Hvad er en Auto Attendant?
Det er ikke alle, der kender begrebet “Auto Attendant”, men alle ved, hvad det er. Nogle kalder det en virtuel receptionist. Det er den automatiske hilsen, der giver opkaldene en tastaturpromptmenu, så de kan få forbindelse med afdelinger eller personer. Den kan også give grundlæggende forretningsoplysninger, f.eks. åbningstider, lokale adresser eller aktuelle tilbud.
Det første indtryk er vigtigt. I modsætning til en levende receptionist arbejder den automatiske telefonist 24/7/365 og har aldrig en dårlig dag. Du kan endda tilpasse beskeden til efter åbningstid eller helligdage.
Hvorfor bruge en automatisk telefonsvarer? Hvad er fordelene?
Det er den nemmeste og billigste måde at forbedre kundetilfredsheden og øge medarbejdernes produktivitet på.
Professionelt førstehåndsindtryk & hver gang efter
Det er ligegyldigt, om du er en etableret lille virksomhed med 20 ansatte eller en nystartet virksomhed (som dig og en ven, der arbejder fra din garage) – med en automatisk telefonsvarer vil opkaldene ikke kunne se det. Det er en af de mest overkommelige måder til straks at give din virksomhed en fordel.
Skab brugerdefinerede velkomstbeskeder
Forbedre din opkalds oplevelse med velkomstbeskeder, der er specifikke for din virksomhed, din placering og din situation. En receptionist behøver ikke at være live for at bevare det personlige præg, som dine kunder er vant til.
Vis, at din virksomhed respekterer deres tid og behov ved at bruge konsekvente hilsner, gennemtænkte menupunkter og effektiv opkaldsrouting.
Mis aldrig et opkald med nem opkaldsrouting
Vi har alle været der – du ringer til en virksomhed og får det frygtede “Lad mig sætte dig på hold, mens jeg stiller dig om…”, blot for at opkaldet bliver afbrudt eller stillet om til den forkerte person.
Med en automatisk telefonist sker dette aldrig. Opkaldene kan selv vælge, hvem de vil tale med, så de får fat i den rigtige person første gang. Og hvis du bruger et helt virtuelt telefonsystem som NetLines, kan det oprette forbindelse til medarbejdernes mobiltelefoner, hvilket øger antallet af opkaldssvar.
Autovagt strømliner din interne kommunikation, reducerer frustrationen hos opkaldene og optimerer medarbejdernes tid.
Hæv produktiviteten & medarbejdernes fokus
For enhver lille virksomhed er tid en dyrebar ressource. Medarbejderne har ofte flere kasketter på og jonglerer med mange prioriteter. Administrative opgaver tager kun tid fra arbejdet med vigtige vækstinitiativer og operationer.
Med en automatiseret receptionist er opkaldsroutingprocessen forprogrammeret, hvilket frigør medarbejdernes tid.
Hver medarbejder eller afdeling får de rigtige opkald til tiden. Ingen ventetid på overførsler eller på at et andet teammedlem skal videregive en besked. Kundernes spørgsmål eller problemer bliver behandlet effektivt, hvilket forbedrer medarbejdernes og afdelingernes produktivitet.
Spar penge i forhold til professionelle alternativer
Sammenlignet med andre professionelle receptionistalternativer er en telefontjeneste med en automatisk telefonsvarer typisk billigere. Uanset om du overvejer at ansætte en fuldtidsreceptionist eller er afhængig af en kontorchef eller administrator, eliminerer en automatisk telefonist dette behov. Du sparer medarbejdernes tid og penge, som kan bruges bedre andre steder.
Somme virksomheder overvejer også en live fjernreceptionist. Selv om disse tjenester er billigere end en fuldtidsansat medarbejder, koster de stadig hundredvis af dollars hver måned. For de fleste virksomheder er det en helt unødvendig omkostning, som kan håndteres bedre med en automatisk receptionist.
Hvem bør bruge en automatisk receptionist?
- Kontorer (f.eks. tandlæge, læge, finans, juridisk, marketing, med mere)
- Salgsteam
- Salgsteam
- Mæglere og ejendomsmæglere
- Skoler og institutioner, der bruger fjernundervisning
- Callcentre
- Små virksomhedsejere
- Konsulenter
- Startups
- Freelancere
- Små ikkeprofits
Virtuelle eller eksterne virksomheder eller teams
Eksempler på hvornår & Hvordan man bruger en automatisk telefonsvarer
- Efter lukketid og weekender – når dit kontor er lukket
- Helligdage, lukninger eller driftsændringer – nationale helligdage, fabrikslukning, skoleferier, midlertidige lukninger eller driftsændringer (f.eks. under en pandemi)
- Katastrofeberedskab – hvis dine opkaldere har brug for flere oplysninger om en nylig oversvømmelse, brand, naturkatastrofe osv.
- Sæsonbestemte hilsner – genkend religiøse, nationale eller sæsonbestemte tidspunkter, når det er relevant for dine opkaldere, f.eks. påske, jul, Diwali, Ramadan
- Marketingkampagner – spar tid ved at forudindspille info om de seneste annoncerede rabatter eller særlige kampagner
- Flere afdelinger – gør det nemt at kontakte salgsafdelingen, kundesupport, marketing, IT eller hvilke afdelinger din virksomhed end har
- Sprogindstillinger – giv opkaldene en automatiseret mulighed for at bruge deres foretrukne sprog
Automatisk telefonsvarer på to niveauer
Med NetLines automatiserede telefonsvarer kan du endda oprette en automatisk telefonsvarer på to niveauer med menupunkter som f.eks:
“Tak fordi du ringede til XYZ Company. For kundeservice, tryk 1. For salg, tryk på 2. For butikssteder og åbningstider, tryk på 3…”
“Tak, fordi du ringer til salgsafdelingen. For Aaron, tryk 1. For Julie, tryk på 2…”
Og uanset dine åbningstider eller antallet af medarbejdere, så er din lille virksomhed dækket af det automatiske telefonsvarersystem. Du kan oprette separate hilsner til helligdage, efter lukketid og forskellige tidspunkter på dagen og datoer.
Sådan konfigurerer du en automatisk telefonsvarer
Vores automatiske telefonsvarersystem er tilgængeligt fra din eksisterende iPhone eller Android-smartphone. Der er ikke behov for at købe ekstra udstyr eller hyre en it-professionel. Du skal blot downloade NetLines-appen fra din app-butik for at komme i gang.
Hvor du starter en velkomstbesked, skal du planlægge dine menupunkter, udvidelser, hierarkiet af muligheder og alt andet, der vil gøre det nemt for den, der ringer op.
Har du brug for hjælp til at organisere dig og oprette dine brugerdefinerede velkomstbeskeder? Tjek vores definitive guide til scripts til automatisk telefonsvarer.
Før din virksomhed fremad med en automatisk telefonsvarer
Implementering af en automatisk telefonsvarer er smart forretningsfornuft: det er mere professionelt, sparer penge, optimerer opkaldshåndteringen og øger produktiviteten. For ikke at nævne, at det er billigt.
Med NetLines får du et helt virtuelt telefonsystem på din eksisterende smartphone. Den avancerede automatiske telefonistfunktion vil løfte din virksomhed uden at koste dig store summer.