Inleiding tot boekhoudkundige informatiesystemen (AIS)

Een boekhoudkundig informatiesysteem (AIS) is een structuur die een bedrijf gebruikt om zijn financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te vragen en te rapporteren, zodat ze kunnen worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, chief financial officers (CFO’s), auditors, regelgevers en belastingdiensten.

Speciaal opgeleide accountants werken nauw samen met AIS om ervoor te zorgen dat de financiële transacties en de administratie van een bedrijf zo nauwkeurig mogelijk zijn en dat financiële gegevens gemakkelijk beschikbaar zijn voor degenen die er rechtmatig toegang toe moeten hebben – en dat de gegevens intact en veilig blijven.

Inleiding tot boekhoudkundige informatiesystemen

Inzicht in boekhoudkundige informatiesystemen (AIS)

Een boekhoudkundig informatiesysteem is een manier om alle boekhoudkundige en zakelijke activiteiten voor een bedrijf bij te houden. Boekhoudkundige informatiesystemen bestaan over het algemeen uit zes primaire componenten: mensen, procedures en instructies, gegevens, software, informatietechnologie-infrastructuur, en interne controles. Hieronder volgt een uitsplitsing van elke component in detail.

1. AIS People

De mensen in een AIS zijn de gebruikers van het systeem. Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf samen te werken. Professionals die het AIS van een organisatie moeten gebruiken, zijn onder meer:

• Boekhouders
• Consultants
• Business analisten
• Managers
• Chief financial officers
• Auditors

Het management kan bijvoorbeeld verkoopdoelstellingen vaststellen waarvoor het personeel vervolgens de juiste hoeveelheid inventaris kan bestellen. De voorraadorder stelt de boekhoudafdeling op de hoogte van een nieuwe vordering. Wanneer er in een bedrijf wordt verkocht, kunnen de mensen en afdelingen die bij het verkoopproces zijn betrokken, het volgende omvatten:

1. Verkoopmedewerkers voeren de klantorders in het AIS in.
2. De boekhouding factureert of stuurt een factuur naar de klant.
3. Het magazijn stelt de bestelling samen.
4. De verzendafdeling verzendt de bestelling naar de klant.
5. De boekhouding krijgt bericht van een nieuwe debiteur, dat is een schuldbekentenis van de klant die meestal binnen 30, 60 of 90 dagen wordt betaald.
6. De afdeling klantenservice volgt de bestelling en de verzendingen van de klant.
7. Het management gebruikt het AIS om verkooprapporten te maken en kostenanalyses uit te voeren, die voorraad-, verzend- en productiekosten kunnen omvatten.

Met een goed ontworpen AIS heeft iedereen binnen een organisatie toegang tot hetzelfde systeem en kan dezelfde informatie opvragen. Een AIS vereenvoudigt ook het proces van rapportage van informatie aan mensen buiten de organisatie, wanneer dat nodig is.

Adviseurs kunnen de informatie in een AIS bijvoorbeeld gebruiken om de effectiviteit van de prijsstructuur van het bedrijf te analyseren door te kijken naar kostengegevens, verkoopgegevens en omzet. Ook auditors kunnen de gegevens gebruiken om de interne controles van een bedrijf, de financiële toestand en de naleving van voorschriften zoals de Sarbanes-Oxley Act (SOX) te beoordelen.

Het AIS moet worden ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de mensen die het zullen gebruiken. Het systeem moet ook gemakkelijk te gebruiken zijn en moet de efficiëntie verbeteren, niet hinderen.

2. Procedures en instructies

De procedures en instructies van een AIS zijn de methoden die het gebruikt voor het verzamelen, opslaan, opvragen en verwerken van gegevens. Deze methoden zijn zowel handmatig als geautomatiseerd. De gegevens kunnen afkomstig zijn van zowel interne bronnen (bv. werknemers) als externe bronnen (bv. onlinebestellingen van klanten). De procedures en instructies zullen in de AIS-software worden gecodeerd. De procedures en instructies moeten echter ook in de werknemers worden “gecodeerd” door middel van documentatie en opleiding. De procedures en instructies moeten consequent worden gevolgd om effectief te zijn.

3. AIS-gegevens

Een AIS moet een databasestructuur hebben om informatie op te slaan, zoals gestructureerde querytaal (SQL), een computertaal die gewoonlijk voor databases wordt gebruikt. Met SQL kunnen de gegevens in het AIS worden gemanipuleerd en opgehaald voor rapportagedoeleinden. Het AIS zal ook verschillende invoerschermen nodig hebben voor de verschillende soorten systeemgebruikers en gegevensinvoer, evenals verschillende uitvoerformaten om te voldoen aan de behoeften van verschillende gebruikers en verschillende soorten informatie.

De gegevens in een AIS zijn alle financiële gegevens die relevant zijn voor de bedrijfsvoering van de organisatie. Alle bedrijfsgegevens die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf moeten in een AIS terechtkomen.

Het soort gegevens dat in een AIS is opgenomen, hangt af van de aard van het bedrijf, maar het kan uit het volgende bestaan:

• Verkooporders
• Factuuroverzichten van klanten
• Verkoopanalyserapporten
• Inkoopaanvragen
• Verkoopfacturen
• Contractregisters
• Algemeen grootboek
• Inventarisgegevens
• Loonstaten
• Tijdregistratie
• Belastinggegevens

De gegevens kunnen worden gebruikt om boekhoudkundige overzichten en financiële rapporten op te stellen, met inbegrip van debiteuren ouderdom, afschrijvingen of amortisatie schema’s, een proefbalans, en een winst-en verliesrekening. Het feit dat al deze gegevens op één plaats beschikbaar zijn – in het AIS – vergemakkelijkt de administratie, rapportage, analyse, auditing en besluitvorming van een bedrijf. Om bruikbaar te zijn, moeten de gegevens volledig, accuraat en relevant zijn.

Voorbeelden van gegevens die niet in een AIS thuishoren, zijn memo’s, correspondentie, presentaties en handleidingen. Deze documenten hebben misschien een verwantschap met de financiën van het bedrijf, maar, met uitzondering van de standaard voetnoten, maken ze niet echt deel uit van de financiële administratie van het bedrijf.

4. AIS Software

De softwarecomponent van een AIS zijn de computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële gegevens van de onderneming op te slaan, op te vragen, te verwerken en te analyseren. Voordat er computers waren, was een AIS een handmatig, op papier gebaseerd systeem, maar tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven computersoftware als de basis van het AIS. Kleine bedrijven gebruiken Intuit’s Quickbooks of Sage’s Sage 50 Accounting, maar er zijn anderen. Kleine tot middelgrote bedrijven gebruiken SAP’s Business One. Middelgrote en grote bedrijven gebruiken Microsoft’s Dynamics GP, Sage Group’s MAS 90, of MAS 200, Oracle’s PeopleSoft, of Epicor Financial Management.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid zijn belangrijke onderdelen van effectieve AIS-software. Managers vertrouwen op de informatie die het uitvoert om beslissingen te nemen voor het bedrijf, en ze moeten van hoge kwaliteit informatie om goede beslissingen te nemen.

AIS-softwareprogramma’s kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van verschillende soorten bedrijven te voldoen. Als een bestaand programma niet voldoet aan de behoeften van een bedrijf, kan de software ook intern worden ontwikkeld met aanzienlijke input van eindgebruikers of kan worden ontwikkeld door een derde partij bedrijf specifiek voor de organisatie. Het systeem kan zelfs worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf.

Voor beursgenoteerde bedrijven, ongeacht welk softwareprogramma en aanpassingsopties het bedrijf kiest, zal de Sarbanes-Oxley regelgeving de structuur van het AIS tot op zekere hoogte dicteren. Dit komt omdat SOX-regelgeving interne controles en auditprocedures vaststelt waaraan beursgenoteerde bedrijven moeten voldoen.

5. IT-infrastructuur

Infrastructuur voor informatietechnologie is gewoon een mooie naam voor de hardware die wordt gebruikt om het boekhoudinformatiesysteem te laten werken. De meeste van deze hardware-items een bedrijf zou moeten hebben hoe dan ook en kan het volgende omvatten:

• Computers
• Mobiele apparaten
• Servers
• Printers
• Surge protectors
• Routers
• Storage media
• Een back-up stroomvoorziening

Naast de kosten, factoren bij de selectie van hardware zijn snelheid, opslagcapaciteit, en of het kan worden uitgebreid en opgewaardeerd.

Het belangrijkste is misschien wel dat de voor een AIS gekozen hardware compatibel moet zijn met de beoogde software. In het ideale geval is de hardware niet alleen compatibel, maar ook optimaal – een onhandig systeem is veel minder nuttig dan een snel systeem. Een manier waarop bedrijven gemakkelijk kunnen voldoen aan de compatibiliteitseisen voor hardware en software is de aanschaf van een kant-en-klaar systeem dat zowel de hardware als de software omvat die het bedrijf nodig heeft. De aanschaf van een kant-en-klaar systeem betekent, theoretisch, dat het bedrijf een optimale combinatie van hardware en software krijgt voor zijn AIS.

Een goed AIS moet ook een plan bevatten voor onderhoud, service, vervanging en upgrading van componenten van het hardwaresysteem, evenals een plan voor de verwijdering van kapotte en verouderde hardware, zodat gevoelige gegevens volledig worden vernietigd.

6. Interne controles

De interne controles van een AIS zijn de beveiligingsmaatregelen die het bevat om gevoelige gegevens te beschermen. Deze kunnen zo eenvoudig zijn als wachtwoorden of zo complex als biometrische identificatie. Biometrische beveiligingsprotocollen kunnen het opslaan van menselijke kenmerken omvatten die in de loop der tijd niet veranderen, zoals vingerafdrukken, stem- en gezichtsherkenning.

Een AIS moet interne controles hebben om te beschermen tegen onbevoegde toegang tot de computer en om de toegang te beperken tot geautoriseerde gebruikers, waaronder sommige gebruikers binnen het bedrijf. Het moet ook voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot bestanden door personen die alleen toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem.

Een AIS bevat vertrouwelijke informatie die niet alleen aan het bedrijf toebehoort, maar ook aan zijn werknemers en klanten. Deze gegevens kunnen het volgende omvatten:

• Social Security-nummers
• Salaris- en personeelsinformatie
• Creditcard-nummers
• Klanteninformatie
• Financiële gegevens van het bedrijf
• Financiële informatie van leveranciers en verkopers

Alle gegevens in een AIS moeten worden versleuteld, en de toegang tot het systeem moet worden gelogd en bewaakt. Ook de systeemactiviteit moet traceerbaar zijn.

Een AIS heeft ook interne controles nodig die het beschermen tegen computervirussen, hackers en andere interne en externe bedreigingen voor de netwerkveiligheid. Het moet ook worden beschermd tegen natuurrampen en stroompieken die gegevensverlies kunnen veroorzaken.

Real World Examples of Accounting Information Systems

Een goed ontworpen AIS stelt een bedrijf in staat om soepel te draaien op een dagelijkse basis, terwijl een slecht ontworpen AIS de werking ervan kan belemmeren. Het derde nut van een AIS is dat, wanneer een bedrijf in moeilijkheden verkeert, de gegevens in het AIS kunnen worden gebruikt om te achterhalen wat er fout is gegaan. Twee voorbeelden hiervan zijn WorldCom en Lehman Brothers.

WorldCom

In 2002 gebruikten Eugene Morse en Cynthia Cooper, interne controleurs van WorldCom, het AIS van het bedrijf om bijna 4 miljard dollar aan frauduleuze onkostentoewijzingen en andere boekingen aan het licht te brengen.Hun onderzoek leidde tot het ontslag van CFO Scott Sullivan en tot nieuwe wetgeving: § 404 van de Sarbanes-Oxley Act, die de interne financiële controles en procedures van bedrijven reguleert.

Lehman Brothers

Bij het onderzoek naar de oorzaken van de ineenstorting van Lehman was een onderzoek van het AIS en andere datasystemen een belangrijk onderdeel, naast het verzamelen en beoordelen van documenten en het horen van getuigen. De zoektocht naar de oorzaken van het faillissement van het bedrijf “vereiste een uitgebreid onderzoek en onderzoek van Lehman’s operationele, handels-, waarderings-, financiële, boekhoudkundige en andere gegevenssystemen”, volgens het 2.200 pagina’s tellende, negendelige onderzoeksrapport.

Lehman’s systemen zijn een voorbeeld van hoe een AIS niet zou moeten worden gestructureerd. In het rapport van onderzoeker Anton R. Valukas staat: “Ten tijde van de faillissementsaanvraag onderhield Lehman een lappendeken van meer dan 2.600 softwaresystemen en -toepassingen… Veel van Lehman’s systemen waren geheimzinnig, verouderd of niet-standaard.”

De onderzoeker besloot zijn inspanningen te richten op de 96 systemen die het meest relevant leken. Dit onderzoek vereiste training, studie, en vallen en opstaan alleen al om te leren hoe de systemen te gebruiken.

Valukas’ rapport merkte ook op: “Lehman’s systemen waren in hoge mate onderling afhankelijk, maar hun relaties waren moeilijk te ontcijferen en niet goed gedocumenteerd. Het kostte buitengewone inspanningen om deze systemen te ontwarren om de benodigde informatie te verkrijgen.”

The Bottom Line

De zes componenten van een AIS werken allemaal samen om belangrijke medewerkers te helpen bij het verzamelen, opslaan, beheren, verwerken, opvragen en rapporteren van hun financiële gegevens. Het hebben van een goed ontwikkeld en onderhouden boekhoudkundig informatiesysteem dat efficiënt en accuraat is, is een onmisbaar onderdeel van een succesvol bedrijf.