Temat „rozliczalności” przewija się niemal w każdej dyskusji na temat przywództwa, której jestem obecnie świadkiem. Podczas gdy słyszę słowo „odpowiedzialność” ad nauseum, widzę liderów, którym brakuje hartu ducha, aby realizować działania, które ją tworzą.
Oto rzeczy, które robisz, a które osłabiają odpowiedzialność.
Zespół kierowniczy Twojej organizacji poprosił Cię o przydzielenie jednego z członków zespołu do poprowadzenia strategicznej inicjatywy w całej firmie. Zadanie polega na wykorzystaniu pobieżnego przeglądu projektu i przekształceniu go w pełnowartościowe uzasadnienie biznesowe. Wybierasz najlepszą osobę, dajesz jej kilka instrukcji i wysyłasz ją w drogę.
Dwa tygodnie później, trzy dni przed terminem, otrzymujesz jego projekt i ku swojemu przerażeniu stwierdzasz, że jest on całkowicie wybrakowany. Czyścisz swój kalendarz i gorączkowo pracujesz dzień i noc, aby nadać mu kształt, aby mógł trafić przed oblicze zespołu wykonawczego.
Właśnie popełniłeś pierwszy grzech śmiertelny tworzenia odpowiedzialności; przejąłeś kontrolę.
Twoja decyzja o przejęciu kontroli mogła być napędzana przez twój perfekcjonizm, przez strach przed osądem przełożonych lub po prostu dyskomfort lub brak umiejętności w dostarczaniu konstruktywnych informacji zwrotnych, aby pracownik mógł sam naprawić dokument.
Bez względu na powód, to co właśnie powiedziałeś głośno i wyraźnie to: „Ja jestem odpowiedzialny, ty nie jesteś!”. Woops.
Ignorowanie wyników
Powracając do naszego przykładu, rozważ inną reakcję, jaką mógłbyś mieć, gdy Twój bezpośredni raport przyniósł Ci projekt przypadku biznesowego. Zniesmaczony i niedowidzący członek zespołu wręcza Ci swój projekt i dzieli się procesem, który wykorzystała, aby dojść do tego punktu. Rozmawiała z 13 różnymi interesariuszami, konsultowała raporty analityków i zbudowała ogromny arkusz kalkulacyjny, aby zbadać implikacje ROI różnych scenariuszy. Uśmiechasz się, przytakujesz i „ooh” i „aah” na jej wysiłki.
Niestety, jesteś tak zajęty byciem pod wrażeniem tego, jak wiele pracy wykonała, że nie zauważasz, że przegapiła punkt. Chociaż wykonała dwa razy więcej pracy niż było to wymagane, patrzyła na wszystko z perspektywy status quo i nie rozważyła zastosowania nowego modelu biznesowego.
Popełniłeś drugi śmiertelny grzech tworzenia odpowiedzialności; skupiłeś się na wysiłku i zignorowałeś wynik.
Twoja decyzja o skupieniu się na procesie, a nie na wyniku, mogła wynikać z braku jasności co do tego, jak miał wyglądać sukces, lub empatii z powodu trudności zadania, lub dyskomfortu w dostarczaniu konstruktywnej informacji zwrotnej.
Cokolwiek było tego powodem, to, co właśnie powiedziałeś głośno i wyraźnie, to: „Wszyscy wiemy, że to nie działa, ale trzymasz się tego!”
Powłoka cukrowa
Wyobraź sobie teraz, że jesteś świadomy niedociągnięć w pracy i decydujesz się na dostarczenie informacji zwrotnej. Ta informacja zwrotna krąży wokół i wokół, nigdy tak naprawdę nie dochodząc do punktu. Każdy kawałek konstruktywnej informacji zwrotnej jest dobrze zamaskowany przez wiele pozytywnych stwierdzeń. Pozostawiasz osobę, która czuje się całkiem dobrze w swojej pracy z tylko niewielkim przypisem o drobnych rzeczach, które mogłyby być zrobione inaczej następnym razem.
Popełniłeś trzeci śmiertelny grzech tworzenia odpowiedzialności; posłodziłeś informację zwrotną i nie udało Ci się stworzyć trwałego wrażenia, które pochodzi z posiadania złego smaku w ustach.
Twoja decyzja, aby (jak Mary Poppins by to określiła) „pomóc lekarstwu zejść” była prawdopodobnie związana z Twoim dyskomfortem lub brakiem umiejętności w udzielaniu konstruktywnej informacji zwrotnej.
To co właśnie powiedziałeś to „Nie wykonałeś dobrej roboty, ale i tak cię lubię.”
Czy wyczuwasz tu jakiś temat…możesz mówić o odpowiedzialności ile chcesz, ale jeśli nie jesteś skłonny do wyegzekwowania konsekwencji za pracę, która nie jest zgodna z normami, NIE STWORZYSZ odpowiedzialności.
Jak zwiększyć odpowiedzialność
Po pierwsze, muszę przyznać, że nie można faktycznie stworzyć odpowiedzialności. Odpowiedzialność jest uczuciem wewnątrz osoby. Nie jesteś w stanie uczynić pracownika odpowiedzialnym bardziej niż uczynić go zaangażowanym, szczęśliwym, produktywnym itp.
Ale tak jak możesz zrobić rzeczy, które zwiększają prawdopodobieństwo, że pracownik będzie zaangażowany lub produktywny, możesz zrobić wiele, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoi pracownicy będą czuli się odpowiedzialni.
Twoją rolą jako menedżera jest wprowadzenie rzeczy, które promują poczucie odpowiedzialności i rozwiązanie niektórych z powszechnych problemów, które osłabiają to poczucie.
Problem #1: Pracownicy nie czują się odpowiedzialni, ponieważ nie wiedzą, czego się od nich oczekuje.
Rozwiązanie #1: Ustal jasne oczekiwania
Gdy chcesz, aby ktoś był odpowiedzialny, używaj jasnego i bezpośredniego języka. „Dwayne, powierzam ci odpowiedzialność za planowanie tej strategicznej inicjatywy. Oczekuję, że wypełnisz wszystkie aspekty tego szablonu i zaangażujesz ludzi, których potrzebujesz, aby zapewnić, że zostanie on dobrze wykonany. Jeśli nie usłyszę inaczej, założę, że wszystko jest na dobrej drodze.”
Problem #2: Wspólna odpowiedzialność rozprasza odpowiedzialność.
Rozwiązanie #2: Zróżnicuj role
Jeśli dwie lub więcej osób wspólnie odpowiada za wynik, jest miejsce na obwinianie i wymówki. Aby temu zaradzić, określ, czego oczekujesz od każdego z nich. „Dwayne, ty odpowiadasz za całokształt sprawy biznesowej. Sherry, ty jesteś głównym inżynierem i odpowiadasz za techniczne aspekty planu. Sherry, musisz mieć wszystkie swoje specyfikacje dla Dwayne’a do 1 lutego, aby Dwayne miał czas na ich wbudowanie.”
Problem nr 3: Pracownicy mogą mieć inne standardy niż ty. Myślą, że wykonali zadanie, kiedy Ty uważasz, że jest ono niekompletne lub niewystarczające.
Rozwiązanie #3: Zdefiniuj sukces
Trzeba stworzyć wspólne poczucie tego, jak wygląda dobro. „Chcę, aby to było coś więcej niż tylko pomysły na czubku twojej głowy. Twoje uzasadnienie biznesowe musi zawierać analizę konkurencji i przynajmniej wstępne liczby dotyczące kosztów projektu i zwrotu z inwestycji. Czy jest coś, co chciałbyś wyjaśnić na temat oczekiwań przed rozpoczęciem?”
Problem #4: Osoba nie wie (lub ukrywa), że są coraz w tyle lub poza torem. Zanim ktokolwiek to zauważy, jest już za późno.
Rozwiązanie nr 4: Zwracaj uwagę i dostarczaj bieżących informacji zwrotnych
Najlepszym sposobem na zwiększenie poczucia odpowiedzialności pracownika jest danie mu do zrozumienia, że zwracasz na niego uwagę. Nie oznacza to mikrozarządzania (które zmniejsza odpowiedzialność).
Oznacza to po prostu zauważanie tego, co robią i okresowe sprawdzanie. „Jak idzie ustalanie zakresu projektu? Czy coś cię niepokoi? To naprawdę ważne, abyśmy przekazali kierownictwu informacje, które pozwolą mu podjąć dobrą decyzję w tej sprawie.”
Problem nr 5: Słabe wyniki są ignorowane, zwłaszcza jeśli ludzie się starali.
Rozwiązanie nr 5: Zastosuj konsekwencje
Jeśli ludzie nie widzą konsekwencji, kiedy nie wywiązują się z zadań, nie będą czuli się odpowiedzialni w przyszłości. Najlepszą konsekwencją jest informacja zwrotna. Ważne jest, aby wywoływać dyskomfort, kiedy cele nie są osiągane. „Przeanalizujmy przygotowany przez ciebie business case. Informacje były dobrze opracowane, a Zespół Wykonawczy przeprowadził naprawdę owocną dyskusję. Niestety, twój plan uwzględniał tylko jedną ścieżkę i nie dał nam opcjonalnych scenariuszy. Jak doszliście do decyzji, aby uwzględnić tylko jedno podejście?”
W większości przypadków to wszystko, co będzie wymagane. Przejrzystość i szczerość w odniesieniu do wyników osoby w stosunku do celów stworzy odpowiednią ilość ciepła, aby zmotywować osobę.
Jeśli nie jest to pierwszy raz, kiedy osoba nie wywiązała się z zadania lub jeśli wykonanie było szczególnie problematyczne, możesz potrzebować dodatkowych konsekwencji. „Poproszę kogoś innego o określenie zakresu następnej inicjatywy” lub „Następnym razem będziesz musiał spotykać się ze mną bardziej regularnie, abym mógł cię lepiej szkolić.”
Nie chcesz tworzyć odpowiedzialności poprzez bycie wrednym, strasznym lub jakąkolwiek inną formę dupka. Chcesz tylko, aby pracownicy mieli bardzo jasny obraz tego, czego oczekujesz i zestaw niewygodnych (ale nie bolesnych) konsekwencji, jeśli tego nie zrobią.
Aby zdiagnozować dysfunkcję w swoim zespole, kliknij tutaj, aby otrzymać mój darmowy eBook i diagnozę. Aby uzyskać więcej wskazówek i narzędzi, które pomogą Ci poruszać się wśród nieuporządkowanych ludzi w pracy, zarejestruj się na www.3coze.com
.