Introducere în sistemele informaționale contabile (AIS)

Un sistem informațional contabil (AIS) este o structură pe care o întreprindere o folosește pentru a colecta, stoca, gestiona, procesa, prelua și raporta datele sale financiare, astfel încât acestea să poată fi utilizate de contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, directori financiari (CFO), auditori, autorități de reglementare și agenții fiscale.

Contabilii special instruiți lucrează în profunzime cu AIS pentru a asigura cel mai înalt nivel de acuratețe a tranzacțiilor financiare și a înregistrărilor unei companii, precum și pentru a face ca datele financiare să fie ușor accesibile celor care au nevoie în mod legitim de acces la ele – toate acestea păstrând în același timp datele intacte și sigure.

Introducere la sistemele informaționale contabile

Înțelegerea sistemelor informaționale contabile (AIS)

Un sistem informațional contabil este o modalitate de urmărire a tuturor activităților contabile și de afaceri pentru o companie. Sistemele informaționale contabile constau, în general, din șase componente primare: oameni, proceduri și instrucțiuni, date, software, infrastructura tehnologiei informației și controale interne. Mai jos este prezentată o defalcare a fiecărei componente în detaliu.

1. Oameni AIS

Oamenii dintr-un AIS sunt utilizatorii sistemului. Un AIS ajută diferitele departamente din cadrul unei companii să lucreze împreună. Printre profesioniștii care pot avea nevoie să utilizeze AIS-ul unei organizații se numără:

• Contabilii
• Consultanții
• Analiștii de afaceri
• Managerii
• Șefii financiari
• Auditorii

De exemplu, conducerea poate stabili obiective de vânzări pentru care personalul poate apoi să comande cantitatea corespunzătoare de inventar. Comanda de inventar notifică departamentul de contabilitate cu privire la o nouă datorie. Atunci când se fac vânzări într-o afacere, persoanele și departamentele implicate în procesul de vânzare ar putea include următoarele:

1. Vânzătorii introduc comenzile clienților în AIS.
2. Contabilitatea facturează sau trimite o factură clientului.
3. Depozitul asamblează comanda.
4. Departamentul de expediere trimite comanda către client.
5. Departamentul de contabilitate este notificat cu privire la o nouă creanță, care este o datorie din partea clientului care este plătită de obicei în termen de 30, 60 sau 90 de zile.
6. Departamentul de servicii pentru clienți urmărește comanda și expedierile clientului.
7. Conducerea utilizează AIS pentru a crea rapoarte de vânzări și pentru a efectua analize de costuri, care pot include costurile de inventar, de expediere și de fabricație.

Cu un AIS bine conceput, toată lumea din cadrul unei organizații poate accesa același sistem și poate prelua aceleași informații. Un AIS simplifică, de asemenea, procesul de raportare a informațiilor către persoane din afara organizației, atunci când este necesar.

De exemplu, consultanții ar putea folosi informațiile dintr-un AIS pentru a analiza eficacitatea structurii de prețuri a companiei, analizând datele privind costurile, datele privind vânzările și veniturile. De asemenea, auditorii pot utiliza datele pentru a evalua controalele interne ale unei companii, situația financiară și conformitatea cu reglementările, cum ar fi Legea Sarbanes-Oxley (SOX).

AIS ar trebui să fie conceput pentru a satisface nevoile persoanelor care îl vor utiliza. De asemenea, sistemul ar trebui să fie ușor de utilizat și ar trebui să îmbunătățească, nu să împiedice eficiența.

2. Proceduri și instrucțiuni

Procedurile și instrucțiunile unui AIS sunt metodele pe care acesta le utilizează pentru colectarea, stocarea, recuperarea și prelucrarea datelor. Aceste metode sunt atât manuale, cât și automatizate. Datele pot proveni atât din surse interne (de exemplu, angajații), cât și din surse externe (de exemplu, comenzile online ale clienților). Procedurile și instrucțiunile vor fi codificate în software-ul AIS. Cu toate acestea, procedurile și instrucțiunile ar trebui, de asemenea, să fie „codificate” în angajați prin documentare și formare. Procedurile și instrucțiunile trebuie să fie urmate în mod consecvent pentru a fi eficiente.

3. Datele AIS

Un AIS trebuie să aibă o structură de bază de date pentru a stoca informații, cum ar fi limbajul de interogare structurat (SQL), care este un limbaj informatic utilizat în mod obișnuit pentru bazele de date. SQL permite ca datele care se află în AIS să fie manipulate și recuperate în scopuri de raportare. AIS va avea nevoie, de asemenea, de diferite ecrane de intrare pentru diferitele tipuri de utilizatori ai sistemului și de introducere a datelor, precum și de diferite formate de ieșire pentru a răspunde nevoilor diferiților utilizatori și diferitelor tipuri de informații.

Datele conținute într-un AIS sunt toate informațiile financiare relevante pentru practicile de afaceri ale organizației. Orice date de afaceri care au impact asupra finanțelor companiei ar trebui să intre într-un AIS.

Tipul de date incluse într-un AIS depinde de natura afacerii, dar poate consta din următoarele:

• Comenzi de vânzare
• Extrasuri de facturare a clienților
• Rapoarte de analiză a vânzărilor
• Rechiziții de cumpărare
• Facturi ale furnizorilor
• Registre de cecuri
• Generale. registrul general
• Date de inventar
• Informații de plată
• Contabilitatea timpului
• Informații fiscale

Datele pot fi utilizate pentru a pregăti situații contabile și rapoarte financiare, inclusiv vechimea conturilor de creanțe, programe de depreciere sau de amortizare, o balanță de verificare și o declarație de profit și pierdere. Faptul de a avea toate aceste date într-un singur loc – în AIS – facilitează activitățile de ținere a evidenței, de raportare, de analiză, de audit și de luare a deciziilor ale unei întreprinderi. Pentru ca datele să fie utile, ele trebuie să fie complete, exacte și relevante.

Pe de altă parte, exemple de date care nu ar intra într-un AIS includ memo-uri, corespondență, prezentări și manuale. Aceste documente ar putea avea o relație tangențială cu finanțele companiei, dar, cu excepția notelor de subsol standard, ele nu fac cu adevărat parte din evidența financiară a companiei.

4. Software-ul AIS

Componenta software a unui AIS este reprezentată de programele informatice utilizate pentru a stoca, prelua, procesa și analiza datele financiare ale companiei. Înainte de a exista calculatoare, un AIS era un sistem manual, pe suport de hârtie, dar în prezent, majoritatea companiilor folosesc programe informatice ca bază a AIS. Întreprinderile mici ar putea folosi Quickbooks de la Intuit sau Sage 50 Accounting de la Sage, dar există și altele. Întreprinderile mici și mijlocii ar putea folosi Business One de la SAP. Întreprinderile mijlocii și mari ar putea folosi Dynamics GP de la Microsoft, MAS 90 sau MAS 200 de la Sage Group, PeopleSoft de la Oracle sau Epicor Financial Management.

Calitatea, fiabilitatea și securitatea sunt componente cheie ale unui software AIS eficient. Managerii se bazează pe informațiile pe care acesta le produce pentru a lua decizii pentru companie, iar aceștia au nevoie de informații de înaltă calitate pentru a lua decizii solide.

Programele software AIS pot fi personalizate pentru a satisface nevoile unice ale diferitelor tipuri de întreprinderi. În cazul în care un program existent nu satisface nevoile unei companii, software-ul poate fi, de asemenea, dezvoltat la nivel intern cu o contribuție substanțială din partea utilizatorilor finali sau poate fi dezvoltat de o companie terță special pentru organizație. Sistemul ar putea fi chiar externalizat către o companie specializată.

Pentru companiile cotate la bursă, indiferent de programul software și de opțiunile de personalizare pe care le alege întreprinderea, reglementările Sarbanes-Oxley vor dicta într-o anumită măsură structura AIS. Acest lucru se datorează faptului că reglementările SOX stabilesc controale interne și proceduri de audit pe care companiile publice trebuie să le respecte.

5. Infrastructura IT

Infrastructura tehnologiei informației este doar un nume sofisticat pentru hardware-ul utilizat pentru a opera sistemul informațional contabil. Cele mai multe dintre aceste elemente hardware pe care o afacere ar trebui să le aibă oricum și pot include următoarele:

• Computere
• Dispozitive mobile
• Servere
• Imprimante
• Protectoare de supratensiune
• Rutere
• Suporți de stocare
• O sursă de alimentare de rezervă

În plus față de costuri, factorii care trebuie luați în considerare la selectarea hardware-ului includ viteza, capacitatea de stocare și dacă acesta poate fi extins și actualizat.

Poate cel mai important, hardware-ul selectat pentru un AIS trebuie să fie compatibil cu software-ul prevăzut. În mod ideal, ar trebui să fie nu doar compatibil, ci și optim – un sistem greoi va fi mult mai puțin util decât unul rapid. O modalitate prin care întreprinderile pot îndeplini cu ușurință cerințele de compatibilitate hardware și software este achiziționarea unui sistem la cheie care include atât hardware-ul, cât și software-ul de care are nevoie întreprinderea. Achiziționarea unui sistem la cheie înseamnă, teoretic, că afacerea va obține o combinație optimă de hardware și software pentru AIS-ul său.

Un AIS bun ar trebui să includă, de asemenea, un plan de întreținere, service, înlocuire și modernizare a componentelor sistemului hardware, precum și un plan de eliminare a hardware-ului stricat și învechit, astfel încât datele sensibile să fie complet distruse.

6. Controale interne

Controalele interne ale unui AIS sunt măsurile de securitate pe care acesta le conține pentru a proteja datele sensibile. Acestea pot fi la fel de simple ca și parolele sau la fel de complexe ca și identificarea biometrică. Protocoalele de securitate biometrică ar putea include stocarea caracteristicilor umane care nu se schimbă în timp, cum ar fi amprentele digitale, vocea și recunoașterea facială.

Un AIS trebuie să aibă controale interne pentru a proteja împotriva accesului neautorizat la calculator și pentru a limita accesul la utilizatorii autorizați, ceea ce include unii utilizatori din interiorul companiei. De asemenea, trebuie să prevină accesul neautorizat la fișiere de către persoane cărora li se permite să acceseze doar anumite părți ale sistemului.

Un AIS conține informații confidențiale care aparțin nu doar companiei, ci și angajaților și clienților săi. Aceste date pot include:

• Numerele de securitate socială
• Informații despre salarii și personal
• Numerele cărților de credit
• Informații despre clienți
• Date financiare ale companiei
• Informații financiare ale furnizorilor și vânzătorilor

Toate datele dintr-un AIS ar trebui să fie criptate, iar accesul la sistem ar trebui să fie înregistrat și supravegheat. Activitatea sistemului ar trebui, de asemenea, să poată fi urmărită.

Un AIS are nevoie, de asemenea, de controale interne care să îl protejeze împotriva virușilor informatici, a hackerilor și a altor amenințări interne și externe la adresa securității rețelei. De asemenea, trebuie să fie protejat împotriva dezastrelor naturale și a supratensiunilor care pot cauza pierderi de date.

Exemple din lumea reală de sisteme informatice contabile

Un AIS bine conceput permite unei afaceri să funcționeze fără probleme zi de zi, în timp ce un AIS prost conceput poate împiedica funcționarea sa. A treia utilizare a unui AIS este aceea că, atunci când o afacere are probleme, datele din AIS-ul său pot fi folosite pentru a descoperi povestea a ceea ce a mers prost. Cazurile WorldCom și Lehman Brothers oferă două exemple.

WorldCom

În 2002, auditorii interni ai WorldCom, Eugene Morse și Cynthia Cooper, au folosit AIS-ul companiei pentru a descoperi aproape 4 miliarde de dolari în alocări frauduloase de cheltuieli și alte înregistrări contabile.Investigația lor a dus la concedierea directorului financiar Scott Sullivan, precum și la o nouă legislație – secțiunea 404 din Legea Sarbanes-Oxley, care reglementează controalele și procedurile financiare interne ale companiilor.

Lehman Brothers

Când s-a investigat cauza prăbușirii Lehman, o analiză a AIS și a altor sisteme de date a fost o componentă cheie, împreună cu colectarea și analiza documentelor, plus interviuri cu martori. Căutarea cauzelor eșecului companiei „a necesitat o investigație și o examinare extinsă a sistemelor de operare, de tranzacționare, de evaluare, financiare, contabile și a altor sisteme de date ale Lehman”, conform raportului examinatorului de 2.200 de pagini și nouă volume.

Sistemele Lehman oferă un exemplu despre cum nu ar trebui să fie structurat un AIS. Raportul examinatorului Anton R. Valukas afirmă: „La momentul declarării falimentului, Lehman menținea un mozaic de peste 2.600 de sisteme și aplicații software… Multe dintre sistemele Lehman erau obscure, depășite sau nestandardizate.”

Examinatorul a decis să își concentreze eforturile asupra celor 96 de sisteme care păreau cele mai relevante. Această examinare a necesitat instruire, studiu și încercări și erori doar pentru a învăța cum să folosească sistemele.

Raportul lui Valukas a mai menționat: „Sistemele Lehman erau foarte interdependente, dar relațiile lor erau dificil de descifrat și nu erau bine documentate. A fost nevoie de un efort extraordinar pentru a descâlci aceste sisteme pentru a obține informațiile necesare.”

The Bottom Line

Cele șase componente ale unui AIS lucrează toate împreună pentru a ajuta angajații cheie să colecteze, să stocheze, să gestioneze, să proceseze, să recupereze și să raporteze datele financiare. A avea un sistem informațional contabil bine dezvoltat și întreținut, care să fie eficient și precis, este o componentă indispensabilă a unei afaceri de succes.