Ingen mand er en ø.
Vi er alle afhængige af hinanden og samfundet som et kollektiv for at opfylde vores behov og skabe fremdrift som en race.
Det samme scenarie og den samme logik afspejles i projektledelsens domæne.
Ingen aktivitet eller opgave eksisterer i isolation.
Hvert element er på en eller anden måde afhængig af resultatet af en anden aktivitet og bidrager til projektets slutresultat.
Forholdet mellem de to opgaver er defineret som afhængigheden mellem dem.
I denne artikel vil vi uddybe betydningen af afhængighed, finde ud af, hvordan den er relateret til begrænsninger, tale om de forskellige typer af afhængigheder og derefter se på en hurtig tretrins proces til effektivt at håndtere afhængigheder i et projekt.
Hvis du er projektleder, skal du behandle disse oplysninger som en genopfriskning. Hvis du samler viden, er bloggen alt, hvad du behøver for at mestre afhængigheder i et driftsmiljø.
Hvad er en afhængighed?
I din omverden er en afhængighed den eksistenstilstand for en enhed eller en genstand, som er sådan, at dens stabilitet er dikteret af en anden enhed eller ressource.
For eksempel er børn afhængige af deres forældre for at få omsorg og næring. De ældre er ofte afhængige af deres afkom for at få det samme. Og arbejdstagere er i høj grad afhængige af virksomheder for penge og indkomst.
I forbindelse med et projekt skifter definitionen af afhængighed noget.
En projektafhængighed er et logisk, tvangsbaseret eller præferentielt forhold mellem to aktiviteter eller opgaver, således at afslutningen eller igangsættelsen af den ene er afhængig af afslutningen eller igangsættelsen af den anden.
Hvis du maler et lærred, er påføringen af oliemaling én aktivitet. Og forberedelsen af lærredet er en anden. Du kan ikke bruge malingen, medmindre overfladen er blevet penslet med primeren.
Dermed er den ene aktivitet afhængig af den anden.
Hvis primeren ikke er tilgængelig i 3 dage på grund af en forsyningsstrejke, vil maleriets færdiggørelse blive forsinket med 3 dage, fordi du ikke vil kunne påbegynde arbejdet.
Sådanne afhængighedsrelaterede udtryk:
Følgende er nogle almindelige termer, der altid er forbundet med projektafhængigheder.
Begrænsning
Afhængigheder og begrænsninger har et årsags- og virkningsforhold. I sin enkleste form er en begrænsning en restriktion inden for de grænser, som opgaven skal gennemføres eller udføres inden for. En begrænsning kan skyldes mangel på ressourcer som f.eks. penge og arbejdskraft, mangel på tid og endda mangel på ekspertise. Nogle gange kan begrænsninger give anledning til afhængighed.
Hvis der er fire kager, der skal cremes, og kun én bager er dygtig nok til at gøre det, er cremeringen af den ene kage automatisk afhængig af, at cremeringen af en anden kage er afsluttet. Her har en begrænsning skabt en afhængighed.
I andre sammenhænge kan en afhængighed være årsagen til en begrænsning. I et skrædderi kan selve syningen ikke fortsætte, medmindre der først er taget mål. Dette er en bona fide logisk afhængighed. Hvis opmålingen tager 20 minutter, og syersken kun har to timer til at færdiggøre kjolen, så får hun under de givne omstændigheder kun 100 minutter til at overholde fristen. Det skyldes, at de 20 minutter, der bruges i målerummet, ikke kan forhandles, og der er ingen vej uden om afhængigheden.
Klassisk projektledelse definerer tre begrænsninger i forhold til omkostninger-tid-omfang, som kan betragtes som de tre sider af en trekant. Trekantens område er kvaliteten af de leverede produkter. Enhver ændring, der indføres i begrænsningerne, ændrer trekantens areal og dermed projektets samlede kvalitet.
En god projektleder er en person, der kan holde styr på alle begrænsninger og afhængigheder og omfordele ressourcerne på en måde, der sikrer den endelige projektkvalitet.
Forspring og forsinkelse
Forspring og forsinkelse er begge relateret til afhængigheder.
Forspring er defineret som den varighed af tid, hvormed en efterfølgeraktivitet kan fremskyndes eller fremskyndes i forhold til forgængeropgaven. Lad os antage, at en aktivitet B er planlagt til at starte, når aktivitet A er afsluttet, hvilket er om 10 dage. Hvis B imidlertid startes blot 5 dage efter A, har B under omstændighederne et forspring på 5 hele dage.
Dette kan kun ske, når afhængigheden mellem A og B er skønsmæssig – dvs. at starte B efter A’s afslutning er en bedste praksis eller bekvemmelighed og ikke dikteret af logik og begrænsninger.
Lag er på den anden side den tidsperiode, hvormed en efterfølgeropgave skal forsinkes i forhold til forgængeraktiviteten. Det er generelt ikke ønskeligt inden for projektledelsesområdet.
Kritisk sti
Vi har allerede gennemgået kritisk sti meget detaljeret. Men for at opsummere er en kritisk vej den længste ubrudte kæde af sekventielle aktiviteter eller afhængige opgaver, således at en ændring af varigheden af færdiggørelsen af elementerne på nogen måde direkte påvirker projektets deadline, hvilket fører til mulige overtrædelser.
Ved fremstilling af en kage er bagning af dejen og pyntning af svampen en del af den kritiske vejkæde. Enhver forsinkelse i disse opgaver vil forsinke præsentationen af kagen på gæstebordet.
Differente typer af afhængigheder, som du bør kende til:
Afhængigheder kan kategoriseres på en række måder baseret på forhold som færdiggørelse og igangsættelse af opgaver, opgavernes relation til projektet og virksomheden og årsagen til afhængighedens eksistens.
Kausale, Ressource & Præferentielle afhængigheder
Kausale eller logiske afhængigheder er de afhængigheder, som ikke kan undgås. De er iboende i projektets karakter og arten af de involverede opgaver.
Din mave kan ikke fordøje mad, medmindre du spiser den først. Dette er en kausal eller logisk afhængighed. Uden færdiggørelse af et trin kan det næste ikke på nogen måde iværksættes.
Ressourcebaserede afhængigheder er styret af begrænsninger. Som vi allerede har diskuteret, er der, hvis der kun er et begrænset antal kvalificerede fagfolk til rådighed til at arbejde på et projekt, ofte behov for at gå frem i rækkefølge, simpelthen fordi der ikke er hænder (eller arbejdskraft) nok til at gennemføre alting samtidig.
Hvis der er ressourcemæssige begrænsninger og dermed afhængigheder til stede, er der generelt ingen kausal afhængighed – det vil sige, at alle aktiviteterne kan tackles sammen, hvis de nødvendige facilitatorer er til stede.
Preferentielle afhængigheder er afhængigheder, der er styret af bedste praksis eller bekvemmelighed. De indføres generelt i projekter for at fokusere på kvaliteten af leverancerne. Bygherrer kan lide at lægge tagets fundament i blød i mindst 5 til 7 dage, før de lægger fliserne.
De kan gå i gang med det samme uden at bekymre sig om “sætning og udblødning”. Men det er meningen, at dette skal gå ud over konstruktionens integritet. Og så opstår der en præferentiel afhængighed.
FS, SF, FF & SS Afhængigheder
En FS-afhængighed eller Finish to Start-afhængighed er den mest almindelige og logiske afhængighed både i projektledelse og i den virkelige verden. En bestemt opgave B kan ikke starte, medmindre opgave A er afsluttet på tilfredsstillende vis. I dette tilfælde skal opgave B normalt udnytte eller bygge på resultatet af opgave A på en eller anden måde.
En SF- eller Start to Finish-afhængighed er vanskelig. Den siger, at efterfølgeropgaven (lad os kalde den opgave B) ikke kan afslutte, medmindre forgængeropgaven (lad os kalde den opgave A) er startet. Men når først A er påbegyndt, kan B til enhver tid lukkes.
Det bedste eksempel er fakturering af en kunde (opgave B). Det signalerer generelt afslutningen af et projekt. Forestil dig, at du skal levere 5 buketter til en fest. Du “løber med uret” på kunden, så snart du modtager ordren, fordi du begynder at arbejde på samlingen, og i realiteten er køberen begyndt at betale for din tid. Men du kan faktisk ikke fakturere kunden, medmindre leveringen af buketterne (opgave A) er udført.
Start til slut-afhængigheder er almindelige i Just in Time-medarbejderplaner, hvor medarbejderne ikke får faste slots. De bliver bedt om at komme på kontoret, når der opstår projekter.
En SS- eller Start to Start-afhængighed siger, at efterfølgeraktiviteten ikke kan starte, medmindre forgængeraktiviteten er igangsat. Men efter denne indledende begrænsning kan de to aktiviteter fortsætte parallelt. For eksempel er bagning af kagen og fremstilling af glasuren et eksempel på en start til start-afhængighed. Så snart du har lagt dejen i ovnen (opgave A), kan du begynde at lave glasuren (opgave B).
SS-afhængigheder eksisterer generelt på grund af ressourcebaserede begrænsninger. Lad os forestille os, at en hjælper materialiserer sig og hjælper dig med at bage desserten. Glasuren er så ikke længere afhængig af, hvornår du sætter dejen i ovnen. SS-afhængigheden gælder kun, hvis du tilbereder kagen helt selv.
En FF- eller Finish to Finish-afhængighed siger, at efterfølgeropgaven ikke kan blive færdig, medmindre forgængeropgaven også er færdig. De behøver ikke at være færdige sammen.
Den frisør- og make-up-kvinde, der ledsager en filmstjerne til en afsløring på den røde løber, kan ikke lægge sidste hånd på opgaven, før skuespillerinden når frem til stedet. Ellers holder lookets friskhed ikke.
Sådan fungerer en Finish to Finish-afhængighed.
Det ydre – indre afhængighedsgitter
Ofte er visse opgaveafhængigheder interne til et projekt og eksterne til virksomheden eller interne til virksomheden, men uden for projektlederens direkte indflydelseskreds. De forskellige kombinationer gennemgås nedenfor.
Company In – Project In Dependencies: Disse gælder for sekventielle opgaver – de opgaver, der skal løses i henhold til et foruddefineret logisk flow.
Company In – Project Out Afhængigheder: Disse afhængigheder gælder for sekventielle opgaver – de opgaver, der skal løses i henhold til et foruddefineret logisk flow: Disse gælder for opgaver, der varetages af andre afdelinger. Visse projektrelaterede aktiviteter i afdelingen kan være afhængige af deres output, men de er ikke under projektlederens direkte kontrol.
Company Out – Project In Afhængigheder: Aktiviteter, der er bestilt hos tredjepartsleverandører, er et ideelt eksempel på denne kategori. Outputtet har en direkte betydning for projektet, men leverandørerne er ikke ansat af virksomheden.
Company Out – Project Out Afhængigheder: For at et projekt kan blive afsluttet, skal virksomhedens bygning være robust og tilgængelig. Hvis det af en eller anden grund viser sig, at byggeriet er mangelfuldt, vil genoptagelsen af arbejdet afhænge af kommunens dom. Dette er en faktor uden for virksomheden og projektet, men kan påvirke leverancerne negativt.
Hvordan man effektivt håndterer afhængigheder i projektledelse:
Hvis du bruger en robust projektstyringssoftwareløsning, er opgaveafhængigheder og relaterede visninger altid en vigtig del af dashboardet.
- Brainstorm alle mulige projektafhængigheder og tilknyttede begrænsninger, idet du holder dig den tredobbelte begrænsningsmodel for øje. Hvis der er mange afhængigheder og begrænsninger, kan du gå videre og også identificere den kritiske vej. Dette vil sikre, at dit fokus og din opmærksomhed er på de opgaver, der kan påvirke bundlinjen.
- Inddrag interessenterne og sørg for, at de forstår, hvad de vigtigste afhængigheder og begrænsninger er. Hvis komponenterne i den kritiske vej er medtaget i projektcharteret, bliver interessenterne automatisk informeret om dem.
- Lav en brainstorm om risici og udfordringer i forbindelse med disse afhængigheder og begrænsninger. Du bør måske holde et tværfagligt møde for at få flere perspektiver med om bord. Når du føler, at du har dækket de fleste af de forudsigelige forstyrrende omstændigheder, så gå i gang med at finde løsninger eller forebyggende foranstaltninger for at håndtere forstyrrelsernes indvirkning på afhængighederne og begrænsningerne.
Resultatet af det tredje trin tilføjes til dokumenterne om ændrings- og risikostyring.
Afhængigheder er uundgåelige i et projekt. Du vil sjældent støde på et projekt, hvor alle opgaver og aktiviteter er uafhængige af hinanden.
Men frygt ej, afhængigheder kan udnyttes til din fordel, hvis du kan finde legitime måder at fremskynde udførelsestiden for aktiviteter på den kritiske vej.
Tænk over det.