Als mens hebben we de neiging om ons meer te richten op de dingen die we nog moeten doen dan op de dingen die we al hebben gedaan. Dit zogenaamde “Zeigarnik-effect”, genoemd naar de Russische psycholoog Bluma Zeigarnik, betekent dat onze geest vaak zwemt met alle taken, verantwoordelijkheden en mentale aantekeningen waarop we ons denken te moeten concentreren.
Al deze taken en projecten die gedaan moeten worden, deze mentale takenlijst, zonder een duidelijke hiërarchie van belangrijkheid, kan het moeilijk voor ons maken om gefocust te blijven en daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen.
Eén manier om al deze Zeigarnik-ruis te bestrijden, is om alles op te schrijven. Maak een echte to-do lijst. Er zijn onderzoeken gedaan, en het is aangetoond dat alleen al het noteren van taken je simpelweg “effectiever kan maken”.
Maar zelfs met een takenlijst is het, voordat je daadwerkelijk iets gedaan krijgt, noodzakelijk om een duidelijk idee te hebben van je prioriteiten.
Klinkt eenvoudig genoeg, toch? Helaas kan het moeilijk zijn om uit te vinden wat je prioriteiten zijn. Het is een ingewikkeld proces waarbij kosten tegen waarde moeten worden afgewogen, inspanning tegen tijd, en voor veel bedrijven zullen er waarschijnlijk veel verschillende belanghebbenden bij betrokken zijn.
De oplossing is om een proces uit te werken voor het bepalen van wat prioriteit moet krijgen.
Het hebben van een duidelijk proces om uw taken of projecten op een rij te zetten, en te beslissen welke daarvan u nu prioriteit moet geven, kan u behoeden voor tijdverspilling door te overleggen over minder belangrijke zaken.
In dit artikel zullen we kijken naar een van de vele technieken om uw prioriteiten te rangschikken – de prioriteringsmatrix. Ik zal het basisidee uit de doeken doen, en een paar verschillende manieren bespreken om je eigen prioriteitenmatrix op te stellen. Er is zelfs een gratis vooraf gemaakte checklist template die u kunt gebruiken om u te begeleiden door het hele proces.
Het concept van een prioritering matrix werd gepopulariseerd door auteurs Michael Brassard (The Memory Jogger 2) en David Allen (Getting Things Done).
U wilt vast graag het eigenlijke sjabloon zien, dus hier is een snelle link:
U kunt hier klikken om het sjabloon voor de prioriteringsmatrix te krijgen.
Nu, laten we beginnen met de basis.
Wat is een prioriteringsmatrix?
Een prioriteringsmatrix is een hulpmiddel voor bedrijfsprocesanalyse, dat vaak naast andere bpm-software of Six Sigma-technieken wordt gebruikt om keuzes te vergelijken aan de hand van specifieke criteria, en uit te zoeken wat prioriteit moet krijgen.
Het kan op alles worden toegepast, van eenvoudige taken tot complexe projecten, door iedereen, van afzonderlijke individuen tot grote organisaties.
Een prioriteringsmatrix biedt belanghebbenden een betrouwbaar proces om meningsverschillen op te lossen, en te beslissen op welke voorstellen men zich moet richten. Zij helpen ook om onoprechte aansporingen en verborgen agenda’s uit te roeien, in het geval van projectprioritering, door consensus te bevorderen.
Er zijn verscheidene vormen die een prioriteringsmatrix kan aannemen, gebaseerd op complexiteit van criteria voor het beoordelen van prioriteiten, evenals wat die specifieke criteria worden bepaald als.
Zo zijn sommige matrices eenvoudige 2×2-rasters met “kosten” uitgezet tegen “waarde”, zoals deze:
Andere matrices, zoals die welke in de Six Sigma-methodologie worden gebruikt, zijn gecompliceerder en vereisen een grondiger benadering van ontwerp en toepassing.
Prioriteringsmatrix voor Six Sigma
Een prioriteringsmatrix kan ook verwijzen naar een specifieke Six Sigma-techniek voor continue verbetering. Het is een van de zeven managementinstrumenten die worden gebruikt in de Six Sigma-methodologie.
In deze context is een prioriteringsmatrix een visueel diagram dat wordt gebruikt om meerdere (ten minste twee) reeksen gegevens te vergelijken met behulp van gewogen criteria.
Projectprioritering is van cruciaal belang voor het algehele kwaliteitsverbeteringsproces in Six Sigma. Hier zijn prioriteringsmatrices praktische hulpmiddelen die worden gebruikt in de plannings- en analysefasen van diverse continue verbetermethodologieën zoals DMAIC en PDSA.
Deze matrices zijn vaak complexer, zoals deze oorzaak-en-gevolg matrix voor het berekenen van Six Sigma input (X) en output (Y) prioriteiten:
3 soorten prioriteitsmatrix
Binnen Six Sigma zijn er ten minste drie verschillende soorten prioriteitsmatrices, zoals gedefinieerd door Lynne Hambleton in Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Volledige analytische criteria
- Consensus criteria
- Combinatiematrix
Volledige analytische criteria
Deze methode is verreweg het meest complexe type prioriteringsmatrix, omdat er meerdere matrices worden gebruikt om verschillende paren van opties te vergelijken voordat een uiteindelijke matrix wordt geproduceerd.
Het is het beste gereserveerd voor uw belangrijkste beslissingen, en werkt het beste met kleinere teams (drie tot acht mensen) als gevolg van de aard van een breder toepassingsgebied waardoor het moeilijker is om consensus te bereiken met meer betrokken mensen.
Consensuscriteria
Wanneer alle opties ongeveer gelijk lijken te zijn, is deze methode een vereenvoudigde versie van de volledige analytische criteria.
Zij maakt ook gebruik van gewogen stemming, waarbij aan elke optie een getalwaarde wordt gegeven om de prioriteit te rangschikken.
Werkt het best met minder (minder dan 10) items en criteria, om de zaken eenvoudig te houden.
Combinatiematrix
Voor het prioriteren van opties op basis van een oorzaak-gevolgrelatie gebruikt u een combinatiematrix.
In tegenstelling tot de andere methoden, die op criteria zijn gebaseerd, is de combinatiematrix op oorzakelijk verband gebaseerd, wat betekent dat u een ervaren team nodig hebt met diepgaande kennis van het proces waarvoor u de prioriteiten optimaliseert.
Deze methode maakt gebruik van L-diagrammen om kritische relaties tussen twee of meer groepen weer te geven, in combinatie met een boomdiagram om de hiërarchie van taken weer te geven.
Ik zal later in dit artikel dieper ingaan op de consensusmatrix, nadat ik een meer simplistische methode heb behandeld.
Eenvoudig of complex, matrices worden gevormd door de criteria die ze gebruiken om prioriteiten te definiëren, en hoe uw matrix eruit zal zien hangt grotendeels af van wat u probeert te prioriteren.
Het punt is, een prioriteringsmatrix heeft één doel: het sorteren van uw opties in volgorde van belangrijkheid. Welk type matrix u ook gebruikt, het gebruikte proces is vrijwel hetzelfde.
Voordelen van het gebruik van een prioriteringsmatrix
In principe zijn de voordelen van een prioriteringsmatrix vrij rechttoe rechtaan. Ter ondersteuning van gestructureerde besluitvorming, maken zij het gemakkelijk om:
- Ontbreek en prioriteer complexe kwesties wanneer er meerdere factoren zijn die de beslissing beïnvloeden
- Objectief en ondubbelzinnig uw prioriteiten rangschikken
- Bepaal de meest cruciale aandachtsgebieden
- Stel een basis op voor discussie over wat belangrijk is
- Garner team/stakeholder steun voor belangrijke buy-ins
In de volgende sectie, zal ik de stappen doorlopen voor een eenvoudige 2×2 raster matrix, en daarna gaan verkennen hoe je een meer ingewikkelde matrix met gewogen criteria kunt gebruiken.
Eenvoudige prioriteitenmatrix (5 stappen)
In zijn eenvoudigste vorm is het een 2×2-raster dat eenvoudige, directe begrippen als “urgentie” en “belang” in kaart brengt.
Dit soort matrix is zeer geschikt voor het prioriteren van taken voor kleine bedrijven, en is een eenvoudig maar betrouwbaar proces om ervoor te zorgen dat u uw takenlijst op de meest efficiënte manier afhandelt.
Stap 0: Maak een lijst van uw taken
U hebt dit misschien al gedaan, maar de eerste stap voor elke prioriteringsmatrix is het maken van een lijst van al uw taken, of wat het ook is dat u probeert te prioriteren.
Stap 1: Wat zijn de gevolgen?
Vraag uzelf af wat de gevolgen kunnen zijn van het niet uitvoeren van elk van uw taken, of meer in het algemeen, het niet prioriteren van een bepaalde optie.
Stap 2: Wat is belangrijk?
Versplits uw lijst in twee categorieën: hoog en laag belang. Plaats vervolgens, rekening houdend met alle gevolgen die u in de vorige stap hebt opgesomd, elk van uw opties in de categorie die u het meest geschikt acht.
Stap 3: Wat is urgent?
Versplits nu voor alle opties van “hoog belang” en “laag belang” elk in een verdere subcategorie van “hoge urgentie” en “lage urgentie”. U zou nu in totaal vier groepen moeten hebben.
Stap 4: Nummerwaarden toekennen
Nu kent u aan elk van uw opties nummerwaarden 1 tot 4 toe, waarbij een lager nummer een hogere prioriteit betekent.
zoals:
- Groot belang en hoge urgentie: 1
- Groot belang en lage urgentie: 2
- Laag belang en hoge urgentie: 3
- Laag belang en lage urgentie: 4
Deze snelle, eenvoudige methode kan u helpen door mentale ruis heen te snijden en dingen gedaan te krijgen met in principe nul voorbereidingstijd.
Als u wilt weten hoe u een meer geavanceerde prioriteringsmatrix toepast, lees dan verder.
Hoe gebruikt u een prioriteringsmatrix
Wat voor matrix het ook is, de procedure begint met het maken van een lijst van al uw (ongesorteerde) prioriteiten, en eindigt met diezelfde lijst gerangschikt naar een of andere kwantificeerbare metriek.
Hier bekijken we het proces voor het gebruik van een consensus criteria matrix, een van de drie belangrijkste matrices gebruikt in Six Sigma.
Dit proces kan het beste worden uitgevoerd met een kleine groep (minder dan 10 mensen).
Dit proces kan worden onderverdeeld in vijf eenvoudige stappen.
Oriënteer uw team
Voordat u iets anders doet, moet u duidelijk uitleggen wat het doel is van het opstellen van de prioriteringsmatrix.
Dit houdt in dat u de context van de bedrijfsdoelstellingen doorneemt, evenals de huidige sterke en zwakke punten waarmee het bedrijf momenteel wordt geconfronteerd.
Nu moet u er ook voor zorgen dat iedereen die bij het proces is betrokken het eens is over de opties (oplossingen, projecten, of wat dan ook) die prioriteit moeten krijgen.
Om dit soort communicatie van de context van de organisatie te vergemakkelijken, kunt u overwegen een SWOT- of FMEA-analyse uit te voeren, en de resultaten aan uw team te presenteren.
Stel uw criteria vast
Wanneer uw team is voorbereid, en u een duidelijk idee hebt van welke opties u zult prioriteren, is het tijd om de criteria vast te stellen voor het beoordelen van het belang.
Dit kan worden onderverdeeld in twee delen:
- De eigenlijke criteria
- Een beoordelingsschaal waarmee het belang kan worden beoordeeld
U en uw team moeten zich concentreren op criteria die een duidelijk onderscheid maken tussen belangrijke en onbelangrijke opties. Streef naar zo’n vijf tot tien verschillende criteria.
U wilt genoeg criteria hebben om uw prioriteiten redelijk te kunnen onderscheiden, maar niet te veel dat consensus moeilijk wordt.
U kunt bijvoorbeeld criteria opnemen als:
- Hoeveel waarde een bepaalde optie de klant biedt
- Of het al dan niet van belang is voor de regelgeving
- Lange termijn versus korte termijn impact
Bij het bepalen van de beoordelingsschaal is het belangrijk de schaal te baseren op een concreet referentiepunt dat iedereen duidelijk zal begrijpen. De tabel hieronder illustreert dit mooi, in de rechterkolom:
Geef elk van uw criteria een gewogen waarde
Leg uw criteria vervolgens in afnemende volgorde van belangrijkheid, met de belangrijkste optie bovenaan, en geef elk van uw criteria een gewogen waarde.
Zorg ervoor dat iedereen het eens is met deze weging.
Om het hierboven gebruikte voorbeeld uit te breiden, zou u ervoor kunnen kiezen de volgende gewogen waarden toe te kennen:
Erfde dienst of product: Gewicht = 5
Strategische Afstemming: Gewicht = 4
Waarde voor Klant: Gewicht = 4
Deze gewogen waarde vertegenwoordigt het relatieve belang van elk criterium, en zal worden gebruikt om de eindscore te berekenen.
Prepareer de matrix
Maak een lijst van uw criteria aan de linkerkant, met het gewicht, de scoringswaarden en de opties bovenaan, als volgt:
Vul alle overige gegevens in, en u bent klaar om uw tabel te scoren.
Score elke optie
Bekijk elke optie aan de hand van alle criteria, en bepaal welke score u toereikend vindt. Noteer deze waarde nog niet in de rechterkolom, want u moet de gewichten nog berekenen.
In de mate van het mogelijke is het nuttig om de scores samen in teams te bepalen, in plaats van alleen. Dit bevordert consensus en helpt vooringenomenheid te verminderen. In het ideale geval beoordeelt u elke optie door twee verschillende teams, en neemt u het gemiddelde van de resultaten.
Door in teams te werken, profiteert u van:
- Een objectiever, betrouwbaarder resultaat
- Als u een groot aantal opties moet beoordelen, kan het verdelen van de werklast over een team de efficiëntie verbeteren en de zaken versnellen
- Meerdere teams die dezelfde optie beoordelen, betekent dat u inzicht krijgt in hoe goed uw criteria zijn gedefinieerd, en of iedereen in uw organisatie het doel van de oefening echt op hetzelfde niveau begrijpt
- Consistentie en effectiviteit van de beoordelingsschaal kunnen nauwkeuriger worden bepaald
Tijdens het scoringsproces (maar idealiter al eerder, in de oriëntatiefase) zal het verstrekken van hulpmiddelen aan uw team, zoals strategische plannen en bedrijfsbeleid, helpen om ervoor te zorgen dat uw teamleden in staat zijn een goed geïnformeerde evaluatie te maken.
Bereken gewogen scores voor elke optie
Nadat u de puntentoekenning hebt bepaald, vermenigvuldigt u de bijbehorende score met de gewichtswaarde van elk criterium en noteert u de waarde in de rechterkolom.
Tot slot telt u alle waarden voor elke optie bij elkaar op en noteert u de cumulatieve score in de onderste rij.
De opties worden vervolgens gerangschikt in volgorde van prioriteit op basis van hun totale score.
Vergelijk uw resultaten met uw team
Iedereen zou zijn opties moeten hebben beoordeeld en een voorlopige lijst van geordende prioriteiten moeten hebben.
Nu is het tijd voor een open discussie met uw team, waar u notities kunt vergelijken en consolideren om een hoofdlijst op te stellen waarover iedereen het eens is.
Als er binnen uw groep onenigheid bestaat, kunnen numeriek gewaardeerde beoordelingen snel en gemakkelijk worden aangepast. Aanpassingen moeten worden verwacht, en het bijstellen van het waarderingssysteem of de gewogen waarden moeten worden gezien als stadia in de cyclus van voortdurende verbetering.
Ondanks de beste bedoelingen moet u onthouden dat de prioriteringsmatrix een hulpmiddel is om een bruikbare hiërarchie van belangrijkheid op te stellen. Het is niet de al-alles, end-all, en de prioriteit rangschikking voor elke optie kan (en moet) worden betwist, ongeacht de score die het kreeg.
Als een laatste opmerking, is het een goed idee om de resultaten van de analyse langs zoveel relevant-geïnteresseerde-ogen als mogelijk te lopen. Stakeholders, klanten en andere medewerkers kunnen u waardevolle feedback geven over de resultaten van uw prioriteitsstellingmatrixanalyse.
Gratis prioriteitsstellingmatrixsjabloon
Deze eenvoudige (en gratis!) prioriteitsstelling matrix sjabloon zal helpen vereenvoudigen het hele proces van de voorbereiding en het gebruik van een prioriteitsstelling matrix voor uzelf of uw bedrijf:
Klik hier om de prioriteitsstelling matrix sjabloon
U kunt het gebruiken om elke stap te stroomlijnen, van het beslissen welke opties te prioriteren, tot het delen van uw resultaten met relevante geïnteresseerde partijen, en het creëert zelfs een eenvoudige matrix voor u, automatisch! Process Street-functies zoals voorwaardelijke logica en dynamische vervaldatums verlichten uw werklast van vervelende repetitieve taken.
Als u dat nog niet hebt gedaan, meld u dan vandaag nog aan voor een gratis Process Street-account en ontvang deze + nog tonnen meer vooraf gemaakte sjablonen om u te helpen met prioritering en bedrijfsprocesbeheer.
Wat is de volgende stap?
U hebt uw prioriteiten op een rijtje, nu is het tijd om ernaar te handelen. De aard van uw prioriteiten zal bepalen waar u nu verder gaat.
Wat is uw hoogste prioriteit? Misschien is het een probleem met een specifiek proces dat moet worden aangepakt, in welk geval de volgende tabel nuttig kan zijn:
Hier zijn enkele methodologieën voor continue verbetering die u zou kunnen gebruiken om uw nummer één prioriteit aan te pakken:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around