The Colorado Department of Labor and Employment’s New Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order – Effective March 16, 2020
March 12, 2020
Af: Michael J. Dommermuth
Vigtige nye regler vedtaget af Colorado Department of Labor and Employment (“CDLE”), træder i kraft den 16. marts 2020. Den nye Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order (“Minimum Wage Order”) er linket her til din gennemgang. Bemærk venligst, at CDLE har foretaget væsentlige ændringer i den mindstelønsbekendtgørelse, som den oprindeligt udstedte i begyndelsen af 2020. Som det fremgår nedenfor, har CDLE udvidet mindstelønsbekendtgørelsens dækning, overtaget sprog fra den føderale Fair Labor Standard Act (“FLSA”) og dens bestemmelser og har ændret de krævede pauser for medarbejdere, der er berettiget til at modtage overtidsbetaling (“ikke-fritaget fra overarbejde” eller “ikke-fritaget”).
Det er meget vigtigt, at formanden og den administrerende direktør for din virksomhed, personalemedarbejdere samt andre ledere gennemgår den vedhæftede mindstelønsbekendtgørelse og sikrer, at hver afdeling overholder bekendtgørelsen. Som altid kan du kontakte os, hvis du har spørgsmål. Nedenfor beskrives de vigtigste punkter i den vedlagte mindstelønsbekendtgørelse.
Regel 1 Autoritet og definitioner
1.9.2 “Rejsetid” – Afsnit 1.9.2 indeholder en detaljeret beskrivelse af, hvornår en medarbejders “rejsetid” er godtgørelsesberettiget. En medarbejder har ikke ret til kompensation, når han/hun rejser til eller fra arbejde. En medarbejder har ikke ret til kompensation, når han/hun rejser i begyndelsen eller slutningen af arbejdsdagen, eller når han/hun kører i transportmidler stillet til rådighed af arbejdsgiveren på vej til arbejdspladsen.
Regel 2 Dækning og undtagelser
2.1 Dækningens omfang – Dækningen af mindstelønsbekendtgørelsen er blevet udvidet til at omfatte alle arbejdsgivere i den private sektor, medmindre de specifikt er undtaget, og regulerer lønninger, arbejdstider, arbejdsvilkår og procedurer for alle arbejdsgivere og arbejdstagere. Reglerne 2.2.1 – 2.2.10 indeholder en liste over brancher og stillinger, som er undtaget fra bekendtgørelsen. Bemærk venligst, at ansatte, der er fritaget for overtidsbetaling, i de fleste tilfælde stadig skal have mindsteløn til Colorados mindstelønsats på 12 dollars (12,00 USD) i timen. Hvis din virksomhed er beliggende i Denver, gælder Denvers mindstelønsats, som er 12 dollars og 85 cent ($12,85) i timen.
2.4 Undtagelser fra overtidskrav – Dette afsnit indeholder en liste over de stillinger, der er fritaget for at modtage overtidsbetaling. Du bør gennemgå dem omhyggeligt for at se, om dette påvirker din virksomhed.
2.5 Løntærskel for visse undtagelser – Dette afsnit indeholder en detaljeret liste over den minimumsløn, som en person skal have udbetalt hver uge for at være fritaget for overarbejde. Du bedes gennemgå dette afsnit omhyggeligt og derefter gennemgå den ugentlige mindsteløn for hver af dine ledere. Hvis du finder en leder, som ikke opfylder minimumslønkravene i regel 2.5, skal lederen enten omklassificeres som ikke-fritaget fra overarbejde og begynde at modtage overarbejdsbetaling, eller lederen skal have en lønforhøjelse for at opfylde kravene til den ugentlige minimumsløn. Bemærk venligst, at kravene til den ugentlige mindsteløn i denne regel er højere end de føderale krav. Derfor gælder Colorado-loven.
Regel 3 Mindstelønninger – Colorados mindsteløn er i øjeblikket 12 dollars (12,00 USD) i timen. Hvis din virksomhed er beliggende i en by, der kræver en højere mindsteløn (f.eks. Denver), er du imidlertid forpligtet til at betale den højere mindsteløn.
Regel 4 Overarbejde – Dette afsnit gentager gammel Colorado-lovgivning, som kræver, at en medarbejder, der ikke er fritaget for overarbejdsbetaling, skal modtage overarbejdsbetaling for alle arbejdstimer ud over fyrre (40) timer på en arbejdsuge, eller hvis en medarbejder arbejder tolv (12) timer på en arbejdsdag. Der er imidlertid blevet tilføjet en ny bestemmelse, som kræver overtidsbetaling for ikke-fritagne ansatte, der har arbejdet ” 12 timer i træk uden hensyn til arbejdsdagens start- og sluttidspunkt”. Husk, at spiseperioder skal være på mindst tredive (30) minutter og er ulønnede. Måltidsperioder kan trækkes fra ved beregning af antallet af timer, som en medarbejder har arbejdet på en dag.
Regel 5 Måltids- og hvileperioder – Som tidligere krævet af CDLE skal en medarbejder have en tjenestefri tredive (30) minutters ulønnet frokostpause, når medarbejderen er planlagt til at arbejde fem (5) timer i træk eller mere. Hvis arbejdsgiveren tillader en medarbejder at arbejde gennem sin frokostpause, skal medarbejderen kompenseres for den tid, der er arbejdet.
Regel 5.2 Hvileperioder – Reglen fastsætter nu, at enhver arbejdsgiver skal “… tillade og tillade en kompenseret hvileperiode på ti minutter for hver fire timers arbejde, eller større dele heraf, for alle medarbejdere….”. Ifølge den nye bekendtgørelse skal en ansat, der er planlagt til at arbejde to (2) timer til seks (6) timer, bl.a. have en (1) betalt ti (10) minutters hvilepause. Enhver ansat, der er planlagt til at arbejde seks (6) timer til ti (10) timer, skal have to (2) betalte ti (10) minutters hvilepauser. Husk, at fordi hvilepauserne er betalte, medregnes de ti (10) minutters pause som arbejdstid med henblik på beregning af mindsteløn og overtidsforpligtelser.
Regel 5.2.4 Kompensation kræves, hvis pausen ikke gives – Bemærk venligst, at i henhold til denne regel skal arbejdsgiveren, hvis han undlader at give en medarbejder ti (10) minutters pause, betale medarbejderen for yderligere ti (10) minutters arbejde.
6.2 Uniformer – Som det længe har været reglen i Colorado, må en arbejdsgiver ikke trække lønnen fra en medarbejders lønseddel for “almindelig slitage af en uniform”. Desuden tillader den nye bekendtgørelse ikke længere indbetaling af uniformer.
Regel 7 Arbejdsgiverens krav til registrering og opslag – Denne regel beskriver i detaljer alle de optegnelser, der skal føres om hver enkelt medarbejder, herunder: medarbejderens navn og kontaktoplysninger; daglig registrering af alle arbejdstimer; regelmæssig løn, bruttoløn, bruttoløn, tilbageholdelser foretaget på hver lønseddel og nettobeløb udbetalt i hver lønperiode. Arbejdsgiverne skal opbevare oplysninger, der dokumenterer hver enkelt lønseddel, der udstedes til en ansat. Sådanne optegnelser skal opbevares i mindst tre (3) år efter, at lønnen eller kompensationen er forfalden, og i hele perioden for ethvert verserende lønkrav indgivet af medarbejderen.
For at beskytte din virksomhed mod et lønkrav indgivet af enten en fritaget eller ikke-fritaget medarbejder er det vigtigt, at du kræver, at alle medarbejdere registrerer alle de timer, de arbejder hver dag. Dette krav omfatter også registrering af, hvornår en medarbejder tager sin frokostpause.
7.4 Krav om opslag og distribution – Arbejdsgivere er forpligtet til at sætte den vedlagte mindstelønsbekendtgørelse “… på et sted, der besøges af medarbejdere, hvor den let kan læses i løbet af arbejdsdagen.” Desuden kræver CDLE nu, at arbejdsgiveren udleverer en kopi af den vedlagte mindstelønsbekendtgørelse til alle ansatte.
Regel 8 Administration og fortolkning – Denne regel beskriver i detaljer procedurerne for indgivelse af et lønkrav mod en arbejdsgiver. Husk venligst på, at hvis det konstateres, at ledere eller ejere af en virksomhed forsætligt har nægtet at betale løn eller fejlagtigt benægtet det skyldige lønbeløb, kan de pågældende personer anklages for tyveri.
KONKLUSION
Gennemgå venligst mindstelønsbekendtgørelsen omhyggeligt, og kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål. Informer venligst dit ledelsesteam om, at overholdelse af mindstelønsbekendtgørelsen er obligatorisk.