Du har måske troet (hvilket er helt forståeligt), at faxer var noget, der hørte fortiden til. Når alt kommer til alt, har virksomhedskommunikationen ændret sig meget, siden faxmaskiner var den vigtigste måde at sende dokumenter til kunder og kolleger på. Faktisk ville du tage helt fejl. Faxing via internettet er fortsat en nem og omkostningseffektiv måde at sende vigtige dokumenter hurtigt, sikkert og trygt.
Du behøver ikke længere en besværlig faxmaskine for at drage fordel af faxing. RingCentral’s apps til mobil og desktop giver dig faktisk mulighed for at faxe dokumenter med et minimum af besvær.
Måske er du i gang med at lukke en vigtig aftale med en ny kunde, og du skal sende de relevante dokumenter uden forsinkelse. Med RingCentrals internetfaxservice behøver du blot en fungerende internetforbindelse – en fastnetforbindelse er ikke længere nødvendig.
I denne korte vejledning giver vi dig en hurtig og kortfattet introduktion til onlinefax, og hvordan det fungerer i forhold til traditionelle faxmaskiner. Her er de spørgsmål og emner, vi vil dække:
- Kan jeg sende en fax via internettet?
- Hvad er internetfax helt præcist?
- Hvordan fungerer en traditionel faxmaskine
- Hvordan fungerer online faxning
- Hvordan kan jeg sende en gratis fax via internettet?
- Fordelene ved at faxe via internettet
Lad os komme i gang.
Hvorfor faxe?
Der er mange grunde til, at du måske ønsker at sende en fax via internettet i stedet for at sende en e-mail. Den måske vigtigste er dog sikkerheden. I modsætning til e-mails er faxer meget bedre beskyttet. Det gør dem meget mere sikre og holder dine data private, især sammenlignet med e-mails, som kan bruges til svindelnumre som phishing og ransomware.
Et andet punkt, som du skal huske på her, er, at faxer kan være juridisk bindende dokumenter i en retssal. Ikke kun selve dokumentet er sikkert, men også online-faxservere er det. Flere og flere domstole accepterer digitale beviser som PDF-filer, mens e-mails er mere sårbare over for svigagtig aktivitet – de er sværere at autentificere og kan derfor kun sjældent godkendes som bevismateriale i retten.
Med det stigende antal fjernarbejde er vi alle ved at vænne os til tanken om at arbejde hvor som helst, og det er af største vigtighed at kunne arbejde sammen, uanset hvor man befinder sig, hvor som helst.
Så hvad sker der, hvis du arbejder i en branche, der stadig bruger fax, som f.eks. forsikring eller sundhedsvæsen, men du har ikke en fysisk faxmaskine i dit hjem eller på dit kontor? Du sender selvfølgelig faxbeskeder via internettet – ingen udskrivning er nødvendig.
Se, hvordan True Blue Insurance har gjort det muligt for deres næsten 100 mand store team at arbejde eksternt fra hvor som helst – samtidig med at de giver deres kunder lynhurtig service ved hjælp af online faxning.
Kan jeg virkelig sende en fax via internettet?
Du kan faktisk sende faxer via internettet! Online faxing er enkelt og bekvemt. Det er den ubesungne helt i onlinekommunikation. Mens andre metoder som e-mailing og instant messaging får mere opmærksomhed, viser fax over internettet-tjenester sig at være vedvarende populære hos kunderne.
Det er nemt at sende og modtage faxer online. RingCentral gør det særligt enkelt. Det tilbyder funktioner som f.eks:
- Sending faxes to a chosen recipient’s fax number
- Assignating your own fax number that others can use to fax documents to you
- Using your existing phone number, or a local or toll-free number to receive faxes
We’ll elaborate on all this in a subsequent section.
Hvad er internetfaxning?
Internetfaxning er, som navnet antyder, processen med at sende og modtage faxer online. De dage, hvor man skulle bukke sig ned over en enorm faxmaskine, er heldigvis godt og grundigt forbi. I dag kan du sende faxer fra en række forskellige enheder, herunder:
- Din computer (stationær eller bærbar computer)
- Smartphone (iPhone eller android)
- Tablet
Onlinefaxtjenester bruger internetgateways til at oprette forbindelse til faxmaskiner. Hvor faxmaskiner tidligere kun kunne nås og sende dokumenter via telefonlinjer, er de nu tilgængelige fra online.
Kort sagt er internetgateways knudepunkter i et netværk. De er vigtige stoppesteder for data, der gør det muligt for brugerne at sende oplysninger via e-mail eller via software fra tredjepart, og at de kan modtages af en faxmaskine eller omvendt.
Disse gateways både modtager dokumenter via internettet og sender dem derefter direkte til den relevante faxmaskine. Dette giver dig mulighed for at sende en fax online, uanset hvor du befinder dig – ingen klodset gammel faxmaskine er nødvendig – i fuld tillid.
Planerne og priserne afhænger af den tjeneste, du vælger (noget, vi snart vil diskutere). Indtil videre kan du se her, hvordan du kan vælge en faxservice, der passer til dine behov og din økonomi:
- Sæt et budget. Hvilken slags gebyrer har du råd til?
- Udforsk faxtjenesterne på markedet, og sammenlign funktioner og omkostninger.
- Læs efter ekstra fordele. Tilbyder den valgte tjeneste fax via e-mail? Kan du vedhæfte dokumenter fra tjenester som Dropbox og Microsoft Office?
- Kig på kundeudtalelser. Hvad har tidligere kunder haft at sige om de enkelte faxtjenester? Hvordan er det sammenlignet med traditionel faxning?
🕹️ Få et praktisk indblik i, hvordan RingCentral er designet til, at du nemt kan sende faxer via internettet. Book en produkttour for at se det:
Vælg et tidspunkt
💰 Du kan også bruge denne beregner til at se, hvor meget din virksomhed kan spare ved at bruge RingCentral til at understøtte dit teams kommunikation med hinanden – og kunderne.
Sådan fungerer en traditionel faxmaskine
Traditionelle faxmaskiner fungerer ved at sende faksimiler (også kaldet kopier eller fax forkortet, deraf navnet) af dokumenter via telefonlinjer. De scanner dokumenter ved hjælp af en ladningskoblet enhed, som effektivt ser på hver linje i et givet dokument, registrerer sorte og hvide områder og sender derefter en gengivelse af det, den finder, ned ad telefonlinjen via en elektrisk impuls. Den fysiske faxmaskine i den anden ende modtager disse impulser og videresender dem derefter til en printer.
Det er først, når man ser på processen med at sende en traditionel fax, at man indser, hvor besværlig den er. Her er en hurtig trin-for-trin oversigt:
- En person skriver et dokument.
- Derpå udskriver de en fysisk kopi.
- Så scanner de det ind i faxmaskinen og trykker på send-knappen.
- Dokumentet sendes ved hjælp af en traditionel faxmaskine.
- En indgående fax modtages og udskrives i den anden ende.
- Modtageren kan derefter scanne denne kopi for at oprette en digital fil (enten som et Word-dokument, en PDF-fil eller et billede som f.eks. en PNG-fil). Denne er sandsynligvis af betydeligt ringere kvalitet end det originale dokument.
Det er derfor ikke svært at se, hvorfor så mange mennesker søger andre metoder til at sende dokumenter – herunder online fax – som et enklere og mere bekvemt alternativ.
Sådan fungerer online faxning
Med RingCentral er det lige så nemt at sende en fax online som at sende en e-mail. Her er hvordan:
- Vælg indstillingen “Ny fax” i RingCentral-desktop- eller mobilappen.
- Indtast modtagerens faxnummer, og tilføj den relevante meddelelsestekst.
- Bilag de relevante dokumenter fra Box, Dropbox, Google Drive (herunder Google Docs) eller Microsoft Office.
- Alternativt kan du sende faxer via e-mail ved at adressere dem til det relevante faxnummer @rcfax.com.
Her er en gennemgang af, hvordan du sender og modtager faxer med RingCentral:
Hvordan kan jeg sende en gratis fax via internettet?
Vi har allerede diskuteret online fax-tjenester, som tilbyder en række funktioner mod et månedligt gebyr. Der findes dog også gratis faxalternativer. Du kan f.eks. bruge Microsofts program Fax and Scan, som følger gratis med Windows (op til og med Windows 10), som er gratis. Du skal bruge følgende hardware og tilbehør for at bruge det:
- En computer udstyret med Fax and Scan
- En fastnettelefon (det fungerer ikke med VoIP)
- Et internt eller eksternt faxmodem
- En ledning, der forbinder modellen med en telefonlinje
Der er dog en ulempe her. Fordi Fax and Scan skal tilsluttes en telefonlinje via et faxmodem, betyder det, at din faste telefonlinje vil være bundet, mens du sender og modtager faxer, hvilket naturligvis er en ulempe. Du kan heller ikke bruge en mobilenhed. Som vi har diskuteret, bruger fax-tjenester gateways for at undgå dette problem. Desuden skal din computer være tændt hele tiden, mens der sendes eller modtages faxer.
🔍 Overvejer du at anskaffe dig et nyt kommunikationsværktøj og er du usikker på, hvordan du kommer i gang? Her er en tjekliste, der hjælper dig med at vælge det rigtige til din virksomhed.
Fordelene ved at faxe via internettet
Der er altså mange fordele ved at faxe online. Disse omfatter følgende:
- Afsendelse og modtagelse af faxer fra hvor som helst og når som helst. Dette er især nyttigt for virksomheder, der opererer fra flere forskellige steder, og for dem, der foretager overgangen til fjernarbejde.
- Lavere omkostninger. Når du abonnerer på RingCentral, kan du sende faxer uden at skulle bekymre dig om udgifterne til køb af toner og faxmaskiner. Du behøver heller ikke at bekymre dig om at vedligeholde dem (der er trods alt meget, der kan gå galt).
- Pålidelig sikkerhed. At sende faxer via telefonlinjen er ikke så sikkert, som du måske tror: Dokumenter kan let opsnappes af nysgerrige øjne. Med RingCentral overføres dine faxer sikkert via en krypteret internetforbindelse.
- Send og modtag faxer uden at binde din telefonlinje. Som vi har bemærket, kan brugen af almindelige telefonlinjer til faxning blokere for indgående opkald samt gøre dig ude af stand til at foretage udgående opkald. Med RingCentral foregår alt via din internetforbindelse, så din telefonlinje er fri.
Er du klar til at sende online faxer på få sekunder?
Som vi har forsøgt at forklare her, er der mange fordele ved at bruge online faxer frem for e-mail. Især virksomheder kan drage fordel heraf. Ikke alene sikrer online fax en øget sikkerhed, men det giver også en række andre fordele.
Disse omfatter bl.a. at du sparer tid og penge, at du kan underskrive dokumenter elektronisk, at du kan holde dine dokumenter organiseret, og at du kan sende faxer fra mobile enheder.
RingCentral’s always-on internetfax-tjeneste er nem at bruge, og den vil ikke sprænge dit budget. Den giver dig mulighed for at administrere dine udgående og indgående faxer online, hvilket sparer dig for unødvendige udgifter og generelt gør dit arbejdsliv en smule lettere. Din virksomhed og dens kunder kan i det lange løb høste betydelige gevinster for dette.