ERISA Compliance Regulations
The Employee Retirement Income Security Act of 1974 (ERISA) dækker de fleste frivilligt etablerede pensionsordninger for ansatte i den private sektor. Arbejdsgivere i den private sektor er ansvarlige for at sikre, at deres pensionsordninger overholder ERISA-bestemmelserne. ERISA fastsætter minimumsstandarderne for disse planer, som omfatter bidragsdefinerede planer, ydelsesdefinerede planer, 401(k)s, Employee Stock Ownership Plans (ESOPs), Simplified Employee Pension Plans (SEPs) og Profit Sharing Plans.
Den grundlæggende overholdelse af ERISA kræver, at arbejdsgiverne giver deltagerne meddelelse om planoplysninger, deres rettigheder i henhold til planen, og hvordan planen er finansieret. Dette omfatter sikring af, at planerne overholder ERISA’s minimumsstandarder, journalføring, årlig arkivering og rapportering samt overholdelse af loven om tillidsmand. ERISA fastsætter minimumsstandarderne for deltagelse, optjening af ydelser og optjening af ydelser i henhold til planen. I henhold til ERISA er der også en tillidspligt for dem, der administrerer, forvalter eller kontrollerer planens aktiver, hvilket kræver, at de udelukkende handler i planens deltageres og begunstigedes interesse. Manglende overholdelse af ERISA-kravene til kvalificerede planer kan udsætte en virksomhed for ERISA-sager og DOL- eller IRS-sanktioner. Erfaren ERISA-rådgiver kan hjælpe din virksomhed med at opretholde ERISA-overholdelse og undgå dyre sanktioner.
ERISA-meddelelseskrav
ERISA kræver visse minimumskrav til meddelelse til planens deltagere. Dette omfatter krav om, at alle deltagere skal modtage en kortfattet planbeskrivelse (SPD) inden for 90 dage efter hans eller hendes første dag med dækning. SPD’er skal indeholde visse oplysninger, herunder planens navn, arbejdsgiveroplysninger, planens type, udpegede agenter, krav til berettigelse, beskrivelse af ydelser, oplysninger om planens finansiering, kravprocedurer og en erklæring om ERISA-rettigheder. Desuden skal de ansatte modtage meddelelse om alle væsentlige ændringer af deres pensionsordninger gennem en meddelelse om væsentlige ændringer (Summary of Material Modification (SMM)).
ERISA-rapportering og registrering
Arbejdsgiverne skal føre nøjagtige optegnelser vedrørende deres pensionsordninger for ansatte. I henhold til afsnit 107 i ERISA skal alle optegnelser i forbindelse med offentlige indgivelser opbevares og holdes tilgængelige til undersøgelse i mindst seks år efter indgivelsesdatoen. I henhold til afsnit 209 skal en arbejdsgiver imidlertid opbevare fortegnelser over ydelser vedrørende ansatte i et tidsrum, der er tilstrækkeligt til at fastslå de ydelser, der tilkommer sådanne ansatte.
Selskaber har også obligatoriske rapporteringskrav i henhold til ERISA. For planer med 100 deltagere eller flere skal planens sponsorer årligt indsende formular 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan (årlige indberetninger/rapporter om en social sikringsordning for ansatte). For planer med færre end 100 deltagere kan sponsorerne anvende den korte formular 5500-SF.
En plansponsor indsender sin formular 5500 elektronisk via arbejdsministeriets EFAST-system. Den elektroniske indsendelse opfylder ERISA- og Internal Revenue Code (IRC) rapporteringskravene ved at give en rapport om planens finansielle situation, investeringer og drift. Dette omfatter oplysninger om planen, planens navn, planåret, en oversigt over planens aktiver og passiver, tjenesteudbydere, forsikringsomkostninger og -udbydere, deltagere og finansielle data.
Employee ERISA Violation Claims
Medarbejdere og plandeltagere har minimumsbeskyttelse i forbindelse med kravprocedurer for erstatningsordninger for ansatte i henhold til ERISA. Når en medarbejders krav afvises, skal planen give tilstrækkelig meddelelse om årsagen til afvisningen og give dem mulighed for en fuldstændig og retfærdig prøvelse. Hvis planen træffer en negativ afgørelse i forbindelse med ansøgerens klage, skal den angive årsagen til afgørelsen og give en erklæring om ansøgerens ret til at anlægge retssag i henhold til ERISA.
ERISA-fidenskabsansvar
ERISA-fidenskabsansvarlige har en forpligtelse til udelukkende at handle i planens deltageres og begunstigedes interesse. Dette omfatter afholdelse af rimelige omkostninger ved administrationen af planen, diversificering af investeringerne for at minimere risikoen for store tab, overholdelse af vilkårene i det skriftlige plandokument og undgå interessekonflikter. Den betroede er også ansvarlig for at overvåge investeringsresultater og vælge investeringsmuligheder og udbydere.
ERISA-revisioner
The Employee Benefits Security Administration (EBSA) foretager jævnligt revisioner af ydelsesplaner for at undersøge planerne og sikre overholdelse af reglerne. Revisioner kan udløses af en gennemgang af formular 5500 eller andre rapporter, gennemgang af summariske planbeskrivelser, medarbejderklager eller endog tilfældige revisioner. Ifølge en rapport fra arbejdsministeriet resulterer ca. to tredjedele af EBSA’s civile undersøgelser i inddrivelse af penge eller andre korrigerende foranstaltninger. Omkring en fjerdedel af de strafferetlige undersøgelser resulterede i skyldige erklæringer eller straffedomme.
Sanktioner for ERISA-overtrædelser
EBSA håndhæver arbejdsministeriets love, herunder ERISA. Plan sponsorer kan blive straffet af EBSA for ERISA-overtrædelser. Sanktioner for ERISA-overtrædelser kan afhænge af typen af overtrædelse, omfanget af overtrædelsen, og om overtrædelsen var forsætlig. Sanktioner for overtrædelser kan omfatte bøder, betalinger til plandeltagere og krævede ændringer i virksomhedens praksis og procedurer. Planadministratorer, der undlader at overholde de årlige rapporteringskrav, kan også pålægges en bøde på op til 1.000 dollars pr. dag.
ERISA-troværdighedsforseelser kan også medføre, at troværdige personer pålægges et personligt ansvar for tab for planens deltagere. Planens deltagere og begunstigede har ret til at anlægge sag mod planforvalteren, planadministratoren eller andre, der kontrollerer planens aktiver, for brud på en betroet pligt. Fiduciaries kan også være ansvarlige over for deltagerne for tabt indtjening eller uretmæssigt modtaget overskud.
Villige ERISA-overtrædelser kan endda føre til strafferetlig forfølgelse. De maksimale strafferetlige sanktioner for ERISA-overtrædelser omfatter op til 10 års fængsel og bøder på op til 100.000 USD. Virksomheder, der er anklaget for ERISA-overtrædelser, kan blive mødt med strafferetlige bøder på op til 500.000 dollars ud over et eventuelt civilretligt ansvar.
Frivillige ERISA-overholdelseskorrektioner
Arbejdsministeriet har frivillige overholdelsesprogrammer for plansponsorer, som opdager en mulig overtrædelse af ERISA-kravene. Dette omfatter Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) og Voluntary Fiduciary Correction Program (VFCP).
Delinquent Filer Voluntary Compliance Program
Når en planadministrator ikke har overholdt de årlige ERISA-rapporteringskrav, giver DFVCP administratorerne en måde at opfylde kravene på og undgå yderligere civilretlige bødevurderinger. Ved at indsende forsinkede årsrapporter via DFVCP kan planadministratorer frivilligt betale et reduceret bødebeløb.
Rettighederne til DFVCP er begrænset til planadministratorer med indberetningsforpligtelser i henhold til afsnit I i ERISA, som ikke allerede er blevet underrettet af DOL om deres manglende indsendelse af en årsrapport. Deltagelse omfatter indgivelse af formular 5500 eller 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan og indsendelse af indgivelsesoplysninger og betaling i henhold til den reducerede sanktionsstruktur.
Voluntary Fiduciary Correction Program
Hvis en tillidsmand eller plansponsor opdager et muligt brud på tillidspligten, kan de korrigere deres brud gennem VFCP for at undgå yderligere sanktioner. VFCP giver tillidsmænd mulighed for at overholde ERISA-bestemmelserne ved at træffe korrigerende foranstaltninger.
For at søge lindring af håndhævelsesforanstaltninger er det nødvendigt, at de betroede personer:
- Identificere eventuelle overtrædelser og afgøre, om de falder inden for de 19 kategorier af transaktioner, der er omfattet af VFCP;
- Følge processen for at korrigere eventuelle kvalificerende overtrædelser;
- Beregne eventuelle tab eller fortjenester i forbindelse med overtrædelserne og tilbagebetale beløbene med renter; og
- Indgive en ansøgning til EBSA, herunder dokumentation, der viser, at der blev truffet korrigerende foranstaltninger.
San Diego ERISA Compliance Attorneys
I Butterfield Schechter LLP tilbyder vi vores klienter rådgivning om ERISA-overholdelse og anden rådgivning om medarbejderydelser. Vores advokater sørger for, at din virksomhed og dine tillidsmænd forbliver i overensstemmelse med ERISA-reglerne og lovændringer. Kontakt vores kontor i dag med spørgsmål om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed med at få succes.
ERISA Compliance Resources
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2020
Hvordan vil SECURE Act påvirke 401(k)s?
Department of Labor’s for Targeted EBSA Enforcement
2019 IRS Proposed Regulations on Hardship Distribution Changes
End of Year Checklist for Plan Providers
IRS Cost of Living Adjustments Announced: 401(k) contribution limit increases to $19,000 in 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish: En højesteretssag om fejlklassificering af medarbejdere kan føre til Fiduciary Breach Claims
IRS Ruling Allows Rollover fra afdøde ægtefælles manglende udpegning af en begunstiget
IRS Umbrella Closing Agreement Program til at korrigere missede frister
Beware of These Common ERISA Compliance Errors
Former Plan Administrator Bestilt til at betale $ 1.6 Million in Profit Sharing Plan Restitution
Plan Sponsorer skal give særlig skattemeddelelse opdatering for 401 (k) s
Pas på disse almindelige ERISA Compliance Errors
Former Plan Administrator Bestilt til at betale $ 1.6 Million in Profit Sharing Plan Restitution
Plan Sponsors Need to Give Special Tax Notice Update for 401(k)s
What Would a Government Investigation Reveal About Your Retirement Plan?
Fælles farer ved IRS Voluntary Correction Program
ERISA Advisory Council Review of Mandated Disclosures
Fem almindelige fejltagelser af Plan Sponsors
Fiduciary Best Practices for Protecting Your Company
Undgå dyre bøder for sen formular 5500
Håndtering af frosne pensionsordninger
ERISA-pensionsordninger kan ikke beskytte svigagtige overførsler
Forbudte transaktioner for fiduciarer efter DOL Rule Change
Kirke-Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is Being Audited! Hvad nu?
Pensionsplanundersøgelser og håndhævelsesprogrammer på vej op: Vejledning for plansponsorer
401(k) Safe-Harbor Hardship Distributions: 3546>
Des ERISA Cover Your Church Plan?
Newly Issued Required Amendments Lists for Qualified Retirement Plans
2017 Retirement Plan Limits
Glem ikke at tage din 2016 RMD!
Ny lov kræver yderligere oplysning af offentlige pensionsordninger i Californien
DOL-revisioner af medarbejderpensionsplaner
Vigtige kommende frister for indgivelse af formular 5500
Ny gebyrskema for frivilligt korrektionsprogram
IRS opdaterer EPCRS med udstedelse af Rev. Proc. 2016-51