Introduzione ai sistemi informativi contabili (AIS)

Un sistema informativo contabile (AIS) è una struttura che un’azienda usa per raccogliere, immagazzinare, gestire, elaborare, recuperare e riportare i suoi dati finanziari in modo che possano essere usati da contabili, consulenti, analisti aziendali, manager, responsabili finanziari (CFO), revisori, regolatori e agenzie fiscali.

Contabili appositamente formati lavorano in profondità con AIS per assicurare il più alto livello di accuratezza nelle transazioni finanziarie di un’azienda e nella tenuta dei registri, oltre a rendere i dati finanziari facilmente disponibili a coloro che hanno legittimamente bisogno di accedervi – il tutto mantenendo i dati intatti e sicuri.

Capire i sistemi informativi contabili (AIS)

Un sistema informativo contabile è un modo di tracciare tutte le attività contabili e commerciali di una società. I sistemi d’informazione contabile consistono generalmente di sei componenti primari: persone, procedure e istruzioni, dati, software, infrastruttura informatica e controlli interni. Sotto c’è una ripartizione di ogni componente in dettaglio.

1. Persone AIS

Le persone in un AIS sono gli utenti del sistema. Un AIS aiuta i diversi dipartimenti all’interno di un’azienda a lavorare insieme. I professionisti che possono aver bisogno di usare un AIS di un’organizzazione includono:

• Contabili
• Consulenti
• Analisti di business
• Manager
• Capi funzionari finanziari
• Revisori

Per esempio, la direzione può stabilire obiettivi di vendita per i quali il personale può ordinare la quantità appropriata di magazzino. L’ordine di inventario notifica al dipartimento di contabilità un nuovo debito. Quando si effettuano delle vendite in un’azienda, le persone e i dipartimenti coinvolti nel processo di vendita potrebbero includere quanto segue:

1. I venditori inseriscono gli ordini dei clienti nell’AIS.
2. La contabilità fattura o invia una fattura al cliente.
3. Il magazzino assembla l’ordine.
4. Il reparto spedizioni spedisce l’ordine al cliente.
5. Il reparto contabilità riceve la notifica di un nuovo credito, che è una cambiale del cliente che di solito viene pagato entro 30, 60 o 90 giorni.
6. Il servizio clienti tiene traccia dell’ordine e delle spedizioni del cliente.
7. La direzione usa l’AIS per creare rapporti sulle vendite ed eseguire analisi dei costi, che possono includere l’inventario, la spedizione e i costi di produzione.

Con un AIS ben progettato, tutti all’interno di un’organizzazione possono accedere allo stesso sistema e recuperare le stesse informazioni. Un AIS semplifica anche il processo di riportare le informazioni a persone esterne all’organizzazione, quando necessario.

Per esempio, i consulenti potrebbero usare le informazioni in un AIS per analizzare l’efficacia della struttura dei prezzi dell’azienda guardando i dati sui costi, le vendite e le entrate. Inoltre, i revisori possono usare i dati per valutare i controlli interni di un’azienda, la condizione finanziaria e la conformità con i regolamenti come il Sarbanes-Oxley Act (SOX).

L’AIS dovrebbe essere progettato per soddisfare le esigenze delle persone che lo useranno. Il sistema dovrebbe anche essere facile da usare e dovrebbe migliorare, non ostacolare l’efficienza.

2. Procedure e istruzioni

Le procedure e le istruzioni di un AIS sono i metodi che utilizza per raccogliere, memorizzare, recuperare ed elaborare i dati. Questi metodi sono sia manuali che automatizzati. I dati possono provenire sia da fonti interne (es. dipendenti) che esterne (es. ordini online dei clienti). Le procedure e le istruzioni saranno codificate nel software AIS. Tuttavia, le procedure e le istruzioni devono anche essere “codificate” nei dipendenti attraverso la documentazione e la formazione. Le procedure e le istruzioni devono essere seguite coerentemente per essere efficaci.

3. Dati AIS

Un AIS deve avere una struttura di database per immagazzinare informazioni, come il linguaggio di query strutturato (SQL), che è un linguaggio informatico comunemente usato per i database. SQL permette ai dati che sono nell’AIS di essere manipolati e recuperati per scopi di reporting. L’AIS avrà anche bisogno di varie schermate di input per i diversi tipi di utenti del sistema e per l’inserimento dei dati, così come diversi formati di output per soddisfare le esigenze di diversi utenti e vari tipi di informazioni.

I dati contenuti in un AIS sono tutte le informazioni finanziarie pertinenti alle pratiche commerciali dell’organizzazione. Tutti i dati di business che hanno un impatto sulle finanze dell’azienda dovrebbero andare in un AIS.

Il tipo di dati inclusi in un AIS dipende dalla natura del business, ma può consistere in quanto segue:

• Ordini di vendita
• Estratti conto clienti
• Rapporti analisi vendite
• Richieste d’acquisto
• Fatture fornitori
• Registri assegni
• General I dati dell’inventario
• Informazioni sul libro paga
• Tempo
• Informazioni fiscali

I dati possono essere usati per preparare dichiarazioni contabili e rapporti finanziari, incluso l’invecchiamento dei crediti, i piani di ammortamento o di svalutazione, un bilancio di prova, e un conto economico. Avere tutti questi dati in un unico posto – l’AIS – facilita le attività di registrazione, rendicontazione, analisi, revisione e decisione di un’azienda. Perché i dati siano utili, devono essere completi, accurati e rilevanti.

D’altra parte, esempi di dati che non andrebbero in un AIS includono promemoria, corrispondenza, presentazioni e manuali. Questi documenti potrebbero avere una relazione tangenziale con le finanze dell’azienda, ma, escludendo le note a piè di pagina standard, non sono realmente parte della registrazione finanziaria dell’azienda.

4. Software AIS

La componente software di un AIS sono i programmi per computer usati per memorizzare, recuperare, elaborare e analizzare i dati finanziari dell’azienda. Prima che ci fossero i computer, un AIS era un sistema manuale e cartaceo, ma oggi, la maggior parte delle aziende usa il software del computer come base dell’AIS. Le piccole imprese potrebbero usare Quickbooks di Intuit o Sage 50 Accounting, ma ce ne sono altri. Le piccole e medie imprese potrebbero usare Business One di SAP. Le medie e grandi imprese potrebbero usare Dynamics GP di Microsoft, MAS 90 o MAS 200 di Sage Group, PeopleSoft di Oracle o Epicor Financial Management.

Qualità, affidabilità e sicurezza sono componenti chiave del software AIS efficace. I manager si affidano alle informazioni che produce per prendere decisioni per l’azienda, e hanno bisogno di informazioni di alta qualità per prendere decisioni valide.

I programmi software AIS possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze uniche di diversi tipi di aziende. Se un programma esistente non soddisfa le esigenze di un’azienda, il software può anche essere sviluppato internamente con un input sostanziale da parte degli utenti finali o può essere sviluppato da una società terza specificamente per l’organizzazione. Il sistema potrebbe anche essere esternalizzato a un’azienda specializzata.

Per le aziende quotate in borsa, non importa quale programma software e quali opzioni di personalizzazione l’azienda scelga, i regolamenti Sarbanes-Oxley detteranno la struttura dell’AIS in qualche misura. Questo perché i regolamenti SOX stabiliscono controlli interni e procedure di revisione a cui le aziende pubbliche devono conformarsi.

5. Infrastruttura IT

L’infrastruttura informatica è solo un nome di fantasia per l’hardware usato per far funzionare il sistema informativo contabile. La maggior parte di questi elementi hardware un business avrebbe bisogno di avere comunque e può includere quanto segue:

• Computer
• Dispositivi mobili
• Server
• Stampanti
• Sicurezza
• Router
• Media di archiviazione
• Un alimentatore di riserva

In aggiunta al costo, i fattori da considerare nella scelta dell’hardware includono la velocità, la capacità di memorizzazione e la possibilità di espansione e aggiornamento.

Forse la cosa più importante è che l’hardware selezionato per un AIS deve essere compatibile con il software previsto. Idealmente, non dovrebbe essere solo compatibile, ma ottimale: un sistema goffo sarà molto meno utile di uno veloce. Un modo in cui le aziende possono facilmente soddisfare i requisiti di compatibilità di hardware e software è l’acquisto di un sistema chiavi in mano che include sia l’hardware che il software di cui l’azienda ha bisogno. Acquistare un sistema chiavi in mano significa, teoricamente, che l’azienda otterrà una combinazione ottimale di hardware e software per il suo AIS.

Un buon AIS dovrebbe anche includere un piano per la manutenzione, l’assistenza, la sostituzione e l’aggiornamento dei componenti del sistema hardware, così come un piano per lo smaltimento dell’hardware rotto e obsoleto, in modo che i dati sensibili siano completamente distrutti.

6. Controlli interni Controlli interni

I controlli interni di un AIS sono le misure di sicurezza che contiene per proteggere i dati sensibili. Queste possono essere semplici come password o complesse come l’identificazione biometrica. I protocolli di sicurezza biometrici potrebbero includere la memorizzazione di caratteristiche umane che non cambiano nel tempo, come le impronte digitali, la voce e il riconoscimento facciale.

Un AIS deve avere controlli interni per proteggere dall’accesso non autorizzato al computer e per limitare l’accesso agli utenti autorizzati, che include alcuni utenti all’interno dell’azienda. Deve anche prevenire l’accesso non autorizzato ai file da parte di individui che sono autorizzati ad accedere solo a parti selezionate del sistema.

Un AIS contiene informazioni riservate che appartengono non solo all’azienda ma anche ai suoi dipendenti e clienti. Questi dati possono includere:

• Numeri di previdenza sociale
• Informazioni su stipendi e personale
• Numeri di carte di credito
• Informazioni sui clienti
• Dati finanziari dell’azienda
• Informazioni finanziarie di fornitori e venditori

Tutti i dati in un AIS dovrebbero essere criptati e l’accesso al sistema dovrebbe essere registrato e sorvegliato. Anche l’attività del sistema dovrebbe essere tracciabile.

Un AIS ha anche bisogno di controlli interni che lo proteggano da virus informatici, hacker e altre minacce interne ed esterne alla sicurezza della rete. Deve anche essere protetto da disastri naturali e sbalzi di corrente che possono causare la perdita di dati.

Esempi del mondo reale di sistemi informativi contabili

Un AIS ben progettato permette ad un’azienda di funzionare senza problemi giorno per giorno mentre un AIS mal progettato può ostacolare il suo funzionamento. Il terzo uso di un AIS è che, quando un’azienda è in difficoltà, i dati nel suo AIS possono essere usati per scoprire la storia di ciò che è andato storto. I casi di WorldCom e Lehman Brothers forniscono due esempi.

WorldCom

Nel 2002, i revisori interni di WorldCom Eugene Morse e Cynthia Cooper hanno usato l’AIS dell’azienda per scoprire quasi 4 miliardi di dollari in allocazioni di spese fraudolente e altre voci contabili.La loro indagine ha portato al licenziamento del CFO Scott Sullivan, così come una nuova legislazione – sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act, che regola i controlli e le procedure finanziarie interne delle aziende.

Lehman Brothers

Quando si indaga sulle cause del crollo di Lehman, una revisione del suo AIS e di altri sistemi di dati è stata una componente chiave, insieme alla raccolta e alla revisione dei documenti, oltre alle interviste dei testimoni. La ricerca delle cause del fallimento dell’azienda “ha richiesto una vasta indagine e revisione dei sistemi operativi, commerciali, di valutazione, finanziari, contabili e di altri dati di Lehman”, secondo il rapporto dell’esaminatore di 2.200 pagine e nove volumi.

I sistemi di Lehman forniscono un esempio di come un AIS non dovrebbe essere strutturato. Il rapporto dell’esaminatore Anton R. Valukas afferma: “Al momento della dichiarazione di fallimento, Lehman manteneva un mosaico di oltre 2.600 sistemi software e applicazioni … Molti dei sistemi di Lehman erano arcani, obsoleti o non standard.”

L’esaminatore ha deciso di concentrare i suoi sforzi sui 96 sistemi che sembravano più rilevanti. Questo esame ha richiesto formazione, studio e tentativi ed errori solo per imparare ad usare i sistemi.

Il rapporto di Valukas ha anche notato: “I sistemi di Lehman erano altamente interdipendenti, ma le loro relazioni erano difficili da decifrare e non ben documentate. C’è voluto uno sforzo straordinario per districare questi sistemi per ottenere le informazioni necessarie.”

La linea di fondo

Le sei componenti di un AIS lavorano tutte insieme per aiutare gli impiegati chiave a raccogliere, memorizzare, gestire, elaborare, recuperare e riportare i loro dati finanziari. Avere un sistema informativo contabile ben sviluppato e mantenuto che sia efficiente e accurato è una componente indispensabile di un business di successo.