Arbejdsgivere har en tendens til at indsamle en masse papirarbejde om medarbejdere, lige fra ansættelsesansøgninger og CV’er til formularer om ydelser, præstationsvurderinger, disciplinær dokumentation, kontaktoplysninger og endda lægejournaler. Loven kræver, at arbejdsgiverne skal holde nogle oplysninger fortrolige, men ikke alle. I denne artikel forklares det, hvilke oplysninger der skal holdes fortrolige – og hvad du skal gøre, hvis fortroligheden af dine oplysninger er blevet krænket.
Regler for medicinske oplysninger
Den største kategori af optegnelser, der skal holdes fortrolige, er medicinske oplysninger. Americans with Disabilities Act (ADA), Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) og Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) har alle meget strenge regler for, hvordan arbejdsgivere skal opbevare visse typer medicinske oplysninger. Den generelle hensigt med disse regler er at beskytte medarbejdernes privatliv og forhindre ledere i at træffe diskriminerende beslutninger på arbejdspladsen på baggrund af en medarbejders handicap eller genetiske oplysninger.
I henhold til ADA skal lægejournaler og -oplysninger f.eks. opbevares i en fil, der er adskilt fra medarbejderens almindelige personalemappe, og de skal holdes fortrolige (f.eks. i et separat, aflåst arkivskab eller online bag en sikker firewall). Disse journaler må kun ses:
- af sikkerheds- og førstehjælpsmedarbejdere, hvis det er nødvendigt for at yde medicinsk behandling til medarbejderen eller finde frem til evakueringsprocedurer
- af medarbejderens overordnede, hvis medarbejderens handicap kræver begrænsede arbejdsopgaver eller rimelige tilpasninger
- af offentlige myndigheder, hvis det kræves ved lov, og
- af forsikringsselskaber, der kræver en lægeundersøgelse.
Hvis en arbejdsgiver (eller mere typisk HR-afdelingen) ikke følger disse regler, og hvis fortroligheden af en medarbejders lægejournaler bliver kompromitteret, kan medarbejderen sagsøge for overtrædelse af ADA.
Andre typer af optegnelser
Der er meget få regler, der specifikt kræver, at arbejdsgivere skal holde andre typer af personaleoptegnelser fortrolige. Intelligente arbejdsgivere overholder dog nogle fornuftige protokoller for at bevare privatlivets fred for optegnelser, der kan føre til juridiske problemer, hvis de falder i de forkerte hænder. Her er nogle eksempler:
- I-9-formularer. På disse officielle statslige formularer skal arbejdsgiverne bekræfte, at de ansatte har tilladelse til at arbejde i USA. (For mere om I-9-formularer, se Procedurer for arbejdsgiverkontrol af arbejdsvisum og indvandringsstatus). Arbejdsgivere må ikke ansætte medarbejdere, som ikke har arbejdstilladelse. Ud over dette forbud må arbejdsgiverne dog ikke træffe jobbeslutninger på baggrund af en medarbejders nationale oprindelse eller statsborgerskabsstatus. Fordi I-9-formularerne kan indeholde disse oplysninger, stiller kloge arbejdsgivere dem ikke til rådighed for alle i virksomheden. Jo færre personer, der har adgang til disse oplysninger, jo færre personer er i stand til at diskriminere medarbejderen på dette grundlag. Selv om medarbejdere ikke kan sagsøge, blot fordi en arbejdsgiver ikke har holdt I-9-formularerne fortrolige, kan en medarbejder sagsøge for diskrimination, hvis det var det endelige resultat af bruddet.
- Undersøgelsesprotokoller. Mange arbejdsgivere opbevarer sagsakter om undersøgelser på arbejdspladsen (f.eks. af en klage over chikane eller tyveri) i særskilte fortrolige sagsmapper. Dette er ikke lovpligtigt, men det forhindrer juridiske problemer. En leder, der er anklaget for forskelsbehandling, kan f.eks. kigge i sagsakterne for at se, hvilke medarbejdere der har klaget eller været vidner mod ham – og derefter tage gengældelsesforanstaltninger mod disse medarbejdere. Eller en HR-medarbejder kan læse filen og derefter sladre med kolleger om, hvem der har sagt hvad om hvem, hvilket kan føre til krav om ærekrænkelse mod virksomheden.
- Registre fra baggrundstjek. Hvis en arbejdsgiver rutinemæssigt foretager kreditrapporter, baggrundskontrol af kriminelle forhold eller andre undersøgelser af medarbejdere eller ansøgere, bør disse materialer også behandles fortroligt. F.eks. kan delstatslovgivningen forbyde en arbejdsgiver at træffe jobbeslutninger på grundlag af en medarbejders kredit- eller anholdelsesattest. Hvis ledere har adgang til disse materialer og bruger dem til at træffe foranstaltninger mod en medarbejder, kan arbejdsgiveren blive stillet over for et juridisk ansvar.
Hvis din fortrolighed er blevet krænket
Hvis dine private oplysninger er blevet lækket på arbejdspladsen, afhænger dine juridiske muligheder af typen af optegnelser, omstændighederne ved bruddet og konsekvenserne for dig. Selv om du er flov over bruddet, har du i mange tilfælde måske ikke nogen retsstilling, medmindre nogen på arbejdspladsen har brugt oplysningerne på en ulovlig måde (f.eks. som grundlag for at diskriminere mod dig). En erfaren arbejdsadvokat kan hjælpe dig med at finde ud af, om dine juridiske rettigheder er blevet krænket, og hvad du kan gøre ved det.