Hvad er nedadrettet kommunikation? Fordele, ulemper

Hvad er nedadgående kommunikation?

Nedadgående kommunikationsstrømme fra et topniveau til et lavt niveau i en organisation er kendt som nedadgående kommunikation.

Med andre ord er kommunikation, der finder sted fra overordnede til underordnede i en kommandokæde, en nedadgående kommunikation.

Denne kommunikationsstrøm bruges af lederne til at formidle arbejdsrelateret information til medarbejderne på lavere niveauer. Medarbejderne har brug for disse oplysninger for at kunne udføre deres arbejde og for at kunne opfylde deres lederes forventninger.

Det kan omfatte effektiv styring af tonen i budskabet og også at vise færdigheder i en uddelegering for at sikre, at arbejdet udføres effektivt af den rette person.

Vigtigheden af nedadrettet kommunikation

Vigtigheden af nedadrettet kommunikation er:

1. Af at give en idé
2. Af at opmuntre
3. Af at opretholde disciplin
4. Af at informere om arbejdets begrundelse
5. Af at forklare om forandring
6. Af at give retning
7. Opgave af job
8. Af at kontrollere
9. Af at evaluere

Af at give en idé

Ved hjælp af nedadrettede kommunikationsmål, politikker, regler forklares til de underordnede af den overordnede for at give dem fuld forståelse.

Opmuntre

Medarbejderne skal motiveres til at arbejde mere for at nå organisationens mål. Ledelsen er nødt til at ty til kommunikation nedad for at opmuntre medarbejdere på lavere niveauer.

For at opretholde disciplin

Sådan kommunikation følger det organisatoriske hierarki, så hver sektionsenhed eller afdeling skal følge de fastsatte regler eller procedure. Som følge heraf sikres disciplinen.

For at informere om jobrationale

Et vigtigt mål med denne type kommunikation er at give oplysninger om rationale for den tildelte opgave og dens relation til andre organisatoriske opgaver.

Forklare om ændringer

Forandringer er afhængige af omstændighederne. Når der sker ændringer med hensyn til planer, politikker, procedurer eller regler osv. er der tale om kommunikation med forklaring gennem nedadrettet kommunikation.

For at give vejledning

For at give de underordnede en opgave, et job eller en opgave, foretager den overordnede kommunikation nedadtil.

Tildeling af job

For at tildele job i henhold til medarbejdernes effektivitet, foretager den overordnede en begrundelse gennem kommunikation nedadtil.

Til kontrol

Da de nødvendige instruktioner fremsendes gennem nedadgående kommunikation, er medarbejderne meget bevidste om deres opgave og aktiviteter. Derfor kan en sådan kommunikation fungere som et kontrolredskab.

Til at evaluere

Den nedadgående kommunikation hjælper tilsynsførende med at evaluere de arbejder, som medarbejderne udfører. Nedadgående kommunikation bruges til at informere medarbejderne om deres evalueringer.

Fordele ved nedadgående kommunikation

Fordelene ved nedadgående kommunikation er som følger:

1. Effektivitet
2. Let at uddelegere
3. Organisationsdisciplin
4. Effektiv kommunikation af mål

Effektivitet

Nedadgående kommunikation giver effektivitetsgevinster, fordi instruktioner og information kommer fra de magthavende kilder, som er i stand til at koordinere aktiviteterne fra toppen af organisationen.

Lette delegering

Delegering er meget lettere, hvis delegeringen kommer direkte fra den vertikale kommunikationsstruktur, der repræsenterer kommandokæden.

Organisationsdisciplin

Den nedadgående kommunikation følger organisationens hierarki, hvilket betyder, at organisationsdisciplin og medlemsoverholdelse er meget lettere at opretholde.

Effektiv kommunikation af mål

Den øverste ledelse kan nemt kommunikere mål og tildele ansvar med hensyn til at nå disse mål.

Ulemper ved nedadgående kommunikation

Ulemperne ved nedadgående kommunikation er som følger:

1. Interpretationsproblemer
2. Forvrængning
3. Ikke motiverende
4. Langsom tilbagemelding
5. Sænker moralen

Interpretationsproblemer

Den nedadgående kommunikation giver fortolkningsproblemer på grund af forvrængningseffekten og den langsomme feedback til afklaring af budskabet.

Distortion

Har du nogensinde spillet grapevine-spillet? Nedadgående kommunikation kan blive forvrænget, når den går gennem flere niveauer i organisationen.

Ikke motiverende

I betragtning af den langsomme feedback og afhængigheden af formelle kommunikationskanaler hjælper denne kommunikationsmetode ikke rigtig på motivationen.

Langsom feedback

Det tager tid for budskaberne at gå nedad i organisationen og så opad i organisationen og så nedad igen. Det betyder, at feedback kan være langsom, hvilket kan medføre problemer, især i et dynamisk miljø.

Sænker moralen

Givet den tid, som kommunikation tager, og problemet med forvrængede budskaber, kan kommunikation nedadtil have en negativ indvirkning på moralen i organisationen.

Formål med nedadrettet kommunikation

Canary (2011) har identificeret fem generelle formål med nedadrettet kommunikation:

1. Implementering af mål, strategier, og mål
2. Jobinstruktioner og begrundelser
3. Procedurer og praksis
4. Feedback om præstationer
5. Socialisering

Implementering af mål, strategier og mål

Kommunikation af nye strategier og mål giver information om specifikke mål og forventet adfærd. Det giver retning for lavere niveauer i skolen/skoledistriktet, community college eller universitetet.

For eksempel: “Det nye reformmandat er for alvor. Vi skal forbedre kvaliteten af elevernes læring, hvis vi skal lykkes.”

Jobinstruktioner og begrundelse

Dette er direktiver om, hvordan en specifik opgave skal udføres, og hvordan jobbet hænger sammen med andre aktiviteter i skoleorganisationen. Skoler, community colleges eller universiteter har brug for at koordinere individuelle og afdelingsmæssige mål med organisationsdækkende mål.

Vi undlader ofte at give nok af denne form for information og overlader det til den enkelte medarbejder at få overblik over det store billede.

Procedurer og praksis

Dette er meddelelser, der definerer skoleorganisationens politikker, regler, bestemmelser, fordele og strukturelle ordninger for at få en vis grad af ensartethed i organisationens praksis.

I skoleorganisationer overføres disse oplysninger til medarbejderne gennem bestyrelses- og organisationsdækkende politikmanualer, håndbøger og skoleorganisationens daglige drift.

Performance feedback

Afdelingernes fremskridtsrapporter, individuelle præstationsvurderinger og andre midler bruges til at fortælle afdelinger eller enkeltpersoner, hvor godt de klarer sig i forhold til præstationsstandarder og mål.

For eksempel:

Socialisering

: “Mary, dit arbejde på computerterminalen har i høj grad forbedret effektiviteten i vores afdeling.”

Socialisering

Alle skoleorganisationer forsøger at motivere personalet til at tage institutionens mission og kulturelle værdier til sig og til at deltage i særlige ceremonier, såsom skovture og United Way-kampagner. Det er et forsøg på at få et engagement, en følelse af tilhørsforhold og en enhed af retning blandt personalet (Lunenburg & Ornstein, 2008).

For eksempel: “Skolen betragter sine medarbejdere som en familie og vil gerne invitere alle til at deltage i den årlige picnic og messe den 30. maj.”

Business Communication Notes

(Klik på emnet for at læse)

Reference

1. Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
3. Business Communication: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
5. Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
6. Fred C. Lunenburg (2010). Formelle kommunikationskanaler: Upward, Downward, Horizontal, and External Hentet 3 feb, 2021

Gå videre, del & Hjælp din ven