Właściciele firm spoza handlu detalicznego czasami odrzucają zapobieganie stratom jako wyzwanie tylko dla sklepów detalicznych. Jednak każda firma może odnieść korzyści dzięki wdrożeniu strategii zapobiegania stratom, które chronią ich zapasy i konta.
Silna strategia zapobiegania stratom pomoże Ci:
- Ochronić linię końcową.
- Poprawić zadowolenie klientów dzięki utrzymywaniu dokładnych zapasów.
- Rozwinąć kulturę bezpieczeństwa i odpowiedzialności, która prowadzi do szczęśliwszych, bardziej zaangażowanych pracowników.
- Kradzież sklepowa
- Oszustwo lub błąd dostawcy, np. gdy otrzymujesz zamówienie z niepełnym zapasem
- Kradzież pracownicza, która kosztuje 2.9 bilionów rocznie
- Błędy administracyjne, takie jak błąd księgowy lub nieprawidłowo podana cena sprzedaży
- Uszkodzenia zapasów, takie jak marnotrawstwo lub psucie
Co to jest zapobieganie stratom?
Zapobieganie stratom to zorganizowany wysiłek firmy mający na celu zmniejszenie wszelkich strat przychodów. Straty zazwyczaj występują z powodu problemów z rachunkowością lub kontroli zapasów. Konkretne przyczyny obejmują:
Dlaczego każda firma powinna mieć strategię zapobiegania stratom
Oczywiście, jakakolwiek strategia, którą zdecydujesz się przyjąć, powinna pasować do ogólnego planu zarządzania bezpieczeństwem fizycznym. Jednak nawet niewielka inwestycja w zapobieganie stratom poprawi marże zysku.
Zapobieganie stratom przynosi również pewne użyteczne korzyści pośrednie.
Pracownicy zauważają, kiedy wokół nich dochodzi do kradzieży i kiedy błędy administracyjne mają wpływ na ich pracę. Kwestie te mogą mieć poważny wpływ na morale. Podejmowanie proaktywnych wysiłków w celu zapobiegania stratom pokazuje zarówno pracownikom, jak i klientom, że jesteś zaangażowany w prowadzenie wysokowydajnej firmy. Zareagują oni pozytywnie na ten wysiłek.
8 sprawdzonych strategii zapobiegania stratom
Oto kilka sprawdzonych strategii zapobiegania stratom, które ochronią Twoją firmę i pomogą rozwinąć kulturę bezpieczeństwa w Twoim miejscu pracy:
Wykorzystaj swoich pracowników i zachęć ich do udziału
Eksperci od zapobiegania stratom odkryli, że zachęcanie pracowników do udziału w nowej inicjatywie zapobiegania stratom jest zwykle bardziej skuteczne niż oferowanie programów nagród lub kar w celu nakłonienia ich do zachowania zgodności. Muszą oni postrzegać tę inicjatywę jako dobrą sprawę, za którą mogą się opowiedzieć. Kiedy pracownicy są zaangażowani w sukces firmy, będą o wiele bardziej skłonni chronić ją przed stratami.
Wyjaśnij pracownikom, że chcesz stworzyć dla nich lepsze środowisko pracy i że zapobieganie stratom jest częścią tego planu. Aby wzmocnić swoje przesłanie, możesz znaleźć inne sposoby pokazania pracownikom, że ich cenisz i zależy Ci na ich osobistym sukcesie.
Połącz strategię zapobiegania stratom z innymi działaniami mającymi na celu wspieranie pracowników.
Rozważ również wdrożenie:
- Częstszych imprez doceniających pracowników
- Mentoringu kariery
- Rozkładów podwyżek opartych na wynikach, gdy są one opcją finansową
Prowadzenie jasnych zasad
Zapobieganie stratom musi być egzekwowane regularnie i konsekwentnie, aby Twoje wysiłki naprawdę nabrały tempa. Najszybszym sposobem na utratę akceptacji pracowników jest sytuacja, w której widzą oni, że firma niekonsekwentnie stosuje procedury zapobiegania stratom. Twoim najlepszym narzędziem do egzekwowania nowego programu zapobiegania stratom jest dobrze udokumentowana polityka.
Każdy w Twojej firmie musi wiedzieć, w jaki sposób oczekuje się od niego pomocy w zapobieganiu stratom. Muszą oni zrozumieć, jakie są obowiązki firmy. Dodatkowo, Twoja polityka powinna wyszczególniać wszystkie niezbędne procedury zapobiegania i reagowania na straty.
Jeśli Twoja firma miała do czynienia z kradzieżą wewnętrzną w przeszłości, możesz rozważyć dostosowanie zasad zatrudniania. Chociaż w swojej strategii zapobiegania stratom musisz traktować pracowników jako aktywa, powinieneś upewnić się, że zatrudniasz pracowników, którzy będą chronić Twoją firmę.
Rozważ, czy dodatkowe sprawdzanie referencji lub prześwietlanie przeszłości może być opłacalne na przykład w przypadku stanowisk pracowników magazynu i czy sprawdzanie zdolności kredytowej ma sens jako część sprawdzania kandydatów na księgowych.
Użyj jasnej komunikacji &Szkolenia
Uczyń zapobieganie stratom częścią wprowadzenia nowych pracowników. Wyjaśnij, że Twoja firma troszczy się o swoich pracowników i chce, aby pracowali w bezpiecznym środowisku.
Potrzebujesz pomocy pracowników w usuwaniu z miejsca pracy osób dopuszczających się kradzieży, zanim staną się one zagrożeniem dla współpracowników lub firmy. Potrzebujesz również, aby ostrzegali menedżerów, gdy tylko wychwycą jakiekolwiek błędy księgowe.
Po wprowadzeniu, upewnij się, że zapobieganie stratom pozostaje na pierwszym planie w umysłach Twoich pracowników. Wysyłaj raporty o stanie do menedżerów, aby regularnie otrzymywali informacje zwrotne na temat tego, jak ich dział, sklep lub zespół zapobiega stratom. Komunikuj się regularnie, być może w wiadomości e-mail obejmującej całą firmę, aby przypomnieć wszystkim o znaczeniu zapobiegania stratom.
Update Accounting
Pamiętaj, że zapobieganie stratom to coś więcej niż radzenie sobie z kradzieżą. Czasami straty są zauważalne tylko w bilansie. Zastanów się, czy możesz potrzebować nowych praktyk księgowych.
Wiele firm wykonuje tylko księgowość kosztową, co oznacza, że śledzą zapasy w oparciu o koszt, jaki zapłacili za pełne partie przedmiotów. Wprowadzenie księgowości detalicznej wymaga więcej pracy, ale zazwyczaj pozwala wychwycić więcej błędów administracyjnych. Ta metoda rachunkowości śledzi rzeczywiste ceny detaliczne w czasie, w tym marże, obniżki i ceny sprzedaży na poszczególnych pozycjach.
Można łatwiej zidentyfikować kurczenie się przy użyciu rachunkowości detalicznej niż przy użyciu innych metod. Kompromisem jest to, że śledzenie zapasów w ramach księgowości detalicznej musi być znacznie bardziej rygorystyczne. Na przykład, błąd markdown będzie wyglądał jak skurcz, jeśli nie zostanie natychmiast zidentyfikowany przy użyciu tej metody.
Automatyzacja kontroli zapasów
Zidentyfikuj, które środki możesz zautomatyzować. Korzystanie z automatyzacji pomoże zrównoważyć dodatkową pracę wymaganą do lepszego zapobiegania stratom
Możesz wdrożyć inteligentne szafki na środki trwałe, aby zapobiec utracie własnego drogiego sprzętu biznesowego. Szafki na środki trwałe automatycznie rejestrują każdą transakcję, dzięki czemu zawsze wiadomo, kto wypisał poszczególne elementy, bez możliwości popełnienia błędu przez człowieka.
Systemy nadzoru zawartości w szafkach mogą zweryfikować, czy właściwe elementy zostały umieszczone w przegródkach. Każdy element wyposażenia jest oznaczony bezprzewodowym tagiem RFID o krótkim zasięgu. Znaczniki te są odczytywane w systemie szafek, gdy sprzęt jest pobierany lub zwracany.
Zmniejsza to liczbę wewnętrznych kradzieży i uczciwych pomyłek. Użytkownik nie może fałszywie twierdzić, że zwrócił laptop do nienadzorowanej szafki, ponieważ system może zweryfikować, czy laptop został rzeczywiście umieszczony w schowku. Można nawet skonfigurować system szafek tak, aby wysyłał alarm do przełożonych, jeśli zasoby nie zostaną zwrócone lub jeśli zostanie podjęta próba fałszywego zwrotu.
Use Strong Deterrents
Presenting the appearance of strong security is just as important as actually having strong security. Demonstrowanie, że traktujesz straty poważnie za pomocą rzucających się w oczy środków bezpieczeństwa może być bardzo skuteczne.
Czy obecnie zatrudniasz dedykowanych pracowników, którzy osobiście zapobiegają kradzieżom sklepowym lub niedoborom w dowolnym miejscu? Czy zamiast tego możesz rozmieścić kamery monitorujące? Obecność kamer monitorujących może być silnym czynnikiem odstraszającym od kradzieży, nawet jeśli nie nagrywają one obrazu.
Widoczne etykiety antykradzieżowe na artykułach magazynowych również odstraszą złodziei. Proste oznakowanie przy wejściach ostrzegające, że monitorujesz kradzież, może wysłać złodziei sklepowych gdzie indziej, do mniej czujnego celu.
Monitoruj trendy strat
Niektóre straty będą widoczne dopiero po pewnym czasie. Błędy księgowe często ujawniają się w ten sposób, a małe straty w zapasach mogą się kumulować w czasie.
Musisz zbierać stały strumień danych o tych zapasach i kontach. Obserwuj pojawiające się trendy. Analizuj dane pod kątem wzorców lub nieoczekiwanych strat.
Przeprowadź regularne, zaplanowane audyty tych kont. Poproś kierowników o przeprowadzenie określonej liczby audytów niespodzianek co kwartał. Regularna ocena wydajności programu zapobiegania stratom pozwoli utrzymać jego opłacalność i zapobiegnie nadmiernym wydatkom na nowe inicjatywy lub niepotrzebną technologię.
Adaptuj
Od czasu do czasu przypominaj wszystkim w firmie o celach programu zapobiegania stratom. Bądź otwarty i przejrzysty w kwestii tego, jak działają Twoje strategie zapobiegania stratom. Przekazuj kierownikom i pracownikom informacje zwrotne o tym, jak radzą sobie ich działy i firma jako całość.
Pewnie kontynuuj przekazywanie tych informacji zwrotnych w sposób konsekwentny. Pracownicy wyrobią w sobie nawyk oceniania swojej pracy, co z kolei doprowadzi do kolejnych ulepszeń. Twoja strategia zapobiegania stratom stanie się samonapędzającą się pętlą.
Możesz wybierać spośród tych ośmiu różnych pomysłów, aby sprawdzić, co działa. Jednak, zgodnie z zaleceniami ekspertów ds. bezpieczeństwa, upewnij się, że masz zintegrowaną strategię. Upewnij się, że każdy środek zapobiegania stratom, który stosujesz, działa jako część Twojego ogólnego programu bezpieczeństwa.
Learn More About Loss Prevention Strategies
Zainwestowałeś w swoją firmę wiele czasu, wysiłku i pieniędzy. Wdrożenie skutecznej strategii zapobiegania stratom to doskonały sposób na ochronę tej inwestycji.
Zapobieganie stratom to tylko jeden z elementów silnego programu bezpieczeństwa fizycznego. Zacznij od zastosowania nowej strategii zapobiegania stratom, a następnie sprawdź, jak jeszcze możesz poprawić wyniki swojej firmy.
Czy chcesz zbudować lepszy program zarządzania bezpieczeństwem? Sprawdź, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić, przechodząc na inteligentne rozwiązanie w zakresie bezpiecznego przechowywania, takie jak inteligentne szafki. Wypróbuj nasz kalkulator ROI dla inteligentnych szafek.
.