44 blanke handelsfaktura-skabeloner [PDF, Word]

Simpelt sagt er en handelsfaktura et dokument, der tjener som bevis for en transaktion mellem en køber og en sælger. Det kan også bruges af toldvæsenet til at fastslå værdien af importerede varer med henblik på vurdering af told og afgifter.

Dette dokument er udarbejdet af sælgeren og skal indeholde de rigtige oplysninger. I sig selv giver en handelsfaktura ikke rettigheder til ejendomsretten til varen eller varerne – medmindre den ledsages af et bilag, der indeholder det samlede betalingsbeløb for den person, der importerer varen. Oftest giver sælgeren en original kopi af fakturaen til køberen og beholder en kopi til sig selv. Hvis varen skal importeres, kan der dog gives flere kopier efter behov.

Handelsfakturaer skal indeholde alle de væsentlige oplysninger, der er nødvendige, så der ikke opstår unødige forsinkelser hos toldvæsenet, når den anvendes og kontrolleres. I denne artikel lærer du alt om dette dokument, samt hvordan du kan lave din egen skabelon, og hvordan du kan oprette din egen officielle skabelon.

Skabeloner til handelsfakturaer

Hvornår bruges handelsfakturaer?

Handelsfakturaer er vigtige dokumenter, som kan bruges til forskellige formål. Sælgere og eksportører skal vide, hvordan og hvornår de skal udlevere dem, samt hvordan de skal udfylde dem korrekt. Købere og importører skal også have rigelig information om disse dokumenter, så de er forberedt, når der bliver bedt om disse dokumenter.

Her er nogle af de vigtigste grunde til, at handelsfakturaer laves og bruges:

Som eksportør vil du kunne bruge dette til at støtte dine forsikringskrav, lån og tilskudsprogrammer. At have dette ved hånden vil give mulighed for hurtigere og smidigere transaktioner, når du præsenterer krav.
Både køber og sælger kan bruge det som en registrering eller som bevis for varer, der er blevet købt/solgt. At have optegnelser over solgte og købte varer er fordelagtigt for finansiel registrering og regnskabsformål.
Køberen eller importøren kan gøre brug af det til at udstede midlerne til betaling gennem banken til sælgeren eller eksportøren. Uden en handelsfaktura kan banken nægte at udstede midler, afhængigt af deres politikker.
Dette vil tjene som det vigtigste støttedokument, når der er et forsikringskrav vedrørende en bestemt forsendelse. For at forsikringskravet kan gives, skal der fremlægges en officiel faktura.
Når varerne sendes til et andet land, skal importøren være i stand til at aflevere denne, før varerne kan fortoldes. Uden den kan varerne blive tilbageholdt i lufthavnen, indtil andre krav er fremlagt, hvilket ville være meget ubelejligt.
Banker vil være nødt til at inspicere handelsfakturaen, før de udleverer penge i henhold til et remburs eller dokumentarisk inkasso.
Dette dokument kan også bruges sammen med andre dokumenter (som f.eks. et inspektionscertifikat), som vil tjene som bevis for, at det, du sender, er af den bedste kvalitet og er præcis det, som din kunde har bestilt.
Det kan også bruges af myndighederne til at bestemme værdien af varer eller merchandise ved vurdering af afgifter.
For toldmyndighederne kan dette også bruges til samme formål samt til registrering af statistik og til inspektion.
Det kan fungere som en bindende kontrakt, når der foretages en transaktion, og det kan bruges som et centralt krav i importlicensproceduren af nogle lande.

Som du kan se, er handelsfakturaer vigtige dokumenter, af en række årsager. Så det vil være meget nyttigt at lære alt, hvad du kan om dem.

De vigtige oplysninger, der er nødvendige i handelsfakturaer

Hvis du er sælger eller eksportør, og du planlægger at lave din egen handelsfaktura-skabelon til din virksomhed, skal du kende de nødvendige vitale oplysninger, som skal placeres i den. Alle disse oplysninger skal være til stede for at gøre dit dokument officielt og korrekt:

Fuldt navn, fuld postadresse og kontaktoplysninger for sælgeren.
Fuldt navn, fuld postadresse og kontaktoplysninger for køberen.
Hvis der er tale om varer, der skal sendes, det fulde navn, den fulde postadresse og kontaktoplysninger på den person, som varerne skal sendes til.
Referencenummer, dato for udstedelse af fakturaen og nummeret på bestillingen af varerne.
Fuldstændig beskrivelse af varerne, herunder eventuelle mærker, numre, mængder, art og vægt.
Detaljeret handelsbeskrivelse af varerne på almindeligt engelsk.
Mængde af varerne sammen med deres netto- og bruttovægt.
Pris og valuta for varerne.
Eventuelle rabatter og tillægsgebyrer for at kontrollere de priser, der er angivet i fakturaen.
Tid og måde for betaling og levering.
Land, hvor varerne stammer fra. Hvis producentens navn er til stede, vil det være nyttigt, men ikke påkrævet.
Forsendelsesmåde og forsendelsesrute.
Dato og henvisning til salgskontraktens nummer.
Tid, dato og sted, hvor varerne er blevet solgt.
En underskrift og dato for underskrift (underskriverens titel kan også placeres).

Alle disse elementer er nødvendige for at lave en skabelon. Yderligere oplysninger om at lave og udfylde en handelsfaktura findes i andre dele af artiklen. Husk også, at når du laver fakturaen, skal du sørge for at have en original underskrevet kopi samt hvor mange andre kopier, der er nødvendige for både køber og sælger.

Blank handelsfaktura

Sådan laver du din egen handelsfaktura-skabelon

Det er ret nemt at lave din egen skabelon til din virksomhed eller din forretning, så længe du har nok information til at hjælpe dig på vej. Her er et par enkle trin til at guide dig i at skabe din egen tilpassede skabelon:

For at have en god, solid reference, gå online, søg efter og find printbare kommercielle fakturaer, som allerede er blevet præfabrikeret. Masser af websteder tilbyder disse, og alt du skal gøre er at kigge dem igennem og vælge den, som du gerne vil have din faktura til at ligne.
For at få en bedre forståelse af dokumentet kan du prøve at udfylde fakturaen online. Dette vil give dig en bedre forståelse af, hvordan du skal formatere din egen faktura.
Gør brug af Microsoft Excel (eller et andet regnearksprogram, som du er fortrolig med), og formater og design din egen skabelon til handelsfaktura. Du kan bruge de gratis, færdige formularer, som du finder online, som en vejledning i, hvordan du laver din egen version. Udarbejd din faktura, så den passer til din egen virksomhed og dine produkter, så du kan foretage effektive handelstransaktioner i fremtiden. Sammen med de færdige fakturaer skal du sørge for at medtage alle de nødvendige oplysninger for at gøre din faktura officiel.
Selv om der er nødvendige oplysninger, er der ikke noget specifikt eller påkrævet format for dem. For at spare dig selv for en masse tid og kræfter, vil det være bedre for dig at arbejde med præfabrikerede formularer i stedet for at lave dine egne fra bunden.

Nogle vilkår, du skal forstå, før du udfylder handelsfakturaen

Handelsfakturaer har en masse oplysninger på dem, og for at kunne udfylde dem korrekt, skal du være i stand til at forstå alle de vilkår, der står på dem. Læs videre for at lære de mest almindelige termer, der findes på en handelsfaktura, til gavn for købere, importører, sælgere eller eksportører.

Skipper eller eksportør henviser til dig – den person eller virksomhed, der sælger, sender eller eksporterer varer kommercielt.
Modtager refererer til den person eller virksomhed, hvortil den købte vare sendes eller afsendes.
Mellemliggende modtager refererer til den person eller virksomhed, der vil fungere som forbindelsesperson på vegne af modtageren i et andet land, hvis der er et andet land, for at kunne gennemføre leveringen.
Dato henviser til den nøjagtige dato, hvor varen er afsendt og eksporteret.
Fakturanummer henviser til det kommercielle fakturanummer, som er opgivet af sælgeren eller eksportøren.
Kundens PO-nummer henviser til referencenummeret for ordren, som er opgivet af køberen eller kunden.
Valuta henviser til den faktiske valuta, der anvendes ved beregning af de samlede beløb i fakturaen.
Oprindelsesland henviser til det land, hvor varen kommer fra.
Bestemmelsesland henviser til det land, hvor varen eksporteres eller sendes til.
Transportør henviser til det selskab eller den rute, der bruges til at eksportere varen.
Betalingsbetingelser henviser til de vilkår og betingelser, som både køber og sælger er blevet enige om.
Fragtbetingelser henviser til alle vilkår og betingelser, der gælder for hele forsendelses- og leveringsprocessen.
Noter henviser til eventuelle forsendelses- og leveringsinstruktioner fra køber.
Enhedsværdi henviser til prisen for hver enkelt vare, individuelt.
Vægt henviser til den samlede vægt af alle varer tilsammen.
Fragt henviser til eventuelle transportgebyrer.
Forsikring henviser til eventuelle forsikringsgebyrer.
Underskrift henviser til afsenderens titel og underskrift sammen med datoen, hvor varen blev sendt.

Ved kendskab til definitionen af disse udtryk, der almindeligvis findes på handelsfakturaer, vil det hjælpe dig med at udfylde og forstå dem bedre. Tingene ville være meget klarere, og du ville være meget mere effektiv til at udfylde og udstede fakturaer.

Commerciel fakturaformular

Sådan udfylder du kommercielle fakturaer

Nu, hvor du ved, hvordan du laver din egen skabelon til kommercielle fakturaer, og du har gennemgået definitionerne af de mest almindelige udtryk, der findes i dem, er det tid til at forstå, hvordan du udfylder en faktura effektivt. Det er vigtigt at vide, hvordan man udfylder disse præcist for at sætte de korrekte oplysninger på dette vigtige dokument.

Læs videre og studere trinene i at udfylde handelsfakturaer korrekt:

Angiv de korrekte og fuldstændige oplysninger for køber, sælger og eventuelle mellemled. For at udfylde disse data har du brug for navn, fuldstændig postadresse (med landekode), kontaktnummer (også med landekode) og skatte-id eller socialsikringsnummer eller et tilsvarende statsligt identifikationsnummer. I tilfælde af forsendelsesposter kan modtagerne betegnes som modtager, mens køberen eller afsenderen kan betegnes som afsender.
Angiv alle oplysninger om forsendelsen fuldstændigt. Disse data indeholder eksportørens fakturanummer, grunden/grundene til at eksportere varen, salgsbetingelserne, fragtbrevsnummeret eller forsendelses-id – som transportøren vil bruge til at identificere eller spore forsendelsen, transportørens navn og datoen, hvor forsendelsen er blevet eksporteret. Det vil være godt at bemærke, at nogle af de ovenfor anførte punkter ikke gælder for dit salg eller din forsendelse, så du behøver ikke at udfylde disse dele. Salgsbetingelserne er nok det vigtigste punkt der, da det indeholder en masse oplysninger om forsendelses- og leveringsprocessen.
Noter beskrivelserne af alle de elementer, som er inkluderet. Medtag alle varer i forsendelsen, deres mængde (med den enhed, der bruges til at måle varen/varerne), en kort beskrivelse af varen samt hvad varen/varerne vil blive brugt til, eller om de vil blive solgt. Angiv også det land, hvor varerne kommer fra (ikke nødvendigvis hvor varerne sendes fra), hvad de er fremstillet af, og evt. varenummer.
Angiv værdien pr. enhed samt den samlede værdi af din forsendelse. Dette vil omfatte værdien af hver enkelt vare, den samlede værdi af alle varerne og den valuta, der blev brugt til at beregne beløbene. For varer, der er importeret, skal det beløb, du har betalt for varen, medtages, uden forsendelsesomkostninger eller eventuelle forsikringsomkostninger. For varer, der eksporteres, skal du angive det beløb, som varerne er købt for, samt den valuta, der er brugt til at købe dem.
Færdiggør alle oplysninger om forsendelsen. Antal og samlet vægt af pakker, forsikringsomkostninger, eventuelle anvendte rabatter eller nedslag, fragtomkostninger og eventuelle andre omkostninger i forbindelse med forsendelsen. Udfyld alt det, der gælder for din transaktion og din forsendelse.
Underskriv din faktura. Uden en underskrift betragtes din faktura muligvis ikke som gyldig.
Lav kopier af din faktura. Da du skal give den originale kopi til din køber, skal du lave så mange kopier, som du har brug for, til dokumentation eller til andre formål.
Kontroller, om alle oplysninger er korrekte, og om du skal fremlægge andre støttedokumenter. Et eksempel på et supplerende dokument ville være et oprindelsescertifikat. Disse supplerende dokumenter er normalt nødvendige for internationale forsendelser, men det vil være klogt altid at tjekke, om der er behov for yderligere dokumenter, uanset hvor din forsendelse skal sendes hen.

Der kan du gå! En nem trin-for-trin-guide til nøjagtig og effektiv udfyldelse af handelsfakturaer. Denne guide vil gøre det lettere for dig at foretage hurtigere transaktioner i din virksomhed.

Skabelon til handelsfakturaer

Forskellen mellem handelsfaktura og forsendelsesfaktura

Der findes mange slags fakturaer, og det vil være nyttigt for dig at vide, hvad de er, og hvordan de adskiller sig fra hinanden. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvilken faktura der skal bruges i hvilke transaktioner, og hvilken du skal fremlægge, når du bliver bedt om dokumenter som krav.

Her er nogle få forskelle på de to slags fakturaer:

Commerciel faktura

Bruges i international forsendelse, indeholder derfor mere detaljerede oplysninger. Dette omfatter detaljerede oplysninger om varebeskrivelse sammen med mængder og vægt, den individuelle og samlede pris for varerne og eventuelle andre forsendelsesomkostninger og gebyrer.

Termer, tariffer og internationale standarder tages i betragtning, når der laves handelsfakturaer. Den indeholder også detaljerede oplysninger om afsender og modtager.

Sendelsesfaktura

En generel liste over varer, der sendes fra en person eller virksomhed til en anden person eller virksomhed, der anvendes på hjemmemarkedet.

Disse fakturaer giver en regnskabsmetode for opgørelsen af de afsendte varer, uden mange detaljer. Den kan kun indeholde en liste over varerne sammen med deres individuelle pris og mængde.

Dette er de grundlæggende forskelle mellem de to fakturaer. Den ene er mere kompliceret end den anden, fordi den ene (handelsfaktura) bruges til international forsendelse, mens den anden (forsendelsesfaktura) bruges til indenlandsk forsendelse. Begge fakturaer tjener dog som et juridisk dokument til at bevise, at en transaktion er blevet foretaget og aftalt mellem to parter.