” er blevet til “Mind-Sets”.
En anden vigtig forskel er, at Strategy& anerkender, at hvert element er en del af et komplementært par. I stedet for at elementerne er “hårde” eller “bløde”, ses de i stedet som to sider af den samme mønt.
For eksempel beskriver parret øverst i diagrammet, hvordan beslutninger træffes. På den formelle side har etablerede processer indflydelse på, hvordan beslutninger træffes, og på den uformelle side spiller menneskelige værdier og forventninger en rolle.
Pointen med parrene i DNA-tilgangen er, at hvis en organisation skal ændre beslutningsprocesserne, skal den overveje metoder til at ændre de skrevne regler såvel som adfærdsnormerne. Dette skaber et mere holistisk billede af, hvordan en organisation fungerer.
BCG’s Smart Design Approach
Den 7S-model, Star-modellen og Transformation-modellen antager alle, at hårde og bløde komponenter i en organisation driver resultaterne. BCG, et managementkonsulentfirma, hævder, at forretningsresultater slet ikke direkte påvirkes af hårde og bløde komponenter. Se, om du kan spotte forskellen i deres model for organisationsdesign:
Kilde
Kilde
I henhold til BCG er adfærd den vigtigste drivkraft i enhver virksomhed. Hårde og bløde komponenter påvirker kun output indirekte. BCG’s model fokuserer på, hvordan hårde og bløde komponenter påvirker den menneskelige adfærd, som igen skaber resultater.
Når man leder en org redesign, tager Smart Design-tilgangen tre hovedtrin:
- Opgør årsagen til reorganiseringen, dvs. hvad virksomheden gerne vil have, at dens præstation skal være sammenlignet med, hvad dens præstation er nu
- Få øje på den medarbejderadfærd, der vil lukke kløften mellem den nuværende og den ønskede præstation
- Festlægge, hvad der skal ske for at fremme denne adfærd
BCG’s tilgang omfatter mange muligheder for, hvordan man kan fremme visse adfærdsmønstre. Disse spænder fra organisatoriske strukturer, der er skræddersyet til at afspejle en virksomheds prioriteter (f.eks. færre ledelseslag for at fremme hurtigere beslutningstagning) til medarbejdervurderingsprocesser, der fokuserer mindre på at tildele skyld for mangler og mere på at belønne samarbejdsvillig adfærd.
Organisatoriske designudfordringer
Selv når du anvender en af de ovennævnte modeller, vil der stadig være nogle udfordringer. Her er blot nogle få af de mest almindelige udfordringer, der gør org redesign modeller og rammer mindre end perfekte:
Alle modeller kræver en vis grad af tilpasning
Organisationer er komplekse enheder, hver med deres egne mål, ressourcer, begrænsninger og miljømæssige inputs. Ikke alene skal virksomhederne være selektive med hensyn til, hvilken model de baserer deres redesign på, men de skal også tænke nøje over, hvordan de kan tilpasse modellen, så den passer bedre til organisationens behov.
Det er her, et eksternt firma kommer ind i billedet. En redesign-ekspert hjælper virksomhedsledere med at forstå de bedste måder at tilpasse en model til deres situation på, da han eller hun sandsynligvis har set, hvilke ændringer der virker, og hvilke der ikke virker for lignende organisationer.
Modeller fra det 20. århundrede forsøger at løse udfordringer fra det 21. århundrede
Mange af de mest accepterede organisationsdesignmodeller stammer fra forskning, der blev udført i 1960’erne, 70’erne og 80’erne. Selv om de er blevet forfinet i årenes løb af forskere og konsulenter, har de stadig deres rødder i arbejde, der fandt sted i en anden tid. Det er ikke svært at forestille sig, hvorfor de udfordringer, som virksomhederne står over for i dag, på mange måder er meget forskellige fra udfordringerne for 50 år siden.
Organisationer fokuserer for meget på hierarkiet under designprocessen
Tå ofte hører folk ordet “organisationsdesign” og antager, at det betyder at flytte rundt på kasser i en virksomheds organisationsdiagram. Selv om strukturen i et organs medarbejderhierarki bestemt er vigtig, er det kun en del af organisationsdesignet.
En artikel fra McKinsey Quarterly fra 2015 opsummerede dette med en slående metafor: “Mange ledere har en tendens til at ignorere de andre struktur-, proces- og personaleelementer, der er en del af et komplet redesign, hvorved de omarrangerer dækstolene, men undlader at se, at det gode skib Titanic måske stadig er ved at synke.”
Hvordan, hvor og hvornår folk arbejder udvikler sig
Fjernarbejdere, konsulenter og nye kommunikationsteknologier har uden tvivl en indvirkning på et org-design. Designmodeller bør udnytte nye samarbejdsmetoder og give lidt spillerum til at indarbejde fremtidige innovationer.
Klar til at lancere et org-redesign?
Organisatorisk redesign er komplekst, men ingen kender din virksomhed så godt som dit ledelsesteam. For at få støtte skal du starte med at finde en ekstern ekspert, der værdsætter din viden om organisationen og viser vilje til at skræddersy rammerne for at tage højde for den eksterne og interne udvikling.
Forward-thinking firmaer som The Center for Organizational Design, Strategy& og BCG gentænker designmodeller og prioriterer personalisering for deres kunder. Selv hvis din virksomhed ikke kan arbejde sammen med disse specifikke firmaer, kan du overveje konsulenter med en lignende filosofi om innovation og tilpasning.
In-house Org Redesign Tools
Pingboards software til organigrammer hjælper dig med nemt at visualisere dit organisatoriske redesign. Brug det til at udarbejde flere versioner af din organisationsstruktur, og inviter derefter andre til at samarbejde eller se de foreslåede designs. Pingboard hjælper dig også med at identificere de rette medarbejdere til at lede nye afdelinger eller udfylde nye roller. Med Pingboards indbyggede medarbejderkartotek kan du finde kandidater ved at søge efter de færdigheder og erfaringer, du har brug for.
Her er et eksempel på Pingboards interaktive organisationsdiagram, der hjælper folk med at designe deres organisation:
Byg dit organisationsdiagram i dag! Vi er altid her, hvis du har brug for hjælp.
Brug vores software til organisationsdiagrammer til at redesigne din organisation i dag, og del derefter Pingboard med dine medarbejdere for at øge engagementet, gennemsigtigheden og kammeratskabet i hele din arbejdsstyrke. Pingboard forbinder din organisation med disse værktøjer:
- En medarbejdermappe med sjove og indsigtsfulde data
- Et peer-to-peer-anerkendelsesprogram til at fejre medarbejderne
- Et simpelt værktøj til at øge gennemsigtigheden omkring hvem der arbejder hvornår og hvor
- Who’s Who Quiz til at hjælpe medarbejderne med at lære navne og roller
Uanset hvordan du omlægger din organisation, kan Pingboard hjælpe med at kommunikere ændringen og forbinde din arbejdsstyrke. Kom i gang i dag!