Bestridelse af et fejlagtigt gebyr og rapportering af et svigagtigt gebyr kræver forskellige handlinger fra kortindehaverens side.
Der er forskel på de to typer gebyrer:
Fejlagtigt gebyr: PC-kortopkrævning fra en leverandør, som ikke er et resultat af svig, men som skal bestrides; eksempler omfatter
- en opkrævning for en vare, der aldrig er modtaget
- en opkrævning for en returneret vare
- en opkrævning, der omfatter moms
- en opkrævning, der fejlagtigt er sat på kontoen af sælgeren
Hvis kortindehaverne bemærker forskelle mellem kontoudtoget og deres kvitteringer, eller hvis der er poster på kontoudtoget, der ser ud til at være ukorrekte, bør de først forsøge at løse disse direkte med forhandleren/leverandøren.
Hvis posten ikke kan løses direkte med leverandøren, skal kortindehaverne kontakte Citi Customer Service på 1-800-248-4553 (ring gratis 1-904-954-7314 ved opkald uden for USA), som pr. fax eller med amerikansk post vil sende den forududfyldte tvistformular til at forfølge deres tvist formelt med angivelse af grunden til tvisten og en kopi af den opgørelse, hvor fejlen er fremhævet. Denne formular skal underskrives og returneres pr. fax eller US Mail med eventuel yderligere dokumentation (f.eks. kopi af kreditkvittering) til Citibanks kundeservice.
Citibank kan ikke acceptere tvistformularer uden kortindehaverens underskrift, da de kan bruges som juridiske dokumenter, og Citibank skal sammenligne underskriften på tvistformularen med den underskrift, som den erhvervsdrivende kan fremvise.
For den tvist, der er rejst fra USA, vil tidsrammen for at underrette Citi om tvisten være 60 dage fra den dato på kontoudtoget, hvor opkrævningen første gang vises.
Svigagtig opkrævning: En PCard-opkrævning, der ikke er foretaget af kortindehaveren, undertiden fra en ukendt forhandler, normalt et resultat af
- tyveri af det fysiske PCard
- tab af det fysiske PCard
- tyveri af PCard-kontonummeret
Kortindehavere, der identificerer potentielle svigagtige transaktioner på deres kontoudtog, skal straks underrette Citibanks kundeservice på 1-800-248-4553 (ring gratis 1-904-954-7314, hvis du ringer fra lande uden for USA).USA), som vil samarbejde med kortindehaveren om enten at blokere eller annullere kortet med det samme. Kontoen vil derefter blive overført til et medlem af Citibanks bedrageriafdeling, som vil samarbejde med kortindehaveren om at gennemgå transaktionerne og gennemføre en undersøgelse af den mistænkelige aktivitet. Kortindehaverne kan blive bedt om at udfylde en erklæring med oplysninger om eventuelle svigagtige transaktioner.
Kortindehavere bør rådes til at anmelde et kort som tabt eller stjålet eller til at anmelde enhver formodet svigagtig aktivitet på deres konto, så snart de bliver opmærksomme på situationen. Denne øjeblikkelige handling fra kortholderens side kan være med til at fremskynde efterforskningen af svindel, begrænse uautoriseret aktivitet og reducere det ansvar, som din virksomhed kan have.
Kortet bruges fejlagtigt af kortholder
Hvis en kortholder bruger indkøbskortet fejlagtigt – f.eks. foretager et personligt køb i den tro, at han eller hun har brugt et personligt kreditkort – skal kortholderen straks kontakte sin lokale administrator af indkøbskortet. I nogle tilfælde kan leverandøren være i stand til at kreditere indkøbskortet for det beløb, der er opkrævet ved en fejl, og acceptere et personligt kreditkort i stedet. Hvis dette ikke er muligt, skal kortholderen udskrive en check udstedt til Harvard University for det fulde beløb, der er opkrævet. En kortholder i denne situation skal kontakte sin lokale administrator for at få nærmere oplysninger om checkprocessen. Alle opkrævninger, der er foretaget ved en fejl, skal indeholde en detaljeret forklaring i afregningssystemet, og der skal lokalt opbevares kopier af dokumentation, der viser, at universitetet er blevet refunderet fuldt ud, i tilfælde af en revision.