De fem elementer i effektiv organisationskommunikation

Foto:

Getty

Nicole, en C-suite leder, som jeg coachede i New York City, ringede til mig en sen eftermiddag i frustration og fortvivlelse. Hun sagde: “Andriana, jeg har haft en hård dag, og mit team vil ikke lytte til mig. Jeg har bedt dem om at færdiggøre en rapport inden i dag, da jeg skal sende den til vores ledende partner i London, og de virker som om, de ikke forstår det. De virker som om, de arbejder for en anden chef! Kan de ikke se, hvor hårdt jeg arbejder? Jeg føler, at jeg er alene i alt dette! Hvad skal jeg gøre?”

Nicoles frustration er repræsentativ for mange ledere på mellemste og højere niveau, som har brug for støtte fra deres team for at fungere, udvikle sig og blomstre. De har brug for, at deres team samarbejder for at komme videre, for at gøre fremskridt og for at innovere. Især i perioder med stor stress kan kommunikationen være vanskelig, og lederne føler, at de ikke bliver støttet eller forstået. Lederne går ud fra, at deres medarbejdere allerede burde vide, hvad de har brug for, og hvordan de skal kommunikere med dem. Hvad kan en leder derfor gøre for at forbedre sit teams kommunikationsskema?

Der er fem væsentlige elementer i effektiv organisatorisk kommunikation:

– Empati: Empatisk ledelse viser dine medarbejdere, at du holder af dem. Det skaber stærke menneskelige bånd, da man forsøger at sætte sig ind i den andens situation, at forstå hans eller hendes følelser, tanker og perspektiver og efterfølgende bruge denne forståelse til at styre fremtidige handlinger. Gør en bevidst indsats for at sætte dig i andre menneskers sted.

– Positiv kommunikation: At være en positiv leder er også afgørende for den organisatoriske kommunikation. De ord og det sprog, som lederne bruger, er afgørende for at fremme en effektiv kommunikationskanal. Formuler dine budskaber på en positiv måde.

Men min erfaring er, at hvis du har en positiv tankegang, vil medarbejderne lytte i stedet for at gøre modstand. Desuden er den menneskelige hjerne mere tilbøjelig til at være åben og mere engageret i at modtage feedback, når der er positiv forstærkning. I stedet for at sige: “Du bør ikke multitaske, når du taler med en kunde!” kan du f.eks. ændre det til: “Sørg for, at du smiler, når en kunde henvender sig til dig, og giv ham din fulde opmærksomhed.”

– Klarhed: Når en leder sender et budskab til sine medarbejdere, skal budskabet være klart og specifikt. Lederen skal have et klart mål, klare trin og en gennemsigtig metodologi, som er opnåelig. Når lederen giver medarbejderen beføjelse til at skabe processen for et specifikt mål eller resultat, skal lederen lette strategien sammen med medarbejderen og støtte ham undervejs. Klarhed er nøglen her.

– Assertivitet: Selvsikkerhed er en effektiv måde at opnå troværdighed på og forbedre din kommunikation med dine medarbejdere. Når du er assertiv, udtrykker du dine tanker og følelser klart og direkte uden at dømme andre. Assertiv adfærd er direkte, klar og respektfuld. Det er vigtigt, at din medarbejder føler sig hørt og taget i betragtning. Koncentrer dig altid om opgaverne og ikke om folks personligheder. Udvis ikke direkte aggression, som f.eks. vrede og defensivitet, og lad være med at overreagere og forsøge at formulere en vej fremad. Læg aldrig skylden på nogen.

– Selvrefleksion: Afsæt tre til fem minutter hver anden dag til selvrefleksion. Dette vil hjælpe dig med at berolige dit sind og din krop, det vil reducere distraktioner, rydde dit mentale rum, og det vil hjælpe dig med at komme i kontakt med dit dybere, positive sind.

Tænk på noget nogen gjorde eller sagde for nylig, som hjalp dig eller gjorde dig glad, og noget, som generede eller gjorde dig ked af det. Find en lejlighed til simpelthen at takke den pågældende person. Hvis noget generede dig, så tænk: “Hvem skal jeg have en samtale med og om hvad?”

Ledere, der er empatiske, positive, assertive, kommunikerer klart og bruger tid på deres selvrefleksion, vil have en bedre chance for at udvikle et effektivt kommunikationsskema og -miljø i deres organisation.

Nicole var til sidst i stand til at forstå det større billede af sit teams dynamik. Hun opnåede en effektiv kommunikation i sit team, da hun var i stand til at udvide sit perspektiv og ændre det, når det var nødvendigt. Da hun holdt op med at lave antagelser og satte sig i andres sted, fik hun et bedre “balkonbillede” af sit team og sig selv og skabte en mere produktiv og human kommunikationskultur.