Mange store virksomhedsmøder og konferencer starter begivenhedens program med en åbningssession, som nogle gange kaldes en plenarsession eller en indledende generel session. Disse sessioner er oftest forbundet med større konferencer, kongresser eller kongresser, men de kan også bruges til mindre firmaarrangementer.
Åbningssessioner er altid planlagt i et bestemt tidsrum i begyndelsen af programmet. De løber normalt fra en til to timer. De præsentationer, der er planlagt i disse tidsrum, kan give arrangører og værter af arrangementer en unik mulighed for at henvende sig til deres deltagere.
Hvad udgør en åbningssession?
Opening general sessions er kendetegnet ved en planlagt præsentation eller en række præsentationer af en række forskellige talere. De er rettet mod at henvende sig til det generelle publikum.
Nogle begivenhedsprogrammer tilbyder i sidste ende samtidige breakout-sessioner, hvor deltagerne deler sig op i mindre grupper til præsentationer og workshops. Andre deler publikum næsten øjeblikkeligt op til sessioner, der er dedikeret til bestemte roller, færdigheder eller interesser. Men plenarsessionen tjener som en mulighed for at henvende sig til alle deltagere i arrangementet sammen.
Lederen for arrangøren kan vælge at dække generelle punkter på dagsordenen og skitsere målene for det overordnede program. Åbningssessioner omfatter også normalt en hovedtaler og andre oplægsholdere, som er med til at sætte tonen for kongressen.
Disse præsentationer kan afholdes i forskellige formater, men selve sessionerne er pr. definition åbne for alle deltagere.
Hvorfor starte med en plenarforsamling?
De mest effektive indledende generelle sessioner er dem, der er tilrettelagt til gavn for publikum og deltagerne i arrangementet, ikke for arrangørerne af arrangementet. Arrangørerne kan benytte lejligheden til at tale om virksomhedens eller foreningens forretninger, logistik for arrangementet og dagsordenspunkter, men en god plenarsession bør også underholde og motivere publikum.
Effektive programmer kræver publikums engagement og interesse. Arrangørerne af arrangementer må kæmpe for at få denne interesse tilbage, hvis de mister den fra starten. De indledende generelle sessioner bør starte programmet på en stærk tone.
Mål og formål
Gode åbningssessioner har tendens til at tage fat på en eller anden kombination af følgende mål:
- Motivere, uddanne og/eller underholde og engagere publikum.
- Sæt tonen for programmet.
- Skab en mindeværdig oplevelse.
- Deltag vigtig information.
De bedste generelle åbningssessioner opfylder alle disse mål. Plenarsessionen til en årlig konference kan omfatte et velkomstbudskab fra organisationens formand, efterfulgt af en tale fra konferencieren, som vil fungere som moderator i hele arrangementet.
Plenumssessionen kan slutte på en stærk tone med en gæstetaler, der holder en præsentation om at motivere deltagerne til at nå bestemte mål.
Når det er gjort rigtigt
En god indledende generel session vil sætte stemningen for hele arrangementet. Du vil fastholde interessen, hvis du kan holde din plenarforsamling i godt humør. Du ønsker at motivere deltagerne. Giv dem nogle oplysninger, som de ikke kendte før, som en forsmag på de kommende ting. Skab en forbindelse med dem.
Og ja, det er fint at inddrage lidt underholdning, men du ønsker ikke, at underholdningen skal være hele showet.