2017 Physical Therapy Billing Updates – Review New Codes

Functional Limitation Reporting (FLR) & G-Codes, KX Modifier, ABN Notices

(Plus, 12 Things Every PT Biller Must Know!)

What is the Therapy Cap Amount for 2017?

Medicare therapy caps have changed for 2017. Der er et loft på 1.980 $ for PT og talesprogpatologi kombineret (op fra 1.960 $ i 2016 og 1.940 $ i 2015, så i overensstemmelse med tendensen med en stigning på 20 $ om året). Der er også et loft på 1.980 $ for OT., det årlige terapiloftbeløb pr. modtager er 1.960 $ for fysioterapi og talesprogpatologitjenester kombineret, og der er et separat beløb på 1.960 $ tildelt for ergoterapitjenester.

Afdragsberettigede og medforsikringsbeløb tæller med i det beløb, der anvendes på grænsen. Der er også en fritagelsesproces frem til udgangen af 2017, når medicinsk nødvendighed kræver ydelser ud over loftet. Der kræves dog en manuel medicinsk gennemgang, når udgifterne når op på 3.700 dollars.

For at fakturere i henhold til undtagelsen skal der anvendes modifikator KX. Ifølge CMS attesterer du, når du bruger KX-modifikatoren, at de ydelser, du har leveret, er rimelige og nødvendige, og at der er dokumentation for den medicinske nødvendighed i modtagerens lægejournal

Medicare definerer medicinsk nødvendighed som ydelser, der er: Rimelig og nødvendig til diagnosticering eller behandling af en sygdom eller skade eller til at forbedre funktionen af et misdannet kropsmedlem, og som ikke er udelukket i henhold til en anden bestemmelse i Medicare-programmet.

2. Hvad er formålet med indberetning af funktionsbegrænsninger?

G-kodedata er til oplysningsformål og er ikke knyttet til refusion. Terapeutens forventede mål for det funktionelle resultat ved behandlingens afslutning skal indberettes på den første anmeldelse, derefter igen ved ti besøg og igen ved behandlingens afslutning. Funktionelle begrænsninger og mål skal indberettes ved:

• Første evaluering
• Hvert 10. besøg
• Ved udskrivelse

Modifikatorer angiver omfanget af den funktionelle begrænsnings sværhedsgrad og kompleksitet.

3. Hvad sker der, når terapiloftet overskrides?

Hvis behandlingen overstiger terapiloftet på 1.900 dollars, og den yderligere behandling er understøttet af medicinsk nødvendighed, anvendes en automatisk undtagelse ved hjælp af KX-modifikatoren. Der kræves ingen specifik dokumentation for at behandle automatiske undtagelser. Klinikeren er alene ansvarlig for at sikre, at patienten opfylder betingelserne i henhold til retningslinjerne i Medicare Manual Guidelines. Ved at vedhæfte KX-modifikatoren (til en terapiprocedurekode, der er omfattet af loftsgrænsen) attesterer udbyderen, at de fakturerede ydelser:

• Kvalificerede til loftsundtagelsen
• Er rimelige og nødvendige ydelser, der kræver en terapeuts færdigheder; og
• Er begrundet med passende dokumentation i den medicinske journal.

4. Hvad sker der, når den maksimale tærskel på 3700 $ overskrides?

Behandling efter 3700 $ kræver en manuel medicinsk gennemgang med henblik på undtagelse og godtgørelse. Fra den 1. april 2013 vil Medicare Administrative Contractors (MAC) arbejde gennem Recovery Audit Contractors (RAC) for at fastslå den medicinske nødvendighed. RAC’erne har 10 dage til at reagere på dokumentation, der beskriver den medicinske nødvendighed.

5. Hvad er Advance Beneficiary Notices of Noncoverage (ABN’s), og hvornår har jeg brug for en?

Når behandlingsloftet på 1.900 dollars er overskredet, kræves der en underskrevet Advance Beneficiary Notice (ABN) fra din patient med en forklaring på, at ydelser ud over loftet muligvis ikke er dækket. Dette beskytter både dig og din patient, og det giver dig mulighed for at indsende kravet til Medicare med KX-modifikatoren for en afvisning i afventning af RAC’s medicinske gennemgang. De modifikatorer, der kan anvendes, er GA/GY/GX.

6. Rapportering af funktionsbegrænsninger og G-koder.

Rapportering af funktionsbegrænsninger på erstatningsformularen vil blive implementeret den 1. januar 2013. For at sikre en gnidningsløs overgang fastsætter CMS en testperiode fra den 1. januar 2013 til den 1. juli 2013. Efter den 1. juli 2013 vil krav, der indsendes uden de relevante G-koder og modifikatorer, blive afvist.

7. Sådan bruges alle de nye G-koder og modifikatorer

Mobilitet

• G8978 Mobilitet: Gående & bevæger sig rundt funktionel begrænsning, aktuel status, ved behandlingsepisdens start og ved indberetningsintervaller
• G8979 Mobilitet: Gående & bevæger sig rundt om funktionel begrænsning, forventet målstatus, ved terapiens begyndelse, ved rapporteringsintervaller og ved udskrivelse eller ved afslutning af rapportering
• G8980 Mobilitet: Gående & bevæger sig rundt om funktionel begrænsning, udskrivningsstatus, ved udskrivning fra terapi eller til afslutning af rapportering

8. Ændring & Fastholdelse af kropsstilling

• G8981 Ændring & Fastholdelse af kropsstilling funktionel begrænsning, aktuel status, ved terapiafsnittets begyndelse og ved indberetningsintervaller
• G8982 Ændring & Fastholdelse af kropsstilling funktionel begrænsning, forventet målstatus, ved terapiens begyndelse, ved indberetningsintervaller og ved udskrivelse eller ved afslutning af indberetning
• G8983 Ændring af & opretholdelse af funktionel begrænsning af kropsholdning, udskrivningsstatus, ved udskrivelse fra terapi eller ved afslutning af indberetning

9. Bæring, flytning & håndtering af genstande

• G8984 Bæring, flytning & håndtering af genstande funktionsbegrænsning, aktuel status, ved terapiafsnittets start og ved indberetningsintervaller
• G8985 Bæring, flytning & håndtering af genstande funktionsbegrænsning, forventet målstatus, ved terapiens begyndelse, ved indberetningsintervaller og ved udskrivelse eller ved afslutning af indberetning
• G8986 Bære, bevæge & håndtering af genstande funktionsbegrænsning, udskrivningsstatus, ved udskrivning fra terapi eller ved afslutning af indberetning

10. Selvomsorg

• G8987 Selvomsorgsfunktionel begrænsning, nuværende status, ved terapiens begyndelse og ved indberetningsintervaller
• G8988 Selvomsorgsfunktionel begrænsning, forventet målstatus, ved terapiens begyndelse, ved indberetningsintervaller og ved udskrivelse eller til afslutning af indberetning
• G898989 Selvomsorgsfunktionel begrænsning, udskrivningsstatus, ved udskrivelse fra terapi eller til afslutning af indberetning

11. Anden PT/OT primær funktionsbegrænsning

• G8990 Anden fysisk eller erhvervsmæssig primær funktionsbegrænsning, aktuel status, ved terapiens episodes begyndelse og ved indberetningsintervaller
• G8991 Anden fysisk eller erhvervsmæssig primær funktionsbegrænsning, forventet målstatus, ved terapiens start, ved indberetningsintervaller og ved udskrivning eller ved afslutning af indberetning
• G8992 Anden fysisk eller erhvervsmæssig primær funktionsbegrænsning, udskrivningsstatus, ved udskrivning fra terapi eller ved afslutning af indberetning

12. Anden PT/ OT efterfølgende funktionsbegrænsning

• G8993 Anden fysisk eller beskæftigelsesmæssig efterfølgende funktionsbegrænsning, aktuel status, ved terapi-episodens begyndelse og ved indberetningsintervaller
• G8994 Anden fysisk eller beskæftigelsesmæssig efterfølgende funktionsbegrænsning, forventet målstatus, ved terapiens begyndelse, ved indberetningsintervaller og ved udskrivelse eller ved afslutning af indberetning
• G8995 Anden fysisk eller erhvervsmæssig efterfølgende funktionsbegrænsning, udskrivningsstatus, ved udskrivning fra terapi eller ved afslutning af indberetning

Det er nødvendigt at tildele mindst 2 modifikatorer til hver G-kode linje.
Den første modifikator er modifikator for funktionel sværhedsgrad, som vil afspejle enten den nuværende status eller den forventede målstatus for begrænsningen, afhængigt af hvilken kode der anvendes. En syvtrins procentskala (se nedenstående tabel) vil blive anvendt til denne særlige rapportering.

Den anden modifikator vil være den velkendte GP, GO eller GN afhængigt af den relevante disciplin (fysioterapi, ergoterapi eller logopædi).

Modifikator Funktionsnedsættelse Begrænsning Begrænsning Begrænsning

• CH – 0 procent nedsat, begrænset eller begrænset
• CI – Mindst 1 procent, men mindre end 20 procent nedsat, begrænset eller begrænset
• CJ – Mindst 20 procent, men mindre end 40 procent nedsat, begrænset eller begrænset
• CK – Mindst 40 procent, men mindre end 60 procent nedsat, begrænset eller begrænset
• CL – Mindst 60 %, men mindre end 80 % nedsat, begrænset eller begrænset
• CM – Mindst 80 %, men mindre end 100 % nedsat, begrænset eller begrænset
• CN – 100 % nedsat, begrænset eller begrænset

Fysioterapifakturering

Fysioterapifakturering er unik, idet man fakturerer for de modaliteter og den terapeutiske behandling, der udføres af fysioterapeuten. Fysioterapeuter er unikke, fordi de vurderer, ordinerer og udarbejder deres egen behandlingsplan. Da de ikke er den primære læge, arbejder de under tilsyn af en henvisende læge. Fysioterapeutens mål er rehabilitering af det muskelsystem, der er blevet skadet, og da der er over 300 muskler i hele kroppen, som alle er forbundet med sener og blødt væv, kan faktureringen af fysioterapibehandling være kompleks.

Dertil kommer, at udøvelsen af fysioterapi kan opdeles i specialer, der består af akutbehandling, akutbehandling, akvarie-PT, kardiovaskulær og pulmonal PT, klinisk elektrofysiologi og sårbehandling, PT-uddannelse, geriatri, håndrehabilitering, hjemmesygepleje, neurologisk, onkologisk, ortopædisk, pædiatrisk, PT-forskning, sportspT og kvinders sundhed. Fysiurgisk medicin og rehabilitering eller fysiatri, som fysioterapi er en del af, deles også med ergoterapi (OT) og logopædi (SP).

I fysioterapi fakturering skal man tage hensyn til, at så mange som fire forskellige betalere kan være involveret i et enkelt betalingsscenarie, og at en enkelt person kan have flere samtidige sager åbne på grund af flere skader som f.eks. en bilulykke, som vil blive dækket af bilforsikringen; en arbejdsrelateret ulykke, som vil blive dækket af arbejdsskadeerstatning; og en almindelig overbelastning forårsaget af en sportsbegivenhed, som kan være dækket af personens private forsikring eller deres ægtefælles (eller begge).

Det, der ikke er dækket af sygesikringen, bliver i sidste ende patientens ansvar (i faktureringskredse kaldet “patientdelen”), som kan tage form af egenbetaling, selvrisiko og eventuelle behandlinger, der ikke var dækket af patientens forsikringsydelser. Fakturering af fysioterapi omfatter ikke receptpligtig medicin, da apotekerne fakturerer deres egne receptkrav separat. Kun de ydelser, der leveres af fysioterapeuterne og deres assistenter, faktureres under fakturering af fysioterapi.

Fysioterapi faktureringsproces trin for trin

Følgende er et trin for trin kort over processen for fakturering af fysioterapi i detaljer:

Stræk #1: CREATE CHARGES

• Entry Patient
• Create Case
• Create Case
• Enter Billing Info
• Print Claim or Batch Charges

Step #2: Trin 1: INDLÆGNING AF KREDITTER

• Batchkrav
• Upload batch
• eller udskriv papirkrav

Strg #3a: POST PAYMENTS (EOBs)

• Indtast check
• Søg patient
• Anvend/postér betaling
• Justeringer/afskrivning eller overførsel af saldo
• Indsend eventuelle SECONARY Claims/gennemfør trin #3

Strg 3b: PATIENTBETALINGER: Justere, afskrive, overføre saldo

Strin 3c: ELECTRONIC REMITTANCE ADVICE (ERAs)

• Download ERAs
• Gennemgå betaling
• AutoPosting Payments
• Gennemgå Posting Report

Strin 4: – FORSIKRINGSOPFØLGNING

• Søg i gamle krav
• Gennemgå kravhistorik
• Ring til betaleren
• Optag noter
• Indstil påmindelser
• Retskrav
• Korrekt krav
• Genfakturér krav

Strin 5: – Månedsafstemning ved månedsafslutning

• Generer rapport om opkrævninger-betalinger
• Afstemning af måned
• Luk måned
• Generer økonomiske rapporter

Patientens møde

Kontrol af forsikringsydelser
Hvor en patient ankommer til sin fysioterapi, Best Practices dikterer, at patientens forsikring er valideret, og at det er bekræftet, at den omfatter fysioterapibehandling. Verifikation af forsikringsberettigelse afslører også patientens eventuelle egenbetaling og eventuelle selvrisiko, som de måtte have. Det kan være tidskrævende, dyrt og meget ineffektivt at jagte udbetalinger, efter at patienten har forladt kontoret, så det er bydende nødvendigt, at patientens ansvar bestemmes og opkræves, før patienten forlader kontoret.

Den indledende evaluering
Patientmødet begynder med en henvisning fra den primære læge eller specialist, og det begynder med en omfattende gennemgang af systemer i forbindelse med skaden. Denne undersøgelse udføres af fysioterapeuten. Fysioterapi er et specialområde, og lægerne er i høj grad afhængige af fysioterapeutens vurdering af skadens alvor, af udsigterne til rehabilitering og til en rehabiliteringsbehandlingsplan, der betegnes som en Plejeplan (POC)

Medmindre den henvisende læge også er fysioterapeut eller læge i osteopati (en læge, der har specialiseret sig i muskel- og bløddele, og som er i stand til at give injektioner og ordinere medicin), er det næsten altid sådan, at den henvisende læge uden videre tilslutter sig en PT’s vurdering, anbefaling og plan uden at tænke sig om.

PT Behandlingskoder
Det nuværende sæt behandlingskoder er ICD-9, som står for International Classification of Diseases, 9. udgave, der er udgivet af Verdenssundhedsorganisationen med henblik på sundhedsstyring og kliniske formål. Denne er i øjeblikket ved at blive erstattet af den langt mere omfattende ICD-10, som udvider de eksisterende koder med ti gange så mange. IDC-10 træder i kraft i januar 2015.

Superbill
“Superbill” er det kælenavn, der typisk gives til en terapeuts snydeblad med de mest almindeligt anvendte diagnose- og procedurekoder. Dette dokument bliver ofte udleveret eller faxet til faktureringsfirmaet som det primære kildedokument, som faktureringsfirmaet bruger til at bestemme det korrekte kodningsniveau for hver patientkontakt (se et eksempel på en Superbill for fysioterapi her).A
Fakturering af den indledende evaluering
En indledende evaluering foretaget af en fysioterapeut faktureres til forsikringen som CPT-kode 97001. Hvis der ud over undersøgelsen også udføres modaliteter eller behandlinger, kræves der en 25-modifikator.
Behandlingen kan omfatte terapeutisk massage, elektronisk muskelstimulering, isterapi for at reducere hævelser, stræk, muskelrekonditionering, terapeutisk træning og andre rehabiliterende aktiviteter, som fysioterapeuten har ordineret i den plejeplan, der er underskrevet af den henvisende læge.

Selv om der kan være hundredvis af diagnoser for alle potentielle skader, fokuserer fysioterapi og fakturering af fysioterapi på det dusin rehabiliterende behandlingsprocedurer og aktiviteter, der kan udføres af fysioterapeuten og personalet. Der er flere, men de mest almindeligt anvendte procedurekoder for fakturering af fysioterapi er som følger:

• 97001 Initial Evaluation
• 97002 Re-evaluering. Anvendes, når der sker en væsentlig ændring i patientens tilstand eller behandlingsplan,
  som f.eks. at en patient får et slagtilfælde eller et alvorligt fald, der ændrer hans eller hendes plejeplan
• 95852 Måling af bevægelsesomfang, der ikke er en del af en undersøgelse
• 97750 Fysisk præstationstest
• 97014 Elektronisk muskelstimulering (EMS)
• 97035 Ultralydsbehandling
• 97010 Isbehandling
• 97110, 97112 Terapeutisk træning
• 97545 Work Hardening/Conditioning (efter de første 2 timer +97546 hver yderligere time)
• 97150 Gruppeterapi
• 97116, Gangtræning
• 97110 Balanceaktiviteter
• 97010-97028 Superviseret service, der ikke kræver terapeutens tilstedeværelse (f.eks. Udstrækning, gåture,
  andre ikke-specificerede terapeutiske aktiviteter, der kræves af POC)
• 97542 Kørestolsstyring/-instruktion (hver 15 minutter, 1 enhed)
• 97535 Selvpleje/hjemmestyring
• 97032- 97039 Funktionelt vedligeholdelsesprogram/hjemmetræningsprogram

Fortløbende, mindre hyppigt anvendte PT-koder:

• 97760 Fremstilling af splinter: Orthotic management og træning, herunder vurdering og tilpasning af øvre ekstremitet,
  undere ekstremitet og/eller bagagerummet, hver 15 minutter
• 97597, 97598 og 97601, 97602: Fysioterapi Sårdebrydning. Anvendes, når behandlingen leveres i henhold til
  en terapiplan for pleje (POC). (Patientens journal skal indeholde dokumentation for nødvendigheden af
  en terapeuts færdigheder samt objektiv måling af væsentlig forbedring af patienten).
• Kode 97601 er defineret som fjernelse af væv fra såret; selektiv debridering uden bedøvelse med saks,
  skalpel, pincet, højtryksvandstråle, faktureret pr. session.
• er ikke-selektiv debridering, uden anæstesi med vådt til tørt forbindinger, hvor der kan
  forekomme enzymatisk slid, faktureres pr. session
• Tildel ikke både 97601 og 97602 for samme sår

Gruppeterapikoder

• 97150 Terapeutisk procedure, gruppe med to eller flere personer
• Kræver konstant tilstedeværelse af læge eller terapeut
• Samtidig behandling af to eller flere patienter, som måske eller måske ikke udfører de samme aktiviteter, hvor
  terapeuten deler opmærksomheden mellem patienterne.
• Gruppeterapi og individuel terapi kan finde sted på samme dag

Fakturering af behandlinger efter evaluering
Når den indledende evaluering er udført, ændres faktureringskoden for fysioterapien fra 97001 (indledende evaluering) til fakturering af kun terapierne. De terapeutiske behandlinger og aktiviteter, der udføres af fysioterapeuten eller dennes assistenter, følger den behandlingsplan, som fysioterapeuten har sendt til den henvisende læge. Ved en arbejdsskade eller en bilulykke kan behandlingen fortsætte på ubestemt tid, men under privat forsikring eller Medicare har patienterne typisk ret til 16 ugers behandling pr. hændelse.

CPT Code Modifiers
Fysioterapi faktureres efter behandlingsdatoen for ydelsen, men forsikringsselskaberne afviser automatisk identiske datoer for ydelsen for at undgå at betale dobbelte krav. Men det er ikke ualmindeligt, at en patient deltager i terapi mere end én gang om dagen på grund af skemaer eller andet. Da fysioterapi faktureres efter servicedato, og forsikringsselskaberne afviser samme servicedatoer uden videre, skal dette overvindes ved hjælp af en 59 Modifier, som fortæller forsikringsbetaleren, at der ikke er tale om et dobbeltkrav, men om et gyldigt krav for to behandlinger på samme dag. Fakturering af fysioterapi har andre procedurekode-modifikatorer, der almindeligvis bruges til at kommunikere variationer inden for selve koderne for fakturering af fysioterapi. Disse omfatter modifikatorerne 25, 21, 51 og GP. Brug af den forkerte modifikator vil automatisk udløse et rødt flag, og vedvarende overforbrug udløser mistanke om forsikringssvindel.

• 25 Modifikator. Anvendes i forbindelse med CPT 97001 for nye patienter, periodiske revurderinger, genvurderinger, genoptræning af skader og
  rådgivning ved udskrivning fra aktiv pleje.
• 21 Modifier. Anvendes i tilfælde, hvor den fysiske behandling overstiger det højeste kodningsniveau for en
  procedure, f.eks. forlænget patientrådgivning. 21-modifikator kræver næsten altid dokumentation.
• GP-modifikator. Anvendes, når ydelserne leveres under en ambulant fysioterapiplan (f.eks. af en fysioterapeut i hjemmeplejen).

National Correct Coding Initiative (CCI)
Edits er den betegnelse, der bruges til at opfange fejl i elektroniske kravindberetninger. National Correct Coding Initiative (CCI) Edits angiver ydelser, der ikke bør faktureres sammen. Alle krav om fysioterapi, der indsendes til Medicare, er underlagt CCI-redigeringer, som omfatter gensidigt eksklusive koder og koder, der normalt IKKE udføres sammen.

Håndtering af indtægtskredsløbet Patientbesøg til endelig betaling

DENIALS
Denials er anderledes end afvisninger, idet kravet blev accepteret af betaleren som korrekt udfyldt, men nægtet betaling på grund af en række årsager, såsom, eller medicinsk nødvendighed dokumentation kræves. Denne type af afslag kan let håndteres ved at forstå fejlkoden.
Så er der den dårlige slags afslag “den slags, der kan undgås, når krav afvises på grund af manglende ydelser eller mangel på forudgående godkendelse, og terapeuterne ender med at få den forkerte vej (ingen betaling). Det sker af og til på grund af ærlige fejltagelser begået af uerfarent personale. Erfarne faktureringsmedarbejdere ser sjældent afslag på ydelser, og mange afslag på ydelser vil i sidste ende gøre dig arbejdsløs. Afvisninger af ydelser sker, når personen i receptionen, der indtastede aftalen, undlader at kontrollere forsikringsberettigelse, før patienten ankommer.

Best Practices in Physical Therapy Billing
Det er meget vigtigt at forstå, at selv om et afvist krav kan genindsendes og appelleres, kommer dette til en overraskende pris. Hård forskning fortæller os, at omkostningerne ved at indsende den første medicinske forsikringskrav er ca. 3,25 dollars. Men at genindsende det samme krav på grund af en afvisning koster i gennemsnit 57 dollars. Så det kan betyde forskellen mellem en praksis’ rentabilitet og konkurs.
Bedste praksis inden for fakturering af fysioterapi kræver, at man sikrer sig, at ydelserne er på plads, og at kravet er korrekt udfyldt første gang: 1.) En undgåelse af almindelige fejl. 2.) Et kendskab til “The Payer Game”, da nogle betalere vil afvise krav uden legitim grund, og 3.) En organiseret, fanatisk, daglig tilgang til at appellere ubetalte krav. At have den rigtige fysioterapi faktureringssoftware er en strategisk komponent til effektiv styring af patient-til-betalingsindtægtscyklussen.

Billing Commercial Payers
Commercielle betalere kan være berygtede for at trække tiden ud med betalinger, selv til det punkt, hvor en fakturator er helt sikker på, at kravet blev afvist uden nogen grund overhovedet. En tilfældig undersøgelse af 14 velforvaltede og uafhængige praksis viste, at over to tredjedele af deres ubetalte krav, der var 90 dage overskredet, var kommercielle betalere, der nægtede at betale et krav, der havde verificerede ydelser, en autoriseret henvisning, og hvor den medicinske nødvendighed var korrekt dokumenteret “og der var stadig problemer med at blive betalt.

Accounts Receivable
Accounts Receivable er en Biller’s eksistensens forbandelse, og kommercielle betalere er deres nemesis. De værste lovovertrædere er ofte de store spillere som Blue Cross / Blue Shield og United Healthcare. Det er almindeligt udtrykt blandt faktureringsfirmaer: “Medicaid betaler måske ikke meget, men det, de betaler, betaler de hurtigt”. En fugl i hånden er bedre end to i busken.
Commercielle betalere er ikke-statslige betalere. Eksempler på kommercielle betalere er BC/BS, United Healthcare, Aetna og Cigna (blandt tusindvis af andre). Statslige og statslige betalere omfatter Medicare, Medicaid, Tri-Care (veteraner), Railroad (pensionerede statsansatte), statslig arbejdsskadeforsikring, bilforsikring og Indigent Care “wellness-programmer for underprivilegerede børn, hvis finansiering ofte er en blanding af Medicaid og andre statslige og amtslige kilder.

Appel af afslag / håndtering af forhalingstaktik
Lægebranchen er det eneste erhverv, hvor det er frivilligt at få betaling for leverede ydelser. I intet andet erhverv er en liter mælk 3,95 dollars, og så siger nogen: “Du får kun 1,65 dollars, du kan tage det eller lade være”.

Kunsten at håndtere ubetalte krav fra en medicinsk faktureringsmedarbejder er en kunst af proaktiv omhu. Når krav indsendes elektronisk, og der så efter 10 dage ikke er noget svar fra betaleren, skal dette udløse alarmer til handling. Det er her, hvor effektiv software spiller en afgørende rolle i forvaltningen af krav. Hvis f.eks. en typisk gruppe fysioterapeuter behandler 60 patienter om dagen, så vil faktureringsmedarbejderen i løbet af en måned håndtere over tusind krav. Inden for en kort periode vil du arbejde med næsten 4000 tusind krav. Uden fremragende fysioterapi faktureringssoftware ville hundreder og atter hundreder af ubetalte krav gå upåagtet hen og falde igennem mellem revnerne. Bedste praksis inden for fakturering af fysioterapi kræver, at der gives organiseret, fanatisk og daglig opmærksomhed på at jage ubetalte forsikringskrav ned.

Medicare Denials
Fra en fysioterapeuts synspunkt er nedenstående de vigtigste grunde til, at terapivurderinger nægtes af Medicare. Undgå overforbrug eller rutinemæssig udførelse af revurderinger.

• Rutinemæssige årlige eller ikke-mandaterede evalueringer
• Rutinemæssige revurderinger uden dokumentation for en ændring i tilstand eller funktionsnedsættelse
• Evaluering for dekonditionering efter hospitalsindlæggelse, når tidligere funktion forventes at vende tilbage spontant
• Rutinemæssige præoperative evalueringer for at bestemme postoperative behov

Sådan undgår du kravanmeldelser!
Observing Physical Therapy Coding Best practices vil forhindre dig i at blive målrettet for kravanmeldelser:

• Undgå overforbrug af koder på højt niveau
• Undgå rutinemæssig fakturering af 4 eller flere ydelser pr. besøg
• Ingen ændringer i behandlingsprotokollen
• Udvidet behandling for ikkekomplicerede tilstande
• Gammel begyndelsesdato på skadesanmeldelse
• Usædvanlig diagnostisk testning
• Gentagende diagnostisk testning
• Langtidsinvaliditet
• Forebyggende eller understøttende pleje

Inddrivelser / inddrivelse af indtægter
Inddrivelser og inddrivelse af indtægter er en sidste udvej; og stærke, veldrevne praksisser forsøger at operere med en saldo på næsten nul. Men i den virkelige verden nægter forsikringsselskaberne at betale, og patienterne har måske ingen penge til at betale. For ældre mennesker f.eks. nedskrives disse uerholdelige fordringer generelt, for hvis Medicare eller Medicaid nægter at betale, er der intet håb om at få betaling fra en ubemidlet person. Hvis nogen har midler til at betale, kan der indgås en betalingsaftale, og disse aftaler skal forvaltes.
Efter ejernes skøn kan andre blive sendt til inkasso. Det er et veldokumenteret faktum, at krav, der forbliver ubetalte i over 120 dage, kun har en lille chance for at blive betalt, og det udgør et betydeligt problem for en praksis’ cashflow og levedygtighed.

Målet med at opretholde bedste praksis inden for fakturering af fysioterapi er at undgå, så vidt muligt, nogensinde at lade berettigelse gå ukontrolleret hen, kravfejl, afvisninger, afslag eller inkassosager. Men i tilfælde af at de uundgåeligt sker, træder den faktureringsprofessionelle ind og redder dagen og gør alting rigtigt ved flittigt at opretholde bedste praksis inden for fakturering af fysioterapi.

Månedens afslutning
Vigtigheden af at afslutte måneden er, at du har en fuldstændig afstemning og et nøjagtigt regnskab over månedens finansielle og faktureringsaktiviteter. Nogle fysioterapi faktureringsprogrammer, som f.eks. vores, har en fleksibel månedsafslutning, hvilket betyder, at du stadig kan bogføre betalinger, men du kan ikke tilføje nye datoer for ydelser til måneden. Dette er en såkaldt blød lukning, som giver dig fleksibel tid til at afslutte månedens betalinger og justeringer og patientregnskab.